現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理措施研究

周美春

摘要：聲像檔案作為現(xiàn)代檔案常見(jiàn)類型，是以磁性材料或感光材料為載體，以音像為主要反映方式，涉及到政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各領(lǐng)域的具有保存價(jià)值的音像材料，其在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展方面發(fā)揮重要作用。而聲像檔案管理中也存在一些問(wèn)題，解決這些問(wèn)題，探明現(xiàn)代檔案管理中聲像檔案管理的科學(xué)舉措，才能帶來(lái)現(xiàn)代聲像檔案管理的落地。本文主要就現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問(wèn)題進(jìn)行探討，在明確聲像檔案特殊性及利用原則的基礎(chǔ)上，明確其管理的有效舉措，以更好地發(fā)揮聲像檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：聲像檔案;管理;現(xiàn)代檔案;舉措

作為現(xiàn)代檔案管理的重要構(gòu)成，聲像檔案對(duì)應(yīng)的是有價(jià)值的照片、底片影片等，其材料載體多元，主要以聲音為主，輔以文字說(shuō)明。我們?cè)跈n案考察利用時(shí)，要特別關(guān)注聲像檔案，保護(hù)并利用好這些生動(dòng)形象的聲像檔案材料，以真正實(shí)現(xiàn)檔案材料價(jià)值的發(fā)揮，因此研究聲像檔案管理的有效舉措具有現(xiàn)實(shí)必要性。

一、聲像檔案的特征

聲像檔案有著自身的鮮明特征，首先聲像檔案生動(dòng)，給人以時(shí)空感和真實(shí)感，突破了原有紙質(zhì)檔案的原始記錄局限。其二，保管難度大。因?yàn)槁曄駲n案載體形式特殊，原件與復(fù)制件區(qū)分難度大，這也使得聲像檔案收集保管并非易事。其三保管要求高，聲像檔案主要由感光材或者料磁性材料構(gòu)成，對(duì)比紙質(zhì)載體材料[1]，其對(duì)應(yīng)的保管要求更高。其四依賴性，聲像檔案特殊的形式使其對(duì)檔案載體有較強(qiáng)的依賴性，也一般需要相應(yīng)的媒介來(lái)顯示內(nèi)容，因此在管理中需要確認(rèn)聲像檔案存儲(chǔ)載體、新設(shè)備的兼容性，避免出現(xiàn)檔案遺失損毀的情況。

二、檔案開(kāi)發(fā)利用原則

（一）序化整合原則

很多聲像檔案原始狀態(tài)零散殘缺，在利用之前必須歸納整理，序化整合。按照聲像檔案管理的要求，進(jìn)行檔案材料的全面界定和科學(xué)整理，剔除聲像檔案中的重復(fù)文件，標(biāo)注好有保密等級(jí)的檔案材料等。序化整合是開(kāi)發(fā)利于聲像檔案的基礎(chǔ)。

（二）突出效益原則

聲像檔案也被認(rèn)為是智力資源，需要相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力建設(shè)投入。在聲像檔案管理中，應(yīng)突出效益原則，堅(jiān)持效益優(yōu)先原則[2]，爭(zhēng)取投入最少的人力、物力、財(cái)力取得最理想的效益回報(bào)，真正發(fā)揮聲像檔案的價(jià)值，滿足社會(huì)利用需求。

（三）善于廣開(kāi)渠道

聲像檔案的管理、開(kāi)發(fā)及利用應(yīng)走向市場(chǎng)，配合專欄展示、櫥窗展示、檔案展覽，讓聲像檔案信息得以公布或者編印館藏介紹以及相關(guān)的文件目錄，實(shí)現(xiàn)聲像檔案的部門(mén)傳輸，提高聲像檔案利用率，從而擴(kuò)大聲像檔案的社會(huì)影響力，進(jìn)一步擴(kuò)大聲像檔案開(kāi)發(fā)與利用范圍。

三、現(xiàn)代檔案管理中聲像檔案管理的有效措施

（一）建立完善的聲像檔案管理制度

完善的檔案管理制度是檔案管理的參考和依據(jù)，鑒于當(dāng)前聲像檔案管理存在的流程混亂、目標(biāo)模糊等問(wèn)題，建立完善的管理制度就是讓一切的檔案管理工作有章可循。以檔案管理制度的規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)聲像檔案材料的有序整理[3]。檔案室內(nèi)材料統(tǒng)一保管，執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度，避免檔案流失或損毀，例如聲像檔案的日常管理就需要有明確的制度，對(duì)于具有永久保存價(jià)值的檔案需要定期向大型點(diǎn)藏館轉(zhuǎn)移。制度也是聲像檔案管理職責(zé)分配的依據(jù)，對(duì)檔案管理人員檔案管理行為給予指導(dǎo)和約束，以提高聲像檔案管理質(zhì)量。

（二）提高聲像檔案管理人員意識(shí)

