制度視域下聯(lián)合辦公空間緊張狀態(tài)的演化與平衡研究述評

劉貝妮 趙海珠 盧 強

(1.北京工商大學(xué)商學(xué)院； 2.廣東財經(jīng)大學(xué)金融學(xué)院； 3. 北京工商大學(xué)電商與物流學(xué)院)

1 研究背景

國家信息中心分享經(jīng)濟研究中心發(fā)布的《中國共享經(jīng)濟發(fā)展報告(2020)》顯示，2019年共享經(jīng)濟市場交易額為32 828億元，比上年增長11.6%，共享經(jīng)濟參與者人數(shù)約8億人，涵蓋了生活服務(wù)、生產(chǎn)能力、交通出行、知識技能、房屋住宿等重點領(lǐng)域。與此同時，“雙創(chuàng)”熱潮持續(xù)席卷，數(shù)字經(jīng)濟革故鼎新，依托現(xiàn)代信息技術(shù)與融合創(chuàng)新典范，多樣化和云端化的工作模式逐漸成為組織領(lǐng)域的主要圖景。傳統(tǒng)雇員社會正在下沉，員工不再囿于固定的辦公場所。在共享經(jīng)濟和數(shù)字經(jīng)濟的風(fēng)口下，組織邊界更開放，工作形態(tài)更靈活。合作能夠促進創(chuàng)新，達成共識，通過知識共享改善學(xué)習(xí)。為了促進合作，公司越來越多地在聯(lián)合辦公空間開展工作，聯(lián)合辦公作為一種工作模式的新業(yè)態(tài)，重塑和賦予了簡單“工位”更多的可能性。聯(lián)合辦公空間是指不同組織、團隊或個人在特別規(guī)劃和設(shè)計的辦公空間中共享辦公環(huán)境，通過靈活的搭配和工作場所布置來促進橫向和縱向互動[1]。與傳統(tǒng)的開放式辦公室不同，聯(lián)合辦公空間具有共享性和可變化性特征，支持個人或團隊流動形式的“游牧辦公”和小組形式的“固定辦公”。這些特征包括辦公桌輪用政策、休息區(qū)、談話區(qū)等各種功能區(qū)域的設(shè)置，以及其他越來越成為當代辦公室景觀標志的共享空間[2]。

聯(lián)合辦公空間逐漸擴增和風(fēng)靡，世界500強企業(yè)也正逐步將部分創(chuàng)意或設(shè)計團隊轉(zhuǎn)移入駐至聯(lián)合辦公空間，但已有研究涌現(xiàn)出一些觀點，認為其加強合作的功能常常不能有效實現(xiàn)[2，3]。學(xué)者們發(fā)現(xiàn)，靈活協(xié)作的辦公場所設(shè)計通常會帶來沖突[4]，觸發(fā)屬地占有[5]，破壞合議性[6]，并減少了辦公場所的知識共享和互動能量[1]。盡管人們期望通過聯(lián)合辦公空間增加協(xié)作，享受社群的生態(tài)價值，但是聯(lián)合辦公空間的用戶往往會在社會互動中產(chǎn)生孤立感，甚至是社交退出[2，7]。由此，解決聯(lián)合辦公空間中出現(xiàn)的緊張矛盾，并挖掘組織期望和用戶體驗之間的不匹配成因，是聯(lián)合辦公空間更好地發(fā)揮效能的重要前提。

既有研究認為，一些聯(lián)合辦公空間呈現(xiàn)出“緊張狀態(tài)”，即聯(lián)合辦公空間設(shè)計的組織期望與用戶體驗之間產(chǎn)生錯位，并在很多方面提到了可能存在的緊張狀態(tài)，如工作場所干預(yù)的結(jié)果復(fù)雜[4]，改變空間使用的實踐[6]，空間表現(xiàn)、實踐和想象之間的沖突[8]等。本研究基于制度視域，擬分析用戶為了在聯(lián)合辦公空間取得合法性而采取的規(guī)制、規(guī)范和認知行為，以此解釋緊張狀態(tài)在聯(lián)合辦公空間日常生活中是如何演化和加劇的，并基于新制度理論的“能動性”和“異質(zhì)性”思想，提出緊張狀態(tài)的平衡機制。最后，為聯(lián)合辦公空間的原型設(shè)計者以及用戶管理者提供管理策略和方法。

2 研究方法

國內(nèi)組織管理領(lǐng)域的學(xué)者，對于聯(lián)合辦公空間的研究關(guān)注相對較少，涉及相關(guān)空間模式，如創(chuàng)客空間、孵化器等方面，但主要集中于創(chuàng)客空間的商業(yè)和發(fā)展模式[9]、孵化器服務(wù)模式[10]等方面，較少有研究將視角聚焦到空間中的社會互動和緊張狀態(tài)上。由此，本研究主要關(guān)注國外組織管理領(lǐng)域的相關(guān)文獻。首先，在Web of Science中搜索確定最初的文章庫，研究使用了與“聯(lián)合辦公空間”相關(guān)的關(guān)鍵詞，如collaboration & office; collaborative building; collaborative office; collaborative workplace; collaborative space; flexible office; hot-desking; open space; open-plan office; activity-based office; activity-based workplace; new ways of working; non-territorial office; non-territorial workplace; non-territorial space; office design等進行搜索。這些關(guān)鍵詞是通過初步的文獻檢索確定的，旨在發(fā)現(xiàn)學(xué)者們用來研究辦公空間設(shè)計、使用和管理的最新趨勢的關(guān)鍵概念。在閱讀了標題和摘要后，排除明顯無關(guān)的論文，確定了191篇有關(guān)聯(lián)合辦公空間及其對工作、管理和組織的影響的研究。其次，本研究通過以下標準，對初始搜索的文獻結(jié)果進行篩選和整理。根據(jù)研究主題，文獻應(yīng)涉及或重點關(guān)注共享開放的辦公空間和場所、靈活工位的辦公室布局，以及員工配置和管理等方面。由此，篩選出51篇符合本研究主題的相關(guān)文獻。最后，查驗參考文獻清單，運用文獻追蹤法補充相關(guān)的材料，最終確定相關(guān)文獻69篇。

