新時代下智慧后勤建設的探索與思考

胡莎 肖茶圓

[摘 ? ?要] 高校后勤為教學科研以及師生生活提供了全面的服務保障，是高校正常運行不可或缺的一部分。目前，高校人員老齡化現(xiàn)象較為普遍，然而，受現(xiàn)有體制限制，老齡人員退休，但新的人員無法及時補充。如何在缺少人員的條件下提升服務管理水平，構(gòu)建現(xiàn)代化監(jiān)管體系成為了困擾高校管理者的問題。近幾年，互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)發(fā)展迅速，為后勤發(fā)展提供了新的思路。文章有效將新時代先進技術(shù)與西北大學實際后勤管理業(yè)務相結(jié)合，以解決問題為導向，建立后勤服務體系、管理體系、監(jiān)管體系和決策體系。

[關(guān)鍵詞] 智慧后勤;大數(shù)據(jù);服務體系;管理體系;監(jiān)管體系;決策體系

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 23. 046

[中圖分類號] G471 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）23- 0107- 04

1 ? ? ?后勤信息化建設背景

西北大學后勤集團全面履行學校的后勤管理服務職能，堅持低成本運行、高水平服務的宗旨，為教學科研以及師生生活提供全面的后勤服務保障。目前機構(gòu)設置：集團機關(guān)職能部門為集團辦公室、發(fā)展計劃部、工程技術(shù)部、房地產(chǎn)管理辦公室;集團下屬單位為生產(chǎn)經(jīng)營用房開發(fā)管理中心、飲食服務中心、動力服務中心、公寓管理中心、太白校區(qū)物業(yè)中心、長安校區(qū)物業(yè)中心、桃園校區(qū)生活服務中心、電訊運輸中心、維修工程中心、西北大學賓館和會議室管理中心。

2013年，后勤集團成立時共有正式員工170人，2020年有79人，5年后35人，10年后27人，20年后6人。隨著正式員工的老齡化，受學校現(xiàn)有制度的限制，新的人員無法得到補充，近幾年人員缺少的矛盾越來越明顯，對現(xiàn)有后勤運行保障帶來更大的挑戰(zhàn)，需要良好的思路方式解決人員問題。

后勤集團信息化目前由各中心負責，資源相對分散，無統(tǒng)一的資源管理模式與機構(gòu)，各部門溝通協(xié)作效率較低?，F(xiàn)有節(jié)能監(jiān)管平臺、公寓管理系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、飲食安全實時監(jiān)控系統(tǒng)、一卡通、三校區(qū)家屬區(qū)物業(yè)售電收費系統(tǒng)、三校區(qū)學生公寓售電系統(tǒng)、三維地下管網(wǎng)系統(tǒng)等軟件。

學校已經(jīng)成立網(wǎng)絡安全和信息化工作領(lǐng)導小組辦公室，可以指導全校信息化工作，為各部門提供技術(shù)支持。近幾年，互聯(lián)網(wǎng)+、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、GIS、BIM、云計算等技術(shù)發(fā)展迅速，社會上已經(jīng)有一些與高校后勤相關(guān)成熟的信息化產(chǎn)品。這些為后勤信息化的建設提供了有力條件。

2 ? ? ?后勤信息化存在問題

西北大學后勤信息化經(jīng)過多年建設，部分系統(tǒng)使用效果良好，隨著近幾年學校的發(fā)展，目前還存在以下幾個問題：

（1）后勤信息化缺少頂層設計與總體規(guī)劃，沒有形成體系，缺少統(tǒng)一API接口和數(shù)據(jù)格式標準。軟件的建設僅考慮了緊急使用工況，并沒有考慮系統(tǒng)全面規(guī)劃設計，后續(xù)建立的軟件也無法與已有系統(tǒng)進行功能校核，也沒有對公共需求進行研發(fā)，無法實現(xiàn)無縫對接，解決了現(xiàn)有問題，卻給將來的系統(tǒng)集成留下了隱患。

