高校人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

代紅 尹世學(xué) 苗季

摘 要?人事檔案是一種信息資源，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，人事檔案已經(jīng)開始從庫房的管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式。高校人事檔案信息化管理不僅是檔案信息規(guī)范化管理的需求，也是高校師生人員信息完整性的有效補(bǔ)充。系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)不僅在于提升內(nèi)部管理水平和服務(wù)質(zhì)量，還將與相關(guān)部處一起，共同構(gòu)成學(xué)校各類人員基本信息數(shù)據(jù)庫，為廣大師生提供準(zhǔn)確、完整的信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞?人事檔案 數(shù)據(jù)共享 信息化

一、建設(shè)背景

人事檔案是記錄和反映個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷及其德才能績(jī)等方面數(shù)據(jù)和信息的原始記錄。它既具有憑記和信息功能，也具有動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)、權(quán)威、保密等功能。作為一種信息資源，人事檔案是個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展的準(zhǔn)確記錄，是個(gè)人和社會(huì)的基礎(chǔ)性信息。

人事檔案的材料主要包括：①履歷材料;②自傳材料;③鑒定、考核、考察材料;④學(xué)歷、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)與評(píng)定崗位技能的材料;⑤政治歷史審查材料;⑥入黨入團(tuán)材料;⑦獎(jiǎng)勵(lì)材料;⑧處分材料;⑨錄用、任免、出國(guó)（出境）、工資、待遇及各種代表會(huì)議代表的材料;⑩其他可供組織參考的材料。

從檔案主體類型角度來看，高校人事檔案包括教工檔案和學(xué)生檔案兩大類。

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，人事檔案已經(jīng)開始從庫房的管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式?，F(xiàn)代的檔案管理理念是以規(guī)范的媒介檔案管理為基礎(chǔ)，通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動(dòng)渠道的設(shè)計(jì)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等各項(xiàng)具體工作，借助于信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動(dòng)化監(jiān)控功能，提高檔案信息利用的效率。因此，人事檔案管理和服務(wù)工作的信息化勢(shì)在必行。

二、問題分析

高校人事檔案綜合記錄和反映了師生的人事活動(dòng)、品德、才能等信息，是學(xué)校了解人才的重要資源。人事檔案信息管理系統(tǒng)是人事檔案信息管理集成應(yīng)用，其縱向涉及人事檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，其橫向涉及學(xué)校學(xué)生及教職工管理部門：人事處、注冊(cè)中心、學(xué)生職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)中心、組織部、統(tǒng)戰(zhàn)部等部門。目前，高校人事檔案管理信息系統(tǒng)普遍存在以下多個(gè)問題。

1.信息不完整。由于系統(tǒng)建設(shè)較早，系統(tǒng)中對(duì)人員基本信息不夠全面，不能全面反映檔案管理的綜合情況;而由于延續(xù)性的原因，很多歷史檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容不完整，直接影響到檔案的管理和利用。

2.檔案信息不能及時(shí)更新。目前，系統(tǒng)中的每項(xiàng)數(shù)據(jù)是根據(jù)師生進(jìn)校時(shí)從相關(guān)部處得到的信息，倘若師生數(shù)據(jù)在校期間發(fā)生變化，如工作單位、職稱職務(wù)、黨團(tuán)等信息發(fā)生變更后不能實(shí)時(shí)根據(jù)人員的信息變化更改相關(guān)信息。

3.界面操作不靈活。系統(tǒng)對(duì)各類檔案分別建庫，各庫信息相對(duì)獨(dú)立，跨庫檢索界面顯示信息比較少，不能實(shí)現(xiàn)綜合或者模糊檢索。

