新形勢下石油企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思考

文｜趙文君

石油本就屬于極其關(guān)鍵的戰(zhàn)略資源，因此，有關(guān)部門一直非常注重石油企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，但近幾年隨著新形勢的來臨，石油企業(yè)在其中獲取諸多機(jī)遇，這就促使企業(yè)發(fā)展規(guī)模持續(xù)拓展，人員數(shù)量持續(xù)增長，這時(shí)檔案管理工作的開展難度就會有所增長。檔案在石油企業(yè)占有主要地位，如果管理工作無法在新形勢下做好創(chuàng)新思考，必然會限制整個(gè)企業(yè)在新形勢下的持續(xù)發(fā)展。所以，石油企業(yè)必須跟上時(shí)代，在重點(diǎn)工作當(dāng)中將檔案管理融入進(jìn)來。

一、新形勢下石油企業(yè)人事檔案管理工作開展的意義

石油在整個(gè)發(fā)達(dá)國家的政治經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中都占有重要的主導(dǎo)地位，作為一種完全不可逆的再生資源，逐步發(fā)展成為整個(gè)國家社會經(jīng)濟(jì)和醫(yī)學(xué)科技穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵。石油在促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)效益不斷提升的重要同時(shí)，更有可能充分體現(xiàn)一個(gè)國家的強(qiáng)大綜合國力。石油企業(yè)以及其中的職工都會因?yàn)榭茖W(xué)的檔案管理而獲得相應(yīng)的利益，當(dāng)石油企業(yè)對于人事檔案的管理工作足夠全面后，就能科學(xué)調(diào)整企業(yè)現(xiàn)有人員的工作崗位，發(fā)揮現(xiàn)有人員的全部價(jià)值，然而石油企業(yè)之前的檔案管理模式已經(jīng)老化不堪，需要其銳利改革，要對檔案管理工作進(jìn)行全面審視，找到有效的解決途徑。

二、新形勢下石油企業(yè)人事檔案管理工作的不足之處

（一）缺乏相應(yīng)重視

雖然部分石油企業(yè)對于檔案管理已經(jīng)有所了解，也明確其對整個(gè)企業(yè)的作用價(jià)值，但領(lǐng)導(dǎo)層與管理層在正常工作中，依然會將油田開發(fā)、生產(chǎn)以及經(jīng)營等，可以決定企業(yè)效益的工作內(nèi)容作為管理重點(diǎn)，對人事檔案管理部門工作沒有能夠給予足夠的高度重視，甚至大多數(shù)企業(yè)管理者都會認(rèn)為，人事檔案管理無法對企業(yè)效益提供任何幫助，更無法推動企業(yè)朝向正確方向前進(jìn)，在企業(yè)組織較為關(guān)鍵的決策商議時(shí)，往往幾乎沒有任何相關(guān)的企業(yè)檔案管理部門工作人員可以參加。沒有公司檔案管理工作人員親身參加的工作后果無疑是十分明顯的，在公司進(jìn)行企業(yè)決策時(shí)，大多數(shù)公司管理層，尤其大都是新近的公司管理層，對目前公司以及過往的企業(yè)發(fā)展歷程并不清晰，不能完全根據(jù)目前公司的實(shí)際發(fā)展情況等來制定切實(shí)的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃方案，這導(dǎo)致大部分企業(yè)對他們的功能作用缺乏認(rèn)識，不能將其和企業(yè)資源整合、人力調(diào)配等關(guān)聯(lián)起來，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。這對于企業(yè)來說是一種損失。

（二）缺乏優(yōu)秀人才

隨著社會的不斷進(jìn)步和科學(xué)信息技術(shù)的不斷更新，各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，特別是新的信息技術(shù)和新的法律制度也在不斷涌現(xiàn)，尤其是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，讓社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展擁有了強(qiáng)勁的動力，也給予經(jīng)濟(jì)多元化發(fā)展的環(huán)境。目前，大部分企業(yè)都利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來提升員工工作效率，計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)成了每一位員工都要掌握的工具，能夠靈活運(yùn)用二者是最為基礎(chǔ)的能力權(quán)衡標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案管理工作也必須如此，需要將計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)融入進(jìn)來，能夠?yàn)闄n案動態(tài)更新提供幫助，而且這樣的現(xiàn)代化檔案管理模式，可以和先進(jìn)企業(yè)形成一定的競爭，可以積極地留住全面性人才，防止其流失，給予企業(yè)強(qiáng)大的發(fā)展技術(shù)保障，故此檔案管理人員需要懂得計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)。故此很多管理人員只是擁有一定的理論知識，實(shí)踐能力不足，這倒是檔案現(xiàn)代化管理水平較弱。

