突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理路徑探析

陳祥華 崔夢雨 陳娜

摘 要：公共衛(wèi)生事件檔案在突發(fā)公共衛(wèi)生事件響應、探究及應對等方面具有重大開發(fā)價值，在如今的數(shù)據(jù)驅(qū)動型社會，公共衛(wèi)生事件檔案信息收集、管理和利用受到了社會的廣泛關注。通過分析大數(shù)據(jù)應用于公共衛(wèi)生事件檔案開發(fā)利用工作的優(yōu)勢，從目前公共衛(wèi)生事件檔案開發(fā)利用工作中現(xiàn)存的短板出發(fā)，提出了優(yōu)化檔案分類管理結構、數(shù)據(jù)歸檔等方面的對策。

關鍵詞：突發(fā)公共衛(wèi)生事件;檔案管理;路徑探析

檔案是通過依法歸檔而固化歷史、鎖定憑證的。做好檔案工作，既是檔案管理部門的職責，也是各級各類機構的重要責任。作為突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案歸檔的主要負責單位，臨時性承擔了重要的責任，臨時性單位不僅要本著“為人民服務、對歷史負責”的態(tài)度，提高認識，躬身入局，而且要為維護社會秩序、保障公平公正、保證社會效益做出應有的貢獻。由此可見，做好臨時性政府工作機構的檔案歸檔工作，既需要檔案部門的積極介入，還需要各機構的主動作為，二者缺一不可。檔案留存意識隨著檔案價值的發(fā)掘而不斷提高。此次新冠肺炎疫情檔案歸檔工作就是一個很好的范例。2019年末新型冠狀病毒肺炎疫情暴發(fā)，公共衛(wèi)生事件檔案開始引起我國醫(yī)療領域?qū)W者的關注。在新形勢下，我國突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理領域存在的短板也逐漸顯現(xiàn)出來，收集意識淡薄、渠道單一、手段落后、內(nèi)容分散等問題層出不窮。2019年，國家檔案局局長李明華在全國檔案工作暨表彰先進會議上強調(diào)，要繼續(xù)抓好檔案信息化重點工作?？梢?，信息化檔案管理稱之為行之有效的手段，實現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化、全面收集、完整保存和科學利用具有重大意義。既可以為未來公共衛(wèi)生事件的預警預測提供全面信息，也可以在衛(wèi)生政策咨詢決策方面提供有效依據(jù)。因此，本篇文章以新冠疫情事件的資料收集、整理歸檔作為切入點，研究突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理存在的問題短板，從而研究突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的方法路徑，為突發(fā)緊急情況下檔案管理工作提供預警與參考。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理存在問題

1.檔案管理意識淡薄，缺乏專業(yè)檔案管理人員

在現(xiàn)實生活中，在疫情等突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生的第一時間，政府和國家衛(wèi)生部門首先做到的就是通過疫情的防控、應急救治等措施，迅速控制疫情的發(fā)展，以減少各方損失。然而，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，檔案的收集和保存往往不能做到及時性，甚至在檔案的保存和管理方面會忽視相關的工作，在一定程度上造成了資源的浪費。這就導致公共衛(wèi)生事件在發(fā)生時缺少豐富的經(jīng)驗和成果加以借鑒和利用，這是一種巨大的損失。當社會的突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急機制不健全，這種意識淡薄的情況就會導致不利的后果。由于意識的缺乏，2003年非典疫情發(fā)生之時，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作并沒有受到重視，難以形成一系列切實有效的管理方案，這在一定程度上也導致2019年新型冠狀病毒發(fā)生之時，檔案管理工作仍然存在一系列缺陷與漏洞，仍然存在渠道單一、手段落后、內(nèi)容分散等現(xiàn)象，這種狀況值得反思。

