事業(yè)單位文書檔案管理效率的提升路徑

彭蘭

摘要：事業(yè)單位文書檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，事業(yè)單位文書檔案管理效率的高低直接會影響事業(yè)單位各項工作開展。因此，事業(yè)單位有必要給予文書檔案管理足夠的重視，進(jìn)一步明確文書檔案管理的特殊性和重要性。同時要結(jié)合影響事業(yè)單位文書檔案管理效率提升的制約因素，制定切實可行的文書檔案管理制度機(jī)制，對文書檔案管理流程進(jìn)行梳理，通過文書檔案管理手段、方式創(chuàng)新，進(jìn)一步提升事業(yè)單位文書檔案管理效率，更好地服務(wù)社會發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位，文書檔案，特殊性，提升路徑

事業(yè)單位文書檔案是事業(yè)單位各項工作開展的原始記錄，是事業(yè)單位其他工作開展的重要依據(jù)。當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了深刻變化，為了更好地滿足事業(yè)單位文書檔案管理需求。有必要結(jié)合事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題，制定切實可行的文書檔案管理措施，讓事業(yè)單位文書檔案管理具有鮮明的時代性[1]。

一、事業(yè)單位文書檔案管理的特殊作用

事業(yè)單位文書檔案是事業(yè)單位在運行過程中所形成的各類有價值的信息資源。包含事業(yè)單位各項活動開展的記錄材料、會議材料、文書報告、工作計劃等等。通過對事業(yè)單位文書檔案的管理和檔案信息資源的挖掘，能夠為文書檔案未來決策提供檔案依據(jù)。

首先，文書檔案是檔案業(yè)務(wù)的核心。事業(yè)單位所形成的文書檔案是事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重中之重。事業(yè)單位在發(fā)展過程中會形成大量文書檔案，這些文書檔案由事業(yè)單位各個部門生成，最終交由檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一進(jìn)行整理管理。一方面，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)按照文書檔案管理要求對各類文書檔案進(jìn)行分類、排列、編目，在整理過程中對于發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，提升文書檔案管理質(zhì)量。另一方面，文書檔案占整個檔案業(yè)務(wù)的絕大部分，需要檔案管理工作人員拿出足夠的時間和精力，對文書檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行全面梳理，并圍繞事業(yè)單位中心工作進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)和利用。

其次，文書檔案具有重要參考價值。事業(yè)單位通過有效的文書檔案管理能夠使重要的文書檔案長久保存，確保重要的文件檔案能夠得到重復(fù)利用，為后續(xù)的檔案信息資源開發(fā)提供必要條件。如果事業(yè)單位在文書檔案管理過程中沒有投入足夠的人力、物力和財力，就會使文書檔案資料呈現(xiàn)零散狀態(tài)，很難對重要資料信息進(jìn)行查詢和利用，也勢必會影響事業(yè)單位發(fā)展和決策，因此新時期必須充分認(rèn)識到文書檔案的重要參考價值，并給予文書檔案管理足夠的重視。

最后，文書檔案能夠為社會提供檢索服務(wù)。當(dāng)前事業(yè)單位公共服務(wù)職能越來越多元化，為了更好地為社會公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)，事業(yè)單位有必要對文書檔案資料進(jìn)行集中管理，并結(jié)合社會公眾的檔案信息需求提供多元化的檔案檢索服務(wù)。事業(yè)單位作為市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，在其發(fā)展過程中所形成的業(yè)務(wù)檔案與經(jīng)濟(jì)發(fā)展息息相關(guān)。因此，在文書檔案管理過程中不能僅局限于服務(wù)事業(yè)單位內(nèi)部，而應(yīng)該擴(kuò)大文書檔案服務(wù)范疇，盡量滿足社會公眾對于文書檔案的信息需求，更好地發(fā)揮事業(yè)單位服務(wù)社會功能。

二、事業(yè)單位文書檔案管理效率提升的制約因素

事業(yè)單位經(jīng)過多年發(fā)展會形成大量復(fù)雜的文書檔案，而要想對這些文書檔案進(jìn)行合理的開發(fā)利用，更好地推動事業(yè)單位各項工作開展，就需要對文書檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，不斷地提升文書檔案管理效率。但當(dāng)前部分事業(yè)單位對于文書檔案重視程度不足，沒有形成相應(yīng)的管理機(jī)制和科學(xué)的管理辦法，影響了事業(yè)單位文書檔案管理效率。

首先，文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足。事業(yè)單位文書檔案管理具有非常強(qiáng)的系統(tǒng)性和綜合性，在文書檔案管理過程中需要對各類文書檔案進(jìn)行分類管理，才能做到快速檢索，并對相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行合理利用。但當(dāng)前部分事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理重視程度不足，在管理過程中仍然沿用傳統(tǒng)理念，并沒有嚴(yán)格按照文書檔案的特征進(jìn)行分類管理，很多文書檔案混雜在一起，部分文書檔案內(nèi)容并沒有按照文書檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行書寫和歸類，難以形成有效的檔案信息資源[2]。