本研究運用CiteSpace軟件對69篇文獻進行計量分析，識別聯(lián)合辦公空間研究的總體脈絡(luò)，詮釋目前國外聯(lián)合辦公空間研究的整體趨勢。時間區(qū)間文獻的起止時間：1998～2019年(每年為一個分區(qū))。同時設(shè)置被引頻次閾值為top50，生成基于文獻共被引的聯(lián)合辦公空間研究知識圖譜，在Layout中選擇以時區(qū)模式呈現(xiàn)，結(jié)果見圖1。圖1中的節(jié)點表示關(guān)鍵詞出現(xiàn)頻率，關(guān)鍵詞出現(xiàn)的頻率越高，其標簽字體越大，節(jié)點圓圈也越大。兩個節(jié)點間的連線代表關(guān)鍵詞之間的共現(xiàn)強度，連線越粗代表兩個關(guān)鍵詞的共現(xiàn)強度較高；連線顏色的深淺則反映了關(guān)鍵詞的共現(xiàn)時間，顏色越深代表時間越近。

從關(guān)鍵詞的共現(xiàn)時間來看，早期研究多關(guān)注組織和辦公空間的變化帶來的影響，如員工的反應(yīng)、滿意度和其工作表現(xiàn)，以及帶來的有關(guān)隱私、邊界、企業(yè)文化等方面的問題。之后文獻研究逐步過渡到對靈活組織形式或辦公形式帶來的物理環(huán)境的變化，并關(guān)注管理意義建構(gòu)和信息技術(shù)對辦公形式的影響。近年的研究則關(guān)注新型辦公形式(如便于活動的靈活辦公空間)，這也引發(fā)了更多對辦公空間設(shè)計、員工交流和協(xié)作、員工行為變化和工作滿意度等方面的關(guān)注。由此，不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有對聯(lián)合辦公空間的研究中，已經(jīng)開始涌現(xiàn)出一些關(guān)于隱私性、邊界設(shè)置、悖論關(guān)系、靈活性等呈現(xiàn)出矛盾關(guān)系的研究趨勢，并隨著新的辦公形式的出現(xiàn)而逐步深入。

在69篇樣本文獻中，有32篇文獻涉及到緊張和矛盾的表述與思想，對其進行詳細梳理(見表1)。

表1 聯(lián)合辦公空間緊張狀態(tài)演化的文獻梳理(按年份降序)

通過對文獻的梳理，提取出了聯(lián)合辦公空間研究中包含的緊張和矛盾關(guān)系。一些文獻中明確提到了緊張狀態(tài)；另一些文獻中，緊張狀態(tài)則是隱含的，表現(xiàn)為聯(lián)合辦公空間用戶反復(fù)出現(xiàn)的掙扎以及不適、壓力和焦慮的狀態(tài)。文獻中涌現(xiàn)出聯(lián)合辦公空間3個主要緊張狀態(tài)，包括：①靈活性與結(jié)構(gòu)性；②流動性與穩(wěn)定性；③可及性與隱私性。對于每種緊張狀態(tài)，本研究從制度視域進行管理策略的分析，并探究這些緊張狀態(tài)在管理者和員工的社交活動與社群互動中是如何演化及平衡的。

3 聯(lián)合辦公空間緊張狀態(tài)演化

基于制度理論，聯(lián)合辦公空間作為一種開放的組織生態(tài)系統(tǒng)，其用戶想要獲得意義和實現(xiàn)自身穩(wěn)定，前提是必須獲得制度環(huán)境中的合法性[35]。組織場域的合法性來源有三方面，即規(guī)制合法性、規(guī)范合法性和認知合法性[35]。聯(lián)合辦公空間里的用戶為獲得價值與穩(wěn)定，會不斷地強化自身的合法性，因此帶來與聯(lián)合辦公空間原型設(shè)計相悖的結(jié)果，演化為靈活性與結(jié)構(gòu)性、流動性與穩(wěn)定性、可及性與隱私性3種緊張狀態(tài)。

3.1 靈活性與結(jié)構(gòu)性

3.1.1靈活性導(dǎo)致的緊張關(guān)系

一方面，聯(lián)合辦公空間通過設(shè)置靈活的座椅、可調(diào)節(jié)的設(shè)施，以及支持多地點工作的數(shù)字技術(shù)，獲得了操作的靈活性；另一方面，固定需求和結(jié)構(gòu)性安排，部分程度上影響了個人和團體如何使用其辦公空間。這些固定需求和結(jié)構(gòu)性安排，包括例行任務(wù)、工作的相互依存性、嚴格的截止期限等，意味著工作具有一定的僵化性，且需要合作才能推進。已有研究表明，聯(lián)合辦公空間固有的靈活性會與這種剛性要求相沖突，從而在多個方面阻礙個人和集體的工作效能。

(1)靈活性導(dǎo)致的協(xié)調(diào)障礙由于工位的易變性，聯(lián)合辦公空間的用戶在面對一些至關(guān)重要的計劃外或自發(fā)性會議時，如果需要尋找或者涉及到其他不在同一辦公地點的同事，可能會面臨額外的協(xié)調(diào)困難[7]。此外，即使每個人都可以觸手可及、隨時待命，但由于會議室和合作區(qū)域可能被其他小組或工作團隊靈活而頻繁地使用，合作者面臨著難以及時尋找到合適會議場所的窘境[14，17]。由此，聯(lián)合辦公空間提供的靈活性，通常會轉(zhuǎn)化為員工位置和可利用空間的不可預(yù)測性，從而產(chǎn)生一些妨礙組織集體工作的協(xié)調(diào)性障礙[7]。這些障礙可以通過技術(shù)得到部分解決。例如，通過即時通訊、共享日歷和遠程會議等方式，與不在同一辦公地點的同事頻繁溝通和互動，從而維持聯(lián)合辦公空間中的合作黏性[7]。但不可避免的是，由于異步通信量的增加以及虛擬互動中非語言線索的丟失，合作中的損失仍然可能發(fā)生。

