新形勢下檔案管理工作規(guī)范化分析

摘要：企業(yè)檔案資源是企業(yè)管理與生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生的各種信息記錄，不僅能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動以及企業(yè)決策提供指導，而且能夠降低企業(yè)治理的風險，為企業(yè)發(fā)展提供助力。因此，必須要加強企業(yè)檔案管理工作，發(fā)揮檔案的憑證價值、參考價值、決策咨詢價值，讓檔案資源能夠有效服務于企業(yè)發(fā)展。文章就當前形勢下檔案管理工作規(guī)范化的重要性進行分析，指出檔案管理工作中常見的問題，并結(jié)合相關(guān)理論和實踐，提出可行性意見，旨在能夠進一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;檔案管理;重要性;問題;路徑

隨著企業(yè)各項工作不斷推進，企業(yè)檔案管理工作的重要性愈發(fā)突出。然而，實踐中部分企業(yè)檔案管理工作仍然存在諸多問題。因此，從規(guī)范化的角度對檔案管理工作進行研究具有理論價值和現(xiàn)實意義。只有真正確保檔案管理規(guī)范，摸清檔案管理規(guī)律，總結(jié)檔案管理經(jīng)驗，才能真正實現(xiàn)改革創(chuàng)新。

一、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的重要性

（一）有利于減少檔案管理紕漏，保障檔案資源的真實性

眾所周知，檔案資源作為具有法律效力的憑證，詳細記載著企業(yè)各項工作的基本情況，價值具有。從規(guī)范化的角度對檔案資源進行管理，減少檔案管理流程中存在的紕漏，能夠避免檔案資源損毀、丟失，最大限度地保障檔案價值。檔案管理人員樹立責任意識和規(guī)范意識，將檔案管理作為一項全局性、系統(tǒng)性的工作來抓，能夠更好地體現(xiàn)檔案管理價值，避免檔案管理工作邊緣化。除此之外，檔案資源真實有效是發(fā)揮其效力的前提。一旦檔案資源失真，勢必會影響檔案使用主體的判斷和決策。從這個角度來看，做好檔案資源規(guī)范化管理工作，確保檔案管理工作科學有序，能夠充分保障資源的真實性。

（二）有利于提升檔案管理效率，挖掘檔案資源的價值

檔案資源與企業(yè)各項工作息息相關(guān)，能夠為企業(yè)回顧過去、發(fā)展未來、擬定決策提供強有力的信息支撐，幫助企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益。為了更好地挖掘企業(yè)檔案資源價值，全面提升檔案管理效率，必須要從規(guī)范化的角度對檔案資源進行管理，形成嚴格、規(guī)范、有序、標準的檔案管理環(huán)境。一方面，優(yōu)化檔案管理流程，健全檔案管理制度，用制度來約束檔案管理人員，能夠更好地提升檔案管理效率和質(zhì)量。另一方面，檔案管理是檔案利用的基礎(chǔ)，只有確保檔案管理規(guī)范化，提升檔案檢索效率，才能更好地利用檔案資源，挖掘檔案資源的價值。

二、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的基本原則

（一）遵循文件形成規(guī)律，保持檔案有機聯(lián)系

檔案資源產(chǎn)生于企業(yè)各項工作中，有其自身的特點和形成規(guī)律。為了實現(xiàn)規(guī)范化的目標，必須要遵循文件形成規(guī)律，把握好各類文件在內(nèi)容、時間、來源方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。以人事檔案為例，就必須要遵循人力資源管理的要求，確保其能夠反映企業(yè)人事工作;以文書檔案為例，則是需要把握好文書檔案的整體性，確保文件與文件之間連貫，輔助于企業(yè)決策[1]。

（二）紙質(zhì)文件與電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一，全盤考量

當下，各個企業(yè)紙質(zhì)文件與電子文件并行。為此，企業(yè)必須要保證二者協(xié)調(diào)統(tǒng)一，合理規(guī)劃檔案整理的基本流程，遵循相應的標準。除此之外，企業(yè)要結(jié)合未來的發(fā)展定位以及檔案管理要求，合理確定是以電子文件整理為主還是以紙質(zhì)文件整理為主，制定相應的檔案管理工作規(guī)劃，使檔案管理工作更貼近企業(yè)需求和時代要求。

