淺談高校學(xué)生檔案管理過程中的常見問題及應(yīng)對(duì)措施

摘?要：學(xué)生檔案在高校推進(jìn)教學(xué)改革的過程中逐漸發(fā)揮出重要作用，高校需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作思路，對(duì)現(xiàn)有的管理手段、管理制度以及管理隊(duì)伍進(jìn)行改善提升。在具體實(shí)施過程中，高校需要將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作之中，構(gòu)建實(shí)用便利的信息化平臺(tái)，并完善相關(guān)管理制度，確保管理人員具備相應(yīng)的工作能力，避免出現(xiàn)學(xué)生檔案管理混亂、信息丟失、信息泄露等問題，并不斷結(jié)合實(shí)際情況完善檔案信息，確保檔案能夠更真實(shí)、詳盡地反映學(xué)生的具體情況。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高校;問題分析;信息化

高校需要對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行歸檔整理，并結(jié)合學(xué)生在校期間的表現(xiàn)對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和完善，確保學(xué)生在后續(xù)的就業(yè)工作中不會(huì)受到不利影響，能夠輔助用人單位快速了解學(xué)生的實(shí)際情況，為學(xué)生的發(fā)展起到推動(dòng)作用。為此，高校需要正視管理過程中存在的觀念及手段落后等問題，確保結(jié)合現(xiàn)有的信息化手段對(duì)管理制度、管理隊(duì)伍等進(jìn)行完善提升，確保學(xué)生檔案管理工作可以順利開展。

一、高校開展學(xué)生檔案管理工作的意義分析

完善的學(xué)生檔案可以反饋學(xué)生在校期間在學(xué)習(xí)以及日常生活方面的表現(xiàn)情況，對(duì)于學(xué)生的成長(zhǎng)起到監(jiān)督和引導(dǎo)效果，能夠促使學(xué)生在學(xué)校中具有更強(qiáng)的上進(jìn)心和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，對(duì)于增強(qiáng)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和個(gè)人能力具有積極意義。同時(shí)，學(xué)生就業(yè)過程中會(huì)將個(gè)人檔案移交給用人單位，對(duì)于企業(yè)掌握學(xué)生的基本情況具有輔助作用。此外，隨著檔案涉及人員的增加，高校積累的檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模將逐漸擴(kuò)大，可以輔助學(xué)校進(jìn)行針對(duì)性的數(shù)據(jù)分析，確保在后續(xù)學(xué)生培養(yǎng)過程中能夠有效規(guī)避各類問題，提升高校教學(xué)質(zhì)量[1]。

二、高校在開展學(xué)生檔案管理工作中的常見問題分析

（一）檔案管理信息化水平不足，管理觀念及手段落后

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前學(xué)生檔案管理工作的需求，難以滿足學(xué)生及管理人員實(shí)時(shí)查詢、補(bǔ)充檔案的需要。高校需要將現(xiàn)有的信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理工作之中，構(gòu)建更加高效、精準(zhǔn)且節(jié)約紙質(zhì)的檔案管理平臺(tái)，通過無紙化電子檔案為學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，也可以有效避免出現(xiàn)檔案丟失或者查詢困難等問題。近年來，國(guó)內(nèi)高校學(xué)生招收數(shù)量持續(xù)增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著更大的工作壓力，部分高校雖然將信息化相關(guān)技術(shù)應(yīng)用到管理過程之中，但是實(shí)際管理過程中依然存在較多欠缺，眾多先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)難以得到高效應(yīng)用，無法將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)掘出來[2]。例如，部分教師為了在開學(xué)之前對(duì)學(xué)生的情況有所了解，往往會(huì)通過調(diào)閱檔案進(jìn)行查詢，但是信息化不足的檔案管理系統(tǒng)無法快速、準(zhǔn)確地為教師提供相關(guān)信息。此外，部分學(xué)生的檔案信息難以調(diào)取，往往會(huì)對(duì)學(xué)生的就業(yè)產(chǎn)生不利影響，企業(yè)在無法依靠檔案對(duì)學(xué)生能力進(jìn)行評(píng)定的情況下往往會(huì)影響最終的招聘工作。

（二）未曾在制度中明確檔案的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及取用流程相關(guān)內(nèi)容