(2)靈活性導(dǎo)致的辦公時間增加聯(lián)合辦公形式減少了“并行時間”，限制了個人對集體工作貢獻的可見度，即由于不在同一辦公地點同時工作，個人會覺得自己對工作的貢獻不能及時被管理者和同事識別，這種非可視化增加了磨洋工的風(fēng)險[31]。另外，為了顯示自己一直處于工作狀態(tài)，有些員工傾向于主動可視化和外顯自己的工作。已有研究表明，聯(lián)合辦公空間的用戶，傾向于通過使用即時通訊技術(shù)和電子設(shè)備，使管理者和同事與自己保持實時聯(lián)系[11]。這樣，聯(lián)合辦公空間的用戶可能會工作更長的時間，并將辦公空間擴展到家庭和私人領(lǐng)域。由此，這種減少的“并行時間”雖然增加了靈活性，但可能導(dǎo)致員工采取結(jié)構(gòu)化的聯(lián)系，以證明自己績效表現(xiàn)的合理性。

(3)靈活性導(dǎo)致的無效流動即使員工的任務(wù)是一些慣例性的、靜態(tài)的工作風(fēng)格，但聯(lián)合辦公空間的用戶，也被期望應(yīng)該在辦公室四處走動、經(jīng)常更換辦公位置，以顯示在社群中的互動和交流[26]。結(jié)果是，聯(lián)合辦公空間的用戶，不得不經(jīng)常做一些他們認為瑣碎且微不足道的事情，包括不斷地布置工位，并持續(xù)尋找更為合適的工位，存儲、攜帶和檢索工作所需的資料等事務(wù)性工作[24]。

3.1.2制度視域下結(jié)構(gòu)性需求的沖突演化

靈活多變的聯(lián)合辦公空間，旨在使人們能更好地協(xié)調(diào)、控制和安排個人與集體的工作[17，36]。然而，內(nèi)在的靈活性在面臨協(xié)調(diào)小組工作和日常工作規(guī)定有關(guān)的結(jié)構(gòu)性需求時，常常出現(xiàn)沖突。這種沖突導(dǎo)致聯(lián)合辦公空間用戶想要獲取合法性和價值意義，就要以靈活性降低、合作互動失調(diào)、工作量增加為代價。由于不在同一辦公地點，使得員工需要對管理者和同事負更多的責(zé)任，如隨時待命、頻繁遠程溝通等。由此，在應(yīng)對靈活性導(dǎo)致的緊張狀態(tài)時，聯(lián)合辦公空間的用戶會采取一些制度化的管理措施。

(1)規(guī)制合法性策略：增加小組會議頻率獲取結(jié)構(gòu)性管理者經(jīng)常會通過設(shè)立規(guī)則(如增加小組會議的頻率)，來獲取某種結(jié)構(gòu)性[7]。結(jié)果是，聯(lián)合辦公空間的用戶，將大部分時間都花在與小組會議中的成員進行互動上，進而擠占了員工與同一工作地點其他工作小組同事進行非正式交流的機會和時間[28]。這樣，聯(lián)合辦公空間的用戶將精力集中在現(xiàn)有的合作上，限制了其進行新合作的可能性[4]。由此，聯(lián)合辦公空間的社群性價值將被削弱。另外，小組會議頻率的增加，進一步加劇了對合作區(qū)域和會議室的占用，使得其可利用性和靈活性降低[12，28]，從而加劇緊張狀態(tài)并引發(fā)了另一個矛盾，即聯(lián)合辦公空間降低了組織安排臨時會議的可能性，進而阻礙了非正式合作[28]。小組會議頻率的增加，是一種通過規(guī)制獲得合法性的行為，旨在通過強化正式小組結(jié)構(gòu)內(nèi)形成的協(xié)作模式來促進集體工作。

(2)規(guī)范合法性策略：重申組織政策舊例強化正式結(jié)構(gòu)聯(lián)合辦公空間的用戶為強化正式結(jié)構(gòu)和鞏固互動模式，常選擇重申先前的組織政策[4]。這些政策包括先前的組織規(guī)范和標準化的組織慣例，它們重申了在聯(lián)合辦公空間解決問題的既定組織路徑，即便是這些途徑已經(jīng)與其他工作小組或部門共享，還是要不斷強化[4]；同時，還包括強調(diào)組織聯(lián)系目錄，以及鏈接到特定群體和結(jié)構(gòu)的信息通信系統(tǒng)[4，18]。這些政策是典型的通過社會規(guī)范中的角色期望約束組織行為，各工作小組加強互動和工作形式來鞏固正式組織結(jié)構(gòu)[4]。雖然重申舊例在一定程度上簡化了對工作活動和社群互動的組織與協(xié)調(diào)，但也限制了聯(lián)合辦公空間所期望提供的自發(fā)性和靈活性。

(3)認知合法性策略：固定工位的屬地結(jié)構(gòu)行為為了簡化個人工作的組織環(huán)境，聯(lián)合辦公空間的用戶通常會表現(xiàn)出使用固定工位的行為，這限制了辦公空間的靈活性與互動性[1，15，29]?！肮潭üの徽摺蓖ㄟ^將私人物品放在桌子上來主張對空間的所有權(quán)，以此建立認知歸屬，阻止其他人對工位的使用。而且，他們會每天較早抵達辦公空間，選擇相同的位置，以期通過重復(fù)行為來表達和實現(xiàn)組織初期的制度化過程[15]。與此同時，他們也放棄了根據(jù)已開展的活動調(diào)整工位的機會。固定工位者通常在辦公空間選擇最理想的位置，從而減少了與其他同事的互動[11，26]。這些動態(tài)可能導(dǎo)致辦公空間分配不理想，從而加劇了矛盾[1]。此外，級別較高的員工可能會更想獲得固定的和私人的空間。在這種情況下，固定位置會復(fù)制公司內(nèi)部的層級結(jié)構(gòu)，從而使聯(lián)合辦公空間的民主愿望變得遙不可及[15]。

