高校名人檔案信息資源建設(shè)策略研究

夏蓮春 左雪

摘 要：作為檔案信息資源的一部分，高校名人檔案在社會記憶建構(gòu)中占據(jù)重要一席。通過對高校名人檔案信息資源建設(shè)實踐情況調(diào)研，分別從收集內(nèi)容、機構(gòu)合作、管理方式和技術(shù)手段四個方面分析了高校名人檔案信息資源在建設(shè)過程中存在的局限，提出其建設(shè)策略，以期豐富高校名人檔案信息資源建設(shè)思路，為構(gòu)建社會記憶貢獻力量。

關(guān)鍵詞：高校名人檔案;檔案信息資源;建設(shè)策略

20世紀(jì)80年代開始，高校名人檔案的相關(guān)研究相繼出現(xiàn)，作為檔案信息資源的一部分，高校名人檔案建設(shè)在客觀上有利于高校檔案意識的提高。在高校名人檔案的研究中，蘇雅澄認(rèn)為高校名人檔案是指在高校發(fā)展及各學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)學(xué)術(shù)成就斐然，在國內(nèi)外有一定影響力的教授、專家、學(xué)者等人的檔案。隨著信息化的發(fā)展，高校名人檔案研究開始向信息化研究深入。馬麗指出數(shù)字技術(shù)帶給高校名人檔案管理的機遇，檔案工作者要以網(wǎng)絡(luò)為平臺，拓展管理思維;侯英杰也認(rèn)為高校檔案館要發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，開展信息化建設(shè)，建立全面立體的高校名人檔案信息資源體系，高校名人檔案信息化建設(shè)成為一個新的挑戰(zhàn)。

一、高校名人檔案信息資源建設(shè)的實踐情況

1984年2月南京大學(xué)著手建立“名人全宗”，首批征集58位名人的檔案，包括校長、教授、博士生導(dǎo)師等，將征集范圍具體劃分為12小類，這是國內(nèi)高校首次開始建立“名人全宗”的嘗試。名人檔案是維護教學(xué)和科研發(fā)展史真實面貌的重要方面，體現(xiàn)了高校教學(xué)、科研、生產(chǎn)管理經(jīng)營實力，高校自此開展名人檔案建設(shè)工作。南京工學(xué)院自1985年開始有計劃、有步驟地開展“名人全宗檔案”工作;1990年6月東南大學(xué)利用館藏名人檔案資源，舉辦了祝賀名譽校長錢鐘韓教授80壽辰暨從教45周年檔案展覽。

相關(guān)學(xué)術(shù)會議也在進行，江蘇省檔案學(xué)會高校檔案分會“名人全宗”研討會于1985年在南京大學(xué)召開，對“名人全宗”的收集范圍、整理方法以及整理過程中的政策等問題進行了研究和探討。

“雙一流”高校作為國內(nèi)一流大學(xué)的代表，其名人檔案信息資源建設(shè)具有代表性，筆者通過訪問檔案館網(wǎng)站中關(guān)于名人檔案建設(shè)的內(nèi)容，對“雙一流”高校檔案館網(wǎng)站進行了調(diào)研，從收集方式及內(nèi)容、數(shù)字化、開發(fā)利用三個方面進行分析。

1.高校名人檔案信息資源收集方式及內(nèi)容

在收集方式上，大部分高校在名人檔案管理辦法、實施細則中對收集方式進行了規(guī)定，收集以移交、征集、捐贈、寄存、交換、征購或復(fù)制等方式為主，少數(shù)高校使用口述史方法進行收集。上海交通大學(xué)通過口述史方法收集了眾多知名校友的口述回憶，并出版《思源》系列圖書，留下了寶貴的精神財富，但總體來說，在收集工作中還沒有普及口述史方法。

