物業(yè)企業(yè)全面預(yù)算管理的改善對策探討

馮秋燕

（廣州敏捷新生活物業(yè)管理有限公司陽江分公司，廣東 陽江 529500）

物業(yè)服務(wù)行業(yè)隨著“社區(qū)養(yǎng)老”“城市精細(xì)化管理”“城市更新”以及“簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)”等越來越多鼓勵(lì)政策的陸續(xù)出臺，市場正在加速擴(kuò)充。同時(shí)，物業(yè)企業(yè)也將借政策東風(fēng)，順勢開拓新的服務(wù)領(lǐng)域。作為科學(xué)有效的管理控制方法之一的全面預(yù)算管理，能夠引領(lǐng)物業(yè)企業(yè)在求得生存的同時(shí)獲得更進(jìn)一步的發(fā)展。但由于重視不足、制度不完善等各種原因，物業(yè)企業(yè)在開展全面預(yù)算管理的過程中還存在不少問題，導(dǎo)致預(yù)算管理沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。本文將對相關(guān)問題進(jìn)行探討，并提出具體的對策。

一、物業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及實(shí)施全面預(yù)算管理的必要性

1.物業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)

首先，物業(yè)企業(yè)屬于輕資產(chǎn)的勞動(dòng)密集型服務(wù)行業(yè)，進(jìn)入門檻相對較低，行業(yè)競爭較為激烈。其次，物業(yè)企業(yè)經(jīng)營成本中的人工成本及相關(guān)物料成本持續(xù)上漲，而要提升物業(yè)管理費(fèi)，短期而言則比較困難，其凈利潤率相對其他行業(yè)較低。再次，相當(dāng)多的物業(yè)企業(yè)都是作為房產(chǎn)的附屬品而成立，自主權(quán)較受限。最后，物業(yè)企業(yè)除了物業(yè)管理服務(wù)收入，基本上都在布局多元化增值服務(wù)板塊，紛紛開拓社區(qū)增值服務(wù)、銷售協(xié)助服務(wù)及管理咨詢服務(wù)等，更加多元化發(fā)展的趨勢明顯升級。此外，越來越多的物業(yè)企業(yè)專注于品質(zhì)和細(xì)節(jié)服務(wù)，管理業(yè)態(tài)涵蓋中高端住宅、公寓、別墅、商務(wù)寫字樓、旅游度假區(qū)等，涵蓋范圍廣，足跡遍布全國。

2.物業(yè)企業(yè)全面預(yù)算管理的必要性

全面預(yù)算管理作為能夠把組織的所有關(guān)鍵問題融合于一體的管理控制方法，具有規(guī)劃與計(jì)劃功能、溝通與協(xié)調(diào)功能、控制與監(jiān)督功能、考核與評價(jià)功能，可以使實(shí)施企業(yè)提升自身的財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，從根本上提升企業(yè)的整體服務(wù)與管理質(zhì)量。

二、物業(yè)企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理存在的問題

1.對全面預(yù)算管理重視不夠

近年來，多數(shù)物業(yè)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)變動(dòng)較頻繁。雖然集團(tuán)總部重視全面預(yù)算管理，但更關(guān)注的是主業(yè)，即房地產(chǎn)企業(yè)的全面預(yù)算管理，而且新任的物業(yè)高層通常為了盡快出成績，會把更多精力放在提升服務(wù)水平和拓展業(yè)務(wù)上，對全面預(yù)算管理工作不夠重視。再加上基層人員因?qū)I(yè)知識受限，多數(shù)人對全面預(yù)算管理的意義、作用以及要點(diǎn)了解得不深不透，無法配合企業(yè)全面預(yù)算管理的執(zhí)行。甚至有些員工錯(cuò)誤地理解為全面預(yù)算管理就是財(cái)務(wù)部的事情，不愿配合相關(guān)工作的開展。

2.全面預(yù)算管理制度不完善

部分物業(yè)企業(yè)雖然成立了全面預(yù)算管理領(lǐng)導(dǎo)小組，也制訂了《資金預(yù)算管理流程制度》，以及每年發(fā)布年度經(jīng)營預(yù)算編制指引，但是這些制度及指引并不能很好地涵蓋事前、事中和事后環(huán)節(jié)，且有些內(nèi)容跟不上時(shí)代的變化，參考價(jià)值待進(jìn)一步提升。同時(shí)，預(yù)算在編制、執(zhí)行、控制、調(diào)整、分析、考核過程中，常發(fā)生推諉現(xiàn)象，而對于這些不能按照要求完成預(yù)算工作的行為也沒有采取相應(yīng)的懲罰措施。

3.全面預(yù)算管理編制環(huán)節(jié)不科學(xué)