3.2 流動性與穩(wěn)定性

3.2.1流動性導(dǎo)致的緊張關(guān)系

一方面，聯(lián)合辦公空間旨在促進跨層級、部門或小組邊界的互動。通過這種方式，他們將員工重新安排到各種與流動的社會系統(tǒng)相對應(yīng)的臨時性空間結(jié)構(gòu)中。聯(lián)合辦公空間的用戶，可以輕松地跨越這些邊界，以協(xié)作解決問題或執(zhí)行任務(wù)[28]，加快了處理問題和做決策的速度[32]，并消除了視覺上代表不同群體的亞文化的結(jié)構(gòu)性邊界[34]。另一方面，員工有社會關(guān)系穩(wěn)定性需求，變動的社會互動環(huán)境會帶來不安全感、不穩(wěn)定認知、合作障礙和社交緊張[6，20]，因此產(chǎn)生流動性與穩(wěn)定性的沖突。

(1)流動性導(dǎo)致的合作障礙員工在傳統(tǒng)的辦公空間中工作時，會在完成工作任務(wù)的同時完成社會互動，保持社交關(guān)系，并在可預(yù)測和穩(wěn)定的空間格局下，與直屬同事合作完成工作[34]。然而，在聯(lián)合辦公空間中，員工對不斷變化的空間格局逐漸失去掌控，尋找合作者和其他小組成員時效率低下[12，19]。即使他們找到了合適的合作人選，員工也會由于缺少工位而無法坐在合作者旁邊，造成了物理空間上的障礙[28]。

(2)流動性導(dǎo)致的信任缺失圍繞臨時性任務(wù)或需要快速出具解決方案的任務(wù)，組織經(jīng)常會成立臨時性團隊，因此產(chǎn)生了流動性需求。但是，臨時性團隊中的員工沒有足夠的時間去了解彼此，也就無法建立緊密的紐帶關(guān)系和信任，進而形成凝聚力[6，32]。事實上，在聯(lián)合辦公空間中，員工可能每天都坐在他們幾乎不認識的半陌生人旁邊。在這種情況下，小型的、非正式的談話，特別是圍繞非工作主題的談話變得無法接受，因此人們常常選擇低調(diào)，避免任何接觸[26]。缺乏溝通和互動的環(huán)境，使得聯(lián)合辦公空間用戶相互之間的信任逐漸缺失，知識交流和共享程度降低[1]。

(3)流動性導(dǎo)致的社交緊張聯(lián)合辦公空間的環(huán)境可能對用戶而言是半陌生的，因此用戶經(jīng)常將自己視為孤獨的、無所適從的個體，因為他們與工作小組熟悉的成員分離，在半陌生的環(huán)境中感到迷失、沒有社會支持和緊密的紐帶關(guān)系[26]。這種感知對于那些對結(jié)構(gòu)性和穩(wěn)定性的偏好更高的個體來講更為明顯。聯(lián)合辦公空間的流動性帶來的環(huán)境嬗變會增加用戶的社交緊張感，讓用戶幾乎每天都面臨新的工作環(huán)境和伙伴，需要不斷努力適應(yīng)社會環(huán)境的變化，尤其是對于那些性格內(nèi)向的個體，更是挑戰(zhàn)[34]。

3.2.2制度視域下穩(wěn)定性需求的沖突演化

流動性的聯(lián)合辦公空間，旨在使用戶跨層級、部門或小組邊界的互動成為可能，促進協(xié)作完成任務(wù)和解決問題[28]。然而，這種靈活性在面臨員工穩(wěn)定社交需求時會遭遇困難。為了應(yīng)對聯(lián)合辦公空間穩(wěn)定社交需求的滿足性障礙，用戶通常會通過制度性手段獲取穩(wěn)定結(jié)構(gòu)認知，如通過在辦公室重新創(chuàng)建一些穩(wěn)定且可預(yù)測的空間配置，以應(yīng)對流動性和穩(wěn)定性之間的緊張狀態(tài)[34]。由此，一些能增加穩(wěn)定性的制度化管理策略逐漸涌現(xiàn)。

(1)規(guī)制合法性策略：管理者增加穩(wěn)定性的管理要求面對聯(lián)合辦公空間固有的流動性導(dǎo)致的員工合作效率低下，管理者可能會通過明確鼓勵員工與團隊其他成員在一起辦公[37]，或者不斷利用電子通訊設(shè)備，檢查不在一起工作的員工是否隨時在線待命的方式[11]來增強規(guī)制合法性，進而強化和促進聯(lián)合辦公空間合作和互動的穩(wěn)定性。但實際上，這些行為會向員工傳遞出管理者不信任的信號，加劇了用戶對社會關(guān)系減弱的認知，從而更無法滿足社會關(guān)系穩(wěn)定性的需求。

(2)規(guī)范合法性策略：可視化集聚以保證社交穩(wěn)定聯(lián)合辦公空間的用戶，為了緩解流動性帶來的信任缺失，會將自己限定在集群的區(qū)域中，尤其是可見的集聚空間，從而加強團隊的聯(lián)系和合作[14，24，34]。通常情況下，可視化的集聚可以保證社交穩(wěn)定，進而將以前與同事們互動的社交慣例和互動情境轉(zhuǎn)為本地化，通過規(guī)范合法性實現(xiàn)穩(wěn)定性的社交需求[20]。然而，這種慣例和互動有可能是獨立于項目和任務(wù)合作的實際需求的，因此，這種穩(wěn)定性的需求滿足對于真正緩解流動性障礙、提高合作效能而言，其效能有限。

(3)認知合法性策略：固定空間配置強化組織邊界為保證社會關(guān)系的穩(wěn)定性，固定位置員工通常成對結(jié)群工作，一個同事為另一個保留位置[26]。然而，固定位置也阻礙了用戶抓住聯(lián)合辦公空間里新的、富有成效的相遇的機會[26]。用戶通過拒絕聯(lián)合辦公空間固有的流動性，以應(yīng)對流動性和穩(wěn)定性之間的緊張狀態(tài)，從而將他們與工作伙伴、之前的同事的互動重新具體化為穩(wěn)定的空間配置。這種做法，在一定程度上加劇了聯(lián)合辦公空間用戶的矛盾感知，他們會在聯(lián)合辦公空間里持續(xù)地通過固定行為來強化組織邊界[1]，穩(wěn)定性與流動性的緊張關(guān)系將進一步演化。

