創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)背景下的高校檔案管理工作

黃林

摘要：在我國的高等教育與選擇就業(yè)的銜接之間，檔案管理是一個十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，構(gòu)建創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的高校檔案管理體系，能夠滿足準確、科學(xué)管理檔案的新需要。但是這項工作開展起來并不容易，需要有科學(xué)的理論指導(dǎo)，在厘清創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理內(nèi)涵的前提下建立牢固的制度基礎(chǔ)、提供完善的組織保障、豐富內(nèi)容體系的構(gòu)建，進而保證檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)妥善的流動與共享。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新創(chuàng)業(yè);檔案;體系

本文在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的背景下開始研究高校檔案的管理內(nèi)容，融合了以往檔案的信息采集、保存、流動、服務(wù)等環(huán)節(jié)的管理模式，提出在新的環(huán)境背景下高校的檔案管理工作應(yīng)當更好的與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的社會背景結(jié)合才能夠迎來更加長遠的發(fā)展。具體而言，就是高等教育院校在開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育活動的同時將檔案連接起來，將學(xué)生在校內(nèi)的相關(guān)實踐成果和課程學(xué)習(xí)過程及時、高效的反映在檔案內(nèi)。這項工作對高等而言具有重要意義，尤其是在更好的促進高校的教育改革方面，但是基于當前社會環(huán)境的變化，許多高校管理者并沒有意識到這一點，仍沿用舊制，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生在就業(yè)時面臨種種阻礙。

一、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系建立的意義

1.推動高等教育改革

我國的高等教育院校當前所面臨的一項重大任務(wù)就是實現(xiàn)新時代的高等教育改革，這項改革任務(wù)不僅需要借助國家科學(xué)技術(shù)的力量，還需要一個良好的教育事業(yè)發(fā)展環(huán)境。而檔案是聯(lián)系高校、學(xué)生和用人單位的唯一資源，如果能夠利用這一資源，實現(xiàn)檔案的良性管理，則能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，促進創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的同時幫助高校打造更加科學(xué)的教育體制，為教育事業(yè)的發(fā)展營造良好的環(huán)境，進而促進教育事業(yè)的改革。

2.實現(xiàn)檔案創(chuàng)新發(fā)展

當前，世界已經(jīng)步入信息時代，在數(shù)據(jù)信息的影響下，傳統(tǒng)的管理方案明顯格格不入，需要在時代的下開拓創(chuàng)新，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效管理。因此，在結(jié)合當前的網(wǎng)絡(luò)信息、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)背景中提出檔案管理的新理念，優(yōu)化管理體系，提升管理服務(wù)，這對檔案管理的發(fā)展具有巨大的推動作用。

3.完善就業(yè)配套服務(wù)

檔案與學(xué)生的就業(yè)密切相關(guān)，而就業(yè)問題是當前社會較為關(guān)注的問題之一?？v觀歷年的學(xué)生就業(yè)，其中有許多問題都是由檔案管理不當引發(fā)的。為了使高等教育更好的與就業(yè)配套，完善檔案管理服務(wù)是基礎(chǔ)，借助檔案數(shù)據(jù)的真實性，為就業(yè)提供根本依據(jù)。

二、高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案現(xiàn)狀

近些年，在國家相關(guān)政策的引導(dǎo)下，越來越多的人開始認同檔案管理的重要性，但是由于創(chuàng)新管理所面臨的困難較多，相關(guān)的理論發(fā)展的都還不夠成熟，因此當前的高校檔案管理仍處于較為混亂的狀態(tài)。導(dǎo)致當前創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理亂象的原因是錯綜復(fù)雜的，但是總結(jié)起來主要有以下幾點：

1.管理制度缺失

在國家政策、社會環(huán)境的刺激下，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理逐步走向改革的道路，但是由于發(fā)展的理論不成熟，在實踐中遇到的問題較多，導(dǎo)致當前的管理制度仍存在較多的缺失。首先表現(xiàn)在信息化的管理制度上，隨著信息革命的進行，人們的生活與工作越來越趨向于信息化、數(shù)字化。毫無例外，高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作也需要遵循數(shù)字化、個性化、便利化的發(fā)展原則，因此許多高校紛紛出臺相關(guān)的管理政策。只是在實施的初期階段，沒有一套完善的管理制度來提供指導(dǎo)，難免導(dǎo)致檔案的信息化管理混亂，這給許多高校和企業(yè)增添了許多困擾。這一制度上的缺失是當前高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理所面臨的根本問題，也是最難解決的問題，需要在長期的實踐中總結(jié)經(jīng)驗，才能夠?qū)崿F(xiàn)制度的不斷完善。