部分高校所制定的檔案管理制度相對(duì)松散，存在較多的管理盲區(qū)，導(dǎo)致各院系檔案管理人員在具體執(zhí)行工作時(shí)，往往存在重視程度不足的問題，導(dǎo)致管理過程相對(duì)松散，甚至存在學(xué)生管理自身檔案、檔案存放于檔案館等多種管理情況，導(dǎo)致學(xué)生在提取自身檔案的過程中存在較多困難，甚至因此出現(xiàn)檔案丟失等問題。同時(shí)，學(xué)生檔案涉及的種類相對(duì)較多，某些部門往往未能對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行及時(shí)記錄，產(chǎn)生檔案信息不齊全的問題[3]。例如，部分學(xué)生在校期間參與的文體、競(jìng)賽相關(guān)活動(dòng)，這些活動(dòng)的結(jié)果因?yàn)楣芾砣藛T的疏忽而未曾及時(shí)更新到學(xué)生個(gè)人檔案之中，導(dǎo)致后續(xù)無法進(jìn)行查證，影響了檔案信息的可靠性。部分高校制定的檔案信息標(biāo)注缺乏實(shí)用性，往往只是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將學(xué)習(xí)成績(jī)、身體狀況、學(xué)歷、政治表現(xiàn)等較為單一的信息記錄下來，難以對(duì)學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展起到推動(dòng)效果，對(duì)于用人單位的人才選拔也難以起到良好的輔助作用。

（三）管理人員專業(yè)性不足且流動(dòng)性大，缺乏安全責(zé)任意識(shí)

檔案管理工作的順利開展離不開相關(guān)工作人員的支持，高校需要重視對(duì)管理人員綜合能力的培養(yǎng)，確保其掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)技能，為信息化檔案管理工作的實(shí)施提供助力。然而，部分高校所選用的檔案管理人員往往由學(xué)生或其他非專業(yè)人員兼職，而且這些兼職人員的流動(dòng)性相對(duì)較大，無法長(zhǎng)時(shí)間開展檔案管理工作，導(dǎo)致高校在推行改革工作的時(shí)候面臨較多困難。在檔案信息安全管理制度不完善的情況下，部分管理人員往往為了提升工作效率，要求學(xué)生輔助整理檔案信息，學(xué)生往往會(huì)在這一過程中發(fā)現(xiàn)檔案中所記錄的學(xué)生家庭狀況、身體健康等隱私信息，產(chǎn)生隱私信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，甚至?xí)谶`規(guī)操作中產(chǎn)生檔案信息被修改等問題。同時(shí)，在學(xué)生檔案管理過程中，管理人員以及學(xué)生本人均缺乏重視，往往存在學(xué)生未按要求填寫檔案信息、管理人員未準(zhǔn)確將檔案歸檔等情況，對(duì)后續(xù)的檔案應(yīng)用、查詢、取用等工作產(chǎn)生不利影響。

三、高校開展學(xué)生檔案管理工作的具體策略

（一）進(jìn)一步完善檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)

高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生發(fā)展以及學(xué)生管理的重要作用，始終將檔案管理制度的改進(jìn)和完善作為一項(xiàng)常態(tài)化工作，將上級(jí)最新的精神和標(biāo)準(zhǔn)文件作為檔案管理制度的制定標(biāo)準(zhǔn)，確保管理制度具有更強(qiáng)的針對(duì)性和適用性，能夠結(jié)合學(xué)校的具體情況明確各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作相關(guān)權(quán)利和責(zé)任落實(shí)到各級(jí)工作人員，避免產(chǎn)生管理缺失或冗余等問題，并對(duì)檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理規(guī)范，有效提升檔案管理的效率和檔案信息的實(shí)用性[4]。同時(shí)，高校針對(duì)提質(zhì)增效的工作需求制定信息化檔案管理工作的制度標(biāo)準(zhǔn)，確保管理人員善用信息化技術(shù)，制作出查詢方案、安全可靠的電子檔案。此外，高校需要針對(duì)檔案管理人員制定相應(yīng)的培訓(xùn)考評(píng)制度，定期對(duì)管理人員的工作情況以及專業(yè)能力進(jìn)行鑒定，并將考核結(jié)果與個(gè)人獎(jiǎng)金、績(jī)效掛鉤，督促管理人員快速提升自身的業(yè)務(wù)水平，確保高校的管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