（2）同一個業(yè)務系統(tǒng)重復建設，信息孤島多。從軟件層面分析，同種類系統(tǒng)多部門建設（如：報修系統(tǒng)，倉庫管理系統(tǒng)），這樣不僅重復投資，還會因為系統(tǒng)間不兼容而形成信息孤島，從而導致無法實現(xiàn)多系統(tǒng)間統(tǒng)一身份認證、分權(quán)分域;缺乏整體架構(gòu)規(guī)劃的多系統(tǒng)融合，還會存在數(shù)據(jù)冗余、表結(jié)構(gòu)混亂、數(shù)據(jù)割接等一系列后期運維問題;從硬件層面分析，由于不同管理系統(tǒng)運行承載的平臺不同（如：VMware、Docker、X86、ARM），其硬件要求也各異（如：虛擬云服務、裸金屬云服務、私有云、獨立機柜）;不但前期采購費用高，后期運維成本也很高（如：多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)互通、災備方案）。

（3）在系統(tǒng)方案、采購、招標、對接、運行、管理過程中缺少專業(yè)技術(shù)人員。

（4）需求不明確，存在跟風和被公司引導的誤區(qū)，不能更好地解決實際問題。部分軟件前期調(diào)研不充分，使用軟件業(yè)務流程與現(xiàn)有實際工作管理流程不匹配，給后期管理帶來不便。

（5）目前，電子產(chǎn)品更新速度很快，學校購置過程繁雜，受學校采購制度和多部門協(xié)調(diào)限制，物聯(lián)網(wǎng)項目后期新建的傳感器與前期建設的不匹配，無法對接到現(xiàn)有系統(tǒng)中，無法進行統(tǒng)一管理;如學校配電室由基建處、后勤集團等多部門建設，分開采購，不同配電室軟件系統(tǒng)廠家不同，后期建設配電室的傳感器也無法與前期系統(tǒng)對接，形成信息孤島，無法進行全面數(shù)據(jù)分析與資源調(diào)配。

（6）重建設輕運行管理。信息化項目建設完成后缺少管理運維人員、經(jīng)費、制度等運行保障，系統(tǒng)運行效果較差。對學校而言，建設完成僅僅剛剛開始，運行效果取決于后期運行保障。如節(jié)能監(jiān)管平臺在剛剛建成時節(jié)能效果顯著，因后期沒有運維經(jīng)費、人員，缺少規(guī)章制度，目前部分表已離線，降低了系統(tǒng)效果。

（7）很多軟件當時被包含在前期工程建設項目中，學校與軟件開發(fā)商沒有建立合同關(guān)系，給后期的運行維護管理帶來困惑。

3 ? ? ?后勤信息化建設意義

3.1 ? 再造業(yè)務流程，提高服務質(zhì)量

西北大學后勤集團很多業(yè)務流程如報修、暖氣預約、用電申請、用章申請、項目申報、考勤、入住退宿登記、展位申請、車輛申請等均是通過紙張來完成，不僅降低了服務質(zhì)量，還無法有效保留數(shù)據(jù)，更無法對數(shù)據(jù)進行分析。

近年入校的學生對后勤服務提出了越來越高的要求，如網(wǎng)上報修、線上繳費、提前網(wǎng)上挑選宿舍、開學拎包入住、線上辦理入校離校登記手續(xù)、網(wǎng)上訂餐、教室預約、浴室預約、校園卡網(wǎng)上充值、校車定位查詢、人臉識別等，現(xiàn)有的服務體系遠遠不能滿足高標準的需求。后勤集團需要將現(xiàn)代信息化技術(shù)與服務業(yè)務流程相結(jié)合，建立智慧后勤服務體系，讓人為服務轉(zhuǎn)為線上信息化移動式服務，通過網(wǎng)上后勤服務大廳平臺，讓師生少跑路，讓信息多跑路，提高服務質(zhì)量，提升師生滿意度，提高后勤服務對外形象。

