檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新

劉暢

摘 要：檔案記錄了歷史事件的發(fā)展及重要信息，只有做好檔案資料的管理，創(chuàng)建完善的管理與運(yùn)行體系，規(guī)范有序地運(yùn)行才能夠給人們提供更多有用的信息。唐太宗李世民說(shuō)過(guò)，以銅為鏡，可以正衣冠;以史為鏡，可以知興替;以人為鏡，可以明得失。檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。信息化時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案工作管理和運(yùn)行體制提出新要求。本文主要通過(guò)分析檔案發(fā)展現(xiàn)狀，探究檔案管理和運(yùn)行機(jī)制中的不足之處，提出改革和創(chuàng)新措施，以加強(qiáng)檔案工作的有效推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;運(yùn)行機(jī)制;改革創(chuàng)新

中國(guó)特色社會(huì)主義發(fā)展理念，確定了我國(guó)檔案管理方針，在“十三大”就對(duì)檔案管理制定了關(guān)于規(guī)范化和專業(yè)性的管理法制法規(guī)，并在全國(guó)推行，要求企事業(yè)單位和高校參照進(jìn)行實(shí)施，但是由于緩慢的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和稀缺的人才儲(chǔ)備，相關(guān)單位及個(gè)人對(duì)檔案工作缺乏重視，對(duì)檔案工作沒(méi)有強(qiáng)烈的管理意識(shí)，直接導(dǎo)致檔案管理工作難以有效推進(jìn)，效率低下。此外，也因?yàn)闄n案管理制度不完善、管理人員的信息資料整理方式紛繁復(fù)雜以及沒(méi)有引進(jìn)新設(shè)備等都導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高。檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新是為了創(chuàng)建更有利于檔案保管的可靠性和權(quán)威性，所以需要對(duì)其管理制度不斷完善和更新，滿足當(dāng)下數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新科技化數(shù)字檔案管理模式，提高人民生活的滿足感和幸福感。

一、檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制存在的主要問(wèn)題

檔案工作管理體制是指國(guó)家管理檔案工作的職能、機(jī)構(gòu)與制度的總稱。其中，主要運(yùn)行機(jī)制是指各級(jí)檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置與權(quán)限劃分管理、政府部門以及企事業(yè)單位參照有關(guān)檔案管理法規(guī)與制度執(zhí)行的情況。檔案工作的管理主要是為了方便個(gè)人或者單位對(duì)一些資料信息的查詢，所以檔案管理的范圍可以很廣泛，也可以是一小部分。因此，在檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制上要適時(shí)結(jié)合政務(wù)部門以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，不能采用“一刀切”的理念，對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定生搬硬套，這樣只會(huì)使檔案管理工作僵化，無(wú)法實(shí)現(xiàn)其管理方法的靈活性，大大減低了檔案工作管理效率。近年來(lái)，因?yàn)閲?guó)家相關(guān)政策的出臺(tái)實(shí)施，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)查、重查，一些單位在檔案工作的管理上出現(xiàn)較多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.缺乏檔案工作管理意識(shí)，工作效率不高

目前，一部分單位的檔案工作者對(duì)檔案工作的步驟不是很清楚，檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用上處理的方式方法不妥當(dāng)，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)單位的檔案進(jìn)行科學(xué)管理。部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作缺乏重視，在工作中對(duì)待檔案的態(tài)度比較隨意和消極，相關(guān)部門制定的檔案管理規(guī)定也不被重視，所以檔案管理部門無(wú)法結(jié)合本單位的工作屬性制訂屬于本單位的檔案運(yùn)行體制，導(dǎo)致檔案管理制度得不到有效實(shí)施。檔案工作的管理和運(yùn)行體制形同虛設(shè)，法規(guī)制度也有許多疏漏，而且對(duì)檔案管理實(shí)施的監(jiān)管責(zé)任也不明確。有些單位因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案工作管理理念，認(rèn)為該項(xiàng)工作無(wú)法為單位的經(jīng)濟(jì)利益提供有效助力，因此不愿意設(shè)立專門的檔案管理部門，更沒(méi)有儲(chǔ)備相應(yīng)的人才，嚴(yán)重影響了檔案管理工作推進(jìn)。檔案管理工作停滯在最開(kāi)始的環(huán)節(jié)，只是收集信息，嚴(yán)重妨礙了本單位檔案工作管理和運(yùn)用體制的建設(shè)。實(shí)質(zhì)上檔案管理工作關(guān)系到單位其他工作的有序開(kāi)展，作為檔案工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理思路，優(yōu)化設(shè)計(jì)檔案管理功能，不僅要體現(xiàn)在管理機(jī)制上的創(chuàng)新，更要實(shí)際運(yùn)用，所以其運(yùn)用機(jī)制的改革也相當(dāng)重要，這樣才能提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

