數(shù)字檔案館建設(shè)探索與實踐

摘要：中國華能是國家檔案局確定的全國企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位之一，采用“大集中”部署方式，實現(xiàn)了電子文件歸檔與電子檔案全生命周期管理，形成了基于數(shù)字檔案館的檔案資源管理、檔案信息開發(fā)利用以及可推廣的數(shù)字檔案館建設(shè)方案。 2020年11月通過國家檔案局驗收。論文以中國華能數(shù)字檔案館建設(shè)實踐為案例，詳細介紹項目實施背景、創(chuàng)新做法、效果及影響，以期為企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型、單軌制切換提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 數(shù)字化轉(zhuǎn)型 單軌制

2018年4月，國家檔案局確定中國華能總部等35家單位為全國企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位。中國華能按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理”原則，以“大集中”方式建設(shè)華能系統(tǒng)統(tǒng)一的數(shù)字檔案館，經(jīng)兩年多建設(shè)、迭代、優(yōu)化，累計300多家單位上線使用數(shù)字檔案館。中國華能數(shù)字檔案館堅持“以用戶為中心，以利用為導(dǎo)向”理念，能夠涵蓋電子檔案全生命周期管理，實現(xiàn)全系統(tǒng)檔案信息資源的可控、能控、在控與共商、共建、共享。數(shù)字檔案館賦能檔案工作，有力推動了企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（一）建設(shè)數(shù)字檔案館是國家經(jīng)濟發(fā)展對檔案工作的必然要求

“互聯(lián)網(wǎng)之父”羅伯特·卡恩認為，到2025年全球可能會進入全數(shù)字時代[1]。在這樣的背景下，以“5iABCD”（5G、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈、云計算、大數(shù)據(jù)）為代表的數(shù)字技術(shù)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)強國、數(shù)字中國、智慧社會初現(xiàn)端倪。電子發(fā)票、電子商務(wù)、財務(wù)共享中心、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，使文件數(shù)據(jù)化、電子化趨勢愈加明顯，這給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理帶來挑戰(zhàn)。建設(shè)數(shù)字檔案館，實現(xiàn)對電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全管理，是國家經(jīng)濟發(fā)展對檔案工作的必要要求。

（二）建設(shè)數(shù)字檔案館是落實上級文件精神的內(nèi)在要求

2014年1月，國資委印發(fā)《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》，要求各中央企業(yè)加快推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)中央企業(yè)檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化[2]。2017年9月，國家檔案局印發(fā)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保密體系建設(shè)五個方面進行指引[3]，為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作提供了根本遵循。2020年6月20日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》指出，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館[4]。

（三）建設(shè)數(shù)字檔案館是數(shù)字經(jīng)濟時代企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必由之路

數(shù)字經(jīng)濟時代，給企業(yè)檔案工作帶來挑戰(zhàn)：一是企業(yè)大量應(yīng)用信息技術(shù)對檔案管理效率的提高提出迫切需求；二是信息化條件下企業(yè)要求更便捷的獲取檔案信息；三是電子文件的大量出現(xiàn)，客觀上要求應(yīng)用信息技術(shù)手段開展檔案工作。建設(shè)數(shù)字檔案館能夠有效提升公司整體檔案管理水平，使檔案工作與企業(yè)實力、價值相匹配。通過“大集中”部署方式建設(shè)數(shù)字檔案館，能夠解決系統(tǒng)各單位各自為政建設(shè)檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)致的信息孤島、資源重復(fù)投入等問題；能夠?qū)崿F(xiàn)有效的信息共享與檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理；全方位、全流程、全范圍、深層次的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是“十四五時期”企業(yè)檔案工作的重點任務(wù)[5]。

圖1和圖2是中國華能數(shù)字檔案館建設(shè)體系與藍圖。中國華能數(shù)字檔案館建設(shè)的創(chuàng)新做法，可以歸納為“堅持一個中心、建立兩個體系、抓好三項工作”。

（一）堅持以用戶為中心

1.聚焦檢索，扎實做好用戶利用界面優(yōu)化。良好的用戶使用體驗是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要方面，中國華能數(shù)字檔案館建設(shè)始終堅持“以用戶為中心，以利用為導(dǎo)向”理念，參照“百度”搜索引擎模式，契合用戶上網(wǎng)習(xí)慣，去除檔案有關(guān)元素，聚焦檢索利用，讓用戶“用完即走”。采用“前后臺分離”方式，前臺界面設(shè)置“檔案數(shù)量”“電子文件數(shù)量”指標(biāo)，讓用戶實時掌握本全宗檔案信息資源情況，倒逼全宗單位加快檔案信息資源建設(shè)步伐。后臺界面恢復(fù)檔案專業(yè)版本，讓專業(yè)的人干專業(yè)的事。

