張 晴
(中技時(shí)代(北京)工程顧問(wèn)有限公司,北京 101113)
在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中,企業(yè)規(guī)模和數(shù)量的不斷壯大,企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,為了增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,企業(yè)管理者要積極尋求企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的管理方法,提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率,提升企業(yè)資產(chǎn)的安全性、完整性、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性,就要建立科學(xué)合理的內(nèi)部控制制度。本文從財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度建設(shè)的必要性,企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度的現(xiàn)狀及問(wèn)題、建立與完善企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度應(yīng)該遵循的原則,導(dǎo)致財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度問(wèn)題的原因分析,完善企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度的對(duì)策進(jìn)行探討,希望能為企業(yè)管理者提供借鑒,規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),使企業(yè)能夠健康可持續(xù)的發(fā)展。
對(duì)企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō),建立內(nèi)部控制制度具有非常重要的意義,目前已有很多企業(yè)及其管理者認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性,能夠很好的落實(shí)企業(yè)內(nèi)部控制制度,優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境,加強(qiáng)內(nèi)部控制制度中的文化建設(shè),規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程,加強(qiáng)對(duì)員工的引導(dǎo),形成全員控制的格局,使內(nèi)部控制工作形成了合力,使得公司發(fā)展步入了可持續(xù)化軌道,在有相關(guān)人事調(diào)整及變動(dòng)時(shí),或者新入人員較多時(shí),無(wú)論變動(dòng)的大小對(duì)于各項(xiàng)工作的發(fā)展基本無(wú)影響,各項(xiàng)工作流程都在其軌道中有效運(yùn)轉(zhuǎn),在其他新成立的分子公司全面虧損的時(shí)候仍能保持其盈利能力,有效防范各種經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。如果企業(yè)內(nèi)部控制制度不完善,各項(xiàng)流程不通暢、不合理,就會(huì)導(dǎo)致各崗位之間無(wú)法相互制約,員工沒(méi)有內(nèi)部控制意識(shí),導(dǎo)致人員變動(dòng)頻繁,每次人員變動(dòng)尤其是關(guān)鍵崗位人員變動(dòng)時(shí)各項(xiàng)工作都未進(jìn)行交接,會(huì)對(duì)公司的業(yè)績(jī)、口碑產(chǎn)生不良影響。
內(nèi)部控制制度的制定要遵循客觀性、完整性、及時(shí)性、全面性等原則,企業(yè)必須要根據(jù)符合國(guó)家的方針的政策和法規(guī),并且結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況去制定,及時(shí)準(zhǔn)確的反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈,把每項(xiàng)業(yè)務(wù)的每個(gè)流程、每個(gè)環(huán)節(jié)都納入到制度控制的范圍內(nèi),形成閉環(huán)。保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性,真正做到內(nèi)容真實(shí),數(shù)字準(zhǔn)確,資料可靠,企業(yè)的資產(chǎn)狀況和經(jīng)營(yíng)成果才能夠及時(shí)準(zhǔn)確的反應(yīng)出來(lái),財(cái)務(wù)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)才能給管理者提供決策依據(jù),有利于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