3.3 可及性與隱私性

3.3.1可及性導(dǎo)致的緊張關(guān)系

一方面，共享的、開放的和透明的聯(lián)合辦公空間設(shè)施，會傳達無障礙溝通和持續(xù)密切參與的理念。這些設(shè)施功能和理念旨在讓人們更容易接觸，通過促進非正式互動增加知識轉(zhuǎn)移的可能性，刺激彼此的協(xié)作，培養(yǎng)集體智慧[14]。另一方面，聯(lián)合辦公空間的設(shè)施功能和理念，同樣會激發(fā)對隱私和控制的擔(dān)憂。非正式互動發(fā)揮效能的前提是讓渡了隱私的機會，僅僅依靠持續(xù)的人際交往很難形成有效的非正式互動。聯(lián)合辦公空間在可及性方面常常無法平衡，共享開放的空間會造成隱私的喪失[21，25]。

(1)可及性導(dǎo)致的環(huán)境壓力由于聯(lián)合辦公空間的用戶隨時可以被訪問，因此，常常會受到來自周圍環(huán)境的不必要刺激，如噪音、喧鬧等干擾。同時，環(huán)境的開放性和可及性創(chuàng)造了緊張忙亂的工作場景，可能會帶來一定的敦促壓力[13，28，32]。此外，虛擬群體空間中隨時“在線”的規(guī)范，增加了及時響應(yīng)的社會期望[11]。由此，聯(lián)合辦公空間的用戶可能會感受到時刻待命的規(guī)范壓力，他們的領(lǐng)導(dǎo)或同事期望能夠在任何時間與其取得聯(lián)系并使其投入工作，這進一步減少了個人的時間和空間，增加了暴露在不必要的刺激環(huán)境下的可能性，促進了環(huán)境壓力，加劇了緊張情緒。

(2)可及性導(dǎo)致的社交期望聯(lián)合辦公空間的用戶經(jīng)常會感受到來自持續(xù)被卷入到社交場合和與他人互動的壓力中[32]。參與度的提高加快了問題的解決速度，然而也增加了解決問題過程中的“雜音”，可能產(chǎn)生更沖動或更不理智的解決方案和決策。由此，聯(lián)合辦公空間創(chuàng)造的工作環(huán)境充滿情感要素，在這個環(huán)境中，情感變得更為重要，甚至取代了思考的時間和地位[13，32]。辦公空間的開放產(chǎn)生了直接的接觸與合作，導(dǎo)致員工為了互動而互動。因為在聯(lián)合辦公空間，沉默是不恰當?shù)模惶l繁的互動會被視為不友好，甚至被人懷疑在刻意隱瞞信息和知識[32]。

(3)可及性導(dǎo)致的風(fēng)險規(guī)避聯(lián)合辦公空間的公開性和透明度旨在通過互相監(jiān)督、自我表現(xiàn)等機制驅(qū)除工作慣例和浪費性工作實踐，激發(fā)更有效、更創(chuàng)新的工作嘗試[30]。然而，有學(xué)者提出，過多的可見性會使員工減少冒險和創(chuàng)新行為以避免出錯。由此，與聯(lián)合辦公空間的初衷相悖的結(jié)果是，員工產(chǎn)生了更多的常規(guī)工作行為[30]。這其中的機制在于：聯(lián)合辦公空間的開放透明，在員工自身心理和員工之間互動中形成了分散的控制形式，加強了遵守社會規(guī)則、社會期望和工作慣例的沖動[3]。同時，開放透明的工作形式也增加了員工的風(fēng)險規(guī)避偏好。

3.3.2制度視域下隱私性需求的沖突演化

聯(lián)合辦公空間旨在通過開放、透明的辦公環(huán)境增進可及性，以此促進員工間無障礙的溝通和持續(xù)密切的參與[12]，進而促進合作以實現(xiàn)聯(lián)合辦公空間的益處。然而，這種可及性會使員工感到時刻暴露在嘈雜的環(huán)境中[11]，并需要保持社交期望行為[32]，因此隱私性的需求將無法得到滿足。為了重構(gòu)隱私空間，用戶可能改變原有空間的用途和退出社交[12]，以維護自身的合法性，因此，一些增加隱私性的制度化管理策略逐漸涌現(xiàn)。

(1)規(guī)制合法性策略：顛覆辦公設(shè)施的預(yù)期用途因為聯(lián)合辦公空間的可及性導(dǎo)致用戶缺乏集中思考的空間和安靜的工作場所，因此，當聯(lián)合辦公空間提供的各種功能空間出現(xiàn)空閑時，用戶出于預(yù)防的目的，傾向于預(yù)留出一些能阻隔嗓音的空間或私人區(qū)域，而不考慮手頭的工作是否需要這些空間和區(qū)域[12，28]。通過這種方式，可供臨時性執(zhí)行集中任務(wù)的空間越來越少，聯(lián)合辦公空間的可訪問性益處逐漸消失，加劇了可及性和隱私性之間的緊張狀態(tài)。尤其對于那些真正需要更深入思考和更長專注時間的工作來說，這些緊張變得尤為突出[12，38]。

(2)規(guī)范合法性策略：開放社交的退縮行為聯(lián)合辦公空間的用戶會采取退出開放社交的策略來應(yīng)對過度刺激。例如，他們會通過避免物理場所的接觸而讓領(lǐng)導(dǎo)和同事更難接近自己，通過減少或者回避與同事的社交來預(yù)防自身資源的喪失，通過電子溝通代替面對面互動[2，7]。此外，有學(xué)者的研究顯示，聯(lián)合辦公空間的用戶傾向于選擇不太顯眼和容易接近的工位，以便于讓自身能夠聚焦注意力[12]。同時，當他們有選擇機會時，越來越多的用戶會到主辦公室以外的其他工位工作[15]。