（二）將信息化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合

高校需要積極應(yīng)用信息化技術(shù)將學(xué)生的個(gè)人檔案轉(zhuǎn)化為可在線上平臺(tái)實(shí)時(shí)、快速、準(zhǔn)確查詢的電子檔案，有效提升高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在具體實(shí)施的過程中，高校需要對(duì)錄入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確規(guī)范，要求學(xué)生檔案相關(guān)文件的目錄與文件標(biāo)題相對(duì)應(yīng)并保證完整性。例如，在錄入錄取名單的過程中，高校需要將專業(yè)、姓名、年份、省份等相關(guān)信息完整錄入。同時(shí)，針對(duì)標(biāo)題不明確的文件，電子檔案中要確保主題詞提煉的明確性，確?？梢钥焖俨樵兿嚓P(guān)文件。例如，在錄入學(xué)生休退轉(zhuǎn)復(fù)學(xué)相關(guān)信息時(shí)，檔案管理人員需要錄入涉及的機(jī)構(gòu)名稱以及學(xué)生姓名等內(nèi)容，避免出現(xiàn)學(xué)生查詢檔案信息的過程中，難以通過關(guān)鍵詞查詢到相關(guān)信息的情況。為了進(jìn)一步推進(jìn)信息化技術(shù)與檔案管理工作的融合應(yīng)用，高校需要在檔案管理過程中通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等渠道及時(shí)掌握學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)，融合學(xué)生的各類需求對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，在師生及檔案管理人員的共同努力下構(gòu)建一個(gè)功能完善、便捷可靠的檔案管理平臺(tái)。

（三）重視對(duì)檔案管理人員的能力培養(yǎng)

高校需要重視對(duì)檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，在培養(yǎng)的過程中，高校需要從管理人員的思想覺悟入手，通過宣傳教育等手段提升管理人員的責(zé)任心和大局意識(shí)，避免出現(xiàn)私自修改檔案或未按要求錄入檔案信息等情況。其次，高校需要重點(diǎn)提升檔案管理人員的技能水平。一般而言，檔案管理技能主要包含專業(yè)技能、一般技能以及補(bǔ)充技能。其中，一般技能要求檔案管理人員掌握搜集、整理、修訂、利用、查閱以及裝訂等檔案相關(guān)的基礎(chǔ)技能;專業(yè)技能要求檔案管理人員能夠在工作實(shí)踐以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)過程中掌握檔案的鑒定、編研以及指導(dǎo)等能力;補(bǔ)充技能則是檔案管理人員適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，掌握的信息化、大數(shù)據(jù)相關(guān)的技能，這要求檔案管理人員能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)熟練掌握，可以將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等相關(guān)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作之中，實(shí)現(xiàn)文件目錄錄入、全文掃描、線上檔案應(yīng)用、線上檔案歸檔等工作要求，確保信息化檔案管理工作模式的順利實(shí)施。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全管理工作的重視

為了避免學(xué)生檔案中的隱私信息泄露，高校需要重視檔案信息安全管理工作，確保由專人負(fù)責(zé)檔案的歸檔記錄相關(guān)工作，并嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范要求對(duì)檔案流程等相關(guān)過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，避免出現(xiàn)違規(guī)調(diào)閱學(xué)生檔案的情況。管理人員需要對(duì)檔案信息加強(qiáng)保護(hù)，高校也需要安排人員對(duì)信息泄露情況進(jìn)行監(jiān)督和調(diào)查，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)懲。同時(shí)，在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，高校也需要合理應(yīng)用數(shù)字加密技術(shù)，通過C/S系統(tǒng)或者SSL加密系統(tǒng)保證學(xué)生檔案信息的安全性;高校也可以通過數(shù)字簽名以及身份認(rèn)證等手段有效阻斷非法訪問情況，還可以通過動(dòng)態(tài)密碼、權(quán)限設(shè)定以及檔案編碼改進(jìn)等方式，有效提升學(xué)生電子檔案信息的安全可靠性，避免對(duì)學(xué)生隱私產(chǎn)生不利影響。

結(jié)語：

綜上所述，高校需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，正視傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式存在的效率低下問題，對(duì)現(xiàn)有的制度標(biāo)準(zhǔn)和人員管理模式進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，將信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)融合到檔案管理工作之中，構(gòu)建電子檔案以及相應(yīng)的管理平臺(tái)，通過完善檔案管理相關(guān)制定并加強(qiáng)人員能力培養(yǎng)等方式，提升檔案管理工作的效率，確保檔案信息的實(shí)用性以及安全可靠性。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：王惠玲，1971.10，女，福建龍巖，漢，本科，檔案館員。