（三）檔案管理應當區(qū)分不同價值，便于后期管理與利用

不同檔案資源具有不同的經(jīng)濟價值、社會價值和文化價值，其在企業(yè)管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營工作中所發(fā)揮的作用也不一樣。因此，檔案管理人員在管理檔案資源過程中嗎，要注意區(qū)分不同的價值，采取不同的標準。一方面，并不是所有類型的檔案資源都需要永久保存，只有那些涉及企業(yè)核心利益、商業(yè)秘密以及具有重大憑證作用的檔案資源需要長期或者永久保存。另一方面，為了便于后期的檔案編研、專題建設(shè)工作順利開展，也需要對檔案資源的價值進一步區(qū)分，盡量做到檔案資源“少而精”，真正提升檔案資源的實用性。

三、新形勢下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱

當下，部分企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，場地空間較小，難以適應新形勢下檔案規(guī)范化管理的要求。一是未安裝或者配備火災報警器、防蟲劑、專用滅火器的必備設(shè)施，存在一定的安全隱患。二是卷宗柜、案管柜、裝備柜的數(shù)量不足，加之配備的檔案室較少，導致檔案資源過于集中堆積，難以進行科學化分類，影響后期的檢索和利用[2]。三是計算機、掃描儀、復印設(shè)備、打印設(shè)備配備不齊，檔案數(shù)字化進程緩慢，檔案資源的利用效益低下。

（二）檔案管理制度不完善

一是立卷歸檔制度不完善，檔案管理質(zhì)量較低。首先，部分企業(yè)尚未明確檔案資源的審核標準、歸檔標準，導致不同檔案管理人員立卷歸檔的質(zhì)量不一。同時，由于未對檔案資源進行嚴格審核，使得業(yè)務部門移交檔案過程中的責任意識不強，檔案資源的數(shù)量、格式不符合相關(guān)規(guī)定。其次，未明確立卷歸檔的流程，沒有處理好檔案審核與檔案移交之間的關(guān)系[3]。最后，未制定相應的規(guī)章制度對檔案資源進行科學分類，導致檔案管理工作混亂無序。二是尚未對紙質(zhì)檔案、電子檔案管理工作予以區(qū)分，未分別制定不同的規(guī)章制度，難以對檔案管理人員形成有效指引，不利于打造“雙軌制”的檔案管理模式。三是責任分工制度不完善，未明業(yè)務部門與檔案管理部門的職責，難以打造分工合理、相互配合的檔案管理機制。四是績效考核制度不完善，忽視從檔案規(guī)范化、檔案創(chuàng)新化、檔案標準化的角度對檔案管理人員進行考核，無法最大限度地挖掘檔案管理人員的積極性。五是檔案借閱利用制度不完善，未建立檔案借閱利用臺賬，存在檔案資源延期歸還的問題，存在安全管理漏洞。

（三）檔案管理人才隊伍建設(shè)滯后

當下，部分企業(yè)檔案人才隊伍建設(shè)凸顯，人才的知識機構(gòu)、專業(yè)水平、業(yè)務技能水平不達標，難以滿足的檔案規(guī)范化管理的基本要求，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。一是檔案數(shù)量、檔案種類大幅度增加，工作任務不斷加重，而檔案管理人員的數(shù)量卻并沒有明顯增加。同時，部分企業(yè)檔案管理工作長期由兼職人員承擔，制約了檔案管理工作的穩(wěn)定、持續(xù)、健康發(fā)展。二是檔案管理人才培訓不合理。眾所周知，檔案管理工作是一項專業(yè)性極強的工作，檔案管理人員只有經(jīng)過專門化培訓，才能確保檔案整理、保管、鑒定、編研、數(shù)字化等各項工作順利開展。然而，實踐中部分企業(yè)未重視檔案管理人才培訓，沒有細化相應的培訓內(nèi)容，導致培訓效果不如人意。