同時，由于意識的淡薄，我國培養(yǎng)的檔案管理專業(yè)人員也十分缺乏。在人才培養(yǎng)方面，我國尚未設置專門的公共衛(wèi)生事件檔案管理人員，大多是由普通的基層檔案管理人員兼任。然而，公共衛(wèi)生事件檔案管理具有一定的專業(yè)性，在工作過程中不僅僅包括檔案收集、整理的工作，相關醫(yī)學理念的掌握也必不可少。例如，多數(shù)公共突發(fā)事件的發(fā)生涉及范圍較廣，既包括相關法律制度、應急處理方案的制定，還包括流行病學調(diào)查、涉疫人員的緊急救助等專業(yè)知識。對這些知識的認知與分析整理與歸檔十分必要。因此，人才的專業(yè)性不足是檔案管理工作存在障礙的原因之一。

2.突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案部門直接參與度有限，檔案利用需求難以把握

當公共衛(wèi)生事件發(fā)生時，一般采用緊急情況下的應急措施。在現(xiàn)實生活中，檔案有關的部門承擔的角色一般是協(xié)助處理，在整個事件當中直接參與不足，這樣的情況會影響檔案的管理以及后期的整理與利用?；仡櫸覈l(fā)生過的多次突發(fā)性公共衛(wèi)生事件，檔案部門直接參與事件組織領導程度有限，應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件所發(fā)揮的作用并沒有顯現(xiàn)出來。為應對新冠疫情，我國成立了應對新冠肺炎疫情聯(lián)防聯(lián)控工作機制，下設疫情防控、醫(yī)療救治、科研攻關、宣傳、外事、后勤保障、前方工作等工作組，在這一系列工作組當中也并未將檔案管理直接納入抗疫一線領導工作中。

然而，目前我國對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的利用需求卻較為緊迫。目前有一些疾病的危害對群眾和社會都有著比較嚴重的影響，面臨這樣的疾病，相關部門需要在最快時間內(nèi)進行響應，從而制定有針對性的措施降低損失，減少物資消耗。不同主體、不同區(qū)域的檔案利用呈現(xiàn)出不同的主體特征，需求與利用取向也存在很大差異，檔案的產(chǎn)生與應用的時空位置也可能存在不相關性，從而導致檔案的使用存在一些困境。

3.檔案資料分散難以歸檔，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案信息化能力不足

公共衛(wèi)生事件在突發(fā)時，波及范圍、持續(xù)時間、產(chǎn)生原因都有較大困難，從而有著不同的應對方式。相關資料繁雜與混亂，從而需要各方人才的相互配合，才能在一定程度上保證資料的完整性。但是，由于我國還沒有形成統(tǒng)一的公共衛(wèi)生事件檔案管理部門和機制，同時又缺乏過去的經(jīng)驗，缺少突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理員的培訓與教導，這就導致一些檔案管理人員沒有全局觀以及整合意識，主觀認為只要收集部分關鍵的資料就可以了，從而使得檔案信息化程度不足，該歸檔的未歸檔，大量資料缺乏。

4.突發(fā)公共衛(wèi)生檔案來源性質(zhì)復雜多樣，造成整理歸檔困難

由于我國沒有統(tǒng)一的公共衛(wèi)生事件檔案管理部門和機制，醫(yī)院是具備多種功能的醫(yī)療機構，在日常醫(yī)療服務過程中，所形成的患者就醫(yī)以及突發(fā)公共衛(wèi)生檔案來源性質(zhì)復雜多樣，不同經(jīng)濟政治環(huán)境背景下所形成的檔案資料類型更是不盡相同，在一定程度上給醫(yī)院管理者以及檔案收集人員形成了一定的整理歸檔困難。目前的檔案收集整理工作沒有國家相關部門制定的統(tǒng)一標準作為參考，從而造成了在檔案收集管理的各個環(huán)節(jié)，管理人員無章可循、檔案收集效率不高、檔案管理缺位無序的局面。

在上述情況中，盡快將所有的信息進行整合和管理，防患于未然，才有利于未來公共衛(wèi)生事件暴發(fā)時對相關資料及時利用。然而在現(xiàn)實生活中，很多單位的檔案管理仍是以紙張形式進行。對檔案內(nèi)容的收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能都以手工方式完成。這在當下社會信息化的進程中，仍屬于滯后不完善的發(fā)展狀態(tài)，不利于突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的信息化建設，與信息時代脫軌。之前發(fā)生多次突發(fā)公共衛(wèi)生事件的相關信息及數(shù)據(jù)仍處于比較散亂的狀態(tài)，新發(fā)生的公共衛(wèi)生事件并不能從以前的事件中積累經(jīng)驗教訓，在這種資源過度消耗與浪費的狀態(tài)下不僅導致信息資源的消耗，而且造成額外的損失。