(3)認知合法性策略：重構(gòu)私人區(qū)域用戶傾向于在緊張忙亂的聯(lián)合辦公空間中重構(gòu)自己的私人區(qū)域，以便獲得能夠獨立思考的空間，從而更有效地處理需要集中注意力的工作[5，19，34]。例如，通過使用私人物品或者人工制品去構(gòu)筑群體區(qū)域與個人區(qū)域的空間邊界[23，29，32]，以此明示個人空間的不可訪問性。

3.4 制度背后的自主-控制悖論興起——緊張狀態(tài)演化的潛在機制

制度理論解釋了組織場域中為獲得價值與合法性，在制度壓力下組織行為的穩(wěn)定性與同構(gòu)現(xiàn)象[35]，這與聯(lián)合辦公空間想要實現(xiàn)的靈活性、流動性與可及性益處往往相悖。聯(lián)合辦公空間旨在最大程度上實現(xiàn)用戶的自主與自治，但制度壓力下組織的控制卻愈趨嚴格。如前文所述，聯(lián)合辦公空間的特點與用戶對結(jié)構(gòu)性、穩(wěn)定性、隱私性需求之間的緊張狀態(tài)演化潛在機制部分源于自主-控制悖論。

首先，聯(lián)合辦公空間旨在通過為員工提供可變和靈活的工位安排來促進組織工作的有效性[36]。然而，以往的研究表明，這種安排會降低個人的靈活性，導(dǎo)致工作時間更長，活動更瑣碎[26]。為了簡化個人和集體工作的組織形式，聯(lián)合辦公空間的用戶通常會重新引入一些結(jié)構(gòu)安排來提高協(xié)調(diào)性，如通過構(gòu)建新的物理界限或在線辦公例程等[8]。增加的組織結(jié)構(gòu)安排有助于群體實現(xiàn)既定目標，并為個人提供支持。盡管如此，提供結(jié)構(gòu)安排不可避免地增加了組織和同事對個人的控制，限制了系統(tǒng)固有的靈活性，使人們不僅要對工作結(jié)果負責(zé)，還要對其工作時間的使用方式更加負責(zé)[32]。

其次，聯(lián)合辦公空間旨在通過開放性和流動性支持合作工作[5]。然而，既有研究表明，這些特征可能會破壞群體內(nèi)部的非正式互動與協(xié)作[2]。為了實現(xiàn)穩(wěn)定和獲得社會支持，聯(lián)合辦公空間的用戶通過為團體創(chuàng)建新的社交、重構(gòu)虛擬或物理空間，以重新定義他們的團體關(guān)系[24，34]。重新定義的過程對防止社會孤立感產(chǎn)生，維護自我決定具有重要作用[39]。然而，這樣做的后果是，員工可能會在一定程度上放棄聯(lián)合辦公空間提供的關(guān)系流動性，讓自己暴露在領(lǐng)導(dǎo)和同事更嚴格的審查之下。

最后，聯(lián)合辦公空間在可及性和透明度的愿望，以及員工隱私的保護需求之間來回徘徊[27]。為了處理這種失衡，員工可能會通過顛覆聯(lián)合辦公空間預(yù)期使用用途而占據(jù)一些空間[12]，或者創(chuàng)造一些不透明或隱私區(qū)域來獲得獨立思考空間[12，19]，有時甚至退出開放社交活動[2]，這又進一步降低了員工在聯(lián)合辦公空間中工作的靈活性和可及性，而這種靈活性和可及性正是聯(lián)合辦公空間要提供給用戶的核心元素。由此可見，在一定程度上讓用戶能夠控制可及性和互動，是提高聯(lián)合辦公空間工作效率的關(guān)鍵。

總之，既有研究表明，在聯(lián)合辦公空間內(nèi)，用戶自主和組織控制是交織在一起的，以相互依存和構(gòu)成的方式演變。事實上，控制之所以成為可能，是因為聯(lián)合辦公空間提供了更大的靈活性、流動性和可及性，并通過員工對緊張狀態(tài)的反應(yīng)而動態(tài)演化。

4 基于新制度理論的緊張狀態(tài)平衡

聯(lián)合辦公空間的用戶，不斷地通過合法性和同形機制來約束行為、獲得存在意義，實際上是非此即彼的應(yīng)對方法?；谥贫壤碚摚粍拥胤慕M織場域的制度會使組織逐漸變得同構(gòu)，因此失去捕捉能動性與多樣性帶來的組織異質(zhì)益處[35]。20世紀80年代末以來，新制度理論開始關(guān)注制度的社會建構(gòu)特征，考慮組織通過能動性進行制度創(chuàng)業(yè)、通過制度脫耦與重塑形成制度實踐、通過異質(zhì)性制度建設(shè)實現(xiàn)制度復(fù)雜性[40]。新制度理論從尋求“結(jié)構(gòu)”轉(zhuǎn)向?qū)崿F(xiàn)“能動”，組織可以通過制度創(chuàng)業(yè)、制度實踐和制度復(fù)雜性應(yīng)對，以設(shè)計、建構(gòu)、改造制度，實現(xiàn)異質(zhì)性帶來的價值。由此，基于新制度理論，聯(lián)合辦公空間的用戶可以從制度創(chuàng)業(yè)、制度實踐和制度復(fù)雜性視角出發(fā)，采取超越彼此的應(yīng)對方法實現(xiàn)對制度的能動反應(yīng)，從而達到緊張狀態(tài)的平衡。

4.1 制度創(chuàng)業(yè)：在靈活中重申可預(yù)測性和結(jié)構(gòu)

管理者經(jīng)常通過增加計劃小組會議的次數(shù)和復(fù)制原有小組的政策，以加固互動模式和正式結(jié)構(gòu)[4，28]。然而，在聯(lián)合辦公空間的背景下，這些方法強化了固有的矛盾并破壞了整體合作?；谛轮贫戎髁x，管理者可以通過制度創(chuàng)業(yè)，在聯(lián)合工作場所中能動性地構(gòu)建新制度或者改造已有制度，使得不可預(yù)測變成可預(yù)測，在不損害協(xié)作的可變性和個體的靈活性之基礎(chǔ)上實現(xiàn)結(jié)構(gòu)的存在[8]。

