高校學籍管理中存在的問題與改進對策

摘要：學籍是學生在校身份的證明，學籍管理是高校日常管理中的一項重要工作，目前高校中學籍管理工作仍有許多需要改進的問題。本文結(jié)合高校學籍管理中的相關問題，提出解決措施和改進對策。

關鍵詞：高校;學籍管理;改進對策

學籍是學生在校身份的證明，如同是學生在校期間的“身份證”，因此，學籍和每位學生是一對一的關系，只有取得學籍才可以進入高校進行正常的學習和生活。學籍管理是高校日常教學中的一項重要內(nèi)容，是學校教務處的一個重要而又繁雜的日常常規(guī)工作。學籍異動工作頻率不定，根據(jù)學生的申請情況而定，它是對學生在校學習、生活情況的動態(tài)記錄。學籍異動包括保留入學資格、休學、退學、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級、轉(zhuǎn)學等[1]，它屬于學生學籍的一種非程序化的變動。進入新世紀以來，我國高校招生規(guī)模擴大，在校人數(shù)逐年加大，相較于未擴招前，由于基數(shù)的增大，學籍異動明顯增多[2]。隨著信息化不斷的推進，對高校學籍管理工作提出更高的要求，不僅要做到服務師生，還要保證信息準確全面，在過去習慣用紙質(zhì)完成這一流程，在這個快節(jié)奏的社會環(huán)境下，這一紙質(zhì)流程的形式顯然做不到高效便捷[3]。本文目的是探討高校目前的學籍管理和學籍異動管理中存在的問題和解決對策。

一、學籍管理及學籍異動中存在的問題

（一）學籍管理制度不夠完善

現(xiàn)在高校隨著學生基數(shù)的上漲，學籍管理方面的政策、制度可能還存在一些盲區(qū)，制度不夠完善，管理文件的制定不夠詳細，給日常的學籍管理工作帶來一定的困難。正因為這一重要原因，就會大大降低學籍管理工作的效率。在當代的高等教育背景下，我們應該順應時代發(fā)展，制定出貼合當前情況的學籍管理相關政策條例。不僅要保證規(guī)章政策遵循國家法規(guī)，還應該結(jié)合實際情況，在辦理過程中還要體現(xiàn)出我們的人文關懷，讓管理條例有溫度、更溫情。這也是體現(xiàn)了我們樹德育人、管理育人的方針。

（二）學籍管理與學籍異動流程宣傳不到位

在新生入校時，每位學生都會拿到一本學生手冊，手冊中會詳細的講解關于大學四年的學習、生活的方方面面的問題與處理方式，但是由于學院宣傳不到位，加上學生自身不重視，導致學生手冊的效果并不能真正發(fā)揮出來。在大學學習、生活中遇到問題，學生首先的求助對象是輔導員和班主任。這使得本該很快速可以解決的問題花費更多的時間去處理，不僅學生的問題沒有及時解決，老師的工作時間也會被這些繁雜的事情所羈絆，降低其工作效率。

有些學生不會利用網(wǎng)站信息查詢自己的學籍信息，可能學籍有誤這一問題直到畢業(yè)才會發(fā)現(xiàn)，有甚者還是在老師通知的情況下被動發(fā)現(xiàn)學籍有誤，這會直接影響到學生的學業(yè)情況。有些學生因自身情況發(fā)生學籍異動，但是這一情況并沒有上報學校教務處，導致學業(yè)受到影響。

以上情況一方面是學生自身不重視造成，另一方面是我們高校有關學籍的問題宣傳不到位，沒有引起學生足夠的關注度。

（三）管理方式落后，信息化建設有待提高

隨著信息化時代的來臨，對于各項業(yè)務辦理都在提倡無紙化辦理，這不僅可以提高辦事效率，也可以節(jié)約成本。但是，我們在學籍管理日常工作中，無紙化程度仍然不高，這就造成學生辦理學籍異動時要去學校各個行政部門提交學籍異動單據(jù)，再反饋學籍異動確認單，才能辦好本次學籍異動。導致學生的學籍異動辦理難度大、效率低。同時，保留紙質(zhì)單據(jù)會造成學籍管理工作人員的工作難度，

