高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制探究

蒯迎平

目前，我國的高等教育事業(yè)正在快速發(fā)展，高校在正常運行過程中，固定資產(chǎn)是其中非常關(guān)鍵的一項經(jīng)濟要素。加強對高校固定資產(chǎn)在內(nèi)部的控制，是提高固定資產(chǎn)應(yīng)用水平的重要舉措。如果內(nèi)部的管控措施確實，會影響高效固定資產(chǎn)的整體運行效果，所以高校應(yīng)該建立一種能完善固定資產(chǎn)的體系。本文從內(nèi)部控制缺陷、內(nèi)部管控的必要性、加強控制的方法措施等方面對高校固定資產(chǎn)管理進行探究，提出了改進高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的對策。

一、前言

近年來，我國的高等教育事業(yè)逐漸壯大，辦學(xué)條件越來越好，高校的固定資產(chǎn)也在不斷的增加，固定資產(chǎn)的增加為高校提供了充足、優(yōu)越的教育資源。但是，仍有一些高校存在固定資產(chǎn)利用率不高、配置不科學(xué)等現(xiàn)象，對固定資產(chǎn)的管理也存在著許多內(nèi)部控制上的缺陷。提高對高校固定資產(chǎn)管理過程中內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識，積極采取咳血完善的內(nèi)控措施等問題，非常值得我們深入分析和研究。

二、高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的主要缺陷

（一）管理方式相對落后。

許多高校對固定資產(chǎn)的管理方式還在沿襲以前的老套做法，管理的方式較為落后，缺乏與時俱進的現(xiàn)代管理方式。固定資產(chǎn)如果按照分類別管理，再由財務(wù)部門進行統(tǒng)一的核算管理，這將會讓管理達到更高的效度。而有些高校卻依然沒有一套完善而配套的固定資產(chǎn)管理制度，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理混亂無序。

（二）固定資產(chǎn)資源配置不盡合理。

管理部門在配置資源時，不能合理的分配。固定資產(chǎn)購置時有一些資源配置不能及時的上報給財務(wù)部門，以至于一些配置不能下發(fā)到各個部門。而一些比較貴重的儀器設(shè)備，在下發(fā)過程中更需謹(jǐn)慎，它們不僅受到使用、管理方面的限制，還受到了維修方面的制約，如果相關(guān)部門缺乏溝通，購買的儀器設(shè)備僅為自己所用，則會影響固定資產(chǎn)的利用率。

（三）固定資產(chǎn)記錄不當(dāng)。

高效財務(wù)部門在進行固定資產(chǎn)核算時，需要全方位的進行核對，資產(chǎn)登記做到錢物分離。如果不能形成科學(xué)、有效、共享的臺賬信息，那么高校內(nèi)的各個部門在財務(wù)上的信息就會出現(xiàn)較大差異，財務(wù)部門在核算時往往會重復(fù)記賬，甚至在核算過程中出現(xiàn)賬實不符的現(xiàn)象。

（四）固定資產(chǎn)的購置、使用及維護處置等環(huán)節(jié)沒有真正實現(xiàn)信息共享。

目前，高等院校大都實行系部（或二級學(xué)院）直接管理模式，責(zé)、權(quán)、利下放到系部或二級學(xué)院，而每個系部或二級學(xué)院在管理上是相對獨立的，在固定資產(chǎn)管理上就極容易造成信息不暢、各行其是等現(xiàn)象的發(fā)生。也因此會導(dǎo)致以下問題的出現(xiàn)：各部門不了解全校固定資產(chǎn)的總量、種類等信息，在購置環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)重復(fù)購置等問題;在使用環(huán)節(jié)，各部門更多地考慮自身的便捷性，不能統(tǒng)籌兼顧其它部門的利用率，從而降低了固定資產(chǎn)的整體效益;維護環(huán)節(jié)需要技術(shù)和材料支撐，有些技術(shù)和材料的制作學(xué)校本身就可以解決，但由于不在一個部門，再加上信息不能共享，結(jié)果有些固定資產(chǎn)不能得到及時維護，有的甚至直接當(dāng)作損壞品予以處置，造成很大的浪費。

