交通運輸企業(yè)檔案數(shù)字化與業(yè)務系統(tǒng)的融合管理

魯志恒

（山東省交通科學研究院，山東 濟南 250031）

引言

采用檔案數(shù)字化與業(yè)務系統(tǒng)融合管理的方式，既可以有效降低檔案管理成本，又能讓業(yè)務人員高效地從繁雜的檔案中提取所需數(shù)據(jù)，并加以分析運用反哺業(yè)務發(fā)展。

1 實施檔案數(shù)字化與業(yè)務系統(tǒng)融合管理的必要性

1.1 資料保存和節(jié)約管理成本的需要

（1）交通運輸企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理方式需耗費大量的人力物力成本，檔案的歸檔、查詢耗時長，且人工登記易發(fā)生錄入不精準等情況，一旦出現(xiàn)錯誤，很難追根溯源找到責任人，發(fā)生檔案毀損滅失的概率較大。（2）只有通過檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案歸集并掃描成電子檔案留存，實現(xiàn)檔案管理人員對檔案的信息化和智能化整理，才能使檔案資料長期保存且易于查閱，以提升檔案管理部門對外提供信息服務的能力[1]。同時，業(yè)務人員在檔案管理人員的配合下，將檔案存放并分門別類將相關數(shù)據(jù)信息進行條目化錄入，能夠全面提升檔案錄入及后期查找檔案關鍵數(shù)據(jù)信息的效率，配合單位業(yè)務管理系統(tǒng)，將大幅節(jié)約時間、人員等管理成本。

1.2 檔案數(shù)據(jù)反哺業(yè)務項目拓展的需要

（1）業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)從使用目的來說是兩個完全不同的系統(tǒng)，前者是為了規(guī)范業(yè)務流程、提取項目數(shù)據(jù)，后者是供業(yè)務人員進行事后查找相關檔案資料所用[2]。單獨開發(fā)的檔案系統(tǒng)僅能做檔案管理，無法達到分析運用業(yè)務數(shù)據(jù)的要求，不能為交通運輸企業(yè)帶來實際效益。只有把檔案數(shù)字化與業(yè)務系統(tǒng)進行融合管理，將檔案系統(tǒng)作為業(yè)務系統(tǒng)的一部分應用，并針對后期需要用到的基礎數(shù)據(jù)設置模塊，進行逐一分析錄入，確保在后期數(shù)據(jù)分析時能夠具備完整的數(shù)據(jù)來源作為支持，才能形成一整套完備、系統(tǒng)的管理模塊，為企業(yè)用好檔案中的數(shù)據(jù)提供高效支持。（2）通過高效利用業(yè)務開展過程中積累的寶貴檔案數(shù)據(jù)資源，以分析客戶群體、分析自身業(yè)務水平、優(yōu)化產(chǎn)品設計、改進風控模型等，更好地促進拓展業(yè)務發(fā)展。

2 檔案數(shù)字化管理與業(yè)務系統(tǒng)融合管理的開發(fā)設計原則

2.1 將檔案數(shù)字化管理作為業(yè)務系統(tǒng)的輔助功能

交通運輸企業(yè)檔案資料產(chǎn)生在業(yè)務項目的各個階段，從項目立項、可行性研究、風控審批、實施落地到后期跟蹤檢查。檔案數(shù)字化管理作為穿插在業(yè)務系統(tǒng)中每個環(huán)節(jié)的輔助模塊，在項目各個階段產(chǎn)生檔案資料時應即時上傳，并逐階段設置審批流程，以確保檔案的及時、正確、完整上傳并永久保存[3]。一旦等到項目結(jié)束后，再進行檔案整理歸檔，由于業(yè)務周期較長，前期資料可能已經(jīng)遺失；同時，相關業(yè)務人員已經(jīng)投身下一個項目環(huán)節(jié)，很難再花費大量精力進行檔案整理工作，歸檔工作便會長期滯后，不利于及時高效提供相關資料信息。

