淺析如何有效提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷效

率寧園

摘 要：企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷中需要應(yīng)對來自上級、審計(jì)、稅務(wù)等各個(gè)方面的檢查，如何有效防范費(fèi)用報(bào)銷中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并提高費(fèi)用報(bào)銷效率，是當(dāng)下多數(shù)企業(yè)普遍面臨的問題。針對這個(gè)問題，本文通過對目前企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷中面臨的問題進(jìn)行了分析，分析企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷過程中存在的諸多問題和成因，并且提供一些能夠提高費(fèi)用報(bào)銷效率和降低報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)的切實(shí)可行的方法。

關(guān)鍵詞：費(fèi)用報(bào)銷;效率;合規(guī);風(fēng)險(xiǎn)

一、引言

費(fèi)用是企業(yè)經(jīng)營管理的基礎(chǔ)，是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的重要過程，企業(yè)的任何經(jīng)營活動(dòng)都無法離開費(fèi)用的流動(dòng)，在費(fèi)用發(fā)生及報(bào)銷過程中，一套完善的費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)可以大大提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的效率，節(jié)約企業(yè)管理成本。

企業(yè)在經(jīng)營過程中，隨時(shí)會(huì)面對來自內(nèi)外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的各種檢查，而且隨著監(jiān)管力度的不斷深入，費(fèi)用報(bào)銷工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)。費(fèi)用報(bào)銷工作作為企業(yè)費(fèi)用管理的前沿部門，一方面要符合企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，助力企業(yè)發(fā)展;另一方面，還要能經(jīng)受住來自上級主管部門、內(nèi)部審計(jì)、稅務(wù)等部門的監(jiān)督檢查。在此大背景下，當(dāng)前企業(yè)對費(fèi)用報(bào)銷提出更高的要求，本文作者從費(fèi)用報(bào)銷工作的實(shí)踐角度出發(fā)，梳理了多數(shù)企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷中存在的普遍問題，并提出了一些解決對策。

二、企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷方面存在的問題

1.報(bào)銷流程設(shè)計(jì)不合理，審批效率不高

企業(yè)目前比較常規(guī)的報(bào)銷模式為報(bào)銷人員根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的審核權(quán)限逐級進(jìn)行審批，費(fèi)用報(bào)銷涉及報(bào)銷經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)歸口部門負(fù)責(zé)人、分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)、企業(yè)總經(jīng)理等多級審核;在報(bào)銷的各個(gè)環(huán)節(jié)中，財(cái)務(wù)報(bào)銷校對人員往往處在報(bào)銷流程的最末端，財(cái)務(wù)報(bào)銷校對人員可以看到報(bào)銷單時(shí)，報(bào)銷已經(jīng)基本走完各個(gè)審批簽字流程，但是在前段審批流程、資料提交中一般會(huì)出現(xiàn)諸多不合規(guī)情況，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷校對人員需要花費(fèi)大量精力逐一指出不合規(guī)點(diǎn)，進(jìn)而駁回并要求報(bào)銷人員按校對意見補(bǔ)充完善報(bào)銷資料，而申請報(bào)銷人員則需要重新提交一次的審批流程，此過程導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷效率不高。

另外，企業(yè)在對費(fèi)用報(bào)銷雖然設(shè)立了比較嚴(yán)格的審批流程，但由于審批流程較長，且各個(gè)審批環(huán)節(jié)很可能并未盡到該環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的審查職責(zé)，審批多流于形式，不僅使得費(fèi)用報(bào)銷整體效率不高，還導(dǎo)致業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主體責(zé)任主要轉(zhuǎn)嫁在財(cái)務(wù)報(bào)銷校對人員身上，財(cái)務(wù)部門審核風(fēng)險(xiǎn)較高。