物業(yè)企業(yè)的全面預(yù)算主要按年度經(jīng)營預(yù)算、月度滾動(dòng)資金預(yù)算分別進(jìn)行編制。年度經(jīng)營預(yù)算可簡單理解為利潤表的詳細(xì)版，包括各類收入、支出以及凈利潤等有關(guān)的財(cái)務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù)，而缺乏各類非經(jīng)營環(huán)節(jié)或非財(cái)務(wù)指標(biāo)的預(yù)算數(shù)據(jù)。月度滾動(dòng)資金預(yù)算可簡單理解為現(xiàn)金流量表的詳細(xì)版，主要反映當(dāng)月、當(dāng)年預(yù)計(jì)的現(xiàn)金流入、流出情況，以保證資金的充裕性。編制時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵循“量入為出”“代收代付收支平衡”“以業(yè)務(wù)發(fā)生費(fèi)用的實(shí)際承擔(dān)單位作為編報(bào)主體”以及“經(jīng)營利潤、經(jīng)營收入與公司下發(fā)指標(biāo)相符”的原則。

在實(shí)際編制過程中，一方面，不少編制部門錯(cuò)把年度經(jīng)營預(yù)算和月度滾動(dòng)資金預(yù)算混為一談，使得編制口徑出現(xiàn)錯(cuò)誤，不能真實(shí)反映預(yù)測數(shù)據(jù)，從而造成預(yù)算執(zhí)行情況混亂，達(dá)不到全面預(yù)算指導(dǎo)業(yè)務(wù)的成效；另一方面，預(yù)算相關(guān)表格設(shè)計(jì)不合理，實(shí)用性不佳。物業(yè)企業(yè)的年度經(jīng)營預(yù)算相關(guān)表格模板一般是由物業(yè)總部財(cái)務(wù)部門與IT部門商量編制而成，資金預(yù)算表格由集團(tuán)財(cái)管中心按集團(tuán)統(tǒng)一模板編制。編制完成后下發(fā)至項(xiàng)目、各分公司及總部各職能部門填寫，同時(shí)IT部門在預(yù)算系統(tǒng)生成表格模板。由于模板設(shè)計(jì)部門對下屬各分公司實(shí)際業(yè)務(wù)不熟，且缺乏與集團(tuán)共享組及分公司財(cái)務(wù)、各職能部門的溝通，常導(dǎo)致在編制的過程中，要么表格需要修改，要么編制的預(yù)算期內(nèi)工作計(jì)劃信息不能完整體現(xiàn)，指導(dǎo)效果較差。

4.信息技術(shù)的支撐力度有待加強(qiáng)

借助于集團(tuán)的ERP信息化平臺，物業(yè)企業(yè)能收集各服務(wù)中心、各項(xiàng)目和各分公司的信息，涵蓋了從編制、執(zhí)行、調(diào)整以及控制等過程的預(yù)算管理，大體能實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算信息化。雖然通過集團(tuán)分?jǐn)傎M(fèi)用，節(jié)約了不少成本，但因集團(tuán)內(nèi)部更為重視房產(chǎn)主業(yè)，對于物業(yè)公司信息化的要求，終究不會處處受到重視。比如，新系統(tǒng)用物業(yè)公司做試點(diǎn)，升級以來，全面預(yù)算管理的執(zhí)行環(huán)節(jié)，系統(tǒng)取數(shù)總是錯(cuò)漏百出，反饋多次，因不受重視，始終未能完全解決，只能靠線下手工編制取數(shù)，嚴(yán)重影響效率，且易出錯(cuò)。

三、改善物業(yè)企業(yè)全面預(yù)算管理的對策

1.提升企業(yè)對全面預(yù)算管理的認(rèn)識

首先，要從領(lǐng)導(dǎo)層著手，主動(dòng)學(xué)習(xí)了解全面預(yù)算管理的流程和基本內(nèi)容，深刻認(rèn)識其重要性。同時(shí)，督促相關(guān)部門制定嚴(yán)格的定額標(biāo)準(zhǔn)和考核制度，作為全面預(yù)算管理有效執(zhí)行的保證。其次，要從作為全面預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部著手，財(cái)務(wù)人員應(yīng)自主學(xué)習(xí)掌握全面預(yù)算管理環(huán)節(jié)、流程等知識。必要時(shí)聘請專業(yè)人員，組織各級管理人員及員工參與相關(guān)培訓(xùn)，讓員工深刻認(rèn)識全面預(yù)算管理的功能及作用，以提升企業(yè)的全面預(yù)算管理水平。最后，在企業(yè)員工提升了對全面預(yù)算認(rèn)識程度之后，應(yīng)在企業(yè)考核制度的監(jiān)督下，把全面預(yù)算管理的執(zhí)行，當(dāng)作基本的工作要求，嚴(yán)格落實(shí)。