3.2 ? 構(gòu)建后勤服務保障體系，提升管理水平

目前，公寓、飲食、水電暖、物業(yè)、工程、沿街房大多采取傳統(tǒng)粗放的管理模式，決策大部分是依賴經(jīng)驗分析，效率低，無法預判與避免問題的發(fā)生。同一個業(yè)務，多部門重復做，無法數(shù)據(jù)共享，需要建立智慧后勤管理體系，以促進后勤信息化、精細化、智能化、自動化管理水平，提升后勤服務保障能力。

3.3 ? 順應社會化趨勢，提供監(jiān)管考核依據(jù)

近幾年，教育廳和學校倡導后勤社會化，根據(jù)業(yè)務重要程度，將非核心業(yè)務實現(xiàn)社會化，即社會企業(yè)承擔業(yè)務的運行和管理，學校對社會化企業(yè)進行考核和監(jiān)管。目前學生浴室、部分飲食窗口和物業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)社會化，但是學校無法有效掌握社會化企業(yè)的運行管理狀況，監(jiān)管考核力度有限，可能會使得社會化業(yè)務處于失控狀態(tài)，后果不堪設想，亟需強有力的監(jiān)管和考核手段。智慧后勤監(jiān)管體系可以針對后勤服務流程進行監(jiān)管與考核，為社會化打下良好的基礎，提供監(jiān)管和考核依據(jù)。同時，設備監(jiān)管體系可以解決人員短缺問題。

3.4 ? 數(shù)據(jù)挖掘分析，提供科學決策依據(jù)

智慧后勤決策體系將基于以上三個體系的原始數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)學建模、機器學習、人工智能等技術(shù)對海量數(shù)據(jù)進行分析整理;通過聚合、多維切片、鉆取等方式實現(xiàn)線上數(shù)據(jù)可視化，通過不同維度的實時監(jiān)控數(shù)據(jù)分析，為后勤領(lǐng)導快速決策提供科學依據(jù)。

4 ? ? ?后勤信息化建設總體思路

西北大學后勤信息化建設既要順應智慧校園的發(fā)展，又要結(jié)合市場現(xiàn)有軟件與技術(shù)，更要調(diào)研后勤集團現(xiàn)有實際需求，以解決問題，提高服務質(zhì)量和管理水平為導向，適當考慮現(xiàn)有人員計算機使用水平，不僅要建設好，更要使用好，總體思路如下：

（1）后勤信息化是學校信息化的一部分，可以借助學校信息化技術(shù)力量，由學校信息化建設單位做全校的頂層設計、總體規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫編碼標準（人、物）和API接口標準等，后勤信息化項目按照學校要求建設即可。

（2）后勤信息化項目以后勤集團為主，學校信息化單位提供技術(shù)支持，根據(jù)后勤實際需求，解決服務、管理、監(jiān)管和決策中的問題。

（3）結(jié)合學校后勤實際情況，首先明確需求，簡單的系統(tǒng)借助學校現(xiàn)代教育技術(shù)中心的技術(shù)由學校研發(fā)，稍微復雜的系統(tǒng)可以采購硬件由學校集成，避免被企業(yè)牽制，復雜專業(yè)系統(tǒng)可以考慮采購。

（4）在軟件采購時，以解決問題為導向，先結(jié)合實際情況確定學校實際需求，規(guī)范線上線下工作流程和相關(guān)規(guī)章制度，盡可能選擇與學校需求相匹配的產(chǎn)品，在成熟產(chǎn)品的基礎上，根據(jù)學校實際需求進行定制性研發(fā)。

（5）同一個業(yè)務后勤集團只有一個系統(tǒng)，通過分配權(quán)限實現(xiàn)各部門管理，如報修、庫管等。建設前期，先統(tǒng)一業(yè)務流程與規(guī)章制度，實現(xiàn)線下流程線上化，試點成功后再多部門推廣，保留現(xiàn)有業(yè)務的服務方式、服務窗口、服務途徑，待條件成熟后，可以進行業(yè)務流程的重組和組織機構(gòu)的改革，如取消各部門管理員，同一業(yè)務由后勤集團專人統(tǒng)一管理，部分業(yè)務實現(xiàn)社會化。