2.業(yè)務(wù)部門報(bào)銷人員不熟悉報(bào)銷流程、制度

在實(shí)際工作中，企業(yè)報(bào)銷制度需要隨著內(nèi)外部情況的變化不斷進(jìn)行完善，但是報(bào)銷人員對于費(fèi)用報(bào)銷制度學(xué)習(xí)的主動(dòng)性、積極性不強(qiáng)，且在部門內(nèi)部報(bào)銷人員經(jīng)常不固定，對于費(fèi)用報(bào)銷流程、制度無法及時(shí)掌握，往往是在費(fèi)用報(bào)銷中邊報(bào)邊學(xué)，有的甚至取得票據(jù)時(shí)已經(jīng)不符合規(guī)定，導(dǎo)致在整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷過程中存在較多不規(guī)范、不符合規(guī)定的情況發(fā)生;對于財(cái)務(wù)部門在報(bào)銷駁回意見中反饋的意見，報(bào)銷申請人員往往沒有仔細(xì)查看反饋意見，便又重新發(fā)起報(bào)銷流程，導(dǎo)致報(bào)銷被反復(fù)駁回，不但浪費(fèi)了財(cái)務(wù)報(bào)銷人員的大量精力，還造成是財(cái)務(wù)人員故意刁難的“假象”，財(cái)務(wù)部門壓力較大。

3.票據(jù)不合規(guī)，容易產(chǎn)生內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在日常經(jīng)營過程中，大致存在以下幾種不合規(guī)發(fā)票的情形：未填開付款方全稱的發(fā)票、變更品名的發(fā)票、虛開發(fā)票、假發(fā)票、過渡期后開具的發(fā)票、大頭小尾發(fā)票、發(fā)票專用章不合規(guī)發(fā)票、票面信息不全或者不清晰發(fā)票、涂改票面信息發(fā)票、機(jī)打發(fā)票采用手工開具的、應(yīng)當(dāng)備注而未備注的、自行打印專票銷貨清單、重復(fù)打印的電子發(fā)票等等。未填開付款方全稱的發(fā)票主要包括未填寫、填寫錯(cuò)誤或者填寫簡稱等情形，其中填寫簡稱的情形尤為突出;在報(bào)銷中還時(shí)常會(huì)有開票人在蓋章時(shí)沒有蓋清楚，然后在旁邊重新加蓋一次印章，根據(jù)稅法規(guī)定這種情況是不允許的;在電子發(fā)票推行后，重復(fù)報(bào)銷的情況也是時(shí)有發(fā)生;有的報(bào)銷經(jīng)辦人不注重票據(jù)驗(yàn)真環(huán)節(jié);以上各種情況導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷人員在票據(jù)審核環(huán)節(jié)的工作繁重，如未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將會(huì)給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失，容易產(chǎn)生內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

4.費(fèi)用報(bào)銷管理制度不完善

企業(yè)在制定各類管理制度中，往往未從企業(yè)實(shí)際的情況出發(fā)，而是照搬國家或上級下達(dá)的制度，導(dǎo)致制度在實(shí)際執(zhí)行中面臨無法執(zhí)行或執(zhí)行困難的窘境，對一些需要細(xì)化、分類管理的內(nèi)容沒有根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行完善，報(bào)銷制度實(shí)操性較弱，指導(dǎo)性較差。首先，上級部門有一項(xiàng)新的制度下發(fā)時(shí)，制度修訂部門人員未根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況因地制宜進(jìn)行補(bǔ)充完善，而是直接采用謄抄，導(dǎo)致制度在執(zhí)行中遇到較多不符合企業(yè)實(shí)際的問題;其次，在申請報(bào)銷時(shí)，出差人員經(jīng)常會(huì)面臨不知如何申請報(bào)銷的情況，如制度中僅對各個(gè)部門的責(zé)任進(jìn)行劃分，但是具體責(zé)任內(nèi)容并不明確，導(dǎo)致報(bào)銷經(jīng)辦人員在向歸口部門人員進(jìn)行咨詢時(shí)，業(yè)務(wù)歸口部門很可能推諉至財(cái)務(wù)部門，形成無依據(jù)不敢報(bào)、有依據(jù)不相符的情況，“踢皮球”現(xiàn)象頻出。