（四）檔案服務面窄

部分企業(yè)檔案服務不規(guī)范，難以深挖檔案資源價值，滿足不同主體的檔案需求。具體而言，一是尚未將檔案服務終端同步延伸至微信公眾號以及APP等新媒體平臺，仍然局限于通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)為檔案需求主體提供查檔服務，難以確保查檔服務高效便民。二是檔案服務意識不強，缺乏主動利用意識和信息整合意識。部分企業(yè)檔案管理人員未主動對檔案資源進行開發(fā)和編研，不利于對檔案資源進行匯編整理，無法發(fā)揮檔案資源在企業(yè)決策中的作用。

四、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的路徑

（一）完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更好地促進檔案業(yè)務工作的發(fā)展

企業(yè)要根據(jù)實際需求，不斷完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，為后期檔案業(yè)務工作打下堅實的基礎(chǔ)。具體而言，一是要對場地進行合理劃分，結(jié)合檔案存量以及檔案增量，合理確定檔案部門辦公用房、檔案庫房、檔案查閱室、檔案機房的面積。同時，要安裝相應的遮光窗簾，調(diào)整檔案室內(nèi)的溫濕度。二是要安裝或者配備火災報警器、防蟲劑、專用滅火器的必備設(shè)施，確保常用的裝備設(shè)施齊全，不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境，為檔案規(guī)范化管理提供條件。三是要探索打造現(xiàn)代化檔案管理平臺，配備計算機、掃描儀、復印設(shè)備、打印設(shè)備等設(shè)施，改善檔案管理條件，全面提升企業(yè)檔案數(shù)字化水平。

（二）健全檔案管理制度，為檔案規(guī)范化管理提供指引

一是要完善立卷歸檔制度，認真做好立卷工作，從事前角度控制檔案管理的質(zhì)量。首先，企業(yè)有必要把好檔案的質(zhì)量關(guān)，明確檔案資源的審核標準與歸檔標準，并按照相關(guān)的標準，及時完成信息資料的收集、整理與立卷等相關(guān)工作。同時，企業(yè)可以采取初審與復審相結(jié)合的檔案管理方式。即由業(yè)務部門相關(guān)專責按照企業(yè)規(guī)章制度以及相關(guān)要求，對檔案資源進行初審，再由檔案管理人員進行復審，確保檔案資料的格式內(nèi)容、數(shù)量符合相關(guān)的規(guī)定和要求。其次，明確立卷廣的流程，堅持“先審核、后移交”的基本原則，確保檔案資源符合相關(guān)要求后再歸檔。檔案管理部門要重點對企業(yè)檔案進行整合與審核，落實各個部門負責人簽字認定制度。對于存在疑問、問題的檔案資源，檔案管理人員應當建立相應的臺賬，并要求檔案移交部門對存疑的檔案進行嚴格說明，待更改或者說明無誤后，再對臺賬中的記錄進行銷號處理，真正做到“檔案資源審核一份、規(guī)范一份、移交一份”的目的。最后，要嚴格按照相關(guān)規(guī)定以及企業(yè)信息資源的種類，合理確定不同信息材料的歸檔氛圍，并制定不同的案卷保管期限、保密期限。同時，為了避免檔案資源堆積，尤其要嚴格對“永久”案卷的劃定，避免非核心案卷、非重要案卷被劃定為“永久”案卷。二是要合理區(qū)分紙質(zhì)檔案、電子檔案管理工作，分別制定相應的規(guī)章制度，確保紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理同步進行，充分保障檔案管理工作規(guī)范、有序。三是要完善責任分工制度，從制度上明確業(yè)務部門與檔案管理部門的職責，確保部門與部門之間分工合理、相互配合。四是要完善績效考核制度，對績效考核指標予以精細化，體現(xiàn)出企業(yè)對檔案管理工作的重視。五是要完善檔案借閱利用制度，明確借閱利用的期限，建立相關(guān)的臺賬。對于到期未還的，應當由借閱人所在的部門進行書面說明，辦理續(xù)借手續(xù)，最大限度地確保檔案資源的完整性。真實性以及準確性。