(1)建構(gòu)邊界區(qū)域協(xié)商新慣例為了促進協(xié)作工作，管理人員和員工可以協(xié)商新的慣例，將其鏈接到常規(guī)工作空間之外的“邊界區(qū)域”。例如，可以指導(dǎo)員工改變界限空間的范圍，不拘泥于傳統(tǒng)辦公空間進行問題討論，而是在前往自助餐廳或食堂時，將走廊和樓梯作為討論工作問題的集合點[8]。這種可預(yù)測的路線可以形成新的互動和討論慣例，但又不以聯(lián)合辦公空間的結(jié)構(gòu)性配置為代價。

(2)制定與第三空間相聯(lián)的新秩序管理人員可以通過開發(fā)“第三空間”，進行協(xié)調(diào)性討論和定期任務(wù)布置，如使用星期一早餐、茶歇、集體午餐會等形式[7，8]，這種第三空間將不會固化結(jié)構(gòu)性的空間配置，但卻可以靈活地進行協(xié)商和討論。用戶可以在聯(lián)合辦公空間的靈活性中，重新確定其空間布局的可預(yù)測性，從而簡化協(xié)調(diào)過程。

(3)創(chuàng)建可預(yù)測性路線和空間使用模式聯(lián)合辦公空間的管理者，可以嘗試將數(shù)字技術(shù)、實物景觀和物理空間等，以增強可預(yù)測性的方式聚集在一起，如創(chuàng)建可預(yù)測的路線和空間使用模式，促進聯(lián)合辦公空間各種功能區(qū)域的可發(fā)現(xiàn)性和可協(xié)調(diào)性[8]，提高各種空間的靈活性，從而降低用戶的屬地行為。

4.2 制度實踐：在可滲透邊界重新定義社交支持

聯(lián)合辦公空間的用戶，會通過減少正式會議和團隊結(jié)構(gòu)之外的合作行為，在辦公室重建穩(wěn)定的空間配置[34]。這種做法使得跨邊界流動協(xié)作的便利性往往無法實現(xiàn)。基于新制度理論，管理者可以通過制度實踐與原有制度有序脫耦，在聯(lián)合辦公空間內(nèi)重塑新的制度，以重新定義可滲透邊界空間的社交支持，避免穩(wěn)定性陷阱的產(chǎn)生，在社交穩(wěn)定性保障的基礎(chǔ)上維持新合作和關(guān)系流動性。

(1)重新定義非正式的群體互動管理者可以適當增加正式和非正式小組活動的范圍和頻率[7]。通過社交聚會、組織中的慣例儀式、非正式短會議等形式，幫助聯(lián)合辦公空間的用戶重新獲得空間配置的可預(yù)測性。這些形式為小組活動和社會互動創(chuàng)造了新的社交空間，員工在其中培育并維持與其他團隊成員的信任和依賴的社會關(guān)系[7，31]。

(2)利用新媒體實現(xiàn)虛擬集聚充分運用新媒體形式，為團隊創(chuàng)造新的空間，以便聯(lián)合辦公空間的用戶將正式和非正式的團隊互動重新定義，培養(yǎng)友誼關(guān)系和改善社會支持，從而在流動的辦公空間中滿足穩(wěn)定的社會關(guān)系需求。如借助電子通訊設(shè)備重新定義數(shù)字團隊互動形式，將不同辦公地點的員工虛擬聚集到一起，幫助小組會話和非正式互動[7]，以此重新明確他們的社會身份，并加強與小組的互動[34]。這種互動中充滿了情感要素，使得人們更容易獲得社會支持[12]。

(3)重建可視化組織滲透區(qū)域管理者可以在可見區(qū)域中為團隊創(chuàng)建參考區(qū)域，這些參考區(qū)域建立在以流動邊界為特征的基礎(chǔ)上[7，12]。參考區(qū)域可能源自于員工的一些固定行為習(xí)慣，這些固定行為習(xí)慣在群體互動的周圍重建了可以滲透的邊界，為群體重新創(chuàng)造了類似于大本營的空間，而又沒有使員工進入到穩(wěn)定的空間結(jié)構(gòu)中。這些可滲透的邊界非常重要，因為它們能夠讓員工游走于流動性和穩(wěn)定性之間，并使聯(lián)合辦公空間系統(tǒng)穩(wěn)定在其間。

4.3 制度復(fù)雜性：在可及范圍內(nèi)重塑隱私規(guī)范

聯(lián)合辦公空間的設(shè)計要在無障礙溝通和隱私性之間保持動態(tài)平衡，使得聯(lián)合辦公空間的用戶在“隨時與他人共處”的同時“保持獨立思考的空間”。為了最大可能地平衡可及性和隱私性，管理者既不能強調(diào)在表面上的互動和社交期望，也不能禁止在共享空間中設(shè)置互動的規(guī)則?；谛轮贫壤碚摚芾碚咝枰O(shè)定多樣化的制度邏輯以實現(xiàn)組織異質(zhì)性，通過在可及范圍內(nèi)設(shè)置差異化隱私規(guī)范行為，以有效處理可及性和隱私性的緊張狀態(tài)。

(1)制定公共區(qū)域的社會互動規(guī)范空間居住者逐漸通過規(guī)范社會互動的社會規(guī)則來替代領(lǐng)土努力[13]。這意味著，聯(lián)合辦公的使用者可以不再是一味地劃清私人空間邊界來保持隱私，而是可以通過規(guī)范彼此之間的社會互動，如禁止在辦公區(qū)域接打電話、使用頭戴式耳機等降低干擾[8]。這些做法允許聯(lián)合辦公空間的用戶根據(jù)手頭的任務(wù)、心情和周圍的環(huán)境情況，在可及性和隱私性之間保持平衡。為了實現(xiàn)這種平衡，需要管理者提高空間意識和克服行為慣性，并維持既定的規(guī)范做法和社會協(xié)商規(guī)則[11]。

