檔案的安全管理工作體會(huì)

文曉亮

摘 要：檔案管理工作的核心是檔案的安全管理，通過有效的保護(hù)措施防止儲(chǔ)存檔案遭受自然或人為的損害是檔案管理工作的重中之重。本文針對檔案安全管理中容易出現(xiàn)的突發(fā)事件做了一定的介紹，并且詳細(xì)闡述了在安全管理中應(yīng)當(dāng)如何應(yīng)對這些突發(fā)事件。其內(nèi)容主要可以歸納為提高管理者的安全防范意識(shí)以及建立、完善重要檔案保護(hù)機(jī)制兩個(gè)方面。

關(guān)鍵詞：檔案；安全管理；突發(fā)事件；應(yīng)急機(jī)制

從某種程度上來說，檔案工作能夠體現(xiàn)一個(gè)單位或部門在某一階段或某一歷史時(shí)期的完整性，是一項(xiàng)長期而具體的任務(wù)。當(dāng)前，世界范圍內(nèi)的公共安全問題面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此，我們必須對檔案的安全管理工作給予高度重視[1]。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制定好相應(yīng)的應(yīng)急措施和防范機(jī)制，將因?yàn)樽匀粸?zāi)害和突發(fā)事件引起的檔案管理事故損害降到最低，最大程度的保障檔案的安全。

一、提高防范保護(hù)意識(shí)

檔案安全管理通常以預(yù)防為主，各部門應(yīng)該事先制定好安全防護(hù)措施和保護(hù)制度，并加強(qiáng)部門之間的安全管理宣傳。災(zāi)害防治是一項(xiàng)長期的工作，也是檔案管理工作的核心和主要任務(wù)。首先要提高檔案管理者的安全防范意識(shí)，做好處理檔案突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。對已有的檔案文件，應(yīng)當(dāng)擁有足夠的安全保密意識(shí)，強(qiáng)化安全管理[2]。正確處理好公開檔案與保密檔案的管理，對開放檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的控制。保證這些措施的有效執(zhí)行，都將對檔案的管理工作起到健康的促進(jìn)作用。

二、建立保護(hù)機(jī)制

1.對紙質(zhì)檔案的保護(hù)

紙質(zhì)檔案由于其載體的特殊性，容易受到外部環(huán)境的干擾?；覊m，溫濕度，光線等自然環(huán)境因素都有可能造成紙質(zhì)檔案的損害。除此之外，紙質(zhì)檔案還具有不可再生性，損壞后將無法恢復(fù)。紙質(zhì)檔案最有效的防災(zāi)措施就是對其進(jìn)行復(fù)制保存。復(fù)制包括在場存放和異地存放兩種形式。在場存放是指將拷貝文件仍然留在辦公地點(diǎn)，但對其采用特殊的防火防盜裝具加以存放，增強(qiáng)其安全性。異地存放則是指將經(jīng)過拷貝過文件存放在辦公地點(diǎn)以外的地方，防止毀滅性打擊。

2.對電子檔案的保護(hù)

電子檔案主要是指以數(shù)碼形式儲(chǔ)存的檔案文件。相比與紙質(zhì)檔案，電子檔案的損壞保護(hù)比較簡單。最常用的電子檔案保護(hù)方法是對其數(shù)據(jù)進(jìn)行電子備份，這樣在遇到突發(fā)事件，電子檔案遭到毀壞時(shí)，可以從數(shù)據(jù)儲(chǔ)存系統(tǒng)中進(jìn)行恢復(fù)、取回相應(yīng)的數(shù)據(jù)。

電子檔案保護(hù)的重點(diǎn)在于對數(shù)據(jù)的收集歸檔以及信息安全的保護(hù)[3]。電子檔案的收集整理有以下幾個(gè)原則需要遵循：⑴在對電子檔案整理歸檔時(shí)，要對其內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真、全面的校對。保證電子文件內(nèi)容與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或其他載體文件內(nèi)容的一致性；同時(shí)，也要檢查歸檔的電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、可靠，以及原程序與文本是否一致。⑵對歸檔電子文件載體進(jìn)行病毒查殺，并且應(yīng)當(dāng)對其物理狀態(tài)的完整性加以檢查，看能否正確的讀取信息。⑶利用光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，對歸檔電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，并設(shè)置其屬性為只讀，增強(qiáng)其安全性。⑷已經(jīng)歸檔的電子文件需要對其安全性、 有效性進(jìn)行定期檢查，對已經(jīng)損傷的載體或信息進(jìn)行即使的修復(fù)和拷貝[4]。⑸對每份文件的形成，管理和使用狀況加以整合記錄。相比與紙質(zhì)文件，電子文件的時(shí)效性較強(qiáng)，對需要的信息需及時(shí)的記錄保存，并且可以作為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。

檔案信息安全是電子檔案管理中最重要的也是最難的一個(gè)環(huán)節(jié)，這就要求管理者具有足夠的信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并且需要采用切實(shí)有效的技術(shù)手段進(jìn)行管理與保護(hù)。在電子檔案的保護(hù)工作中，應(yīng)當(dāng)做好身份認(rèn)證和密鑰管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為電子檔案的運(yùn)行環(huán)境，在電子檔案的安全保護(hù)中也占有重要地位，做好對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防護(hù)，對系統(tǒng)及時(shí)升級(jí)，以及安裝防毒軟件，可以有效提高電子檔案儲(chǔ)存環(huán)境的安全性。對于在線檔案，應(yīng)當(dāng)建立網(wǎng)絡(luò)信息防火墻，安裝保密隔離卡，嚴(yán)格的控制用戶進(jìn)行密碼訪問；內(nèi)部局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)之間應(yīng)當(dāng)實(shí)行嚴(yán)格的物理隔離，從而確保檔案信息的儲(chǔ)存環(huán)境足夠安全保密。并且要做好各類數(shù)據(jù)庫的備份工作，保證系統(tǒng)受到惡意攻擊后可以對檔案進(jìn)行及時(shí)的恢復(fù)；在管理上，應(yīng)當(dāng)建立完善的電子文件歸檔制度和文件管理記錄系統(tǒng)，保障電子文檔的每一次調(diào)用都有據(jù)可查。在電子文件使用時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注意其保密性，堅(jiān)持按照利用和保密并重的原則，對電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保護(hù)。這樣，從技術(shù)要求和管理措施兩方面雙管齊下，從而有效的做好電子檔案的密保工作。

三、結(jié)束語

總而言之，在檔案工作中，應(yīng)當(dāng)遵循預(yù)防為主、防治結(jié)合的原則，建立合理的安全規(guī)范?！霸绨l(fā)現(xiàn)、早報(bào)告、早處理”，保障檔案資料安全和并且最大限度的延長檔案壽命。在嚴(yán)格管理，積極預(yù)防的同時(shí)，要對可能發(fā)生的危險(xiǎn)情況及時(shí)處理，面對突發(fā)事件及時(shí)采取應(yīng)對措施，將事故造成的損害降到最低，從而有效地保護(hù)檔案資源。

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