三、高校固定資產(chǎn)嚴(yán)格內(nèi)控的必要性

高校的固定資產(chǎn)是高校各個部門能有效進行教育教學(xué)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，固定資產(chǎn)的內(nèi)部管理能夠有效地反映該學(xué)校的資源配置以及管理水平。高校固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制主要是通過學(xué)校的制度建設(shè)和管理體系的建設(shè)予以加強的，通過內(nèi)控管理可以不斷提高固定資產(chǎn)的利用率，充分發(fā)揮辦學(xué)條件中的資產(chǎn)優(yōu)勢，促進學(xué)校整體工作的有序發(fā)展。當(dāng)前，我國的高等教育事業(yè)正處在快速發(fā)展時期，高校的投入不斷加大，固定資產(chǎn)的管理水平亟待提升。因此嚴(yán)格、高效的資產(chǎn)內(nèi)控工作是整個學(xué)校管理中的重中之重。進入新世紀(jì)后，人們的生活條件不斷改善，廣大學(xué)生對高校的教育環(huán)境、生活環(huán)境及各種物質(zhì)條件的要求越來越高，加強高校固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制，合理配置固定資產(chǎn)的應(yīng)用資源，有利于更好地滿足高校學(xué)生對物質(zhì)條件日益增長的心理需求。此外，社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，在一定程度催生了科技研發(fā)，各種新設(shè)備、新材料不斷涌現(xiàn)，不論其種類、數(shù)量，還是特質(zhì)、特性，都影響著高效固定資產(chǎn)的購置計劃和內(nèi)控方法。固定資產(chǎn)的配置越來越高，必然要求管理人員的素質(zhì)越來越高，整體管理水平越來越高。

四、加強高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的方法措施

（一）建立健全管理組織，增強管理者的責(zé)任意識。

為了增強管理的權(quán)力，必須明確學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)（包括分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)）的責(zé)任，建立完善的領(lǐng)導(dǎo)機制，比如成立一個工作小組，專門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)內(nèi)部建設(shè)工作，小組成員按照固定資產(chǎn)管理的有關(guān)程序和要求，梳理固定資產(chǎn)管理的各個流程，熟悉各種環(huán)節(jié)的運行。這既需要他們有一定的固定資產(chǎn)的管理能力，還需要他們具有一定的承擔(dān)風(fēng)險的責(zé)任意識。在內(nèi)部控制過程中，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)固定資產(chǎn)管理的規(guī)章制度，對具體的管理人員進行績效考核，在確保固定資產(chǎn)保值的前提下，積極探索固定資產(chǎn)增值的新方法、新路子，這將會有效地促進固定資產(chǎn)內(nèi)部的控制。

（二）有計劃安排固定資產(chǎn)的需求配置，確保固定資產(chǎn)投入的合理性。

工作小組應(yīng)該會同其他的相關(guān)部門，根據(jù)高校每個學(xué)期或某個階段所要舉辦的活動以及開展的工作，對需要添置的固定資產(chǎn)進行認(rèn)真的分析和科學(xué)的預(yù)算，如一些相對貴重的器材需要合理的購買其數(shù)量，也需要對一些特殊配置進行認(rèn)證，不盲目購買一些不必要的器材，更不能無計劃地重復(fù)添置。在采購之前，應(yīng)該同上級分管領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)，經(jīng)過集體研究的決策，確定能否實施購買。另外，高校應(yīng)根據(jù)部門的設(shè)置情況和專業(yè)調(diào)整規(guī)劃，適當(dāng)、適時賦予相關(guān)部門一些固定資產(chǎn)的調(diào)配權(quán)和決策權(quán)，在購買一些必要器材或辦公設(shè)備時，不必通過集體的決策，可以自行購買。這樣，既縮短了配置時間，提高了管理效率，也能充分調(diào)動部門管理者的積極性。

（三）建立現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)化。

高校固定資產(chǎn)需要及時、真實地錄入計算機管理系統(tǒng)中，達到出即入賬的效果。如今，有一些高校的資產(chǎn)錄入需要一套相對復(fù)雜的程序，需要花費一定的時間，看似浪費時間，但這樣做實際上為各部門的后續(xù)使用提供了信息資源庫。因為，這套系統(tǒng)學(xué)校的各個部門都有隨時查閱的功能。固定資產(chǎn)實施信息化管理，不僅能夠提高內(nèi)部控制的實效，還能在固定資產(chǎn)使用過程中出現(xiàn)問題時，能夠及時查出是哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題。

為了讓高校固定資產(chǎn)使用更加高效、更加合理，高校還需建立對固定資產(chǎn)的維修系統(tǒng)，保證固定資產(chǎn)能正常運行。在進行定期維修時，需要部門承擔(dān)，而在進行大規(guī)模維修時，則需要資產(chǎn)管理部門或請專家進行研究，制定方案，共同維修。

