論信息化時代中職的檔案管理工作討論

劉嶺

摘要：21世紀(jì)信息化技術(shù)席卷生產(chǎn)和生活的各個領(lǐng)域，教育領(lǐng)域也不例外。中職校應(yīng)對變革時代，做好創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型是大勢所趨。在各項改革創(chuàng)新工作中，中職校檔案管理工作信息復(fù)雜、整理難度大，必須通過信息化技術(shù)手段使得中職教學(xué)檔案的應(yīng)用跟上時代發(fā)展腳步。該文對中職校學(xué)校檔案管理信息化技術(shù)的思路以及建設(shè)策略進行了探討，希望能夠?qū)ν七M中職校順應(yīng)時代潮流，建設(shè)更加美好的現(xiàn)代化中職校具有參考價值。

關(guān)鍵詞：中職教育;檔案管理;數(shù)字檔案

中圖分類號：TP315? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）32-0038-02

1 背景

中職校檔案管理內(nèi)容龐雜，包括學(xué)生畢業(yè)檔案、升學(xué)檔案等。在面對檔案管理信息量大、管理難度高的問題時，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)相對落后，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)延誤，甚至有可能發(fā)生耽誤學(xué)生前途的事情。當(dāng)前采用信息化技術(shù)，使得檔案信息化管理能夠順應(yīng)時代要求，節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理耗材，強化信息交換、信息傳輸、信息存儲、信息調(diào)取，運用檔案信息化工作方法，提高效率，不斷幫助中職學(xué)校檔案建設(shè)解決傳統(tǒng)問題，創(chuàng)建現(xiàn)代化中職校數(shù)字建設(shè)模式。

2 中職校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

當(dāng)前中職校檔案管理信息化建設(shè)正在逐步開展，使用人工智能等技術(shù)應(yīng)用在檔案信息化建設(shè)中，提高了學(xué)校檔案信息管理水平和工作效率。實踐中以檔案現(xiàn)代化為工作目標(biāo)，以數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)，以信息化管理為目的，通過領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、組織管理等多項措施并舉，使得檔案信息化建設(shè)不斷邁向新的階段[1]。

縱觀當(dāng)前中職校檔案管理，不可否認(rèn)還存在著部分問題。

第一，在管理模式上，部分中職校檔案管理方式依然是比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，實踐證明，這種檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化院校檔案管理工作開展的需要。檔案需要長時間的查找，這不利于工作效率的提升，也不利于檔案資料的良好運用，長此以往會阻礙檔案信息化建設(shè)發(fā)展步伐。

第二，在檔案管理軟硬件設(shè)施上，資金投入有限，使得部分中職校在檔案管理工作方面重視度不高，相關(guān)設(shè)備老化，影響檔案管理工作效率提升[2]。

第三，由于檔案管理人員對檔案信息管理依然采用傳統(tǒng)的管理方式，不具備先進的管理理念。因此當(dāng)前配置人才方面存在不足，造成檔案管理難以向信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，人員技能只停留于目錄輸入、掃描等基礎(chǔ)性工作，長此以往工作容易處在被動，嚴(yán)重地阻礙檔案信息化水平的提升。

第四，檔案現(xiàn)代化管理模式推進中，檔案立卷工作不規(guī)范是一個很大的阻礙，這是當(dāng)前中職院校在檔案管理改進工作中亟待解決的問題。以立卷工作不規(guī)范為例，主要表現(xiàn)在：檔案保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊、管理制度不健全、檔案收集工作缺乏完整的檔案利用體系，如教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、基建檔案等，上述檔案傳統(tǒng)管理采取獨立存放的模式，但是往往許多數(shù)據(jù)相互對應(yīng)不上。原因是檔案資料在收集、整理、錄入等方面極不規(guī)范，本單位自己整理的部分上述問題尤其突出，這就導(dǎo)致轉(zhuǎn)為電子文檔后數(shù)據(jù)資料銜接不全，影響信息化檔案收集、整理工作進行，以上問題的存在，極大地影響了檔案工作的質(zhì)量和利用效果。

第五，中職高校檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)流量不斷增加，感染計算機和偷竊信息的行為就增多，例如木馬蠕蟲侵犯會發(fā)生病毒感染，而文件損壞乃至計算機癱瘓實在感染程序發(fā)生后必然發(fā)生的，還會造成軟件癱瘓、硬件受到損傷等一系列后果。有一部分蠕蟲還可以刪除文件。黑客不僅僅可以肆意盜取電腦上的文件，同時還會篡改一些信息等，另外就是垃圾郵件和間諜軟件所帶來的一些問題也不可忽視。目前網(wǎng)絡(luò)上垃圾郵件、垃圾信息泛濫的問題十分突出，嚴(yán)重影響電子郵件的正常運行，被黑客利用的網(wǎng)絡(luò)病毒成為殺傷力較大的工具。病毒軟件在用戶并不知情的情況下，可以安裝后門程序，將用戶的隱私信息竊取，黑客就可以在用戶計算機上進行郵件的發(fā)送和接收，進行遠(yuǎn)程操控[3]。