5.突發(fā)公共事件檔案管理缺乏有效的監(jiān)督反饋機制

應對突發(fā)公共事件的過程中，相關部門的執(zhí)行力影響突發(fā)事件演變的方向，監(jiān)督反饋機制是應對突發(fā)公共事件發(fā)展運行的基礎，加強監(jiān)督管理是保證應急管理部門執(zhí)行力有效推行的重要手段。在當前突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的過程中，缺乏對以往工作進行及時的監(jiān)督反饋機制，傳統(tǒng)工作方式的漏洞沒有進行及時補充，從而導致檔案材料沒能及時歸檔，甚至造成資料雜亂無序甚至缺失的局面。監(jiān)督反饋機制的缺失會導致突發(fā)公共事件檔案管理工作效率低下、工作質(zhì)量差、工作任務不完成等現(xiàn)象發(fā)生，對于相關管理部門而言，未能完成工作任務以及履行職責，可能會影響全局的工作安排，造成突發(fā)公共衛(wèi)生事件資料浪費、數(shù)據(jù)丟失等一系列損失。

二、實現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的路徑探析

1.重視檔案規(guī)整，促進管理人員素質(zhì)的提高

突發(fā)公共衛(wèi)生事件與一般的檔案規(guī)整工作相比有其特殊性，檔案收集與管理人員的素質(zhì)極大決定了原始檔案資料與成果的質(zhì)量。因此，要想更好地管理與利用公共衛(wèi)生事件檔案，就必須要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建立一支高素質(zhì)、專業(yè)化的公共衛(wèi)生事件檔案管理工作隊伍。首先，在選人方面，嚴格把關相關人員的入職學歷及專業(yè)，在專業(yè)要求方向，檔案管理與醫(yī)療管理相關知識必須具備，只有在入職門檻上進行限制，才能進一步保證檔案管理人員的水平，建立全職的公共衛(wèi)生事件檔案管理高素質(zhì)隊伍。其次，用人方面也要進行細致的劃分與管理，不同責任同時要有相配套的激勵措施，通過提高其薪酬待遇水平，明確獎懲措施，用薪酬待遇激勵其更好的工作，用獎懲措施倒逼現(xiàn)管人員擔負責任。此外，也要對檔案管理人員定期組織實踐培訓，業(yè)余時間組織突發(fā)公共事件應急演練工作，加強預警與防控，提高檔案管理人員應急防控意識。通過組織信息化檔案管理專題等，在日常工作中針對檔案管理人員的弱項進行學習和提高，充分提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.優(yōu)化檔案分級管理結構，提高檔案有用性

首先，檔案收集初期應盡可能收集更多的檔案信息，在確保完整性的基礎上完善檔案信息，從多方面、多角度進行檔案的整理，利于將來的查證。因此，檔案分級管理至關重要，但是由于檔案數(shù)量龐大，這就導致人工處理困難。因此，必須使用有針對性的檔案處理軟件，在分級管理的基礎上分析出當前醫(yī)療服務工作中存在的問題或優(yōu)秀的經(jīng)驗，提升數(shù)據(jù)的真實性與有效性，為日后檔案分析、整理歸檔提高指導與建議。此外，對特殊的病例檔案，也可以特別挑選出來，通過醫(yī)院內(nèi)部的信息化系統(tǒng)進行共享，便于醫(yī)療工作人員進行借鑒與學習。通過使用專業(yè)信息化處理軟件優(yōu)化檔案結構、利用信息化的傳播手段進行快捷高效的指導，可以有效提升信息的有用性，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值。