（四）制定配套的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度。

在建立固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)之后需要更加的完善其內(nèi)控制度的建設(shè)，比如規(guī)范登記學(xué)校固定資產(chǎn)和管理臺賬的制度。利用固定信息管理系統(tǒng)對資產(chǎn)進行統(tǒng)計，明確學(xué)校固定資產(chǎn)的動態(tài)狀況，如哪些建筑、設(shè)備需要維修，哪些器材需要重新添置等。建立配套的內(nèi)控制度，主要是為了讓學(xué)校的固定資產(chǎn)有剛性的管理措施，使一線的管理員和使用者都有責(zé)任感。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)內(nèi)控制度做好學(xué)校固定資產(chǎn)的種類、數(shù)量、價格、使用對象等信息資料的登記工作，安排專人對固定資產(chǎn)進行一些定期或不定期的檢查，及時調(diào)整固定資產(chǎn)的庫存，妥善保管相關(guān)資產(chǎn)資料，確保財務(wù)信息的真實性和完整性。

（五）加強高校固定資產(chǎn)管理隊伍的建設(shè)，建構(gòu)科學(xué)的管理體系。

不論管理科學(xué)如何發(fā)展，人總是管理工作中最活躍的、最關(guān)鍵的主力因素，所以，提升管理者的素質(zhì)才能真正提高管理水平。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到提高管理人員素質(zhì)的重要性。在管理隊伍的建設(shè)上，一要重視基層管理人員的選聘，既要關(guān)注管理能力、專業(yè)水平，又要關(guān)注職業(yè)道德、合作精神和責(zé)任意識。在選聘過程中，選賢任能，堅決杜絕任人唯親;二要定期組織資產(chǎn)管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，在培訓(xùn)方式上，堅持內(nèi)外結(jié)合，可組織她們?nèi)ネ庑⒂^學(xué)習(xí)，借鑒先進的管理經(jīng)驗，可聘請有相關(guān)專業(yè)知識背景的專家到學(xué)校講座;在培訓(xùn)內(nèi)容上，注重實踐性和前瞻性相結(jié)合，管理措施要易于操作，便于應(yīng)用，應(yīng)指導(dǎo)應(yīng)用大數(shù)據(jù)原理，推廣網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù) 。

（六）建立內(nèi)部監(jiān)督機制，提高對固定資產(chǎn)管理的監(jiān)督能力。

建立監(jiān)督機制旨在提高固定資產(chǎn)管理的正確性和有效性，使每一層級的管理人員都能夠規(guī)范自身的職業(yè)行為，及時彌補管理中的漏洞。因此，高校應(yīng)重視監(jiān)督機制的建設(shè)，充分協(xié)調(diào)學(xué)校紀(jì)檢、巡察、后勤、財會、工會等各個部門，使其發(fā)揮各自的職能優(yōu)勢，全方位加強學(xué)校固定資產(chǎn)的內(nèi)部監(jiān)督工作。

在具體監(jiān)督過程中，要嚴(yán)格控制固定財產(chǎn)的采購事項，在進行采購事宜前，需要學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)進行集體會簽，各個部門的主管，盡可能參與進來，必要時還需要進行專家論證。在確定購買之后，嚴(yán)格按照政府的采購要求進行采購，金額較大的采購項目適宜采用公開招投標(biāo)的方式進行;在固定資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)，重點監(jiān)督使用的計劃性、保值性和增值性，確保固定資產(chǎn)不過度使用，不無序使用，不無保護使用;對固定資產(chǎn)流動環(huán)節(jié)的監(jiān)督，不僅需要財務(wù)部門的參與，還需要后勤、系部等各個部門的介入，對固定資產(chǎn)的使用、購買和管理共同實施驗收工作，各部門也需要加強自己的業(yè)務(wù)能力。監(jiān)察人員需要對固定資產(chǎn)進行嚴(yán)格的控制與監(jiān)察，切實履行自己的崗位職務(wù)。

五、結(jié)語

高校固定資產(chǎn)屬于國有資產(chǎn)的一部分，如今在高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制方面還存在著諸多的問題，在一定程度上影響著固定資產(chǎn)的保值率、利用率和完好率。因此，高校必須要針對存在的問題進行分析和研究，并制定相應(yīng)的內(nèi)部防控措施，切實加強高校對固定資產(chǎn)的內(nèi)部管理職能和監(jiān)督職能，不斷提高固定資產(chǎn)的使用價值，做到物有所值，管而有序，督而有效。

（作者單位：江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）