我們應(yīng)高度重視聲像檔案管理工作，各部門(mén)、各主體各司其職，各負(fù)其責(zé)，以讓聲像檔案管理獲得廣泛的社會(huì)關(guān)注，獲得多主體的支持[4]。提高聲像檔案管理人員檔案管理意識(shí)，引導(dǎo)檔案管理人員自覺(jué)做好聲像檔案材料的收集，檔案材料收集時(shí)有側(cè)重且主題突出，反映重大活動(dòng)的主題、人物、環(huán)境及相關(guān)內(nèi)容。在收集聲像材料時(shí)要精挑細(xì)選，選擇分辨率高、畫(huà)面完整、主題鮮明的素材，并科學(xué)歸檔，在歸檔時(shí)要配以完整的檔案文字說(shuō)明，使得檔案管理工作科學(xué)，讓檔案材料的搜集整理成為檔案管理人員自覺(jué)性的行為。

（三）重視聲像檔案的歸檔管理

聲像檔案的歸檔難度較大，也應(yīng)明確聲像檔案的具體歸檔管理策略，首先是正常移交，將收集到的聲像材料移交給檔案室，檔案室再移交給檔案館。其次，重點(diǎn)單位進(jìn)行重點(diǎn)材料的收集。特別是一些重要講話的聲像材料應(yīng)妥善保管。最后要廣泛地進(jìn)行社會(huì)征集，對(duì)于散落在民間的聲像檔案材料，相關(guān)管理人員應(yīng)運(yùn)用發(fā)公告等宣傳方式上門(mén)尋求或采取有償措施或建立無(wú)償捐贈(zèng)機(jī)制的方式去動(dòng)員采集，以吸納優(yōu)秀的檔案材料，完成聲像檔案的采集和保存工作。

（四）優(yōu)化聲像檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在聲像檔案管理中也應(yīng)建立良好的檔案管理隊(duì)伍，認(rèn)真做好聲像檔案管理工作。提高聲像檔案管理人員專業(yè)技能，職業(yè)素養(yǎng)，讓其定期接受教育培訓(xùn)，了解聲像檔案的作用、整理原則、歸檔方法以及保管保存方法[5]，提高檔案管理人員聲像檔案管理能力，對(duì)于聲像檔案管理開(kāi)發(fā)中存在的突發(fā)問(wèn)題，也能有突發(fā)應(yīng)對(duì)的能力。檔案管理人員也應(yīng)重視日常的聲像檔案管理匯報(bào)工作，多部門(mén)配合，多主體協(xié)調(diào)，讓聲像檔案管理中的棘手問(wèn)題得以徹底解決。

（五）關(guān)注聲像檔案的保存

聲像檔案與普通的檔案管理不同，在于其保存要求較高，需要根據(jù)聲像檔案安全管理的要求做好溫度、濕度、光線等多方面的準(zhǔn)備，各個(gè)單位必須要全面學(xué)習(xí)如何保存聲像檔案，將聲像檔案放入密閉的柜子里單獨(dú)存放，且考慮周?chē)拇艌?chǎng)、光源干擾。盡可能地推行數(shù)字化存儲(chǔ)，以延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。目前聲像檔案多是分散保存的，很難及時(shí)完全地歸檔和統(tǒng)一，可能現(xiàn)有的聲像檔案并不齊全，也沒(méi)有相應(yīng)的來(lái)源說(shuō)明，且一些聲像資料往往分散在各個(gè)部門(mén)，達(dá)成統(tǒng)一管理的目標(biāo)還有較大距離，因此，應(yīng)基于統(tǒng)一管控的思維去明確聲像檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求，做好基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作，以認(rèn)真開(kāi)展聲像檔案管理工作。

（六）重視原始檔案保護(hù)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展信息海量，這對(duì)于聲像檔案管理來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，聲像檔案材料來(lái)源更廣，信息采集更方便，可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索，及時(shí)獲取素材，也確保聲像檔案保持原貌，不會(huì)出現(xiàn)檔案材料失真的問(wèn)題，也確保了檔案信息采集的高效化。但信息時(shí)代檔案材料更新速度快，信息材料魚(yú)龍混雜，這對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要正確辨別、有效篩選，同時(shí)基于檔案的信息化建設(shè)，也應(yīng)推行聲像檔案的數(shù)字化管理模式，解決聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、專題庫(kù)等問(wèn)題。

結(jié)束語(yǔ)

技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的現(xiàn)代化變革勢(shì)在必行，聲像檔案作為檔案材料中的常見(jiàn)類型，在現(xiàn)代化的發(fā)展背景下，也應(yīng)積極尋求高效、高質(zhì)化的管理之路，要端正檔案管理的態(tài)度，明確聲像檔案管理的重難點(diǎn)，堅(jiān)持“對(duì)癥下藥”，選取針對(duì)性的管理舉措，以提高聲像檔案信息采集效率，提高聲像檔案歸檔管理水平，推動(dòng)聲像檔案的科學(xué)利用。

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