5.費(fèi)用報(bào)銷預(yù)算管理不嚴(yán)格

企業(yè)在每年年初都會(huì)編制費(fèi)用預(yù)算，但在實(shí)際預(yù)算執(zhí)行中，缺乏有效的事中管控，預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行情況脫節(jié)，很可能在年底進(jìn)行費(fèi)用考核時(shí)，出現(xiàn)有些部門費(fèi)用超支嚴(yán)重、管理失控的現(xiàn)象;業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支時(shí)大概率會(huì)責(zé)怪財(cái)務(wù)部門提示不及時(shí)，甚至有的業(yè)務(wù)部門在費(fèi)用超支后，靠關(guān)系找領(lǐng)導(dǎo)要指標(biāo)，申請?zhí)嘏?，以免于被考核，最終導(dǎo)致費(fèi)用預(yù)算變成形式主義。

6.部分財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員缺乏責(zé)任心、學(xué)習(xí)能力較弱

部分財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員責(zé)任意識不強(qiáng)，在審核單據(jù)時(shí)，對單據(jù)審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致出現(xiàn)發(fā)票不合規(guī)、超標(biāo)申請補(bǔ)助、超住宿、接待標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷、提交不屬于報(bào)銷范圍的發(fā)票等等的情況出現(xiàn)，在上級部門、審計(jì)、稅務(wù)檢查中，這些問題才會(huì)暴露出來，給公司造成不利影響。

部分財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員對新的財(cái)務(wù)知識、稅務(wù)知識等關(guān)注較少，無法及時(shí)更新自身知識，導(dǎo)致在報(bào)銷過程中仍沿用舊的政策，導(dǎo)致報(bào)銷中不符合新的財(cái)經(jīng)、稅務(wù)政策的情況時(shí)有發(fā)生。

7.部分領(lǐng)導(dǎo)對財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位工作不重視

財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷崗位由于從事的是比較基礎(chǔ)、常規(guī)的業(yè)務(wù)，因其規(guī)范性強(qiáng)、高重復(fù)度、技術(shù)含量小，財(cái)務(wù)部門其他崗位人員、財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)普遍的認(rèn)知中，只不過就是一些簡單的票據(jù)審核，給別人付款的這個(gè)工作崗位沒有什么含金量，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對此工作重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠;其次，財(cái)務(wù)報(bào)銷人員每天還需要和各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，經(jīng)常會(huì)發(fā)生沖突，當(dāng)財(cái)務(wù)報(bào)銷人員向領(lǐng)導(dǎo)反映問題時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)基本會(huì)把板子打在自己部門人員身上，責(zé)怪沒有做好溝通工作，殊不知但凡能夠解決的問題怎么會(huì)反映到領(lǐng)導(dǎo)那里。基于財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的不理解，給財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷人員產(chǎn)生了較大的心理壓力。

8.缺乏信息化的報(bào)銷手段

目前，整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化社會(huì)，但是大多數(shù)企業(yè)在信息化的建設(shè)方面還不是很完善。有的企業(yè)雖然上了信息化報(bào)銷系統(tǒng)，但是依然采用線上審核、線下提交資料的模式，并未真正實(shí)現(xiàn)信息化費(fèi)用報(bào)銷管理。主要表現(xiàn)在：系統(tǒng)無糾錯(cuò)功能，對不符合報(bào)銷要求的事項(xiàng)，無法在提交時(shí)進(jìn)行自動(dòng)甄別，仍需財(cái)務(wù)人員仔細(xì)逐項(xiàng)審核，導(dǎo)致報(bào)銷耗時(shí)耗力;系統(tǒng)僅可以提供報(bào)銷內(nèi)容，無附件上傳功能，導(dǎo)致審核環(huán)節(jié)無法審核票據(jù)的合規(guī)性，返工率高;信息渠道不暢，報(bào)銷人無法及時(shí)查詢報(bào)銷進(jìn)度等等。