在收集內(nèi)容上，高校收集的名人檔案信息資源以實體檔案為主。例如，《四川大學(xué)著名校友檔案管理實施細則（試行）》中規(guī)定，著名校友檔案收集范圍包括：（1）反映其生平經(jīng)歷及主要活動材料，如履歷表、自傳等;（2）反映著名校友科研成就及所獲榮譽的材料，如著作、獎狀等;（3）反映著名校友職務(wù)活動和社會活動的重要材料，如新聞報道等;（4）反映社會及學(xué)校、單位對著名校友研究、評價材料;（5）反映著名校友活動的照片、錄像帶、錄音帶、磁帶、光盤等各種載體形式的檔案材料;（6）與著名校友有直接關(guān)系的材料，如書信、證書等;（7）其他與著名校友有關(guān)且具有收藏價值的材料，這些材料基本上都屬于實體檔案。收集的網(wǎng)絡(luò)資源較少，隨著社會的發(fā)展，網(wǎng)上留存的名人信息越來越多，但名人的網(wǎng)絡(luò)信息資源如何進行收集仍未有標(biāo)準(zhǔn)。

2.高校名人檔案信息資源數(shù)字化

在管理方式上，部分高校開始使用數(shù)字化手段進行名人檔案信息資源的管理，上海交通大學(xué)專門建立了人物檔案系統(tǒng)，在歸檔時要求在檔案系統(tǒng)上進行網(wǎng)上預(yù)立卷，檢查合格后進行移交;東南大學(xué)自主研制網(wǎng)絡(luò)版“聲像檔案管理系統(tǒng)”，對聲像檔案和名人檔案按不同的界面分類著錄。這些數(shù)字化管理方式不僅提高了管理和利用效率，也有效保護了名人檔案實體的安全。

在傳播途徑上，進行傳統(tǒng)的專題展覽，如東南大學(xué)1996年舉辦以名人全宗為單位的專題展覽“廣廈魂——楊廷寶教授生平回顧展”和“錢鐘韓——中國知識分子的楷模”。除此之外，大部分高校還在網(wǎng)絡(luò)上開設(shè)展覽途徑，網(wǎng)上展覽包括兩個方面：一是以名人全宗為單位的展覽，如上海交通大學(xué)檔案館網(wǎng)站上開辦視頻點播及以圖片為形式的名人全宗展覽——錢學(xué)森系列圖片展、趙朱木蘭陳列展等;二是名人檔案資料展覽，如清華大學(xué)在檔案館網(wǎng)站專題展覽板塊展示的《名師墨痕——清華大學(xué)人物檔案專題展》，展出了王國維、梅貽琦等眾多名人的手稿、日記等材料。此外，清華大學(xué)還利用微信公眾號等社交媒體進行展覽，在清華檔案館微信公眾號中展出第五屆“清華史料和名人檔案捐贈精品展”，展覽了30位名家、校友等捐贈的50余件精品。

3.高校名人檔案信息資源開發(fā)利用

在開發(fā)利用上，一方面利用名人檔案信息資源開展校史研究，大多數(shù)高校將名人檔案研究與校史研究相結(jié)合，總體來看，校史網(wǎng)站上的名人檔案信息相對來說比較分散，沒有針對性;另一方面，利用名人檔案信息資源開展編研工作，主要成果包括編制出版物、制作視頻等，如上海交通大學(xué)建立以人物為主的群體工程著述;南京大學(xué)1994年出版名人全宗介紹《群星閃爍》;云南大學(xué)制作了《云大校友訪談錄》。

二、高校名人檔案信息資源建設(shè)過程中存在的局限

經(jīng)過幾十年的探索和努力，不少高校在建立名人檔案信息資源的過程中取得了一定成果，制訂了相關(guān)規(guī)章制度，開展了實踐工作。但總體而言，在名人檔案信息資源的建設(shè)中仍然存在局限。

1.數(shù)字檔案收集有限

根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）發(fā)布的第一次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r調(diào)查統(tǒng)計報告》顯示，截至1997年10月31日，我國上網(wǎng)用戶數(shù)為62萬。CNNIC在2019年8月30日發(fā)布了第44次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》，截至2019年6月，我國網(wǎng)民規(guī)模達8.54億。通過互聯(lián)網(wǎng)社交、工作已經(jīng)成為一種日常，專家學(xué)者發(fā)表的信息被展示在社交媒體、論壇網(wǎng)站上，成為其名人檔案信息資源的組成部分。但是，高校在進行名人檔案收集工作的過程中，收集范圍仍然偏向?qū)嶓w檔案資源，如中國海洋大學(xué)人物檔案建設(shè)工作收集了19位老領(lǐng)導(dǎo)、老專家的個人自傳、獲獎證書、備課筆記、手稿照片及論文著作等材料，幾乎都是實體檔案類型?？傮w來看，網(wǎng)絡(luò)上名人檔案信息資源的收集鮮有提及。