2.2 前期開發(fā)需求應充分調(diào)研業(yè)務部門意見

業(yè)務人員熟悉開展業(yè)務過程中的每一個實際流程，了解各個流程實際操作中可能遇到的問題，知曉如何運用哪些系統(tǒng)中的大數(shù)據(jù)進行分析并以此為企業(yè)創(chuàng)造價值。因此，系統(tǒng)設計人員在系統(tǒng)前期開發(fā)時應充分調(diào)研業(yè)務部門的意見建議，由其提供輔助支持。同時，要堅持需求導向，倒推業(yè)務系統(tǒng)中需要開發(fā)的檔案模塊、需要完善的數(shù)據(jù)和需要上傳的資料，將每一環(huán)節(jié)需對應輸入的類型設置全面，避免業(yè)務人員輸入無用數(shù)據(jù)，更防止遺漏在后期查找時需要進行大數(shù)據(jù)分析的關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)[4]。

2.3 系統(tǒng)上線前測試環(huán)節(jié)確保由多個部門共同進行

上線前的系統(tǒng)測試是每個系統(tǒng)開發(fā)必不可少的環(huán)節(jié)，不僅能夠發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的缺陷，還能發(fā)現(xiàn)流程中存在的堵塞點和不合理之處。線上測試環(huán)節(jié)應由相關部門安排后期實際使用系統(tǒng)的人員進行測試，并設置考核測驗，以強化提高人員重視程度，確保系統(tǒng)上線后達到預期效果，切實提升企業(yè)自身檔案服務效率。

2.4 系統(tǒng)中數(shù)據(jù)和檔案資料應及時更新

隨著行業(yè)市場和業(yè)務項目開展情況的變化，每一個項目都在動態(tài)地進行，需要持續(xù)地跟蹤、維護。前期開發(fā)的業(yè)務系統(tǒng)檔案模塊在當時階段是適應實際的，后期則需要不斷將新內(nèi)容進行填充，將新的檔案類型上傳。因此，檔案數(shù)字化管理與業(yè)務系統(tǒng)開發(fā)時，要充分預留項目結(jié)束后持續(xù)跟蹤和維護所需資料上傳的模塊，以及估計未來預計新加入模塊和對接新系統(tǒng)的相關接口。

3 檔案數(shù)字化管理與業(yè)務系統(tǒng)融合的優(yōu)勢

（1）系統(tǒng)由檔案管理人員進行管理，由業(yè)務人員運用其中數(shù)據(jù)，對市場和產(chǎn)品進行分析，同時，實現(xiàn)電子檔案的長期保存、便于查閱，提高檔案數(shù)據(jù)的管理使用效率，不斷增強企業(yè)競爭力。（2）將檔案數(shù)字化管理作為業(yè)務系統(tǒng)的一部分應用進行嵌入，更有利于企業(yè)在開發(fā)系統(tǒng)時進行資金統(tǒng)籌調(diào)配，更方便建立一個設備先進、運行速度快、功能完備的檔案管理模塊，并大幅節(jié)約企業(yè)系統(tǒng)開發(fā)成本和后期維護成本。

4 結(jié)語

注重大數(shù)據(jù)分析與應用是交通運輸企業(yè)實現(xiàn)長足發(fā)展的重要基礎，檔案的數(shù)字化管理與業(yè)務系統(tǒng)的融合能夠很好地為這一目標定位服務；檔案資料產(chǎn)生于業(yè)務的每一個環(huán)節(jié)，跟業(yè)務開展具有高度的重合性、關聯(lián)性，將數(shù)字化檔案管理作為業(yè)務系統(tǒng)的輔助模塊嵌入其中，既能夠更好地服務業(yè)務項目的推進和質(zhì)量提升，又能節(jié)省檔案管理成本，進一步為交通運輸企業(yè)創(chuàng)造檔案信息服務價值。