綜上，中職院校必須面對檔案信息化管理轉(zhuǎn)型升級的要求，在機遇和挑戰(zhàn)并存的大環(huán)境下積極探索新技術(shù)新措施應(yīng)用。

第一，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作要求利用計算機來對于檔案資料進行編輯，這涉及了文檔資料的修改、增刪等，這大大提升了工作效率，降低了檔案管理人員的工作量。改變采用人工檢索工作量巨大且耗費的時間與精力過多的弊端，不再沿用傳統(tǒng)的檔案資料存儲方式，因為傳統(tǒng)存儲模式下，資料的檢索非常困難，而借助于信息化技術(shù)這一新的傳輸媒介，提高檔案管理的水平，拓展服務(wù)空間。

第二，隨著時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下真正意義上的無紙化辦公，意味著從理念到制度，從執(zhí)行到監(jiān)管一系列的挑戰(zhàn)。當(dāng)前檔案管理工作者全員樹立數(shù)字化檔案運營觀念，在遵照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)方面就面對挑戰(zhàn)，而轉(zhuǎn)變理念之后則要進一步運用數(shù)字技術(shù)，使用網(wǎng)絡(luò)資源替代紙質(zhì)文檔，要求中職院校的檔案管理人員在現(xiàn)有的知識經(jīng)驗基礎(chǔ)上，不斷提升數(shù)據(jù)應(yīng)用專業(yè)能力，熟練掌握運用數(shù)字化檔案，能夠主動開發(fā)信息資源，注重信息化管理，使得檔案統(tǒng)計、整理、歸檔、保存等過程變得有序，為師生提供更好的服務(wù)。利用現(xiàn)代化科技為依托，大數(shù)據(jù)背景下進行檔案管理，其目的的一方面也是使得從業(yè)人員能夠通過培訓(xùn)，達(dá)到信息化檔案管理的要求，將信息統(tǒng)一存儲在計算機中，將傳統(tǒng)檔案管理全面轉(zhuǎn)型為數(shù)字文檔管理模式。

3 中職校檔案信息化建設(shè)思路

提高認(rèn)識，加強管理，通過信息化建設(shè)使得中職校檔案規(guī)范化、信息化、高效化，人才的力量是不可缺失的，管理層知識領(lǐng)域要進行更新，提升檔案管理人員的崗位勝任力，增強檔案管理人員的核心競爭力。通過信息化知識培訓(xùn)，使得全員認(rèn)識到檔案管理的現(xiàn)代化意義所在。

基于檔案管理信息化建設(shè)的需要完善軟硬件設(shè)施，學(xué)校需要投入財力、人力、物力、硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兼?zhèn)?，保障中職校檔案信息化的順利推進，完善的軟硬件是檔案管理信息化建設(shè)的堅實支撐，確保檔案信息高效科學(xué)地被應(yīng)用。

加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，應(yīng)統(tǒng)一建立科學(xué)、合理、嚴(yán)密的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以此為依據(jù)，對建設(shè)工作中涉及的諸多內(nèi)容進行管理，包括檔案信息系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)、檔案信息數(shù)據(jù)維護、檔案信息。數(shù)字化管理能夠改變傳統(tǒng)的管理模式，將重點放置在檔案信息開發(fā)和利用方面，加大信息共享、信息利用，以促進中職校相關(guān)決策的精確性。

增強安全保密意識，檔案部門應(yīng)樹立科學(xué)正確的檔案信息管理觀念，對檔案管理中存在的安全問題予以重視，嚴(yán)格做好各種防控措施，結(jié)合實際依據(jù)以及嚴(yán)格的規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案信息安全水平的提升。

4 中職院校推進檔案管理信息化的策略

著力建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫是中職學(xué)校檔案管理信息化的關(guān)鍵。將所有的紙質(zhì)化檔案進行重點篩選，針對檔案信息易丟失、損壞等問題，設(shè)立檔案信息數(shù)據(jù)庫[4]。按照檔案資源數(shù)字化、信息化的要求，實現(xiàn)信息共享。對館藏優(yōu)質(zhì)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，通過邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計，使得中職院校中的各類檔案可以共享，保證不同側(cè)重點的檔案管理內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)互通，而校外的相關(guān)信息也可以通過共享軟件進入到中職校的檔案內(nèi)容中。

數(shù)字化工具有助于檔案信息實時進行更新，應(yīng)對復(fù)雜的檔案信息，對信息內(nèi)容進行更新，如教師學(xué)歷信息、學(xué)生基本情況、學(xué)校發(fā)展歷程等，采用信息化技術(shù)手段實現(xiàn)動態(tài)的數(shù)字化處理，另外就是要保證數(shù)據(jù)化工具做到及時升級更新，對于數(shù)據(jù)庫平臺進行升級改造，對于既有的數(shù)據(jù)庫進行不斷地拓展，將學(xué)校人事、教育、教學(xué)等方面的信息更新，保證信息系統(tǒng)運行兼容性和延續(xù)性，同時也能夠?qū)ξ募４嫦到y(tǒng)進行自動升級[5]。更新過程中數(shù)據(jù)庫是穩(wěn)定的，原有的數(shù)據(jù)不會被更改或遷移。同時使用身份認(rèn)證識別、文件加密等設(shè)置，保證檔案信息資源的安全性。