信息化建設平臺搭建落后，是造成學籍管理和學籍異動辦理難度大的另一個重要原因。學籍是可以為學校其他部門辦理相關業(yè)務提供基礎數(shù)據(jù)的，學籍數(shù)據(jù)的不準確會對其他聯(lián)動工作造成不利影響和無法正常開展[4]。

（四）學籍管理的有關工作人員素質(zhì)有待提高

學籍管理人員日常要面對全校學生開展學籍相關的工作，目前各個高校中學籍管理人員稀少，他們不僅要統(tǒng)計新生信息采集、新生與畢業(yè)生照片采集、畢業(yè)審核、學歷學位制作、學籍異動等工作，繁雜的日常工作量大切要確保數(shù)據(jù)準確，這就對工作人員提出很高的要求，數(shù)據(jù)一旦有誤會聯(lián)動影響到學工處、后勤保障處、就業(yè)工作辦等相關部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

學籍管理人員日常工作量大，對于工作經(jīng)驗總結(jié)的機會較少，也很少有機會可以對外交流，與其他高校間進行經(jīng)驗溝通交流，這些機會少就會使得他們局限在自己的手頭工作中，工作方法改進很難、工作效率提高也是有限、缺乏服務創(chuàng)新意識。

學籍管理人員面對的服務對象是全向?qū)W生，是學校辦公部門與學生之間的一條直接紐帶，由于日常繁雜的工作積累，致使他們和學生的溝通不夠，不能及時關注到學生的需求。這一面對學校的窗口在服務中如果缺乏溝通的耐心和友好，很影響學校的對外形象。

二、提升學籍管理與學籍異動處理的對策

（一）完善學籍管理制度條例

高校在學籍管理中的基本依據(jù)是教育部最新出臺的相關政策法規(guī)，應結(jié)合本校實際情況認真研讀、學習、討論最新政策，并研討制定出適合本校的學籍管理制度條例，在遵循法規(guī)的基礎上，最好做到關心學生，適應社會發(fā)展，體現(xiàn)出學校對于學生的溫度和關懷。

學籍管理和學籍異動處理工作是高校教務處的日常工作內(nèi)容，這一內(nèi)容直接關系到每一位學生的切身利益，工作內(nèi)容越詳盡、越完善，那么工作中任何情況都可以有章可循，管理中的漏洞也就會越少，制度建設是保障。高校應較強重視這一工作內(nèi)容，同時，也要吸取其他高校的先進的管理經(jīng)驗，制定適合本校的學籍管理方案。還要結(jié)合在日常工作中遇到的新問題、新情況，不斷完善、優(yōu)化本校的學籍管理和學籍異動處理辦法。

（二）加強學籍管理與學籍異動管理的宣傳力度

豐富有關學籍方面知識的宣傳方式，增強宣傳力度，讓學生明白學籍對于自身的重要性，學籍信息有誤會對學生造成嚴重的影響。加強學籍管理的宣傳力度，提升學生的主觀能動性，有利于學籍管理工作的開展，是這項工作開展的基礎，可以保證后續(xù)學籍工作有條不紊的推進，因此，加強宣傳力度必須落實到位。線上、線下結(jié)合開展宣傳，不能單單依靠學生手冊，還要開展多種方式的宣傳，例如系科教務可以對本系科學生開展集中宣傳學籍的相關知識，讓學生了解如何查詢學籍相關信息;在日常工作中，也可以針對學生提出的問題匯總、分類，定期梳理，針對個性化問題再次開展學籍相關知識的宣講，確保每位在校生明白學籍的作用。