2.不斷迭代，將用戶意見建議納入系統(tǒng)優(yōu)化需求。中國華能數(shù)字檔案館設(shè)置“我要吐槽”模塊，收集用戶意見建議，推動系統(tǒng)不斷迭代升級。對于用戶的“吐槽”，檔案人員確?！胺彩怯薪淮兄?，事事有回應(yīng)”。系統(tǒng)上線以來，累計收到用戶反饋數(shù)十項，按照用戶建議優(yōu)化了檢索、檔案借閱、公告、排行榜等模塊。

3.開放權(quán)限，用戶視角展現(xiàn)檔案信息資源。電子檔案的保密與開放是一把雙刃劍，中國華能在做好數(shù)字檔案館安全保密體系建設(shè)的同時，最大化用戶利用權(quán)限。制定了數(shù)字檔案館檔案利用權(quán)限管理辦法，設(shè)置了公開、部門可見、條目可見、隱藏等四類權(quán)限，其中80%以上的電子檔案權(quán)限為公開，但用戶只能瀏覽，下載需審批，且瀏覽時有個人信息水印。在用戶檢索結(jié)果界面，賦予每一件電子檔案“可讀”或者“需審批”標(biāo)簽，讓用戶一目了然。對于需審批的且不涉及商業(yè)秘密的電子檔案，制度上授權(quán)檔案管理員進行線上審批，檔案審批流程由紙質(zhì)狀態(tài)下的四步優(yōu)化成兩步，極大提升用戶檔案利用體驗。

（二）建立配套的檔案制度體系

數(shù)字檔案館實施前，中國華能相關(guān)檔案制度適用范圍一般限定于總部或二級單位，很少涉及基層企業(yè)。本著為基層減負，并與“大集中”建設(shè)數(shù)字檔案館相匹配，中國華能在數(shù)字檔案館實施過程中，制定、修訂檔案相關(guān)制度21項，涉及檔案數(shù)字化、元數(shù)據(jù)、權(quán)限、借閱等方面，其中“一貫到底”制度16項，二級單位、基層單位可直接使用，無須重新制定。完善的制度體系，為高質(zhì)量推廣數(shù)字檔案館奠定了堅實基礎(chǔ)。

（三）建立安全保密體系

中國華能數(shù)字檔案館部署在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中，與互聯(lián)網(wǎng)嚴(yán)格物理隔離，系統(tǒng)已通過國家信息系統(tǒng)安全等級保護二級備案。中國華能數(shù)字檔案館建立了嚴(yán)格的安全保密體系，確保非授權(quán)用戶“進不來，拿不走，賴不掉”，實現(xiàn)“保數(shù)據(jù)、保核心、保安全”目的。一是堅守“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的底線；二是執(zhí)行嚴(yán)格的“三員”管理制度，即系統(tǒng)管理員、安全保密管理員和審計管理員各司其職，相互制約；三是限制電子檔案的下載，避免外泄。開發(fā)“收藏”功能，做到電子檔案不落地，對于確需下載情況，可提交審批；四是全面的日志監(jiān)控，包括登錄日志、查詢?nèi)罩竞蜋z索日志；五是用戶瀏覽電子檔案原文時，會顯示包含個人信息的水印，避免拍照、截屏等信息泄露風(fēng)險；六是與系統(tǒng)運維人員簽訂保密承諾書，運維人員對服務(wù)器的任何操作必須經(jīng)過第三方軟件，且全程錄頻可追溯。

（四）抓好歷史電子檔案治理工作

檔案信息資源建設(shè)是中國華能數(shù)字檔案館建設(shè)的重點與亮點，而歷史電子檔案治理又是檔案信息資源建設(shè)的核心。中國華能下大力氣整治歷史電子檔案：一是梳理完成1985—2020年部門歷史沿革，根據(jù)元數(shù)據(jù)方案，補錄相關(guān)元數(shù)據(jù)；二是開展壓縮包文件專項整治工作，解壓相關(guān)文件，轉(zhuǎn)換成符合電子檔案長期保存的格式，并優(yōu)化辦公自動化系統(tǒng)，嚴(yán)禁上傳壓縮包文件、補全前端系統(tǒng)元數(shù)據(jù)，從源頭上堵住漏洞；三是為提升用戶瀏覽電子檔案體驗，規(guī)范電子檔案命名與排序；四是盤點紙質(zhì)檔案，摸清家底，做到紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案館中的電子檔案一一對應(yīng)；五是進行“四性檢測”，確保電子檔案的真實、完整、可用與安全；六是按照知悉范圍判定要求，給歷史電子檔案賦值權(quán)限，確保不因部門變換造成權(quán)限混亂。

（五）抓好檔案專項工作模塊開發(fā)工作

中國華能數(shù)字檔案館主要功能涵蓋檔案收集、整理、鑒定、銷毀、檢索、借閱、權(quán)限管控、全宗管理、庫房管理、審計日志等，能夠涵蓋電子檔案全生命周期管理工作。為完成相關(guān)檔案專項工作，開發(fā)了相應(yīng)模塊。