三、費(fèi)用報(bào)銷產(chǎn)生上述情況的原因分析

1.流程設(shè)計(jì)過程中財(cái)務(wù)人員參與度低

企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷流程的設(shè)計(jì)中，主要從業(yè)務(wù)部門的角度出發(fā)，如何從管控角度來設(shè)計(jì)流程，財(cái)務(wù)部門對流程設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)的參與度較低，且實(shí)際做報(bào)銷的財(cái)務(wù)人員更是無法參與到流程設(shè)計(jì)過程中，無法對流程設(shè)計(jì)提供合理化建議;其次，流程設(shè)計(jì)是比較復(fù)雜的過程，涉及面較廣，很難一次性完善，但是在實(shí)際使用中，一旦投入使用，要對流程進(jìn)行改進(jìn)一般要經(jīng)歷較長的周期，且需要協(xié)調(diào)各方面的資源，導(dǎo)致在流程改進(jìn)方面推進(jìn)緩慢。

2.制度及政策變化較快，無法及時(shí)更新

俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，在企業(yè)的日常經(jīng)營管理中，如果沒有制度管理就沒有約束，企業(yè)要想長遠(yuǎn)發(fā)展就是要靠制度管理，只有制度完善才可以更好地約束員工的行為，企業(yè)才能規(guī)范管理。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活日新月異，國家的各種管理政策也在不斷進(jìn)行完善，企業(yè)要不斷適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的變化與發(fā)展，必須對管理制度技術(shù)進(jìn)行更新，才不至于在管理中出現(xiàn)大的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。但實(shí)際情況是，企業(yè)在制度的修訂及完善方面，往往是比較滯后的，修訂完善工作有時(shí)需要持續(xù)半年以上才能完成，使得制度更新無法滿足日常管理的需求，容易產(chǎn)生內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

3.報(bào)銷人員存在僥幸心理

費(fèi)用報(bào)銷涉及企業(yè)經(jīng)營的方方面面，涉及較多的部門，在日常工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于制度不完善、執(zhí)行不嚴(yán)格或者其他原因，部分報(bào)銷人員心存僥幸心理，覺得多報(bào)一點(diǎn)財(cái)務(wù)反正也查不出來，使得報(bào)銷人員在費(fèi)用報(bào)銷中利用這一點(diǎn)鉆制度的漏洞，在報(bào)銷環(huán)節(jié)動(dòng)手腳，如在差旅費(fèi)報(bào)銷中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)報(bào)銷人員超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷、虛開發(fā)票、多領(lǐng)取補(bǔ)助等等情況;財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷中，由于缺乏較為有效的手段，有時(shí)無法發(fā)現(xiàn)報(bào)銷人員的違規(guī)行為。

四、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷效率提升主要應(yīng)對措施

1.優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程

根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，重新梳理費(fèi)用報(bào)銷審批流程，實(shí)現(xiàn)快速、有效的流程審批，并落實(shí)各個(gè)審批環(huán)節(jié)職責(zé)，提高業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。第一，梳理優(yōu)化報(bào)銷流程，明晰各審批環(huán)節(jié)在費(fèi)用報(bào)銷中職責(zé)劃分;第二，通過總結(jié)費(fèi)用報(bào)銷控制報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制作一套相對完善的報(bào)銷表格，便于報(bào)銷人員使用及熟悉報(bào)銷內(nèi)容及注意事項(xiàng);第三，根據(jù)稅務(wù)政策的變化，通過費(fèi)用報(bào)銷單設(shè)計(jì)落實(shí)到每筆報(bào)銷業(yè)務(wù)中，使經(jīng)辦人明晰知曉最新報(bào)銷稅務(wù)政策并落地實(shí)施，強(qiáng)化稅控風(fēng)險(xiǎn)意識;第四，通過嚴(yán)格的資金支付流程審批及附件審核，做到事前有請示、事中強(qiáng)管理、事后跟蹤及改進(jìn)，避免內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn);第五，組織業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)，傳達(dá)最新制度執(zhí)行和中央八項(xiàng)規(guī)定等要求，宣傳規(guī)范性報(bào)銷重要性;第六，通過報(bào)銷審核，監(jiān)控前端業(yè)務(wù)人員制度的學(xué)習(xí)力、執(zhí)行力。