有些企業(yè)經(jīng)常會(huì)造成資產(chǎn)流失的情況,究其原因大都是因?yàn)闆](méi)有合理的內(nèi)部控制制度,科學(xué)合理的內(nèi)部控制制度,能夠保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全完整;內(nèi)部控制制度的重點(diǎn)是嚴(yán)格會(huì)計(jì)管理,設(shè)置合理有效的組織架構(gòu),實(shí)行崗位責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理流程,使得企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更具有合理性、效率性和效果性。良好的內(nèi)部控制制度是保證企業(yè)資產(chǎn)完整的重要手段。讓企業(yè)資產(chǎn)流失的情況在內(nèi)部控制制度下銷(xiāo)聲匿跡。
所以,一定要重視內(nèi)部控制制度的建立,更要讓內(nèi)部控制制度發(fā)揮自身的主動(dòng)性,既要規(guī)范也要不斷的豐富和完善。隨著企業(yè)不斷發(fā)展,更要及時(shí)修改內(nèi)部控制制度,以適應(yīng)企業(yè)不同的發(fā)展階段,確保內(nèi)部控制制度建設(shè)工作有條不紊的開(kāi)展,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。
企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度屬于完整的企業(yè)管理系統(tǒng),需要協(xié)調(diào)好企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)的內(nèi)在聯(lián)系,保證各職務(wù)之間權(quán)責(zé)分明,彼此之間友好交流、互相監(jiān)督,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理。企業(yè)的發(fā)展必須要適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境,一切制度的建立都需要圍繞我國(guó)國(guó)情,以國(guó)家推行的法律法規(guī)為依據(jù),充分考量企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)狀況、組織結(jié)構(gòu)等內(nèi)容,完善企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度,尊重企業(yè)的特殊性,與企業(yè)自身發(fā)展實(shí)際相適應(yīng)。
企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度的建立,是為了推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的穩(wěn)定開(kāi)展,因此企業(yè)管理層要整合分析企業(yè)各部門(mén)反饋的數(shù)據(jù)信息,了解企業(yè)發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題與不足,及時(shí)的調(diào)整企業(yè)經(jīng)營(yíng)方案,制定全新的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)目標(biāo),企業(yè)財(cái)務(wù)工作涉及到了眾多財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息。因此,內(nèi)部控制制度的建立,需要遵循信息化發(fā)展原則,在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立數(shù)據(jù)信息反饋系統(tǒng),通過(guò)信息化技術(shù)的有效應(yīng)用,了解信息的主要特征,各部門(mén)之間通過(guò)信息共享,共同參與到經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展,做好企業(yè)各部門(mén)職責(zé)分工,保證數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的真實(shí)有效,通過(guò)信息化管理模式的應(yīng)用,能夠更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo),為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。
很多企業(yè)管理層意識(shí)不到內(nèi)部控制的重要性,更不會(huì)重視內(nèi)部控制制度,甚至認(rèn)為內(nèi)部控制制度影響了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率,影響其業(yè)績(jī)達(dá)成,隨意的破壞現(xiàn)有的內(nèi)部控制制度。由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈、績(jī)效考核等因素,管理者更重視銷(xiāo)量、利潤(rùn)指標(biāo),為了達(dá)成業(yè)績(jī)或者為了自身的利益出現(xiàn)虛報(bào)和漏報(bào)的錯(cuò)誤行為。致使會(huì)計(jì)憑證中存在不真實(shí)的數(shù)據(jù),不能得到原始憑證中的有效支持,甚至很多企業(yè)根本沒(méi)有建立內(nèi)部審計(jì)部門(mén),或者內(nèi)部審計(jì)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)由同一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管理,內(nèi)部審計(jì)工作不能得到切實(shí)的重視。