（三）加快檔案管理人才隊伍建設(shè)，適應檔案工作專業(yè)化的要求

一是要站在檔案事業(yè)長遠發(fā)展的高度，不斷引進專業(yè)人才，合理分配工作任務，降低檔案管理部門的工作壓力。對于確實需要安排兼職人員的，應當做好入崗培訓，并盡可能安排至檔案管理工作的輔助性崗位，切實發(fā)揮兼職人員的作用。二是要細化檔案管理培訓內(nèi)容，制定相應的檔案工作計劃。一方面，要繼續(xù)通過送學深造、經(jīng)驗交流、輪崗等方式，加強對檔案管理人員的逐級培養(yǎng)和梯次培訓。另一方面，要結(jié)合當前信息化時代的基本需求，重點深化在信息化建設(shè)、智能化管理、安全管理等方面的培訓，全面打造復合型人才。

（四）拓寬檔案服務面，真正彰顯檔案價值

企業(yè)檔案管理人員不能單純將檔案管理工作看待為一項文字性管理工作，二是應當將檔案管理融入到企業(yè)發(fā)展大局、企業(yè)轉(zhuǎn)型升級中，贏得領(lǐng)導以及其他部門對檔案管理工作的好評。為此，一是要優(yōu)化查檔服務，打造服務型檔案部門。檔案管理部門要通過現(xiàn)有的信息技術(shù)，打通微信公眾號、APP平臺與企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通。需要注意的是，為了避免發(fā)生泄密事件，在開發(fā)檔案服務平臺過程中，只應當著眼于非涉密檔案。對于涉密檔案，仍然應當通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)查詢，真正處理好檔案服務與檔案保密之間的關(guān)系。二是要樹立檔案服務意識，主動開展檔案編研工作。例如，企業(yè)檔案管理部門可以重點對企業(yè)文化檔案、企業(yè)科研檔案、企業(yè)文書檔案、企業(yè)政策檔案、企業(yè)規(guī)章制度檔案進行編研，有針對性地開發(fā)信息資源?？偠灾?，檔案編研工作要圍繞企業(yè)中心、企業(yè)發(fā)展大局，才能真正讓檔案管理成效凸顯出來，推進檔案管理工作與其他業(yè)務工作的融合。

五、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)各類檔案真實記錄了企業(yè)政治、文化、經(jīng)濟等各方面的內(nèi)容，反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)珍貴的信息載體。新時期，從規(guī)范化的角度開展檔案管理工作，不斷狠抓基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)，強化檔案服務，能夠最大限度地盤活檔案資源，有效解決實踐中存在的檔案無制度規(guī)范、無人管理、無處存放等突出問題，彰顯檔案管理工作的價值。具體而言，一是要完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更好地促進檔案業(yè)務工作的發(fā)展;二是要健全檔案管理制度，為檔案規(guī)范化管理提供指引;三是要加快檔案管理人才隊伍建設(shè)，適應檔案工作專業(yè)化的要求;四是要拓寬檔案服務面，真正彰顯檔案價值。此外，企業(yè)也應當充分重視檔案管理工作，進一步為檔案管理部門提供人、財、物等方面的支持，不但夯實基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

參考文獻：

[1]張金金.論檔案管理規(guī)范化體系構(gòu)建[J].黑龍江檔案，2020（04）：59-60.

[2]陳琛.探析如何進一步推進檔案管理工作的規(guī)范化[J].傳媒論壇，2020，3（16）：119.

[3]王淼.規(guī)范化管理在企業(yè)檔案工作中的應用[J].城建檔案，2020（05）：77-78.

作者簡介：顏東升（1969.12--）男，民族：漢，籍貫：山東滕州，學歷：本科，畢業(yè)于中央黨校，現(xiàn)有職稱：新聞類中級職稱;研究方向：檔案管理。