（三）缺乏先進(jìn)設(shè)施

近幾年，在大部分石油企業(yè)中具備諸多專業(yè)人才，這些人才在個(gè)人崗位具備非常熟練的操作技術(shù)，完全能夠在工作之中獨(dú)當(dāng)一面，但在企業(yè)針對人事檔案展開管理工作時(shí)，設(shè)備匹配上依然存在問題，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層將檔案現(xiàn)代化管理視為支出，沒有看到人事檔案管理的回報(bào)，導(dǎo)致投資意愿差，這樣即便檔案管理人員水平再好，也不能做無米之炊。當(dāng)今的時(shí)代是信息化時(shí)代，若是企業(yè)仍然執(zhí)迷不悟，看不到檔案管理具有的長遠(yuǎn)利益，必然不斷節(jié)縮這一領(lǐng)域投資，只能讓檔案管理效率越來越低。故此改變投資思維，提高對檔案管理工作的重視程度，成了促進(jìn)檔案管理工作水平提升的關(guān)鍵。

三、新形勢下石油企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新思考

（一）強(qiáng)化重視程度

人事檔案管理仍然存在各種需要解決的問題，其中，石油公司的相關(guān)負(fù)責(zé)人需要不斷加強(qiáng)檔案管理的意識，嚴(yán)格的檔案管理工作的要求，明確檔案管理工作的重要性，積極參與檔案工作的管理人員培訓(xùn)教育，將人事檔案一體化管理作為標(biāo)準(zhǔn)要求，要求檔案工作深入到日常工作當(dāng)中，實(shí)時(shí)在石油企業(yè)內(nèi)部收集人事資源的詳細(xì)信息，盡可能做到人事檔案的動態(tài)更新，為此要求有關(guān)人員在不斷地理論學(xué)習(xí)與工作實(shí)踐中，認(rèn)真落實(shí)做好檔案管理培訓(xùn)工作。在相關(guān)企業(yè)內(nèi)部也要加強(qiáng)宣傳營造做好檔案管理的良好氛圍，大力推廣宣傳做好檔案管理這項(xiàng)工作的迫切重要性，讓人們能夠理解并支持檔案管理工作，這對于提升全員檔案管理意識，讓大家參與到檔案管理工作之內(nèi)具有很好的推動力。

（二）培育優(yōu)秀人才

面對這種新形勢，人事檔案管理既需要具備責(zé)任感，又必須熟練運(yùn)用先進(jìn)現(xiàn)代化檔案科技管理手段，因此，石油企業(yè)需要做好優(yōu)秀人才的培育工作。①利用長效激勵(lì)政策來提升檔案管理員的工作積極性，讓他們改變被動工作為主動工作。管理層需要從工作、生活以及政治等多方面，深入工作人員之中實(shí)現(xiàn)深入愛護(hù)，鼓勵(lì)企業(yè)內(nèi)部人員積極投入檔案管理工作，尤其是在個(gè)人信息有所變動時(shí)，及時(shí)將變動信息告知管理人員，從根本發(fā)揮檔案管理工作的潛能與價(jià)值。② 加強(qiáng)培訓(xùn)針對性，拓展企業(yè)檔案管理老員工的知識面，加強(qiáng)新檔案知識與新管理技術(shù)的應(yīng)用培訓(xùn)。特別是對于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識、信息管理文化的深入學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一批具備專業(yè)信息技術(shù)知識的優(yōu)秀人才。③積極采取多樣式的專業(yè)培訓(xùn)活動方式，如：集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)與專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育相結(jié)合、業(yè)務(wù)培訓(xùn)與干部作風(fēng)建設(shè)培訓(xùn)教育相結(jié)合、定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)與不定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育相結(jié)合，從而有效促進(jìn)石油企業(yè)檔案管理項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展。