2.體制建設(shè)不完善，對(duì)檔案工作的運(yùn)行無(wú)促進(jìn)作用

目前，一些單位的檔案管理制度并不完善，檔案運(yùn)行機(jī)制也沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作難以有序推進(jìn)。例如，在檔案工作中無(wú)法對(duì)文件進(jìn)行分類和歸檔、排列不整齊、層級(jí)不清晰、整理的內(nèi)容不符合保存歸檔的文件范圍，檔案的保管、借閱以及利用等過(guò)程中出現(xiàn)了大量的問(wèn)題。由于自然和人為的各種因素，檔案總是處于漸變性的自毀過(guò)程，甚至有可能遭到突發(fā)性的破壞，為了解決檔案的不斷損毀和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的矛盾，就需要將檔案妥善保管起來(lái)，采取各種保護(hù)措施，保證其完整性，盡量延長(zhǎng)其使用壽命。因此，應(yīng)該盡量避免將檔案借閱出去。此外，檔案被借閱或是傳遞之后的保護(hù)條例執(zhí)行力度不夠，部分查閱檔案的人員會(huì)在一些比較重要的文檔上留下自己的筆記，破壞了檔案文件的權(quán)威價(jià)值，嚴(yán)重影響了檔案資料信息的真實(shí)意義。所以，應(yīng)該制訂完善的檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制，才能保證檔案工作的良好運(yùn)行，進(jìn)而在不斷實(shí)踐中創(chuàng)新和提升檔案管理效率。

3.檔案工作管理和運(yùn)行設(shè)備跟不上時(shí)代，技術(shù)較為落后

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)高速度發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理應(yīng)當(dāng)加入大數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，協(xié)調(diào)各部門之間的左右聯(lián)通、上下互動(dòng)，抓好人才資源檔案、改制企業(yè)檔案等關(guān)系到社會(huì)發(fā)展的檔案信息化工作，建設(shè)人才檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，增加儲(chǔ)備人才調(diào)動(dòng)率，促進(jìn)現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)的建設(shè)和加快經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型發(fā)展。由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在現(xiàn)代檔案工作的管理中不應(yīng)該再采用老舊的檔案管理設(shè)備，轉(zhuǎn)變管理理念的同時(shí)，設(shè)備技術(shù)手段也應(yīng)持續(xù)跟進(jìn)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及軟件技術(shù)，能促使檔案管理工作的效率提升。但是，有些單位由于缺乏網(wǎng)絡(luò)新媒體技術(shù)人才，其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平跟不上時(shí)代發(fā)展，為了節(jié)約管理資金和成本，還不投入新設(shè)備技術(shù)對(duì)文件信息進(jìn)行收集、歸納、管理，這樣就影響了檔案工作的管理效率。

二、檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制改革與創(chuàng)新策略

1.加強(qiáng)檔案工作者的意識(shí)，夯實(shí)創(chuàng)新基礎(chǔ)