有的企業(yè)可能也建立了內(nèi)部控制制度,但也只是紙上談兵,無(wú)法執(zhí)行,在具體的實(shí)踐中,內(nèi)部控制制度的流程不規(guī)范,不相容職務(wù)無(wú)法分離,分級(jí)授權(quán)等手段根本無(wú)法落實(shí),或者在此過(guò)程中各部門(mén)人員感到權(quán)力手段約束,流程增多,效率降低,從領(lǐng)導(dǎo)到員工都不愿意積極配合,甚至把業(yè)績(jī)不能達(dá)標(biāo)的原因規(guī)則為企業(yè)內(nèi)部控制的嚴(yán)格執(zhí)行,由此來(lái)動(dòng)搖高層管理人員長(zhǎng)期執(zhí)行內(nèi)部控制制度的決心。導(dǎo)致內(nèi)部控制制度無(wú)法發(fā)揮其效果,導(dǎo)致大量的問(wèn)題出現(xiàn)。比如應(yīng)收賬款制度,根據(jù)客戶的資質(zhì)及信用等級(jí)設(shè)置賬期,銷(xiāo)售人員經(jīng)常把銷(xiāo)售任務(wù)不達(dá)標(biāo)的原因歸為賬期太短,額度太少。
合理可執(zhí)行的制度發(fā)揮其最大的效果,主要前期是員工的積極配合與遵守。但是當(dāng)前很多企業(yè),尤其是中小企業(yè)一味地追求利潤(rùn)最大化。為了節(jié)省成本,不重視對(duì)員工的培養(yǎng),導(dǎo)致員工能力不足,缺乏責(zé)任心、使命感等。因此很多員工都會(huì)認(rèn)為企業(yè)制度對(duì)其是一種約束,不僅不遵守,還會(huì)阻礙制度的執(zhí)行,甚至鉆制度的漏洞。有些企業(yè)為了節(jié)省成本,不相容崗位無(wú)法分離,一人身兼數(shù)崗,重要的企業(yè)文化建設(shè)流于口頭,不能真正的落到實(shí)處,企業(yè)的文化與員工個(gè)人的發(fā)展沒(méi)有結(jié)合起來(lái),導(dǎo)致內(nèi)部控制制度的無(wú)效。
企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)履行內(nèi)部控制的監(jiān)督職責(zé),協(xié)助企業(yè)管理層監(jiān)督內(nèi)部控制制度及流程是否能有效執(zhí)行,保持獨(dú)立性,才能保證審計(jì)結(jié)果的客觀公正。一些企業(yè)為了節(jié)省人力成本,不單獨(dú)設(shè)置內(nèi)審部門(mén),由財(cái)務(wù)部門(mén)代為履行,可能會(huì)出現(xiàn)審計(jì)結(jié)果不公允,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高的情況。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)督未形成定期長(zhǎng)效機(jī)制,僅僅停留在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的階段,對(duì)后續(xù)的整改不管,弱化了監(jiān)督力度。
另外,企業(yè)的內(nèi)審人員可能不具備風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力,或者專(zhuān)業(yè)水平不高,很難從企業(yè)的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)異常指標(biāo),對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的指導(dǎo)性不強(qiáng)。
績(jī)效考核是對(duì)內(nèi)部控制制度執(zhí)行的有效性起到事后監(jiān)督的作用,是衡量企業(yè)內(nèi)部控制效果的標(biāo)準(zhǔn)之一,同時(shí)績(jī)效考核能夠?qū)?nèi)部控制制度執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行補(bǔ)充。但是目前很多企業(yè)都缺乏合理的績(jī)效考核,導(dǎo)致內(nèi)部控制制度的結(jié)果不能與績(jī)效考核有效結(jié)合,無(wú)法對(duì)內(nèi)部控制做出準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。