(2)重塑隱私空間明確時間框架管理者需要通過再塑一些不透明的屏障，從而避免聯(lián)合辦公空間的負面結(jié)果。如重新產(chǎn)生一些不透明區(qū)域，在這個區(qū)域中，員工不需要暴露在被“監(jiān)控”的開放環(huán)境中，團隊成員在隱私空間中可以進行一些反思、實驗和創(chuàng)新[12，23]。另外，還可以指定或者明確各團隊的互動何時才能進行[31]，為員工創(chuàng)造了可互動時間之外的模糊時間框架，在這些時間框架中，員工可以根據(jù)具體的情境和手頭的工作任務(wù)選擇是否呈現(xiàn)出可被訪問的狀態(tài)。模糊時間框架為員工提供一些隱私空間和時間[30]，同時還增加了對事件時間的強調(diào)，即在某個時間內(nèi)，需要與團隊成員一起參加團隊關(guān)鍵活動，也緩解了穩(wěn)定性需求的滿足程度。

(3)更新管理者角色賦能用戶聯(lián)合辦公空間的管理者可以通過采取主動且系統(tǒng)的方法互動，來保護員工免受環(huán)境、信息的過度刺激[7]。通過數(shù)字通信工具和定期的一對一面談，在保護員工隱私性的基礎(chǔ)上，提高員工可及性[7]。通過這種侵入性更小但更有效的管理方式，可以監(jiān)控員工個人狀態(tài)和表現(xiàn)，防止員工簡單地從共享的社會空間中消失或退出。這種互動使管理者從領(lǐng)導(dǎo)變成教練[33]，既可以增加員工的可及性，又能克服由此帶來的隱私性的喪失，從而使員工更適應(yīng)聯(lián)合工作場所的辦公模式。

綜上，聯(lián)合辦公空間的原型設(shè)計所要實現(xiàn)的益處，在用戶體驗的實際過程中會帶來一些障礙和問題。基于聯(lián)合辦公空間開放性生態(tài)系統(tǒng)的特征，用戶和管理者會為了獲得合法性而采取一系列管理措施，包括規(guī)制合法性、規(guī)范合法性和認知合法性3種方式。實際上，這些管理策略是非此即彼的選擇，反而進一步加劇了緊張狀態(tài)；同時，這些策略手段其實更為凸顯了組織的控制，與原型設(shè)計中的自主、自治相悖，因此成為了緊張狀態(tài)演化的潛在機制，即自主-控制悖論。為了應(yīng)對緊張關(guān)系的演化，用戶和管理者應(yīng)該跳出制度主義的困局，能動性與制度脫耦，甚至設(shè)計、改造制度。由此，基于新制度理論的思想，本研究提出了緊張狀態(tài)的平衡策略，實現(xiàn)超越彼此的選擇。聯(lián)合辦公空間緊張狀態(tài)的演化與平衡過程見圖2。

5 結(jié)語

本研究直接回應(yīng)了聯(lián)合辦公空間文獻中關(guān)于對動態(tài)悖論進行更多研究的呼吁[41]，理論貢獻包括：①以往文獻提出了聯(lián)合辦公空間帶來的復(fù)雜問題[4]。本研究通過揭示原型設(shè)計、用戶解釋和工作實踐之間的不一致性，系統(tǒng)化聯(lián)合辦公空間為何以及如何危及辦公室協(xié)作和靈活性，從而在一定程度上擴展了現(xiàn)有聯(lián)合辦公空間研究的廣度和深度[5，6]。②于制度視域，從制度理論規(guī)制合法性、規(guī)范合法性和認知合法性策略出發(fā)，將其與用戶日常活動、空間互動鏈接在一起，展示了對緊張狀態(tài)的制度反應(yīng)如何導(dǎo)致惡性循環(huán)、雙重約束，以及其他員工感到陷入困境的情況?；谛轮贫壤碚撃軇有砸暯?，通過制度創(chuàng)業(yè)、制度實踐和制度復(fù)雜性應(yīng)對來設(shè)計、建構(gòu)、改造制度，從而平衡緊張狀態(tài)。緊張關(guān)系從演化到平衡的過程，回應(yīng)了從“結(jié)構(gòu)”到“能動”看待制度和組織的研究呼吁[40]，豐富了新興的從“規(guī)定性-能動性”視角進行“和諧耦合”管理的觀點[42]，也在一定程度上拓展了制度理論的應(yīng)用范疇。③將文獻中提到的緊張狀態(tài)與自主-控制悖論聯(lián)系在一起，為關(guān)于公司是否可以利用聯(lián)合辦公空間和新的辦公模式來維持員工的自由和解放的辯論[37]提供了新的見解。

本研究的實踐意義包括如下幾點：①聯(lián)合辦公空間需要提供更多可移動的房間，在聯(lián)合辦公空間制定社區(qū)社交和互動規(guī)范，根據(jù)屬地特征調(diào)整固定工位和靈活工位比例，限定來訪者數(shù)量和管理訪客登記要求，為安靜秩序提供保障，優(yōu)化各功能區(qū)域的布局，在工位提供降噪耳機等；②聯(lián)合辦公空間將工作空間由生產(chǎn)力的供給場所轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)造力的賦能平臺，管理者可以通過引導(dǎo)社交進行用戶聚合，如通過社群App制定共享日歷、虛擬集聚平臺等，讓用戶可訪問時間更可視化，在常規(guī)路線中設(shè)置更方便會談的景觀，如小型移動桌椅；③平衡社群活動與用戶需求之間的關(guān)系，在聯(lián)合辦公空間舉辦社群活動時，要充分考慮保護不參與活動用戶的隱私性需求，為其提供暫時的私人辦公空間，避免其受到額外的環(huán)境干擾和產(chǎn)生信息過載。

首先，增加辦公區(qū)域理想化與辦公干預(yù)靈活性的實證研究，通過實證研究，理解組織空間的最新變化是否以及如何支持“后官僚組織”的新過程和結(jié)構(gòu)，而不是重復(fù)等級、結(jié)構(gòu)和控制；其次，通過實證研究，進一步驗證本研究提出的新制度理論視角下，緊張狀態(tài)平衡策略的有效性，揭示緊張關(guān)系涌現(xiàn)的內(nèi)在機制；最后，關(guān)注本土化的文化情境對聯(lián)合辦公空間管理的差異性。