2.機構(gòu)間合作不夠緊密

高校名人的活動軌跡并不固定在一所學(xué)校，其空間流動性很大，產(chǎn)生的歷史記錄散存在不同地區(qū)和領(lǐng)域。以浙江大學(xué)校長竺可楨先生為例，他的手跡一部分保存在浙江省檔案館中，但同時浙江大學(xué)檔案館也保存了《竺可楨日記》原稿等其他檔案資料，通過訪問浙江大學(xué)檔案館網(wǎng)上展廳發(fā)現(xiàn)，竺可楨先生的檔案資料展由浙江大學(xué)檔案館、圖書館和竺可楨學(xué)院聯(lián)合推出，浙江省檔案館雖保存了部分手跡，但因保存主體不同，沒有參與展出。可見，以高校為平臺建立的名人檔案缺乏與相關(guān)機構(gòu)的互聯(lián)互動，機構(gòu)之間缺乏共享合作的理念，展覽效果白璧微瑕。

3.管理方式不夠豐富

數(shù)字時代，高校名人檔案面臨著數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)形式多樣的挑戰(zhàn)，名人檔案的管理方式也出現(xiàn)新挑戰(zhàn)，管理向知識型方式轉(zhuǎn)變。一方面高校名人檔案管理受到人員、經(jīng)費、專業(yè)能力等各方面因素的限制，數(shù)據(jù)化管理不到位，注重館藏資源管理，缺乏對開發(fā)利用的管理;另一方面隨著數(shù)字時代的發(fā)展，數(shù)字名人檔案的收集來源更廣泛、內(nèi)容更豐富、形式更多樣，必將成為今后的題中之義，但各高校對網(wǎng)絡(luò)上形成的名人檔案信息如何管理還沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，名人檔案數(shù)字資源的高效管理有待實現(xiàn)。

4.技術(shù)應(yīng)用不夠及時

由于高校名人檔案主要以捐贈、征集等被動收集為主，使高校開展名人檔案數(shù)字化工作主要以內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理為主，檔案管理人員將收集到的名人檔案輸入管理系統(tǒng)中，通過內(nèi)部管理系統(tǒng)實施管理，技術(shù)手段主要面向管理層面。隨著時代的發(fā)展，一方面網(wǎng)絡(luò)上留下的名人檔案信息越來越多，但高校較少運用相應(yīng)的技術(shù)進行收集;另一方面公眾對檔案信息的需求越來越多，但高校在名人檔案利用方面的技術(shù)探索較少。此外，對管理人員的技術(shù)培訓(xùn)較少，可能導(dǎo)致對大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)應(yīng)用不到位，使名人檔案數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)偏差，無法保障信息的完整性與準(zhǔn)確性。

三、高校名人檔案信息資源的建設(shè)策略

1.建設(shè)數(shù)字資源，豐富收集內(nèi)容

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展促使高校名人檔案工作建立數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫。國外很多大學(xué)將名人檔案信息保存在數(shù)字圖書館中，劍橋大學(xué)數(shù)字圖書館以名人全宗為單位展示了包括達爾文、牛頓、李約瑟等眾多名人的手稿、日記等資料，并詳細說明了形成時間、載體形態(tài)、捐贈者、內(nèi)容等基本信息，豐富了劍橋大學(xué)數(shù)字圖書館的館藏資源。此外，高校名人的隱性知識極有可能轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，目前已有“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程”利用口述史方法收集老科學(xué)家的學(xué)術(shù)成長資料，這些口述文字稿、音頻、視頻等資料對于名人檔案信息資源建設(shè)具有重大意義，要將名人的隱性知識列入收集范圍中。此外，互聯(lián)網(wǎng)時代，專家學(xué)者在網(wǎng)絡(luò)上產(chǎn)生的碎片化信息是名人檔案信息資源的組成部分，要關(guān)注專家學(xué)者在網(wǎng)絡(luò)上的活動信息，利用互聯(lián)網(wǎng)來收集這些珍貴的檔案信息。