以某電商企業(yè)為例,其業(yè)務(wù)量迅速發(fā)展,公司迅速成長(zhǎng),目前從業(yè)人員已達(dá)到1000人以上,營(yíng)業(yè)收入已達(dá)8億多,但是各項(xiàng)制度、組織架構(gòu)、人員素質(zhì)能力等方面未能快速發(fā)展,不能跟上業(yè)務(wù)的發(fā)展速度,導(dǎo)致各項(xiàng)流程、制度缺失,內(nèi)部控制失效,人員變動(dòng)頻繁等,尤其是領(lǐng)導(dǎo)層的變動(dòng)。很多制度流程借用了領(lǐng)導(dǎo)層從原單位帶入的,在原企業(yè)可能多年未做修正和調(diào)整,更沒(méi)有結(jié)合本公司的實(shí)際情況進(jìn)行深入解讀和完善,與本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境和業(yè)務(wù)需求相脫離,缺乏可操作性。不能對(duì)本企業(yè)管理的全過(guò)程進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督,也無(wú)法納入績(jī)效考核體系中,制度僵化等都導(dǎo)致內(nèi)部控制制度無(wú)法發(fā)揮積極的作用。
長(zhǎng)期以來(lái)很多企業(yè)以銷(xiāo)量、利潤(rùn)主要考核依據(jù),缺乏對(duì)其他相關(guān)指標(biāo)的綜合考核,有些企業(yè)的管理者為了在任期內(nèi)做出成績(jī),達(dá)成目標(biāo)利潤(rùn),節(jié)約費(fèi)用,減少一些必要的費(fèi)用,導(dǎo)致內(nèi)部控制制度的無(wú)法實(shí)施,或者不相容崗位的相互沖突等?;蛘咄ㄟ^(guò)虛假的會(huì)計(jì)信息等手段來(lái)實(shí)現(xiàn)預(yù)算的各項(xiàng)指標(biāo)。
人才的培養(yǎng)不是一朝一夕的事情,需要漫長(zhǎng)的過(guò)程,很多企業(yè)需要立即能夠給企業(yè)帶來(lái)資源和收入的人,人才的培養(yǎng)是需要企業(yè)給充足的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和巨大的試錯(cuò)空間的,企業(yè)在發(fā)展壯大,其發(fā)展方向,員工人數(shù)及能力素質(zhì)等方面也會(huì)發(fā)成相應(yīng)的變化,對(duì)員工各方面的培養(yǎng)都需要非常巨大的成本,很多企業(yè)注重短期利益而忽視長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。
目前我國(guó)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)主要包括內(nèi)部審計(jì)部門(mén)、外部會(huì)計(jì)師事務(wù)所和監(jiān)事會(huì)等,幾乎沒(méi)有內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)能夠獨(dú)立于企業(yè)之外,所以監(jiān)督機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性不強(qiáng),監(jiān)督工作受到干預(yù)。雖然在實(shí)施監(jiān)督職能,但是更多的依附于企業(yè)和分享著企業(yè)帶來(lái)的利潤(rùn),自身的獨(dú)立性就難以保障。
另外有些監(jiān)督人員的能力素質(zhì)無(wú)法勝任監(jiān)督工作,缺乏系統(tǒng)的會(huì)計(jì)知識(shí)和技能,對(duì)新法規(guī)新準(zhǔn)則掌握不夠,難以應(yīng)對(duì)新的情況和問(wèn)題,內(nèi)部監(jiān)督人員和管理者存在利益上的關(guān)系,致使監(jiān)督人員的獨(dú)立性不強(qiáng),存在發(fā)生串通舞弊的可能性。
我國(guó)很多企業(yè)甚至上市公司都沒(méi)有完善的考核指標(biāo)和詳細(xì)的獎(jiǎng)懲機(jī)制,或者只針對(duì)可量化的指標(biāo)進(jìn)行考核,忽視其他方面的考核,責(zé)任追究形式化。一旦內(nèi)部監(jiān)督出現(xiàn)問(wèn)題,機(jī)構(gòu)內(nèi)部就會(huì)相互推卸責(zé)任,導(dǎo)致整個(gè)內(nèi)部控制監(jiān)督體系失去作用,最終損害企業(yè)利益。
在日常管理工作中,管理者要重視對(duì)內(nèi)部控制制度的建設(shè),把制度的建設(shè)作為管理工作的重要組成部分,并采取持續(xù)化的完善措施,根據(jù)外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境和企業(yè)所處的發(fā)展階段不斷的去完善,是內(nèi)部控制制度能夠發(fā)揮積極的作用。把建立和完善內(nèi)部控制制度作為重要的戰(zhàn)略性舉措。要樹(shù)立戰(zhàn)略的思維,加大內(nèi)部控制制度建設(shè)的投入力度,對(duì)于管理者來(lái)說(shuō),更要深刻的認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制制度建設(shè)的重要性和緊迫性,是內(nèi)部控制更具有全面性、系統(tǒng)性。同時(shí)還要注重內(nèi)部控制制度的可持續(xù)性,真正使制度為管理者所有,為企業(yè)發(fā)展所用。