1.檔案安全工作。為確保數(shù)字檔案館中檔案信息資源的絕對安全，中國華能采購2套藍光光盤庫系統(tǒng)，分別放置山東與北京，實現(xiàn)異質(zhì)異地備份。各單位通過大集中部署的數(shù)字檔案館統(tǒng)一使用藍光光盤庫資源。

2.項目檔案工作。按照《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)〔2016〕11號）要求，開發(fā)了電力科技檔案管理模板模塊。該模塊主要以電力行業(yè)項目文件歸檔與檔案管理規(guī)范為基礎(chǔ)，以華能基層標(biāo)桿電廠電力建設(shè)項目科技檔案管理實際為參考，進一步細化并規(guī)范風(fēng)電、光伏等項目文件的收集、整理工作，從源頭上解決“歸什么”“怎么歸”“何時歸”“由誰歸”問題。項目建設(shè)單位可參照模板線上開展工程檔案管理工作，實現(xiàn)建設(shè)項目文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范與安全。

3.檔案評價工作。檔案評價模塊主要根據(jù)評價指標(biāo)，對參評單位檔案工作進行自評和復(fù)評，達到以評促教、以評促改的目的。支持上傳不同的評價方案，對不同單位進行測評。如開展保密測評、公文測評等，實現(xiàn)一次開發(fā)建設(shè)，多業(yè)務(wù)共享共用效果。

4.檔案統(tǒng)計工作。嚴(yán)格按照《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查制度》要求，實現(xiàn)華能系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的填報、匯總與上報。

5.排行榜模塊?？筛鶕?jù)用戶檢索、瀏覽、借閱情況實時展示熱搜文件榜、借閱文件榜、個人榜等，也可手動上傳各部門年度歸檔情況榜單、檔案評價結(jié)果榜單等。

（六）抓好數(shù)字檔案館高質(zhì)量推廣工作

中國華能總部作為國家檔案局確定的全國企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位之一，已完成試點任務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)通過了國家驗收，形成了可推廣的數(shù)字檔案館建設(shè)方案與檔案工作模式。組建了 400余人的數(shù)字檔案館全宗（立檔單位）管理員人才隊伍。為實現(xiàn)全系統(tǒng)檔案信息資源統(tǒng)一管控、共享利用，需復(fù)制總部模式，激發(fā)全宗管理員工作活力，實現(xiàn)“從1到N”。同時，檔案工作者要從幕后走向前臺，跳出“故紙堆”，在檔案信息化中露頭角、顯芳華。

中國華能總部數(shù)字檔案館的建設(shè)帶來了良好的經(jīng)濟效益。通過“大集中”部署方式建設(shè)數(shù)字檔案館，節(jié)約費用約2500萬元。通過“單套制”歸檔，預(yù)計每年僅管理類文件歸檔即可節(jié)約費用上千萬元。同時，數(shù)字檔案館的建設(shè)也帶來了良好的管理效益。目前，中國華能總部數(shù)字檔案館有1985—2020年各類檔案信息資源25萬件，上線近1年來，用戶查檔量超過1萬件次，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用模式的90倍。特別是疫情防控期間，數(shù)字檔案館為總部各部門提供了6000人次非接觸性查檔服務(wù)，真正做到了疫情防控期間檔案工作“不斷檔”，檔案服務(wù)“不打烊”。試點期間，累計接待來自各行各業(yè)的十多家央企60余人到公司調(diào)研學(xué)習(xí)，社會效益良好[6]。

注釋及參考文獻：

[1]陳水湖.數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級對策研究[J].機電兵船檔案，2019（2）：65-70.

[2]蔣術(shù).基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)研究[J].檔案天地，2019（10）：39-41；34.

[3]國家檔案局.國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》的通知[EB/OL]. [2021-03-25]. https ： // www. saac. gov. cn /daj /tzgg / 201709/520f7404ff78448f85edc3109bb64e2b.shtml.

[4]陳天愛.學(xué)習(xí)貫徹新修訂的《中華人民共和國檔案法》的思考[J].檔案天地，2020（12）：37-40.

[5]蔡盈芳.數(shù)字經(jīng)濟環(huán)境下的企業(yè)檔案工作——兼論企業(yè)檔案工作“十四五”規(guī)劃的重點內(nèi)容[J].中國檔案，2020（7）：64-65.

[6]國家檔案局.中國華能集團有限公司總部通過企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點驗收[EB/OL].[2021-03- 25]. https ：// www. saac. gov. cn/ daj/qydagz/ 202102/67c7d10d38894174aa3beb3cb4d38875.shtml.

作者單位：中國華能集團有限公司