2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門報(bào)銷人員制度學(xué)習(xí)

財(cái)務(wù)審核校對人員要將報(bào)銷中易錯(cuò)點(diǎn)、通錯(cuò)點(diǎn)總結(jié)歸納，可通過組建費(fèi)用報(bào)銷微信群、遠(yuǎn)程視頻直播等媒介方式，通過積極反饋群里人員咨詢的各類問題、常規(guī)性易錯(cuò)業(yè)務(wù)分享等方式，以文字和圖片示例，進(jìn)行生動(dòng)化對比解析。同時(shí)，總結(jié)常規(guī)性同類業(yè)務(wù)必要性內(nèi)容，做到流程化操作，比如：制作費(fèi)用報(bào)銷流程文字解析、報(bào)銷票據(jù)粘貼順序、合同款項(xiàng)支付必備資料等模板內(nèi)容，盡可能提前對報(bào)銷人員業(yè)務(wù)進(jìn)行提示、指導(dǎo)和最新稅務(wù)知識的應(yīng)用進(jìn)行分享，大大減少后續(xù)報(bào)銷單據(jù)混亂、附件不全、票據(jù)不對應(yīng)的情況，做到費(fèi)用管控從嚴(yán)、服務(wù)全面、細(xì)致。

3.做好費(fèi)用報(bào)銷發(fā)票監(jiān)督“守門員”

財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷崗職責(zé)不僅體現(xiàn)在付款成功、票據(jù)合規(guī)上，更重要的是涉及前端業(yè)務(wù)的監(jiān)控，確保會(huì)計(jì)信息源頭的時(shí)效性，報(bào)銷中通過細(xì)節(jié)審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)報(bào)銷業(yè)務(wù)中制度未執(zhí)行到位、虛假發(fā)票等異常情況，及時(shí)上報(bào)并對應(yīng)采取管控措施，減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失和制度執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。如在取得發(fā)票時(shí)，主要檢查以下內(nèi)容：第一，發(fā)票的基本內(nèi)容如單位名稱、年月日、貨物名稱、規(guī)格數(shù)量、金額大小寫等應(yīng)當(dāng)填寫齊全，商品或服務(wù)名稱必須使用中文;第二，內(nèi)容必須真實(shí)，字跡應(yīng)當(dāng)清楚;復(fù)寫填開的發(fā)票，全部聯(lián)次應(yīng)一次復(fù)寫（或打?。?，各聯(lián)次內(nèi)容應(yīng)完全一致;第三，發(fā)票（含稅務(wù)局代開）須加蓋發(fā)票專用章;第四，定額發(fā)票報(bào)銷人必須注明內(nèi)容和時(shí)間;第五，限額發(fā)票不得超額填寫;第六，發(fā)票提供方應(yīng)和收款單位、提供商品或服務(wù)所在地一致;第七，未注明具體內(nèi)容的商品或服務(wù)發(fā)票，應(yīng)附商品或服務(wù)明細(xì)、并加蓋出票單位財(cái)務(wù)印章或者發(fā)票專用章的清單;第八，防止取得假發(fā)票、舊版發(fā)票或者作廢發(fā)票;第九，運(yùn)用掃碼槍等重復(fù)發(fā)票（含電子發(fā)票）掃描軟件，防止重復(fù)發(fā)票的取得。第十，防止取得不規(guī)范、缺欄少項(xiàng)、票物不符、超范圍、違反規(guī)定跨區(qū)域、涂改發(fā)票等不符合規(guī)定的發(fā)票等等。