2.分類不清

基于管理制度的缺失，高校的相關(guān)管理人員在開展工作時，沒有一個標準的依據(jù)可考，因此在管理中顯得手忙腳亂。首先表現(xiàn)在分類不清方面，許多高校的檔案管理中，根本沒有將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案與其他檔案區(qū)分開，當有需要時，也沒有相關(guān)的類別能夠幫助工作人員快速尋找到，這些混雜的檔案在長期的積壓下顯得更加混亂。有的高校甚至沒有專門的檔案管理部門，他們根據(jù)不同的檔案類別將檔案歸檔于相應(yīng)的部門，如此一來，在不同的活動背景下，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案有可能在教務(wù)處，也有可能在校團委處，以至于到了最后，學(xué)生的檔案究竟在哪都一無所知。

3.資料殘缺

創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目的申報、審批、檢查、結(jié)項等過程十分繁瑣，所需要的時間也很長，而在每一個環(huán)節(jié)都會形成相應(yīng)的資料，這些都需要記錄在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案內(nèi)。而且項目往往不是個人完成的，同一個項目需要三到五個志同道合的人共同完成，這是學(xué)校會考慮讓不同年級層次，不同學(xué)院的同學(xué)共同合作參與，這無疑增加了檔案的信息量。同理，不同的項目需要通過多個教師或負責(zé)人的審核、檢查，每個人的意見都需要記錄在案，尤其在教師對項目的意見存在分歧時，每個教師的意見都需要詳實的記錄，難免使得創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的檔案十分累贅。為了使檔案管理更加高效，許多高校的檔案管理人員往往會選擇簡單的記錄，這很容易導(dǎo)致資料的殘缺。尤其是在不同的記錄人意識中，他所記錄的東西未必能夠讓大家都看明白，這就存在了一定的盲區(qū)，有的檔案甚至失去了真實的參考意義，檔案管理顯得混亂不堪。

4.認識不足

在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育背景下開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理是一項新的工作內(nèi)容，許多高校的管理人員對這項工作并不重視，他們將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案定義為人事檔案或?qū)W籍檔案。當然，這些檔案之間有共通之處，但是不能混為一談，因為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是單純的記錄學(xué)生的接受高等教育期間實踐活動能力的檔案，這是學(xué)生實踐能力的根本體現(xiàn)。而高校在對該檔案的認定管理時，基于對該檔案的認識不足，導(dǎo)致他們將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案與其他檔案混合管理，于是檔案管理開始混亂，分類不清。在上述種種因素的影響下，當前的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理顯得十分雜亂，檔案管理的改革還需要面臨很多問題。

三、做好高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案工作的建議

學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是證明學(xué)生在校期間創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)情況、實踐能力和成長經(jīng)歷的重要文件，它幾乎與學(xué)籍一樣能夠伴隨學(xué)生一生，是學(xué)生通往優(yōu)秀就業(yè)環(huán)境的一塊敲門磚。許多企業(yè)的人才招聘部門都會關(guān)注學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案內(nèi)容，將其作為人才任用的依據(jù)之一。為了更好的管理學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，必須從根本出發(fā)，彌補管理制度上的不足、提高管理質(zhì)量，使創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理更好的服務(wù)學(xué)生、高校和用人單位。

1.完善管理系統(tǒng)，全面保存資料

縱觀全國高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理系統(tǒng)，大多都是類似的，只是根據(jù)學(xué)校實際情況有所偏差，這就說明大多數(shù)高校在進行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理時都是借鑒其他的高校的管理模式去進行的。在某種程度而言，這種方法確實能夠為高校節(jié)省管理的精力，但是不同的學(xué)校有不同的現(xiàn)實環(huán)境，根本無法實現(xiàn)完全的適用。雖然檔案的管理工作十分繁瑣，所需要進行的事項很多，但是為了全面的保存第一手的檔案資料，管理人員必須遵從管理原則，在每個細節(jié)處做到盡善盡美。但前提是高校內(nèi)用于一套完善的管理系統(tǒng)，因此，高校需要借鑒多方面的管理經(jīng)驗，結(jié)合自身學(xué)校的具體情況，去建立完備的管理體系，在體系的支撐下實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。在這個過程中，學(xué)校必須將管理的權(quán)限下放到每個學(xué)院，每個學(xué)院必須有對應(yīng)的管理人員參與，將學(xué)生的基本資料進行歸納統(tǒng)計，學(xué)校再進行統(tǒng)一的管理、存儲。

