如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化

張福生

現(xiàn)階段應(yīng)該準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理， 是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。現(xiàn)我院檔案管理正向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作的關(guān)鍵；加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)；對檔案工作重要性的認(rèn)識，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，是檔案管理工作的保證；建立健全各項規(guī)章制度，是檔案規(guī)范化管理的根本；檔案開發(fā)利用是檔案管理工作的目的。所以， 醫(yī)院檔案人員如何適應(yīng)高速發(fā)展的當(dāng)今社會，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為醫(yī)療、科研服務(wù)，發(fā)揮檔案利用的最大效益，為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實和培養(yǎng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。

一、如何重視和提高檔案利用效率

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。培養(yǎng)公益性信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，開發(fā)利用公益性信息資源是電子政務(wù)發(fā)展的目標(biāo)。目前，全國各類檔案信息網(wǎng)站已初具規(guī)模，但也存在設(shè)計不科學(xué)、內(nèi)容空缺、更新滯后等問題，應(yīng)進(jìn)一步完善檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)功能。

1.明確目的。檔案信息網(wǎng)建設(shè)要以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，堅持為改革發(fā)展穩(wěn)定的大局、為全面履行政府職能服務(wù)，為公眾服務(wù)，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、及時準(zhǔn)確、公開透明、強(qiáng)化服務(wù)、便民利民的原則。檔案信息網(wǎng)站建設(shè)要緊扣自身特點(diǎn)：經(jīng)營目的在于其社會價值，所以，經(jīng)營理念、創(chuàng)建方式、建設(shè)內(nèi)容等與大多數(shù)網(wǎng)站不同；以現(xiàn)實檔案館為后盾；主要任務(wù)是在保證自身網(wǎng)站安全的前提下提供參考和憑證作用。

2.突出特色。目前，只有在形式和內(nèi)容上突出檔案特色才能顯示出獨(dú)特魅力。首頁設(shè)計要做到莊重典雅、大方美觀，既能體現(xiàn)檔案文化底蘊(yùn)，又能發(fā)揮名片作用；在主頁的顯著位置設(shè)置網(wǎng)絡(luò)標(biāo)志，突出檔案特征；在架構(gòu)合理、功能齊全的基礎(chǔ)上建立與用戶的交流平臺，設(shè)立電子郵箱，并在主導(dǎo)航欄內(nèi)建立鏈接，指定專人負(fù)責(zé)處理、回復(fù)工作，保證網(wǎng)站24小時運(yùn)行暢通；還應(yīng)在醒目位置列出網(wǎng)絡(luò)的主鏈接區(qū)，從而達(dá)到本站與主要業(yè)務(wù)部門之間方便訪問的要求。

3.豐富內(nèi)容。提供全面、及時、準(zhǔn)確的檔案信息是提高點(diǎn)擊率的關(guān)鍵，也是測評網(wǎng)站的重要指標(biāo)。網(wǎng)站一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：概況類——局館概況、館藏介紹；動態(tài)類——法律法規(guī)、新聞發(fā)布、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案管理、學(xué)會工作；服務(wù)類——檔案利用、檔案用品；互動類——調(diào)查評議、參與管理。除涉及法定保密事項外，還應(yīng)該公布下列具體信息內(nèi)容：本單位的行政許可事項和其他服務(wù)事項的項目名稱、辦理程序、辦事地點(diǎn)等具體信息；制定或負(fù)責(zé)貫徹實施的法律、法規(guī)、規(guī)章和政策；機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)；按規(guī)定需要向社會發(fā)布的公示等信息；投訴信箱、領(lǐng)導(dǎo)信箱及其他應(yīng)公布的政務(wù)信息等。各網(wǎng)站還應(yīng)落實信息更新維護(hù)責(zé)任制，防止重大信息缺失、滯后。

4.確保安全。檔案信息網(wǎng)是政府實現(xiàn)電子政務(wù)的窗口之一，網(wǎng)絡(luò)與信息的安全問題對于政府網(wǎng)站來說至關(guān)重要。應(yīng)廣泛開展計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與信息安全宣傳教育活動，普及網(wǎng)絡(luò)與信息安全防范的基本技術(shù)，提高工作人員維護(hù)網(wǎng)絡(luò)與信息安全的警惕性和自覺性；各網(wǎng)站在建設(shè)計算機(jī)系統(tǒng)時，同步設(shè)計和實施網(wǎng)絡(luò)與信息的安全系統(tǒng)；建立健全網(wǎng)絡(luò)與信息安全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和各項管理制度，制訂應(yīng)急預(yù)案；根據(jù)國家有關(guān)保密法律、法規(guī)，嚴(yán)禁涉密信息上網(wǎng)；加強(qiáng)網(wǎng)上互動內(nèi)容的監(jiān)管，對散布破壞安定團(tuán)結(jié)、歪曲事實、危害社會的信息要設(shè)立防范措施。

二、開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施；二是加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計算機(jī)管理，將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財會等分門別類地輸入計算機(jī)，這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查檔案材料費(fèi)時費(fèi)力的原始勞動變成在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質(zhì)量的飛躍?？梢允箼n案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。三是配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，使醫(yī)院檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

檔案管理工作做好了，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定醫(yī)院經(jīng)營成果，為醫(yī)院與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。這同時決定著醫(yī)院的經(jīng)營版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。