加強檔案管理信息化人才隊伍建設(shè)對于中職校檔案信息化管理水平提高是十分關(guān)鍵的。先進的技術(shù)設(shè)備是需要人來進行操作的。加強技能培訓(xùn)，做好檔案人員的能力提升，將固化在紙質(zhì)載體方面的檔案信息，以數(shù)字化方式輸入計算機，這是管理人員所要具備的基本技能。當(dāng)前運用辦公自動化軟件實現(xiàn)電子文件信息傳輸存儲，新型軟件技術(shù)幫助人們能夠進行基本的操作技能之外，同時擁有超強的檔案管理素質(zhì)，在檔案保密能力等方面，要求檔案工作人員嚴(yán)格要求自己，面對信息化技術(shù)應(yīng)用，合理化應(yīng)用檔案信息，組織檔案工作人員進行崗位培訓(xùn)，迅速地讓工作人員能夠了解檔案工作內(nèi)容，樹立正確的檔案管理思維。

中職校的領(lǐng)導(dǎo)層必須重視檔案信息化建設(shè)，對學(xué)校歷史原貌、學(xué)校工作，學(xué)校教育工作等，要從拓展教育事業(yè)的角度，保證檔案信息化建設(shè)，給予足夠的資金投入，配置專業(yè)技術(shù)設(shè)備，更新完善基礎(chǔ)設(shè)施，同時引進專門的人才，為檔案工作數(shù)字技術(shù)應(yīng)用操作助力，不斷改善學(xué)校檔案管理工作人員的工作環(huán)境，配置激勵機制，使得檔案工作管理人員能夠具有較好的工作積極性[6]。

通過不斷增大中職院校檔案信息化建設(shè)力度，當(dāng)前在學(xué)科范疇的檔案信息化管理上，已經(jīng)可以實現(xiàn)圖像數(shù)字掃描、通信網(wǎng)絡(luò)運營、硬件軟件數(shù)字化處理等技術(shù)應(yīng)用。針對目前中職校檔案信息化建設(shè)在技術(shù)規(guī)范、軟硬件選用、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作職責(zé)等方面的不足，抓好電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作，做好電子檔案材料收集審核整理生成等制度規(guī)定，方便查閱和使用，嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的網(wǎng)上查閱傳遞、接收存儲等環(huán)節(jié)提供質(zhì)量保證[7]。

建立強大的網(wǎng)絡(luò)公共檢索服務(wù)平臺，便于進行規(guī)范的數(shù)字檔案管理平臺。做好殺毒和測試工作、防黑客維護檢查，規(guī)范操作規(guī)程和進行統(tǒng)一管理，確保學(xué)校各部門的檔案信息安全。

為了提高檔案管理人才隊伍的綜合素養(yǎng)，當(dāng)前中職院校采用培訓(xùn)和人才引進等方法，力爭做好優(yōu)勢互補和結(jié)構(gòu)優(yōu)化。例如邀請科研機構(gòu)、行業(yè)專家、技術(shù)人才等進入高校擔(dān)任兼職教師，或者從提高內(nèi)部管理能力目標(biāo)出發(fā)，全面給基層從事檔案管理工作的人員提供培訓(xùn)機會和學(xué)習(xí)機會。主要培訓(xùn)學(xué)習(xí)的內(nèi)容包括信息技術(shù)應(yīng)用、檔案管理服務(wù)等。

中職院校檔案信息化安全管控體系建設(shè)，對于信息涉及機密的強調(diào)保密性，安全保障信息輸入輸出、數(shù)據(jù)處理、硬件軟件防火墻設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)安全管控等。均采取安全管理機制，設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，組織協(xié)調(diào)，確保信息化檔案管理各環(huán)節(jié)安全。

5 結(jié)束語

當(dāng)前中職校積極開拓管理智慧系統(tǒng)，鎖定教育信息化深度融合應(yīng)用，聚焦打造流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、精益化的中職校，建設(shè)檔案管理智能運營信息化系統(tǒng)，解決傳統(tǒng)管理運營中的難題，真正實現(xiàn)人員資料資源、管理過程行為，結(jié)果量化數(shù)據(jù)等動態(tài)貫通，幫助中職校能夠全過程、自動化地提高檔案管理能力，建立大數(shù)據(jù)分析平臺和物聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控，體現(xiàn)校企結(jié)合以及政府監(jiān)督力量，努力為社會培養(yǎng)具有綜合素養(yǎng)的職校人才，促進中職院校的運營效率和檔案管理水平邁上新的臺階。

參考文獻：

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【通聯(lián)編輯：謝媛媛】