報(bào)銷人要對取得發(fā)票的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，為了保證取得發(fā)票的真實(shí)性，應(yīng)在報(bào)銷時(shí)提供從相關(guān)國家認(rèn)可的權(quán)威網(wǎng)站進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證的憑證。如通過內(nèi)部、外部檢查查到假發(fā)票或問題發(fā)票（如虛開發(fā)票），如尚未報(bào)銷的財(cái)務(wù)部門將不予報(bào)銷，已報(bào)銷的責(zé)令報(bào)銷人員交回報(bào)賬款，并報(bào)業(yè)務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)，按企業(yè)員工獎(jiǎng)懲有關(guān)制度進(jìn)行處罰，情節(jié)嚴(yán)重的可追究其相關(guān)法律責(zé)任。

財(cái)務(wù)人員及業(yè)務(wù)人員嚴(yán)格按照內(nèi)部管理流程開展各項(xiàng)工作，就不至于在上級部門、內(nèi)部審計(jì)、稅務(wù)檢查時(shí)才發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理存在的問題，真正當(dāng)好費(fèi)用報(bào)銷的“守門員”。

4.細(xì)化費(fèi)用報(bào)銷管理制度

通過總結(jié)報(bào)銷重點(diǎn)、難點(diǎn)、易錯(cuò)點(diǎn)，對企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中存在的缺陷進(jìn)行有效彌補(bǔ)，梳理費(fèi)用報(bào)銷中常見的管控難點(diǎn)，完善相關(guān)費(fèi)用管理制度，將相關(guān)業(yè)務(wù)流程的細(xì)節(jié)規(guī)定補(bǔ)充列入管理制度，并嚴(yán)格遵照執(zhí)行;發(fā)現(xiàn)企業(yè)制度建設(shè)與執(zhí)行過程中存在的偏差和問題，通過費(fèi)用報(bào)銷工作，對其問題和偏差提出解決方案，全面提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷制度建設(shè)的完善性和實(shí)操性。如在收到上級部門的規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充完善，并經(jīng)業(yè)務(wù)部門、歸口部門、財(cái)務(wù)部門等進(jìn)行充分討論，提高制度執(zhí)行的可行性;在細(xì)化制度中，要明確各個(gè)部門在費(fèi)用報(bào)銷中的職責(zé)權(quán)限，做到權(quán)責(zé)清晰，歸口部門要做好制度的解釋工作，財(cái)務(wù)部門要對制度的合規(guī)性進(jìn)行審核。

5.嚴(yán)格費(fèi)用預(yù)算考核

企業(yè)在預(yù)算編制過程中要全面準(zhǔn)確、科學(xué)合理地對費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算，綜合考慮業(yè)務(wù)部門的工作實(shí)際情況，對費(fèi)用進(jìn)行分類管理;建立預(yù)算外支出的特殊審查機(jī)制，并進(jìn)行嚴(yán)格控制;預(yù)算執(zhí)行中應(yīng)當(dāng)做到實(shí)時(shí)監(jiān)督，出現(xiàn)偏差的，及時(shí)分析產(chǎn)生的原因，進(jìn)而協(xié)助相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)流程、規(guī)范業(yè)務(wù)，更加精準(zhǔn)地把握預(yù)算執(zhí)行效果。如可以通過使用費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，制定各個(gè)部門的費(fèi)用預(yù)算，將預(yù)算數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)后臺，報(bào)銷人員在提交報(bào)銷單時(shí)，可以自動(dòng)關(guān)聯(lián)所在部門的實(shí)時(shí)預(yù)算數(shù)據(jù)，同時(shí)也便于部門領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查看部門費(fèi)用的預(yù)算剩余額度，一旦出現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算超標(biāo)，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行預(yù)警提示并禁止提交報(bào)銷，真正做到事前有預(yù)算、事中有控制、事后有分析的管控模式。

6.提高財(cái)務(wù)部門報(bào)銷人員責(zé)任意識及自學(xué)能力

作為財(cái)務(wù)崗位重要的一環(huán)，費(fèi)用報(bào)銷人員需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和自學(xué)能力。首先，在責(zé)任心方面，要做到細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，應(yīng)該具備風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估能力，對自己經(jīng)手的每筆業(yè)務(wù)要抱有保護(hù)自己和保護(hù)他人的態(tài)度，把控好報(bào)銷中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并采取措施予以規(guī)避;其次，在自學(xué)能力方面，費(fèi)用報(bào)銷人員不僅需要隨時(shí)熟練掌握企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理的制度，還要了解國家最新的財(cái)稅政策，及時(shí)更新知識，以便按最新的制度進(jìn)行報(bào)銷，減少不合規(guī)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

