互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案信息化管理方法-以林業(yè)檔案管理為例

王麗

摘要：本文以林業(yè)檔案管理為例，分析了信息化管理的現(xiàn)狀，剖析了存在問題，提出了應(yīng)對(duì)措施，以期對(duì)從業(yè)者有所借鑒和啟迪。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);存在問題;應(yīng)對(duì)策略

我國林業(yè)檔案管理長(zhǎng)期處于基礎(chǔ)薄弱、技術(shù)力量缺失、軟硬件投入不足的低級(jí)階段。為解決檔案信息化管理滯后問題、防范管理疏漏和資料斷檔丟失風(fēng)險(xiǎn)，林業(yè)部門必須建立起以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為依托規(guī)范完整的檔案信息化管理體系，為提升檔案信息化管理質(zhì)量提供堅(jiān)實(shí)支撐。

1檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題

1.1檔案信息化管理觀念滯后

檔案信息化管理意識(shí)淡薄固守傳統(tǒng)的人工管理模式，滿足于基本查詢和檢索引用，忽視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用，喪失多樣化技術(shù)元素管理優(yōu)勢(shì)。既不利于檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展，也增加了檔案泄密失密風(fēng)險(xiǎn)。林業(yè)檔案信息化管理理念滯后帶來了檔案資源管理統(tǒng)籌規(guī)劃困難，制約了信息化管理質(zhì)量水平提升。

1.2檔案信息化管理機(jī)制不健全

對(duì)檔案管理是企業(yè)“軟實(shí)力”的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案信息化管理建設(shè)步伐緩慢，拉大了與其他行業(yè)差距[1]。硬件建設(shè)不能及時(shí)進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)換代、不能及時(shí)引用新興設(shè)備欠賬太多，造成信息化管理在信息共享的提高管理水平巨大優(yōu)勢(shì)難以發(fā)揮。檔案信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，檔案采編管理和數(shù)據(jù)應(yīng)用沒有明確的指導(dǎo)思想，導(dǎo)致歸檔、存檔、查閱混亂。

1.3檔案信息化檔案建設(shè)深度不夠

檔案信息化建設(shè)與實(shí)際需求結(jié)合不緊密造成資源浪費(fèi)。檔案信息化建設(shè)停留在傳統(tǒng)檔案管理模式，忽視先進(jìn)信息技術(shù)開發(fā)成果轉(zhuǎn)化，不能根據(jù)實(shí)際需要開發(fā)林業(yè)資源保護(hù)、防范火災(zāi)事故、預(yù)防重特大災(zāi)害等自主監(jiān)控管理體系，一方面造成信息應(yīng)用與實(shí)際情況相背離，另一方面造成信息處理分析技術(shù)不強(qiáng)、流程設(shè)置不科學(xué)，導(dǎo)致投入產(chǎn)出不協(xié)調(diào)匹配形成資源浪費(fèi)。

1.4檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理人員大部分都不是檔案管理專業(yè)出身，年齡知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、傳統(tǒng)觀念根深蒂固，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案管理和手工抄送錄入。不適應(yīng)無紙化辦公、程序化檢索、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用、現(xiàn)代查詢技術(shù)的辦公條件要求。檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理人員正常的工作交流獲取信息前沿技術(shù)渠道狹窄，資投入金不足造成網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)資源共享及處理能力低下。

2林業(yè)檔案信息化管理方法策略研究

2.1深化林業(yè)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)理解

深化林業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)理解，要從提高林業(yè)全員對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性和必要性的思想認(rèn)識(shí)入手。把檔案信息化建設(shè)作為提升企業(yè)管理水平，提高信息資源共享程度與時(shí)代發(fā)展相契合的高度。要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和總體規(guī)劃有效整合管理要素資源，更新觀念拓展檔案館藏資源和信息來源渠道?？茖W(xué)合理制定檔案管理流程、細(xì)化細(xì)節(jié)和過程管理，以此建立起行之有效的檔案資源管理體系，確保檔案資料收集、內(nèi)容審查以及歸檔使用管理走上流程化、制度化、規(guī)范化軌道[2]。要在全體員工中灌輸檔案信息化建設(shè)的重要意義，促進(jìn)員工把對(duì)檔案信息化管理的重點(diǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)企業(yè)公眾資源的關(guān)注度，促進(jìn)全體員工加深對(duì)行業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的了解，增強(qiáng)員工的主人翁責(zé)任感、形成共享公眾資源方便工作生活的職業(yè)行為規(guī)范。通過檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)滿足管理人員工作要求，通過營造工作氛圍創(chuàng)造優(yōu)良信息化工作環(huán)境，樹立起熱衷檔案信息化建設(shè)的思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理思想境界專業(yè)水平綜合能力質(zhì)的飛躍。