在相關(guān)工作人員以及管理人員開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，必須要注意到檔案管理工作的重要性與必要性，同時(shí)，高層管理員以及各級(jí)管理部門必須要為每一位工作人員細(xì)致講解檔案管理工作體制以及相關(guān)運(yùn)行機(jī)制的實(shí)際實(shí)行過(guò)程。在檔案工作中，協(xié)調(diào)管理檔案工作的整體和局部運(yùn)行體制。內(nèi)外聯(lián)動(dòng)的微觀和宏觀管理，他們是相輔相成和相互統(tǒng)一的，也是一個(gè)完善的整體。所以加強(qiáng)檔案工作者的意識(shí)，也需要從上到下，從里到外同步提高。在正式開(kāi)展檔案管理工作之前，高層管理人員以及相關(guān)管理部門必須要將全體工作人員集中起來(lái)，為工作人員細(xì)致講解檔案管理工作的主要流程以及具體的工作原則，以避免工作人員出現(xiàn)原則性的工作失誤問(wèn)題，同時(shí)，高層管理員也必須要意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際意義以及重要作用，也必須要為每一位工作人員詳細(xì)闡述具體的工作方式以及工作模式，針對(duì)工作體制機(jī)制方面的主要問(wèn)題，也必須要進(jìn)行細(xì)致且詳細(xì)的分析。不同單位所面臨的檔案管理工作問(wèn)題有所不同，不同單位所制定了各類工作機(jī)制以及工作模式也有所不同，在此前提之下，各級(jí)工作人員以及管理員必須要意識(shí)到檔案管理工作的特殊性，積極主動(dòng)參與到各式各樣的檔案管理工作之中，充分發(fā)揮工作人員的實(shí)際作用。在單位當(dāng)中，無(wú)論是經(jīng)營(yíng)模式或者管理形態(tài)不一，其對(duì)檔案的管理運(yùn)行方式也難以統(tǒng)一，更別說(shuō)是管理者和工作成員的態(tài)度。所以為了夯實(shí)檔案工作的管理基礎(chǔ)，必須加強(qiáng)對(duì)體制進(jìn)行創(chuàng)新，其中，第一點(diǎn)是需要提高社會(huì)群眾對(duì)檔案管理制度的認(rèn)知力度，便于法律條文和規(guī)章制度的執(zhí)行;第二點(diǎn)是提高檔案管理工作者的隊(duì)伍建設(shè)，在確立多元化的檔案管理模式之下，重要的是檔案管理人才的篩選。高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是檔案產(chǎn)業(yè)發(fā)展的支撐，只有進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理的教育培訓(xùn)，才能大力氣抓好檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高專職檔案工作人員的工作能力，以及相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)水平。另外，作為檔案工作管理的主要負(fù)責(zé)人，也應(yīng)該高度重視對(duì)各個(gè)階級(jí)檔案工作者人員的培養(yǎng)以及發(fā)掘，發(fā)揮他們?cè)诟鱾€(gè)崗位的積極作用，有效執(zhí)行檔案運(yùn)行的管理體制，強(qiáng)化工作者的意識(shí)，還可以根據(jù)建立完善的激勵(lì)制度，激起他們的工作興趣。提高了檔案工作者的意識(shí)之后，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案體制的規(guī)范，各人員之間的崗位職能明確，對(duì)檔案載體和門類施展合理的管理，促使檔案工作的管理和運(yùn)行體制同步發(fā)展。在一定程度拓展檔案資料信息的服務(wù)領(lǐng)域，也提升服務(wù)的綜合執(zhí)行能力，充分展示檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，達(dá)到對(duì)檔案工作根本上的改革創(chuàng)新。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理和運(yùn)行機(jī)制的完善，有序開(kāi)展檔案管理