3.通過電子檔案將數(shù)據(jù)歸檔，加快信息化建設

要打破檔案收集過程中檔案分散、不規(guī)范的局面，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術，可以對突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關數(shù)據(jù)與內(nèi)容進行規(guī)范設計。當前絕大多數(shù)的醫(yī)院只具備傳統(tǒng)意義上基礎的硬件設備，只能滿足基本的查閱功能，突發(fā)事件檔案目錄也只有時間基本信息，重要內(nèi)容無法顯示，導致檔案利用率低下以及保護不當。各大院校以及醫(yī)院之間并沒有建立起完整的信息域以及管理平臺，導致檔案間互聯(lián)互通功能有所限制，信息不能充分利用，信息孤島現(xiàn)象突出。因此，可以建立科學化的電子檔案管理系統(tǒng)，通過公共衛(wèi)生事件檔案資料信息庫，各部門、各地區(qū)可以在信息庫中完善和共享資料，并且制訂一套合理有序的信息編排分類方式，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時，用最快的速度查閱到可以參考的資料，這樣不僅有利于使關于公共衛(wèi)生事件的檔案資料更加齊全，而且方便以后的查證和利用。通過電子檔案的方式，也可以有效降低檔案保存成本，提升單位面積的檔案存儲量，更有利于其依賴大數(shù)據(jù)、人工智能等高新科技，為醫(yī)院整體決策、布局與管理提供真實有效的依據(jù)，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件爆發(fā)時，最大限度地減少資源的消耗。

4.規(guī)范工作流程，統(tǒng)一檔案格式

在信息化基礎上，必須嚴格遵守科學規(guī)范的系統(tǒng)化工作流程和明確的檔案格式，這是檔案收集與整理工作的首要前提。利用信息化工具，對公共衛(wèi)生事件的原始數(shù)據(jù)進行格式化處理，留存具有記錄價值的傳染病類別、環(huán)境衛(wèi)生類別、食品安全與衛(wèi)生類別等諸多公共衛(wèi)生事件檔案。以既有的數(shù)據(jù)上報與處理軟件為基礎框架，通過統(tǒng)一的檔案格式和規(guī)范的工作流程，全面提升醫(yī)療檔案的規(guī)范性以發(fā)掘其中的附加價值，一方面在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時，可以用最快的速度查閱到相關的資料，另一方面可以使數(shù)據(jù)資料更加簡潔明了，節(jié)約工作流程與時間。

5.加強監(jiān)督反饋，明確部門職責。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作需要明確相關部門職責權限，監(jiān)督反饋機制應圍繞突發(fā)事件檔案管理的整體經(jīng)營規(guī)劃而制定，有明確的目標導向以及關鍵檔案整理業(yè)務的考核體系，最大限度地調(diào)動人力資源，并建立適當?shù)莫剳蜋C制，調(diào)動監(jiān)督反饋部門的積極性，提高執(zhí)行力。設立專員對檔案整理歸檔的過程進行實時監(jiān)督，及時指出歸檔過程中的缺陷與不足，并積極向上級部門反饋，便于及時修正不足，以最有效率的方式積極推進突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的整理歸檔工作。

三、結語

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作對未來我國相關部門以及醫(yī)療機構內(nèi)部應急決策、醫(yī)學研究以及開展教育活動等具有重要意義，因此必須充分認識到突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理對醫(yī)療機構以及未來公共衛(wèi)生事件的應急決策具有巨大價值和推動性作用。目前，我國公共衛(wèi)生事件檔案管理存在收集保存意識淡薄、缺乏專業(yè)的檔案管理人員、檔案資料面廣且分散，難以歸檔以及檔案管理信息化水平不高的問題。因此，要想提高我國公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用水平，就必須要從多方面著手。例如，重視檔案規(guī)整，促進管理人員素質(zhì)的提高;優(yōu)化檔案分級管理結構，提高檔案有用性;通過電子檔案將數(shù)據(jù)歸檔，加快信息化建設;規(guī)范工作流程，統(tǒng)一檔案格式等。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展以及各項制度的完善，尤其是檔案資料管理與利用機制的完善，未來應對公共衛(wèi)生事件的能力將會進一步提高。

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（作者單位：1.青島大學附屬醫(yī)院;2.青島大學）