2.健全全面預(yù)算管理制度

一方面，借鑒行業(yè)出臺的各項(xiàng)規(guī)定并根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，健全完善全面預(yù)算管理的編制制度、執(zhí)行與控制制度、調(diào)整與調(diào)劑制度、分析與報(bào)告制度、考評制度等方面。另一方面，完善預(yù)算管理組織體系，明確各分工。一般而言，該組織體系由三個(gè)層面構(gòu)成：一是全面預(yù)算管理決策機(jī)構(gòu)，主要包括股東（大）會、董事長、預(yù)算管理委員會和企業(yè)經(jīng)理層；二是全面預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)，因預(yù)算管理委員會為非常設(shè)機(jī)構(gòu)，大多數(shù)企業(yè)會在預(yù)算管理委員會下設(shè)預(yù)算管理委員會辦公室，負(fù)責(zé)具體的全面預(yù)算日常工作；三是全面預(yù)算管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)，為具體編制、執(zhí)行、提出調(diào)整、分析預(yù)算管理等工作的企業(yè)各職能部門及各分（子）公司。

對于中小型物業(yè)企業(yè)，建議直接由企業(yè)負(fù)責(zé)人牽頭，成立由人事、財(cái)務(wù)、運(yùn)營等部門組成的全面預(yù)算管理工作小組，同時(shí)明確各自在預(yù)算組織體系中的職責(zé)分工，完善管理機(jī)制。

3.提高全面預(yù)算編制的科學(xué)性

第一，編制內(nèi)容應(yīng)涵蓋經(jīng)營預(yù)算、專門決策預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算。此外，物業(yè)服務(wù)的客戶滿意度、品質(zhì)等非財(cái)務(wù)指標(biāo)，也應(yīng)與預(yù)算管理結(jié)合起來考慮，在非財(cái)務(wù)指標(biāo)和相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)中找到平衡，在開源節(jié)流的同時(shí)，盡可能提升服務(wù)品質(zhì)、贏得口碑。

第二，預(yù)算編制應(yīng)采用“上下結(jié)合、分級編制、逐級匯總”的“混合式”方式。首先，預(yù)算管理委員會辦公室根據(jù)集團(tuán)層面對年度預(yù)算的總體性要求，包括經(jīng)營目標(biāo)、預(yù)算編制要點(diǎn)、預(yù)算表格填制說明等，下達(dá)預(yù)算編制指導(dǎo)意見。其次，下一級預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu)（一般為各項(xiàng)目、各分公司）結(jié)合自身業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、經(jīng)營特點(diǎn)及內(nèi)外部因素的影響等實(shí)際情況，在集團(tuán)預(yù)算編制指導(dǎo)意見的指導(dǎo)下編制年度預(yù)算草案，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上報(bào)集團(tuán)。再次，預(yù)算管理委員會辦公室對上報(bào)的預(yù)算草案進(jìn)行初步審查、匯總、平衡，對于審查平衡中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與預(yù)算執(zhí)行部門討論、協(xié)商，各預(yù)算執(zhí)行單位予以修正后重新提報(bào)。最后，經(jīng)審查平衡，預(yù)算管理委員會辦公室編制出集團(tuán)層面年度預(yù)算方案，提報(bào)最高管理層審核，審批通過后，以正式文件形式下發(fā)至各項(xiàng)目、各分公司執(zhí)行。

第三，完善預(yù)算相關(guān)表格。財(cái)務(wù)部作為全面預(yù)算的工作機(jī)構(gòu)，應(yīng)在充分與各相關(guān)部門進(jìn)行溝通的前提下，出具完善的相關(guān)預(yù)算編制表格，并就如何編制預(yù)算表格進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。

4.加強(qiáng)企業(yè)智能化信息系統(tǒng)建設(shè)

企業(yè)應(yīng)借助于先進(jìn)的軟件技術(shù)，來加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，并保證企業(yè)自身的發(fā)展。一方面，企業(yè)要以全面預(yù)算情況為基點(diǎn)，健全其如預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算分析、預(yù)算預(yù)警監(jiān)控等的子系統(tǒng)建設(shè)，以提升企業(yè)數(shù)據(jù)分析的能力及效率。另一方面，要整合各項(xiàng)資源，使全面預(yù)算信息系統(tǒng)對接上會計(jì)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)、人力資源等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，共享信息，以此盡量消除企業(yè)上下級之間、各部門之間的信息不對稱現(xiàn)象，提升企業(yè)的預(yù)算管理能力。