2.推動各方合作，建立聯(lián)動機制

高校名人檔案信息被保存在不同的主體機構(gòu)中，要推動與高校名人檔案保存主體機構(gòu)之間的合作。劍橋大學(xué)數(shù)字圖書館網(wǎng)站上展示了李約瑟在中國期間的旅行日志和照片，這些檔案資料來自不同的保存主體。李約瑟在中國期間的檔案資料主要收藏在李約瑟研究所（NeedhamResearchInstitute）中，劍橋大學(xué)數(shù)字圖書館在展示中將相關(guān)機構(gòu)名錄列入主頁中，清晰地顯示了與其他機構(gòu)的合作情況。高校名人檔案保存主體機構(gòu)之間可以“名人全宗”為單位進行合作，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺，互相交流，提高管理水平，最終實現(xiàn)共享共建的目標(biāo)。

3.創(chuàng)新管理方式，鼓勵公眾參與

由于人力、物力等方面因素的制約，且高校名人檔案信息管理對科研的理解能力和專業(yè)背景要求高，可以采取將眾包模式融入管理中。董雨、周耀林將檔案眾包模式理解為檔案機構(gòu)通過互聯(lián)網(wǎng)平臺發(fā)布工作任務(wù)，社會公眾在自我需求驅(qū)動下承接檔案機構(gòu)發(fā)布的工作任務(wù)，建設(shè)高質(zhì)量、豐富的檔案信息資源，用以滿足用戶需求，最終實現(xiàn)檔案機構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)大眾雙贏的檔案工作新模式。

高校檔案機構(gòu)可以采用這種模式，通過網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布名人檔案工作任務(wù)，鼓勵具有專業(yè)背景的檔案志愿者參與管理和研究，將物質(zhì)獎勵與精神獎勵有機結(jié)合，增加游戲元素讓志愿者感知趣味性，增強志愿者黏性，使高校名人檔案的宣傳力度更強、參與范圍更廣、服務(wù)利用更加便捷，專業(yè)背景志愿者的加入可以提升對名人檔案信息的解析能力，滿足用戶高質(zhì)量的需求，充分發(fā)揮群體智慧的作用。

4.提升技術(shù)手段，完善保障措施

針對當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，積極探索大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈技術(shù)等新技術(shù)在高校名人檔案建設(shè)中的應(yīng)用，做好名人檔案信息化的技術(shù)保障。區(qū)塊鏈技術(shù)的興起為高校名人檔案信息資源的建設(shè)帶來顛覆性的嘗試。在存儲方面，區(qū)塊鏈技術(shù)具有分布式特性，在名人檔案信息資源的存儲上打破傳統(tǒng)中心化網(wǎng)絡(luò)的局限，使每個節(jié)點都參與數(shù)據(jù)記錄與存儲、實時更新，高效存儲名人檔案信息數(shù)據(jù);在安全方面，區(qū)塊鏈以時間戳順序記錄了數(shù)據(jù)上傳共享的歷史，鏈上不可篡改的記錄，可以實現(xiàn)溯源，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，而非對稱性加密算法，可以保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全;在利用方面，高校名人檔案信息資源保存在不同的主體中，給名人檔案資源之間的共享帶來了障礙。保存主體之間需要進行合作才能實現(xiàn)共享，而聯(lián)盟鏈的去中心化特征與檔案信息資源共享的契合度很高，可以實現(xiàn)高校名人檔案信息資源的共享。

四、結(jié)語

高校名人檔案不僅是名人個體記憶的延伸，也是人類社會非常重要的一筆財富，高校名人檔案信息資源建設(shè)不僅能夠豐富社會記憶，保存文化遺產(chǎn)，還有助于發(fā)揮名人檔案信息價值，有助于高校師生檔案意識的建立，有助于建設(shè)校園文化，促進大學(xué)生思想政治教育水平的提高，從而有利于國家精神文明建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校名人檔案信息資源建設(shè)也要與時俱進，以技術(shù)為保障創(chuàng)新管理方式，盤活高校名人檔案信息資源價值的實現(xiàn)。

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（作者單位：1.安徽藝術(shù)學(xué)院;2.黃山學(xué)院）