在正式開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，必須要求相關(guān)工作機(jī)制以及工作體系發(fā)揮其積極作用，工作人員以及管理員也必須要針對(duì)當(dāng)前的運(yùn)行機(jī)制以及工作制度進(jìn)行全方位分析與把控，針對(duì)工作機(jī)制方面的細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致分析與研究，隨后針對(duì)主要的問(wèn)題，提出具有針對(duì)性的問(wèn)題解決方案。在解決實(shí)際工作問(wèn)題以及檔案管理問(wèn)題的過(guò)程中，工作人員也必須要立足于體制機(jī)制的角度，著重分析工作模式以及工作流程方面的諸多問(wèn)題，針對(duì)管理工作之中的具體原則以及工作要求，進(jìn)行深入融合與比對(duì)。在檔案工作中，相關(guān)的單位和部門應(yīng)制訂一系列的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，只有建立完善的制度體系，才能更好地規(guī)范檔案工作的管理和執(zhí)行。檔案管理的工作性質(zhì)具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性，所以制度建設(shè)對(duì)提高檔案工作質(zhì)量是重中之重。根據(jù)我國(guó)對(duì)檔案管理的規(guī)范條例要求，一是要開(kāi)展調(diào)查研究，對(duì)本單位的文件材料摸清底細(xì)，并按照國(guó)家檔案行政管理部門的相關(guān)要求，合理開(kāi)展檔案管理六大步驟，形成完整的檔案種類、內(nèi)容和數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。二是需要不斷根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的需求完善檔案工作制度，規(guī)范檔案相關(guān)事宜的程序，及時(shí)更新各項(xiàng)規(guī)章制度，能夠做到歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有措施、管理有職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案工作全面覆蓋，全程控制。在不斷改革和創(chuàng)新中，檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制最根本、最基礎(chǔ)和有效的策略是要常抓不懈，要形成既確定短期目標(biāo)，又制訂長(zhǎng)遠(yuǎn)制度，打造長(zhǎng)期有效的檔案工作管理和運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)檔案管理水平不斷提升。推動(dòng)檔案管理和運(yùn)行機(jī)制的改革創(chuàng)新就是需要不斷地進(jìn)行新的檔案管理措施，能夠更好地服務(wù)于人們，創(chuàng)造更加便利的檔案信息查詢，給人們提供精神文化糧食。

例如：在長(zhǎng)三角三省一市檔案局、檔案館推行的“合體”檔案運(yùn)行舉措中，其聯(lián)合展出的500余件革命歷史檔案文獻(xiàn)和影像資料，全景式展示中國(guó)共產(chǎn)黨團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)人民堅(jiān)守初心使命、謀求民族獨(dú)立和人民解放的壯闊圖景。以往黨史愛(ài)好者、研究人員只能在網(wǎng)上搜到帶有館藏水印的縮略圖，想看原圖得去當(dāng)?shù)貦n案館查閱。在改革創(chuàng)新之后的檔案運(yùn)行體制之下，人們不僅可以感受到紅色檔案的情懷，還再次看到了《申報(bào)》上的滬杭線行車時(shí)刻表、《中國(guó)共產(chǎn)黨第一個(gè)綱領(lǐng)》（俄譯稿）等檔案，深刻體會(huì)了中共一大召開(kāi)的曲折過(guò)程，也從檔案資料信息中感受到了家國(guó)情懷。

3.緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，增加新技術(shù)、新設(shè)備在檔案工作中的使用率