現(xiàn)在很多企業(yè)尤其是中小企業(yè)由于工資水平低,業(yè)務(wù)量小或者其他因素造成人員的招聘困難,人員流行性較大等問(wèn)題。所以企業(yè)應(yīng)該重視員工培養(yǎng),建立健全人才開(kāi)發(fā)機(jī)制,搭建人才梯隊(duì),關(guān)鍵崗位人員激勵(lì)機(jī)制,培養(yǎng)員工的忠誠(chéng)度和責(zé)任心。加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),激發(fā)員工的工作熱情,提高工作效率,把員工的職業(yè)發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展緊密相連,幫助員工樹(shù)立主人翁意識(shí),加強(qiáng)員工的責(zé)任心,讓員工真心實(shí)意的為公司工作,為公司著想。企業(yè)管理處也應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念和模式,避免獨(dú)斷專(zhuān)行的做事風(fēng)格,使內(nèi)部控制制度正常發(fā)揮作用。
企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)獨(dú)立在公司管理層下設(shè)置,減少來(lái)自其他不同部門(mén)之間的往來(lái),避免受到各部門(mén)之間的利益影響,有利于保持內(nèi)審部門(mén)的獨(dú)立性,更好地履行監(jiān)督職責(zé)。能夠客觀公正的定義不同部門(mén)的職責(zé),對(duì)審計(jì)過(guò)程中所涉及的各種信息,能夠客觀地提取和分析。保證審計(jì)材料的真實(shí)準(zhǔn)確和完整,推動(dòng)內(nèi)部審計(jì)工作的順利進(jìn)行,定期開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)排查工作,制作風(fēng)險(xiǎn)清單,各業(yè)務(wù)單元定期自查,制作整改排期及整改措施等流程,把內(nèi)部控制工作與業(yè)務(wù)緊密相連,使內(nèi)部控制制度的能夠延申和滲透。
在日常管理中,對(duì)內(nèi)審人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo),提高內(nèi)審人員的業(yè)務(wù)能力,增強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的能力,如果內(nèi)審人員的能力欠缺,經(jīng)驗(yàn)較為單一,可以考慮聘請(qǐng)有資質(zhì)的外審機(jī)構(gòu)加入到企業(yè)的審計(jì)工作。內(nèi)部審計(jì)人員配合參與的過(guò)程中能夠擴(kuò)展知識(shí)面,提升自己的業(yè)務(wù)能力和監(jiān)督力度。
績(jī)效考評(píng)機(jī)制是對(duì)員工工作的完成質(zhì)量和完成情況進(jìn)行的評(píng)價(jià),是一套全面科學(xué)的考核制度,并根據(jù)工作完成情況給予獎(jiǎng)懲。通過(guò)獎(jiǎng)懲激發(fā)員工工作的主動(dòng)性、積極性,為企業(yè)內(nèi)部控制制度創(chuàng)造良好的環(huán)境。
但是績(jī)效考評(píng)機(jī)制是比較靈活的,并非一成不變的,需要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展情況,制定科學(xué)合理的績(jī)效指標(biāo),可以按照月度、季度等不同周期進(jìn)行考核,也可以按照某一項(xiàng)工作的完成情況進(jìn)行考核。管理層可以根據(jù)考核結(jié)果檢查內(nèi)部控制制度的有效性。當(dāng)政策、環(huán)境發(fā)生變化時(shí),現(xiàn)行的績(jī)效考評(píng)機(jī)制不適用時(shí)需要及時(shí)的補(bǔ)充、完善、調(diào)整,使內(nèi)部控制制度更加合理,避免內(nèi)部控制制度與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展脫節(jié),這樣才能更好地預(yù)防風(fēng)險(xiǎn),發(fā)揮內(nèi)部控制制度的作用,提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
總之,企業(yè)想在日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中立于不敗之地,就要積極的尋求企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的管理方法。建設(shè)科學(xué)合理的內(nèi)部控制制度,能夠保證企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng),有效防范企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。本文從當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部控制制度存在的問(wèn)題出發(fā),提出完善內(nèi)部控制制度的對(duì)策:需要加強(qiáng)管理層的重視、提高員工能力素質(zhì)、保持審計(jì)部門(mén)的獨(dú)立性、建立有效的考評(píng)機(jī)制等。希望通過(guò)以上措施,能夠?qū)ζ髽I(yè)提升管理水平有所幫助,有效規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),使企業(yè)不斷的發(fā)展壯大。