淺談高職院校固定資產(chǎn)信息化管理

仇偉祺

固定資產(chǎn)的管理是高職院校日常管理中必不可少的一部分，是反映學(xué)校辦學(xué)物資層面的一個重要方面。為了實現(xiàn)高職院校固定資產(chǎn)的規(guī)范化、科學(xué)化，故引入信息化模式進行管理。本文通過對高職院校的固定資產(chǎn)在信息化模式下的實踐進行研究討論，目的在學(xué)校的日常運行中能夠提高資產(chǎn)的使用效率，使學(xué)校能夠正向發(fā)展。

在當(dāng)今社會經(jīng)濟高速發(fā)展的大背景下，實業(yè)的發(fā)展速度十分迅猛，技術(shù)性人才供給出現(xiàn)了緊俏現(xiàn)象?；诖?，培養(yǎng)技術(shù)性人才的高職院校開始受到越來越多人的關(guān)注，衡量一所高職院校其辦學(xué)效益跟綜合實力等最主要的一項指標就是固定資產(chǎn)，固定資產(chǎn)對于高職院校的長遠發(fā)展有著重大的影響。固定資產(chǎn)的管理作為高職院校行政管理中不可缺失的—部分，良好的固定資產(chǎn)管理不僅可以減少浪費、提高利用率，而且還能夠確保教學(xué)和行政以及科研等工作都可以更加順利的開展起來。

一、目前高職院校固定資產(chǎn)管理的不足

（一）管理體制的不完善

高職院校的發(fā)展不及傳統(tǒng)的本科院校，因此對于固定資產(chǎn)的使用和管理，并沒有像本科院校一樣有著一套相對較于規(guī)范和完善的體系，且高職院校更注重學(xué)生的實操能力不同于本科院校更注重理論、科研，因此兩者的資產(chǎn)屬性存在著本質(zhì)的差異，這就會導(dǎo)致本科院校的固定資產(chǎn)管理模式和方法并不適用于高職院校。另外，大部分高職院校辦學(xué)規(guī)模并不是很大，所以存在部門機構(gòu)劃分不清晰的情況。大部分高職院校也沒有專門的資產(chǎn)管理處，對于固定資產(chǎn)的管理通常也是多部門并進、各自開展的，一般來說像學(xué)校的教務(wù)部門主要負責(zé)的就是與學(xué)校日常教學(xué)和駐點實習(xí)點的固定資產(chǎn)的管理，學(xué)校的信息中心則會負責(zé)全校的電子設(shè)備和圖書館內(nèi)圖書等資產(chǎn)，而財務(wù)部門則主要負責(zé)固定資產(chǎn)入庫后的賬務(wù)工作。每個部門都負責(zé)一塊，但實際上部門與部門之間并沒有打通，且各個扎口管理部門的固定資產(chǎn)管理標準也不一致，所以導(dǎo)致不同的職能部門之間因為未及時互相更新信息而出現(xiàn)了例如實物、賬務(wù)不符等導(dǎo)致固定資產(chǎn)信息出錯的現(xiàn)象。由于學(xué)校沒有一個設(shè)立一個總的固定資產(chǎn)歸口管理部門，所以導(dǎo)致各個分散的固定資產(chǎn)歸口管理部門各行其是，相互之間不僅沒有清晰的職責(zé)也沒有進行聯(lián)動，所以才使得學(xué)校的固定資產(chǎn)在日常管理中以及一些相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作都變得十分困難。

（二）資源配置的不合理

近年來高職院校愈加受到國家重視，大量的教育經(jīng)費被投入到促進高職院校的發(fā)展建設(shè)和教學(xué)科研工作當(dāng)中，但同時也帶來了一部分固定資產(chǎn)的閑置和浪費，例如在前期的手工記賬方式下，各個部門的固定資產(chǎn)互不相通，在不確定學(xué)校是否有這樣一件設(shè)備時，便造成了同一樣設(shè)備被不同部門重復(fù)購買的情況。同時，“重購置，輕管理”的問題也在固定資產(chǎn)的管理中出現(xiàn)，固定資產(chǎn)從申購到報廢是一個動態(tài)的過程，然而很多時候中間的過程很容易被遺漏，導(dǎo)致一項資產(chǎn)完整的生命周期并不能被完整的保存記錄下來。

（三）管理意識的薄弱

高職院校近些年來在學(xué)校的各個建設(shè)層面都發(fā)展迅速，但存在著重心偏向于資產(chǎn)的購置和相關(guān)經(jīng)費的支出上，對已經(jīng)完成購置的固定資產(chǎn)的管理卻十分“怠慢”，這就帶來固定資產(chǎn)無法物盡其用，導(dǎo)致利用率低下的情況。同時，對于固定資產(chǎn)的來說，一般都是使用它的人多、管理它的人少，并且龐大的固定資產(chǎn)數(shù)量與管理人員的數(shù)量不成比例，帶來了一系列的固定資產(chǎn)的管理不及時、記錄疏漏等情況，這些都是對固定資產(chǎn)的管理十分不利的。