（三）引進(jìn)先進(jìn)手段

當(dāng)前，我國科技創(chuàng)新水平在不斷地穩(wěn)步提高，信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及現(xiàn)代化已經(jīng)開始全面融合，這對于社會大眾的實(shí)際幫助也會更加顯著。現(xiàn)階段石油企業(yè)員工數(shù)量在快速增加，這使得員工檔案管理工作壓力加大。其中檔案管理的精確性、完整性、動態(tài)性已經(jīng)提出了較高的要求，檔案管理人員需要積極地融入信息化管理手段，幫助企業(yè)形成高效的檔案管理模式。同時(shí)，必須重視實(shí)際情況以本身業(yè)務(wù)發(fā)展為基礎(chǔ)，來形成一個(gè)囊括業(yè)務(wù)在內(nèi)的信息管理平臺，并將整個(gè)企業(yè)所有人員的詳細(xì)信息上傳該平臺當(dāng)中，這樣方便檔案管理人員對于人事檔案的合理調(diào)配，有利于領(lǐng)導(dǎo)人員對于企業(yè)員工的調(diào)動予以參考。

（四）拓展管理規(guī)模

若是缺乏信息化管理不能形成信息共享，檔案管理工作便失去了存在的根基，人事檔案就會失去原本價(jià)值，無法為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供任何決策上的幫助，因此，石油企業(yè)可以根據(jù)以下兩方面拓展人事檔案的管理規(guī)模。①健全信息收集管理制度、創(chuàng)新信息收集管理手段。嚴(yán)格按照各類文件檔案材料歸檔分類管理方案、歸檔使用范圍、保管有效期限的有關(guān)規(guī)定開展收集；充分運(yùn)用事前事后監(jiān)控系統(tǒng)收發(fā)各類文件、登門驗(yàn)證收集等多種形式，做到廣泛檔案收集和重點(diǎn)檔案收集工作相結(jié)合② 不斷探索拓寬、拓深各類檔案收集工作業(yè)務(wù)領(lǐng)域。針對現(xiàn)有檔案的研究基礎(chǔ)上，要廣泛探索征集一切可能影響到人事檔案管理的檔案資料，不斷豐富檔案館藏，豐富檔案收集資料范圍。

（五）樹立健全體系

在我國石油企業(yè)的檔案管理完善檔案機(jī)制工作中，需要不斷創(chuàng)新以下幾方面。①建立健全的專業(yè)檔案管理服務(wù)體系，使現(xiàn)有檔案資源發(fā)揮其超出最大的利用價(jià)值，以此不斷提高我國檔案管理業(yè)務(wù)工作的技術(shù)質(zhì)量與服務(wù)水平。② 建立高效的石油檔案管理工作制度，要求企業(yè)所有人員明確掌握自身的工作內(nèi)容，履行崗位職責(zé)，在工作過程中彼此幫助，在統(tǒng)一目標(biāo)下彼此靈活配合，這樣才能提高人事檔案的管理效率，讓檔案信息滲透到企業(yè)各方面各領(lǐng)域，提高檔案信息使用價(jià)值。③石油公司確保檔案管理系統(tǒng)的改進(jìn)后，還需要重視員工培訓(xùn)和管理部門，部門鼓勵(lì)建立持續(xù)學(xué)習(xí)的概念，掌握的理論知識和實(shí)踐知識，常見的安全意識和安全意識，使員工的個(gè)人資料和信息安全和隱私，并確保有效運(yùn)行的管理機(jī)制。

總而言之，石油企業(yè)檔案管理必須跟上時(shí)代趨勢，需要充分實(shí)現(xiàn)信息化管理，而最根本的目的是提升檔案的利用效率，確保檔案當(dāng)中數(shù)據(jù)、信息等可以為實(shí)際業(yè)務(wù)開展提供參考。這就要求建立更加完善的企業(yè)檔案管理長效機(jī)制，通過各種先進(jìn)技術(shù)與手段開展檔案管理，并針對檔案管理人員給予多樣化培訓(xùn)，這樣才能切實(shí)發(fā)揮工作人員在檔案管理中的價(jià)值，強(qiáng)化企業(yè)對于檔案的管理水平。當(dāng)石油檔案得到妥善管理后，企業(yè)發(fā)展、人員調(diào)動以及社會效益，都能在其中得到顯著效益，從根本加強(qiáng)檔案管理的實(shí)際價(jià)值。