7.企業(yè)要提高對財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位工作的重視

首先，作為財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對費(fèi)用報(bào)銷工作給予更多的重視，加大支持力度，認(rèn)識到費(fèi)用報(bào)銷是財(cái)務(wù)部門的窗口，做得好不但可以給部門形象提分，還可以改善與業(yè)務(wù)部門的關(guān)系;其次，財(cái)務(wù)部門也要加強(qiáng)和業(yè)務(wù)部門的溝通，讓業(yè)務(wù)部門真正了解財(cái)務(wù)部門的工作，并對工作給予理解和支持;最后，財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員也需要做好和部門領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門的溝通工作，建立良好的溝通機(jī)制，遇到問題及時(shí)進(jìn)行反饋。

8.開發(fā)信息化費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，提高報(bào)銷效率

在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的當(dāng)下，企業(yè)可以充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)帶來的優(yōu)勢，通過外購或內(nèi)部開發(fā)的方式上線基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷的線上全流程管理，在幫助企業(yè)快速解決內(nèi)部報(bào)銷事務(wù)的情況下，還可以提高工作效率。第一，報(bào)銷人根據(jù)不同業(yè)務(wù)內(nèi)容在線上填寫費(fèi)用報(bào)銷單，在報(bào)銷單提交的過程中，對主要事項(xiàng)進(jìn)行系統(tǒng)校對，不符合要求的，無法遞交申請;第二，可以在報(bào)銷的前端就將費(fèi)用原始票據(jù)及資料作為附件上傳到信息化費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，便于在審批環(huán)節(jié)，審批人對附件進(jìn)行審核，這樣不符合規(guī)定的報(bào)銷將不會(huì)被審核通過，規(guī)避由于發(fā)票、資料不合規(guī)導(dǎo)致報(bào)銷被駁回的風(fēng)險(xiǎn);第三，提交申請后，報(bào)銷流程會(huì)自動(dòng)進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，并實(shí)現(xiàn)在線逐級審批，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的審批不再受時(shí)間、空間的限制，可以隨時(shí)在客戶端進(jìn)行審批，同時(shí)也避免了報(bào)銷人員要對領(lǐng)導(dǎo)蹲點(diǎn)守候等待報(bào)銷，大大提高了企業(yè)的運(yùn)營管理效率;第四，報(bào)銷人員可以通過客戶端隨時(shí)查看報(bào)銷進(jìn)度，督促相關(guān)審批人員及時(shí)進(jìn)行審批，從而有效提高整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)的效率;第五，財(cái)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)一步提高工作效率，從繁瑣的費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)審核工作中解放出來，將工作重心轉(zhuǎn)向預(yù)算控制、成本控制等管理工作中，積極發(fā)揮財(cái)務(wù)管理功效。

五、結(jié)語

費(fèi)用報(bào)銷就如同企業(yè)管理的一面鏡子，可以看見企業(yè)經(jīng)營管理的方方面面，企業(yè)應(yīng)該把費(fèi)用報(bào)銷管理作為一個(gè)長期的、動(dòng)態(tài)的過程，一方面要不斷優(yōu)化報(bào)銷流程，對制度進(jìn)行完善，同時(shí)還要通過加強(qiáng)預(yù)算管理、運(yùn)用信息化管理手段、強(qiáng)化對報(bào)銷人員的培訓(xùn)等舉措;另一方面要不斷提升內(nèi)部管理水平，提高費(fèi)用報(bào)銷效率，有效降低企業(yè)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展助力。

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作者簡介：寧園（1984.09- ），女，漢族，山西省新絳人，本科，研究方向：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)