4.操作功能不全。日志管理不透明，不能查詢信息的錄入及更改等相關(guān)情況，缺少信息輸入輸出管理，目錄打印、檔案轉(zhuǎn)遞功能打印等功能管理。

隨著檔案管理的不斷深入，這些問題越來越影響到檔案管理與服務(wù)的日常業(yè)務(wù)工作效率和工作質(zhì)量。

三、建設(shè)目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息化管理，包括建檔、歸檔、轉(zhuǎn)檔、檔案查閱、檔案借閱、歸還、出具相關(guān)證明、檔案盤點(diǎn)等，優(yōu)化流程，減輕工作人員的工作量，提高檔案館的辦公效率;實(shí)現(xiàn)與學(xué)生、人事、就業(yè)等應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和交換，促進(jìn)個(gè)人整體信息的準(zhǔn)確性和完整性;在符合人事檔案管理規(guī)范的范圍內(nèi)，提供檔案信息的查詢和采集，為廣大教工、學(xué)生提供人事檔案服務(wù);進(jìn)一步研究和實(shí)現(xiàn)檔案資源的內(nèi)涵和外延，利用各種先進(jìn)的技術(shù)手段，進(jìn)行檔案信息資源的規(guī)范、整合、挖掘和綜合利用。

高校人事檔案管理信息系統(tǒng)的外延有人事處、注冊(cè)中心、學(xué)生職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)中心的接口，主要包括如下幾個(gè)方面：（1）與人事處、注冊(cè)中心之間實(shí)現(xiàn)教工、學(xué)生基本信息共享，與學(xué)生職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)中心實(shí)現(xiàn)就業(yè)信息數(shù)據(jù)共享，達(dá)到師生在校信息動(dòng)態(tài)一致;（2）人事檔案系統(tǒng)向人事處、學(xué)工部、研究生院、學(xué)生職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)中心提供檔案是否在館的狀態(tài)查詢的接口，提供可查詢檔案狀態(tài)的界面。

四、功能設(shè)計(jì)

高校人事檔案管理信息系統(tǒng)功能模塊如圖1所示。

各模塊的主要功能包括如下。

1.檔案建檔。實(shí)現(xiàn)接收新進(jìn)校教工、學(xué)生檔案，通過數(shù)據(jù)共享，自動(dòng)獲得建檔人員信息，減輕工作人員的工作量，避免數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

2.檔案歸檔。將教工因?yàn)閷W(xué)習(xí)、職稱職務(wù)變動(dòng)、離退休、入黨、獎(jiǎng)懲等形成的人事檔案材料，以及學(xué)生在校期間形成的學(xué)籍、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲等人事檔案材料歸入個(gè)人檔案中。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔的錄入、查詢等管理功能。

3.檔案查閱。對(duì)組織、人事等部門因各類原因，查閱教工、學(xué)生檔案的過程信息進(jìn)行管理，形成查閱日志。

4.檔案借閱、歸還。對(duì)檔案的借出、歸還情況進(jìn)行管理。對(duì)于長(zhǎng)期借出的檔案，具有警戒功能;對(duì)于短期借出的檔案，能進(jìn)行提前提醒，形成借出、歸還日志。

5.轉(zhuǎn)檔管理。通過對(duì)人事處、教務(wù)處、研究生院、學(xué)生職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)中心等部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與整理，優(yōu)化檔案轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)流程，輔助進(jìn)行各類工作文件的處理，減少錯(cuò)誤的產(chǎn)生，減輕工作量。

6.各類證明材料。對(duì)于教工和學(xué)生因?yàn)槌鰢?guó)、繼承等各類人事檔案的證明，系統(tǒng)能夠根據(jù)需求，按照檔案內(nèi)容開具相關(guān)證明，支持套打功能，并對(duì)證明開具情況進(jìn)行記錄，供后期檢查和調(diào)用。

7.檔案盤點(diǎn)。支持需要盤點(diǎn)的檔案信息預(yù)處理工作，實(shí)現(xiàn)與新一代采集器的數(shù)據(jù)接口，對(duì)采集的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)核對(duì)，支持位置盤點(diǎn)、錯(cuò)誤實(shí)時(shí)報(bào)警功能，達(dá)到檔案信息與庫房檔案實(shí)體一致。減少盤點(diǎn)時(shí)間，提高準(zhǔn)確度，優(yōu)化盤點(diǎn)效率。

8.系統(tǒng)管理。系統(tǒng)公共代碼表和系統(tǒng)參數(shù)管理。

9.信息的綜合管理與利用。

五、技術(shù)特點(diǎn)

人事檔案的管理過程有其獨(dú)特之處，包括涉及人員廣泛、數(shù)據(jù)持續(xù)有效、某些業(yè)務(wù)點(diǎn)時(shí)間緊工作量大、對(duì)信息的安全性保密性要求非常高。為此，系統(tǒng)采取了多種技術(shù)措施和手段，以滿足人事檔案管理服務(wù)的要求，取得了良好的效果。