其次，文書檔案管理與實際需求相脫節(jié)。當(dāng)前越來越多事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識到文書檔案管理的價值和作用，并針對事業(yè)單位中心工作提出了很多檔案開發(fā)課題。但由于沒有為檔案管理部門安排足夠的人手，導(dǎo)致事業(yè)單位在文書檔案管理過程中很多檔案管理人員只能完成前期的文檔收集、整理和歸檔工作，難以圍繞事業(yè)單位發(fā)展以及中心工作開展有針對性的檔案信息課題研究。加之，部分檔案管理人員能力素質(zhì)偏低，無法運用大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行綜合開發(fā)和利用，無法服務(wù)事業(yè)單位中心工作，在一定程度上影響了文書檔案管理效果。

最后，事業(yè)單位文書檔案管理技術(shù)落后。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，對文書檔案管理工作提出了新的要求。但當(dāng)前部分事業(yè)單位在文書檔案管理過程中網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，并沒有安排專項資金推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。部分事業(yè)單位在文書檔案管理過程中仍然采取手工處理方式，難以對文書檔案信息資源進(jìn)行快速的收集整理分析，給事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)帶來了極大阻力。加之事業(yè)單位自身能夠獲得的財政支持有限，難以拿出足夠的資金用于技術(shù)更新，因此在檔案信息服務(wù)方面能力相對較弱，難以滿足社會公眾對于文書檔案的多元化需求。

三、事業(yè)單位文書檔案管理效率提升的路徑

新時期，事業(yè)單位在文書檔案管理過程中，一方面，要注重文書檔案信息化建設(shè)，主動地引進(jìn)現(xiàn)代的技術(shù)設(shè)備和管理系統(tǒng)，為文書檔案管理效率提升奠定堅實的技術(shù)支撐。另一方面，要對文書檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，對文書檔案的管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，滿足事業(yè)單位文書檔案管理效率提升的現(xiàn)實訴求。

首先，構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)。事業(yè)單位應(yīng)將文書檔案管理信息系統(tǒng)作為檔案信息化建設(shè)的重要方面，主要領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到文書檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，為檔案管理部門引進(jìn)必要的軟硬件設(shè)備，完善相應(yīng)的管理機(jī)制，并加大對文書檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升文書檔案，管理人員信息素養(yǎng)，能夠主動地運用文書檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對文書檔案紙質(zhì)資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過大數(shù)據(jù)云計算等技術(shù)的運用，圍繞事業(yè)單位中心工作，開展有價值的課題研究，更好地發(fā)揮事業(yè)單位文書檔案的價值和作用。

其次，要對文書檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化和完善。事業(yè)單位文書檔案管理工作并不是孤立的工作，與事業(yè)單位各個部門的工作都息息相關(guān)，要想提升事業(yè)單位文書檔案管理效率，就需要加強(qiáng)與其他部門的溝通和互動，取得其他部門和工作人員的支持和理解。為此，一方面，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)廣泛地聽取其他部門工作人員的意見建議，對文書檔案管理流程進(jìn)行細(xì)化，對不合理的地方要進(jìn)行修正。另一方面，要主動地借鑒其他單位的先進(jìn)工作經(jīng)驗和好的做法，并將這些經(jīng)驗進(jìn)行創(chuàng)造吸收，應(yīng)用于文書檔案管理流程之中，盡量在文書檔案管理過程中少走彎路，為后續(xù)檔案信息資源利用開發(fā)創(chuàng)造有利條件[3]。

最后，要對文書檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展以及事業(yè)單位和社會公眾對于檔案信息的多樣化訴求，事業(yè)單位文書檔案管理部門也應(yīng)該與時俱進(jìn)，既要在思想觀念上更新，也要在管理方式、方法上進(jìn)行創(chuàng)新，要主動地樹立大數(shù)據(jù)思維，將收集上來的數(shù)字檔案信息資源納入到文書檔案數(shù)據(jù)庫之中，為事業(yè)單位和社會公眾提供遠(yuǎn)程的檔案多樣化信息服務(wù)。同時要注重對事業(yè)單位信息技術(shù)的更新，確保事業(yè)單位信息技術(shù)符合時代發(fā)展訴求，更好的服務(wù)事業(yè)單位和社會公眾。 PR

參考文獻(xiàn)：

[1]王殿利.提升事業(yè)單位檔案管理核心競爭力的路徑研究[J].城建檔案， 2020，（02）：81-82.

[2]單石.基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對策[J].經(jīng)濟(jì)學(xué)， 2021， （1）：14-15.

[3]黃珊珊.探索事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].人力資源， 2020， （08）：24-25.

（責(zé)任編輯：李雪威）