2.2建立林業(yè)檔案信息化管理機(jī)制

建立健全林業(yè)信息化管理機(jī)制是檔案信息化管理的制度保障和行動(dòng)指南。各級(jí)管理部門和管理人員要把思想行動(dòng)統(tǒng)一到以信息共享平臺(tái)為依托、以數(shù)字技術(shù)為支撐、以無紙化網(wǎng)絡(luò)辦公為主要形式的管理模式上來。借助計(jì)算機(jī)輔助模擬科技把信息數(shù)字掃描技術(shù)、數(shù)字化壓縮技術(shù)、信息傳輸處理技術(shù)作為提高檔案信息化管理主要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案信息化安全使用存儲(chǔ)、便利檢索查詢。經(jīng)過調(diào)查研究制定科學(xué)的規(guī)劃設(shè)計(jì)藍(lán)圖，結(jié)合林業(yè)管理范疇內(nèi)容、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置以及各生產(chǎn)管理要素特點(diǎn)，使檔案信息化管理機(jī)制與生產(chǎn)經(jīng)營模式相匹配，使信息化建設(shè)既能達(dá)到人性化制度化使用要求，又能為發(fā)揮各生產(chǎn)要素效益提供信息數(shù)據(jù)支撐。建立林業(yè)檔案信息化管理機(jī)制要抓住自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)辦公關(guān)鍵環(huán)節(jié)，最大限度減少人工使用成本、減少人工操作過程誤差率，提高信息化檔案管理科技含量。同時(shí)，硬件建設(shè)方面要跟蹤全國其他企事業(yè)單位以及同行業(yè)前沿技術(shù)動(dòng)態(tài)，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)設(shè)備在信息化管理中的優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)，檔案信息化管理與本行業(yè)其他管理實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。

2.3注重林業(yè)檔案信息化科技推廣應(yīng)用

推進(jìn)林業(yè)檔案信息化管理要把網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)推廣應(yīng)用作為核心和關(guān)鍵。在檔案管理設(shè)備設(shè)施硬件建設(shè)方面，要通過向行業(yè)內(nèi)部檔案信息化管理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，對(duì)比查找本企業(yè)存在的問題和不足。經(jīng)過科學(xué)規(guī)劃和市場(chǎng)發(fā)展供需調(diào)研制定科技應(yīng)用推廣方案，促進(jìn)林業(yè)行業(yè)信息化建設(shè)走在行業(yè)前列[3]。加強(qiáng)林業(yè)檔案信息化科技推廣應(yīng)用，必須圍繞符合企業(yè)改革發(fā)展和發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢(shì)兩大目標(biāo)來進(jìn)行，以科技推廣應(yīng)用為抓手促進(jìn)企業(yè)形成病蟲害防治、火災(zāi)預(yù)警監(jiān)測(cè)、天氣變化即時(shí)查詢、風(fēng)險(xiǎn)因素及時(shí)識(shí)別的動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理體系。檔案信息化技術(shù)要加大科技在生產(chǎn)管理、產(chǎn)品深加工、運(yùn)輸銷售以及市場(chǎng)推介各環(huán)節(jié)中的應(yīng)用力度，構(gòu)建起現(xiàn)代林業(yè)信息管理資源共享機(jī)制，發(fā)揮好林業(yè)部門在解決與地方工農(nóng)糾紛、協(xié)調(diào)公共事件中各方關(guān)系、完善林業(yè)社會(huì)保障體系的積極作用。檔案信息化建設(shè)要按照綠色生態(tài)自然環(huán)境發(fā)展理念要求，充分發(fā)揮林業(yè)在防風(fēng)防沙防污染方面的作用，通過網(wǎng)絡(luò)媒體向全社會(huì)傳遞熱愛環(huán)境、熱愛自然、保護(hù)生態(tài)的正能量。

2.4加強(qiáng)林業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)林業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)，要把人員選拔培養(yǎng)作為首要內(nèi)容。在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置上要把責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)水平高的人員充實(shí)到信息化建設(shè)隊(duì)伍一線。在挖掘內(nèi)部管理人員潛力同時(shí)，要科學(xué)調(diào)整人才結(jié)構(gòu)積極引進(jìn)高等院校檔案管理專業(yè)人才，改善隊(duì)伍結(jié)構(gòu)形成管理優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人力資源合理配置。為管理人員多提供學(xué)習(xí)深造機(jī)會(huì)，營造形成網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)服務(wù)保障能力氛圍，定期開展交流總結(jié)活動(dòng)夯實(shí)檔案管理人員的業(yè)務(wù)根基。創(chuàng)設(shè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)出林業(yè)檔案管理人員主觀能動(dòng)性，打造高素質(zhì)信息管理復(fù)合型人才，為林業(yè)檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展提供充足的人才儲(chǔ)備。

3結(jié)語

實(shí)施林業(yè)檔案信息化管理要立足現(xiàn)狀符合實(shí)際，深化林業(yè)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)理解，建立林業(yè)檔案信息化管理機(jī)制，注重林業(yè)檔案信息化科技推廣應(yīng)用，加強(qiáng)林業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)林業(yè)檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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