1.采用數(shù)據(jù)本地化與準(zhǔn)實(shí)時(shí)共享相結(jié)合的數(shù)據(jù)共享方式。針對(duì)檔案管理的特點(diǎn)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享采用單向?qū)?nèi)的準(zhǔn)實(shí)時(shí)方式，人事、學(xué)生、就業(yè)等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，每天更新到人事檔案系統(tǒng)，數(shù)據(jù)在本地以實(shí)體表方式存儲(chǔ)，根據(jù)人事檔案管理的需求和規(guī)范，對(duì)共享數(shù)據(jù)做加工處理，在檔案數(shù)據(jù)庫和共享數(shù)據(jù)庫間通過專用主機(jī)的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)通信。準(zhǔn)實(shí)時(shí)共享降低了數(shù)據(jù)共享對(duì)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的壓力，數(shù)據(jù)本地化保證了人事檔案系統(tǒng)對(duì)共享數(shù)據(jù)處理的方便性和靈活性，專用主機(jī)保證了系統(tǒng)的安全性。圖2是數(shù)據(jù)共享的示意圖。

2.系統(tǒng)架構(gòu)采用客戶端與瀏覽器相結(jié)合的方式。由于人事檔案涉及的人員廣泛和管理的實(shí)際需求，系統(tǒng)架構(gòu)采用C/S和B/S相結(jié)合的方式。對(duì)于檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)，例如建檔、歸檔、轉(zhuǎn)檔、盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)等功能，由于業(yè)務(wù)過程復(fù)雜、數(shù)據(jù)訪問量大，且由于檔案管理的嚴(yán)格的信息安全性要求，因此采用了C/S模式建設(shè)。針對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、院系檔案管理員、教工和學(xué)生等用戶，因數(shù)量龐大、應(yīng)用環(huán)境復(fù)雜，采用了B/S模式建設(shè)。根據(jù)已有實(shí)踐的驗(yàn)證，通過合理的劃分功能，兩種模式的有機(jī)結(jié)合可充分發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn)，達(dá)到良好的應(yīng)用效果。圖3是C/S與B/S相結(jié)合的示意圖。

3.業(yè)務(wù)采用靈活的在線與離線相結(jié)合方式。由于檔案管理的特殊性，檔案館庫房中無線信號(hào)被屏蔽，檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)采用在線與離線相結(jié)合的方式進(jìn)行信息化建設(shè)。如在檔案盤點(diǎn)時(shí)，由于設(shè)備和檔案架的原因，如果采用在線方式，會(huì)大大增加盤點(diǎn)的工作量，并且檔案數(shù)據(jù)存在更新不頻繁的特點(diǎn)，因此系統(tǒng)對(duì)檔案盤點(diǎn)模塊的建設(shè)，采用了離線方式。通過對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類和排序，系統(tǒng)將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)分批下載到手持掃描槍中;掃描完成后，再將盤點(diǎn)結(jié)果數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)，進(jìn)行后續(xù)處理，通過靈活的系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)踐應(yīng)用，保證了各類業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。

系統(tǒng)的建設(shè)立足于利用現(xiàn)代信息化手段，集中管理人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)工作：檔案進(jìn)館、轉(zhuǎn)出、綜合查詢、借閱、辦理各種證明、數(shù)據(jù)輸入輸出等基本業(yè)務(wù)信息化管理，保證人事檔案管理數(shù)據(jù)的安全。在此基礎(chǔ)上，借助于信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動(dòng)化監(jiān)控功能，提高檔案信息利用的效率，加強(qiáng)檔案信息資源的綜合挖掘與利用。此項(xiàng)系統(tǒng)基本功能可以簡(jiǎn)單總結(jié)為：數(shù)據(jù)及時(shí)共享保障了人事基本信息數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性;數(shù)據(jù)集中處理有效支持檔案盤點(diǎn)、新生入學(xué)、畢業(yè)離校等高峰期工作;為必要的手工處理環(huán)節(jié)提供準(zhǔn)確無誤的數(shù)據(jù)支持和校驗(yàn)，降低人工操作失誤率; 為管理人員提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

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