二、強化固定資產(chǎn)信息化管理的有效對策

（一）充分利用信息化手段

信息化手段通俗來講就是管理的信息化，是通過借助固定資產(chǎn)管理軟件來對資產(chǎn)的全生命周期進行管理，實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理“安全完整、合理配置、有效利用”的管理目標。信息化的管理可以讓每一件固定資產(chǎn)都能落實到個人，資產(chǎn)對應(yīng)的數(shù)量、存放地以及相應(yīng)的保管人員和資產(chǎn)所屬部門都能夠清晰的反應(yīng)，從根本上預(yù)防了重復(fù)配置和閑置浪費的情況的發(fā)生，使得固定資產(chǎn)從論證到申購、入庫入賬、調(diào)撥、維修到最后的處置能夠聯(lián)動，成為完整的一條“線”，而不是像傳統(tǒng)的手工記賬一樣，從頭到尾都是一個靜態(tài)的過程。這可以促進高職院校優(yōu)化固定資產(chǎn)的資源配置、高效的利用固定資產(chǎn)資源。

（二）強化固定資產(chǎn)管理意識

由于高職院校逐漸受到重視，教育、科研經(jīng)費等財力資源也逐漸豐富，高職院校更要將內(nèi)部的固定資產(chǎn)更好的管理起來以免造成資產(chǎn)的流失，學(xué)校的決策層領(lǐng)導(dǎo)要樹立起加強對校內(nèi)固定資產(chǎn)的管理意識，將固定資產(chǎn)的管理作為學(xué)校的一項日常管理，與學(xué)校的發(fā)展進行掛鉤。同時學(xué)校的固定資產(chǎn)管理部門也要像同屬性一些管理經(jīng)驗較為豐富的高校進行學(xué)校，拓寬自身的管理知識、取長補短，積極改進傳統(tǒng)的管理模式與思想，把信息化和資產(chǎn)管理結(jié)合在一起創(chuàng)建信息化的管理模式，將使用和管理雙管齊下，全力提升學(xué)校固定資產(chǎn)的管理能力。

（三）完善固定資產(chǎn)管理機制

固定資產(chǎn)的管理對象是固定資產(chǎn)，在學(xué)校的常規(guī)管理當(dāng)中，它有著不可或缺的地位，因此對于固定資產(chǎn)的管理，需要創(chuàng)建一個專門的職能部門來進行管理，并且將學(xué)校內(nèi)不同的資產(chǎn)歸口管理部門進行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校的資產(chǎn)管理部門作為學(xué)校固定資產(chǎn)的總扎口，需要明確參與資產(chǎn)生命周期內(nèi)各個職能部門、二級學(xué)院自身的職能和作用，減少或避免出現(xiàn)一些人為的不合理的因素。要構(gòu)建合理的使用、管理框架，將各個固定資產(chǎn)管理的職能部門的責(zé)任和權(quán)限明確，確保固定資產(chǎn)管理程序的程序化和規(guī)范化。

（四）優(yōu)化固定資產(chǎn)管理團隊

固定資產(chǎn)在國際上的通用分類就有16個，結(jié)合上高職院校專業(yè)多而雜的特點，要想搞好學(xué)校的固定資產(chǎn)，就更應(yīng)該挑選、創(chuàng)建一支責(zé)任心強、業(yè)務(wù)能力過關(guān)的管理團隊。另外，固定資產(chǎn)的信息化管理對相關(guān)的工作人員也有著相對較高的要求，它不僅需要有計算機相關(guān)的知識和熟練的計算機操作，還要有將信息技術(shù)與管理知識融會貫通的能力。資產(chǎn)管理相對來說是一個連續(xù)性較強的工作，因此挑選的固定資產(chǎn)管理人員最好對本單位固定資產(chǎn)情況有所了解，且一旦確定下來，盡量不要更換。與此同時，還需設(shè)立一個全?？傎Y產(chǎn)管理員的崗位，在統(tǒng)籌全校資產(chǎn)的同時，也對于各個職能部門、二級學(xué)院相應(yīng)負責(zé)資產(chǎn)的管理的超額工作進行相應(yīng)的統(tǒng)計和考核。