（6）從方案、立項、招標、合同、實施、驗收、管理、運行等各個環(huán)節(jié)進行把控，提供可行性建議。

（7）在建設順序上先做（對接）已有，再做需要研發(fā)的，先做面向服務，再做面向管理，先做共性，再做個性，提供B/S和C/S兩種服務。

（8）重視后期人員、運維經(jīng)費、規(guī)章制度和機構(gòu)設置。

（9）在硬件方面，可以先優(yōu)化現(xiàn)有配置并搭建虛擬化平臺，以充分利用硬件資源為后續(xù)信息化建設提供資源，同時借助學?，F(xiàn)有的私有云。

（10）后續(xù)軟件系統(tǒng)需要與現(xiàn)有軟件系統(tǒng)進行對接，需要學校、現(xiàn)有軟件單位、新建軟件單位同時完成，對于公共需求重新研發(fā)。

5 ? ? ?后勤信息化建設實施方案

5.1 ? 總體架構(gòu)

采用C/S和B/S兩個結(jié)合的方式，遵循SOA體系結(jié)構(gòu)，按照傳感器層、傳輸層、數(shù)據(jù)層層以及應用四個層次構(gòu)成。

5.2 ? 標準規(guī)范

后勤信息化運用現(xiàn)場工業(yè)總線技術(shù)，與互聯(lián)網(wǎng)絡有效結(jié)合，最終形成一個巨大的物聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡。一個統(tǒng)一完善的后勤信息化系統(tǒng)，包括后勤數(shù)據(jù)中心、各統(tǒng)一門戶平臺、統(tǒng)一終端接入平臺、統(tǒng)一報表服務、統(tǒng)一短信服務等建設內(nèi)容，后勤信息化建設需要建立四個標準：

（1）建立統(tǒng)一能源接入標準，對其他能源管理提供標準的接口服務，可方便未來拓展系統(tǒng)或設施的能源管理（如節(jié)能平臺系統(tǒng)接入），實現(xiàn)校園長期動態(tài)的統(tǒng)一能源監(jiān)管。

（2）建立后勤系統(tǒng)接入標準，為其他后勤應用管理系統(tǒng)（如學生公寓預付費管理系統(tǒng)）提供統(tǒng)一的接口。

（3）建立預留接口標準，為信息化校園預留API接口，統(tǒng)一與信息化校園進行集成。

（4）建立統(tǒng)一的標準規(guī)范，包括數(shù)據(jù)標準、接口規(guī)范、服務規(guī)范和開發(fā)規(guī)范，既能滿足行業(yè)規(guī)范，又能滿足我校當前數(shù)字化建設與管理需求標準規(guī)范，便于后勤集團各軟件系統(tǒng)的無縫對接，最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

5.3 ? 體系建設

基于后勤集團現(xiàn)有職能和業(yè)務進行智慧后勤的方案的研究與實踐，建立后勤信息化的服務體系、管理體系、監(jiān)管體系和決策體系。

（1）服務體系

建立網(wǎng)上辦事大廳，將線下辦理的所有業(yè)務通過網(wǎng)上辦事大廳來辦理，逐步淘汰現(xiàn)有窗口、電話、紙質(zhì)填寫報表等運行管理模式，讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑路。

服務體系包含網(wǎng)上報修系統(tǒng)、電費移動支付系統(tǒng)、物業(yè)售電系統(tǒng)、網(wǎng)上選床系統(tǒng)、網(wǎng)上選被褥系統(tǒng)、入校離校登基系統(tǒng)、網(wǎng)上訂餐系統(tǒng)、教室預約系統(tǒng)、浴室預約系統(tǒng)，車輛動態(tài)管理系統(tǒng)，賓館網(wǎng)上訂房系統(tǒng)，車輛動態(tài)管理系統(tǒng)，門禁系統(tǒng)等。