針對學籍異動的學生，要讓他們一旦有學籍異動要及時辦理，定期在學校開展有關學籍異動的辦理方式、流程的宣講，還要利用網(wǎng)絡平臺，加大宣傳力度。

（三）加強信息化建設，搭建互動平臺

隨著進入信息化社會，信息電子化要求越來越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的傳閱不僅耗費時間，還會因為傳達不及時而錯過工作的最佳處理時間。搭建完善的學籍管理信息化平臺，打通教務處與相關部門，例如學工處、后保處、財務處、圖書館等的信息，實現(xiàn)信息共享，不僅可以有效提高工作效率，還能保證相關部門數(shù)據(jù)的一致性，提高了工作的準確度。各部門之間也要就信息平臺的建設和維護定期開交流會，以維護信息平臺的數(shù)據(jù)，使得學籍管理工作有效開展。

引進先進的教務管理系統(tǒng)可以大大提高教務處學籍管理的工作效率，針對學生的休學、退學、轉(zhuǎn)專業(yè)、復學等學籍異動可以及時辦理，并且相關部門能第一時間在系統(tǒng)查閱學生學籍異動相關信息，就不會出現(xiàn)遺漏的情況。

（四）加強學籍管理人員的專業(yè)水平，提升服務意識

學籍管理過程中不僅要求工作人員細心、耐心、嚴謹，還要有很好的服務意識和服務態(tài)度。教務處學籍管理部門是學校與學生、家長連接很緊密的一個部門，是學校與學生之間的一座橋梁，這個紐帶作用做好對于學校對外的形象建設有很好的幫助，因此，學籍管理的工作人員要不斷提高自己的服務意識，擁有良好的服務態(tài)度。具體的改進措施有以下幾點：1.在工作中對待學生、家長的疑問要做到耐心解答;2.工作中要嚴格遵循規(guī)章制度辦事，在不失準則的前提下認真做好學籍管理工作，既要嚴謹還要有溫度;3.在日常工作經(jīng)歷下，要學會總結(jié)問題、歸納問題，加強學習，進而在服務學生時要秉承“以生為本”、“管理育人”的理念，體現(xiàn)對學生的關心與尊重;4.要不斷學習，工作中善于思考，大膽創(chuàng)新與實踐，提高工作效率，不要固化于現(xiàn)有的程式化工作流程。

（五）建立學業(yè)預警機制

高校應做到每學期對每位學生進行學業(yè)預警，讓每位學生及時關注并了解到自己的學業(yè)情況，對照學業(yè)培養(yǎng)方案，科學的規(guī)劃學生的學業(yè)完成情況，針對掛科多的學生要通過系科幫扶，重點關注，爭取做到每位學生順利完成大學學業(yè)。也要讓學生清楚自己是否達到畢業(yè)要求。加強對學生此方面的關注和幫扶，防患于未然。

三、結(jié)語

學籍管理是高校日常管理工作中的一項細致又具體的工作，是高校學生管理、教學管理的重要支撐依據(jù)，隨著進入信息化時代，對高校學籍管理提出更高的要求。高校學籍管理工作的改進應更加完善學籍管理制度條例、加強學籍管理的宣傳、提升高校信息化建設水平、增強學籍管理工作人員的業(yè)務能力、建立學業(yè)預警機制幫扶學生。

參考文獻：

[1]胡瀟月.高校學籍管理工作現(xiàn)狀及提升途徑[J].知識經(jīng)濟，2020，530（10）：160，162.

[2]韓美蓮，華婷.高校學籍異動現(xiàn)狀分析及管理對策[J].科技視界，2020（21）：134-135.

[3]張慧芬.學籍管理系統(tǒng)之學籍異動管理的分析與設計[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2019（27）：86-87.

[4]聶孝燕.芻議高校學籍管理工作中存在的問題和對策[J].山西青年，2021（19）：103-104.

作者簡介：朱靜麗，1986.9，女，漢族，山西五臺，碩士研究生，南京師范大學中北學院，212300，工程師。