當(dāng)前情況下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展，經(jīng)過(guò)多年技術(shù)研究以及技術(shù)改進(jìn)之后，已經(jīng)誕生出了獨(dú)具特色的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用體系。相關(guān)工作人員在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，也可以將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融合其他現(xiàn)代化數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)直接融入檔案管理工作具體環(huán)節(jié)之中，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值以及重要意義，相關(guān)工作人員可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，將具體的答案整合成相關(guān)數(shù)據(jù)以及重要信息直接錄入至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，最后運(yùn)用數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的各類重要數(shù)據(jù)進(jìn)行完全整合與數(shù)據(jù)處理，隨后通過(guò)一系列的技術(shù)轉(zhuǎn)化以及數(shù)據(jù)模型建設(shè)等過(guò)程，將具體的檔案數(shù)據(jù)集中調(diào)取出來(lái)，以便為后續(xù)的檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支撐與保障。高效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)，信息技術(shù)以及其他各類現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，不僅僅可以進(jìn)一步減輕工作人員的工作壓力以及工作負(fù)擔(dān)，也可以逐步優(yōu)化檔案管理工作具體流程，進(jìn)一步提升檔案管理工作實(shí)際效率提高檔案的使用率。新技術(shù)以及新設(shè)備在檔案工作中的推廣度不高，增加了檔案管理從業(yè)者的工作難度，使他們難以應(yīng)對(duì)現(xiàn)在繁多信息的篩選，難以有效提升檔案工作的管理效率。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)檔案資料信息的查詢要求也越來(lái)越高，一方面是信息資源的完整性，另一方面是檔案查閱的便捷性。為此，根據(jù)當(dāng)下我國(guó)的科技實(shí)力，也為了滿足人們的生活需求，應(yīng)該在檔案管理工作中增加科技資源和設(shè)備的投入，建立屬于大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字檔案室?；A(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源建設(shè)和技術(shù)創(chuàng)新都應(yīng)該得到相應(yīng)的保障。將各類檔案在一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，提供在線查閱、全文檢索和批量調(diào)閱等多種方式，大大提高了檔案利用的便捷性和精準(zhǔn)度，提供了便捷和高效的檔案利用服務(wù)。數(shù)字檔案室建設(shè)是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的主要形式，是貫徹習(xí)近平總書記提出的檔案工作走向現(xiàn)代化的重要指示和落實(shí)《檔案法》的重要舉措。推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)健全單位檔案工作機(jī)制、提升其運(yùn)行效能、加強(qiáng)信息互聯(lián)互通有積極的作用。

此外，數(shù)字檔案室還為有關(guān)單位開(kāi)展人物傳記、文件匯編、主題展覽等編制和研究提供了信息支撐。例如，李四光130周年誕辰學(xué)術(shù)研討會(huì)、中國(guó)和匈牙利建交70周年展覽等活動(dòng)以及為《中國(guó)石油的豐碑——紀(jì)念謝家榮教授誕辰110周年》《論大慶油田發(fā)現(xiàn)真相》《李四光全集》等書籍出版和再版，提供了大量檔案資料。電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重中之重。建立數(shù)字檔案室工作管理機(jī)制，不僅實(shí)現(xiàn)電子公文和檔案信息的自動(dòng)收集和排序，還可以自動(dòng)整理、自動(dòng)檢查和“一鍵歸檔”，從技術(shù)上滿足了增量檔案電子化需求，還可以保護(hù)較為脆弱的紙質(zhì)檔案。運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能檔案查詢?cè)O(shè)備深化數(shù)字檔案室應(yīng)用效率，并且不斷對(duì)檔案運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新、轉(zhuǎn)化檔案信息服務(wù)模式，將各類檔案資源組織鏈接起來(lái)，為民眾提供更具利用價(jià)值、更加成熟可靠的檔案信息和研究成果，實(shí)現(xiàn)檔案工作由提供信息向提供知識(shí)的轉(zhuǎn)變。

三、結(jié)語(yǔ)

在檔案工作中要想對(duì)其管理和運(yùn)行體制進(jìn)行改革創(chuàng)新，找到發(fā)展的新突破點(diǎn)，必須要發(fā)揮好現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)和人才儲(chǔ)備優(yōu)勢(shì)，也需要增加資金投入，在配備基礎(chǔ)服務(wù)業(yè)務(wù)骨干之后，提供新設(shè)備資源平臺(tái)，為檔案工作創(chuàng)造更好的服務(wù)效益。檔案工作管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新在一定程度上也是為了滿足我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)需要，只有檔案資料信息完整、可靠，才能滿足人們的基本生活工作需求，豐富他們的精神世界，進(jìn)一步提升人們對(duì)國(guó)家的依賴感，加快建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的步伐。健全檔案管理機(jī)制、培養(yǎng)合格的檔案工作人員，進(jìn)一步提高檔案工作管理意識(shí)，以有序推進(jìn)檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新。

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[3]袁曉坤.檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新[J].民營(yíng)科技，2016

（作者單位：遼寧省醫(yī)療保障事務(wù)服務(wù)中心）