2.強化過程管理，提升管理質(zhì)量

檔案的管理是保證檔案真實完整的關(guān)鍵，因此為了改善檔案管理的混亂現(xiàn)象，必須強化每個管理過程。具體而言就是要根據(jù)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目的每個環(huán)節(jié)來調(diào)整管理的方式，遵循相應(yīng)的規(guī)律去對癥下藥。例如，為了確保申報信息的真實性，可以在申報節(jié)點創(chuàng)建申報監(jiān)督表，統(tǒng)計項目的申報數(shù)。為了更好的記錄結(jié)項前的答辯過程，除了在紙質(zhì)檔案內(nèi)記錄相關(guān)信息外，還可以利用電子監(jiān)控，將學(xué)生的答辯表現(xiàn)都記錄下來，保存在檔案內(nèi)。如此一來，檔案的記錄內(nèi)容便可以十分真實準確，這對用人單位而言是最可靠的參考依據(jù)。為了促進管理質(zhì)量的提升，學(xué)校還需要將每個學(xué)院都緊密的聯(lián)合起來，可以建立一個交流討論的群，每個學(xué)院的學(xué)生項目情況都在群里展現(xiàn)，最終由校級檔案管理人員進行統(tǒng)計整理，這樣監(jiān)督和管理便可以同時進行，整個管理過程更加明朗。

3.創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的共享與保密

創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的管理涉及到檔案信息的分享和保密環(huán)節(jié)，高校有責(zé)任對檔案內(nèi)的信息保密，防止不法分子趁機操作，進行違法活動。但是檔案要應(yīng)用與實際，幫助高校促進學(xué)生就業(yè)，推動校內(nèi)教育體制改革，就必須利用好創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案內(nèi)的信息，將這些信息以合法的渠道提供給有需要的單位或機構(gòu)。因此，檔案的資源共享是檔案管理的一個重要問題，在信息化的時代中，要如何實現(xiàn)檔案信息的高效傳輸同時確保檔案信息不被泄露。在以往的經(jīng)驗中，筆者認為，首先要做好紙質(zhì)檔案的保存于記錄，其次需要建立對應(yīng)的電子檔案，于紙質(zhì)檔案同步保存，在雙重保護的情況下檔案就較難遺失了。電子檔案主要用于檔案信息的傳輸，在傳輸?shù)倪^程中，學(xué)校可以將電子檔案信息投入一個安全的平臺，設(shè)置相關(guān)的密鑰，只有獲取了密鑰的人才能夠提取信息。這個密鑰可以由學(xué)生提供給用人單位，且在既定的時間內(nèi)只能提取有限的次數(shù)，用人單位也有相關(guān)的法律責(zé)任對學(xué)生的檔案信息進行保密，如此一來，檔案信息就能夠較好的實現(xiàn)共享與保密。

4.建立管理平臺，實施一站式管理服務(wù)

前文提及需要一個合法的渠道來實現(xiàn)檔案的共享，因此構(gòu)建管理平臺是必不可少的，在互聯(lián)網(wǎng)時代下，構(gòu)建一個信息存儲和傳輸平臺不難，難的是如何對平臺內(nèi)的資源進行管理。此外，為了使檔案資源的共享更加便捷，必須擁有一站式的服務(wù)體系，在一站式的服務(wù)體系下，學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案信息保密工作也能夠更加順利的開展，免去的中間繁瑣的環(huán)節(jié)，能夠簡化管理流程，進而減少不法分子操作的機會。因此，可以構(gòu)建一個管理的平臺，該平臺可以由高校、學(xué)生和用人單位使用，除了基本的注冊信息，上傳資料外，還需要對注冊人的身份進行核實。例如，學(xué)生可以通過平臺進行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動的申報、開題、實驗等信息的填寫，隨后由學(xué)校管理者進行審核、上傳證據(jù)。最后這些信息呈現(xiàn)在用人單位的招聘者手上，招聘人員可以通過平臺來向?qū)W校進行二次認證，辨別檔案信息的真?zhèn)巍Ｔ谶@個一站式的管理平臺內(nèi)，檔案的管理、共享和保密十分便捷。

四、結(jié)語

創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)是當前高校教育中提出的新教育理念，旨在激發(fā)學(xué)生的個性化成長和實踐能力，進行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理則是保留學(xué)生實踐成績的一個重要過程。因此，高校要加強對創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的管理，構(gòu)建完善的管理制度，積極打造一站式的管理平臺，推進檔案管理對高等教育的改革。

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