三、固定資產(chǎn)信息化管理產(chǎn)生的意義

（一）提高固定資產(chǎn)管理效率

通過對學(xué)校的固定資產(chǎn)進行信息化的管理，前期的工作只要在資產(chǎn)管理的系統(tǒng)中對學(xué)校相關(guān)部門、在校教職工姓名等通用數(shù)據(jù)進行登記，在進行到后續(xù)的入庫、調(diào)撥等日常工作時，只要對相應(yīng)需要入庫的固定資產(chǎn)進行名稱、數(shù)量、規(guī)格、存放地等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行增加即可。調(diào)撥時，只要將相應(yīng)的保管人、存放地進行變更即可，每一步操作都記入變更日志，做到步步可循。在年底進行固定資產(chǎn)盤點時結(jié)合掃碼槍，將固定資產(chǎn)上粘貼的條形碼掃入機器中，后期上傳進入系統(tǒng)中自動進行匹配，系統(tǒng)將會自動進行全盤分析，所有的數(shù)據(jù)一目了然，大大縮減了早期手工記賬的復(fù)雜的程序所消耗的時間，提高了固定資產(chǎn)前期入庫、中期調(diào)撥、后期盤點的工作效率！

（二）使固定資產(chǎn)管理更加科學(xué)化、程序化

將固定資產(chǎn)進行信息化的管理后，不僅能夠使得固定資產(chǎn)的預(yù)算經(jīng)費、前期的購置申請、中期的驗收材料收集、后期的報廢處置等固定資產(chǎn)生命周期中每一環(huán)的管理更加科學(xué)、明晰，還有助于高職院校內(nèi)部對于固定資產(chǎn)科學(xué)化、程序化的管理模式的樹立。運用信息化系統(tǒng)，將每一步操作記入軟件日志，何人何時何操作，清晰明了！通過相應(yīng)的管理臺賬，倒逼相應(yīng)的資產(chǎn)管理員規(guī)范操作，從而進一步科學(xué)、程序化的進行學(xué)校的固定資產(chǎn)管理。

（三）使資產(chǎn)賬、財務(wù)賬核算更加規(guī)范

由于我國現(xiàn)實行了新政府會計制度，除了會計核算出現(xiàn)了變化以外，高等教育學(xué)校資產(chǎn)管理方面也面臨更加嚴格的要求，自2014年起，國家就對高等教育學(xué)校按月需進行固定資產(chǎn)折舊計提做了相應(yīng)的規(guī)定。這就面臨了一個問題，因為通常來講財務(wù)賬是以六大類進行記賬的，而固定資產(chǎn)賬則是以十六大類進行記賬，如果通過傳統(tǒng)的手工記賬方式進行資產(chǎn)賬、財務(wù)賬的比對，那么就會出現(xiàn)賬目基數(shù)大、折舊算法計算難度高等相關(guān)的問題。但通過固定資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)對學(xué)校的固定資產(chǎn)進行計提折舊，就可以很好地改善這一問題，通過計算機高速、精準的計算，不僅可以快速的將財務(wù)六大類與教育十六大類進行配對，還能夠真實反映固定資產(chǎn)凈值，準確的計算出固定資產(chǎn)的折舊數(shù)目等等。

（四）對固定資產(chǎn)進行實時監(jiān)控，進行全周期管理

通過運用信息化的模式進行管理，能夠更加全面的了解固定資產(chǎn)的使用情況，通過固定資產(chǎn)各個時態(tài)的使用、閑置、損毀等信息，合理配置，從而實現(xiàn)固定資產(chǎn)的合理利用，確保高職院校內(nèi)部的固定資產(chǎn)能夠再教學(xué)、科研、行政等相關(guān)位置物盡其用，提高學(xué)校內(nèi)固定資產(chǎn)的使用率。同時，高校的固定資產(chǎn)與每一位教職工都是息息相關(guān)的，因此對于固定資產(chǎn)的申請、購置、驗收、入庫、調(diào)撥和報廢處置等，整個生命周期都需要透明化的管理，操作日志要規(guī)范、可查。借助于固定資產(chǎn)信息化的管理平臺，讓固定資產(chǎn)從前期申購到最后報廢銷賬都能夠?qū)崟r監(jiān)控，一來便于了解資產(chǎn)的實時動態(tài)，二來也可以大大程度上減少學(xué)校內(nèi)部固定資產(chǎn)的流失。

總而言之，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，面對現(xiàn)在高職院校的快速發(fā)展，學(xué)校的固定資產(chǎn)進行信息化的管理可以說是必然趨勢！學(xué)校內(nèi)部多而雜的固定資產(chǎn)通過信息化的動態(tài)管理，不僅可以使得流程更加的標準化，也能夠更加全面的展示出固定資產(chǎn)的整個生命流程，從而實現(xiàn)固定資產(chǎn)資源的合理配置與共享，使高職院校的固定資產(chǎn)管理工作呈現(xiàn)高效、信息化的趨勢發(fā)展。

（作者單位：江蘇衛(wèi)生健康職業(yè)學(xué)院）

2019年江蘇衛(wèi)生健康職業(yè)學(xué)院院級科研項目。項目編號：JKC201931。