關(guān)于完善管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員影響的思考

呂欣榮

摘要：管理信息系統(tǒng)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理之中，給企業(yè)管理帶來(lái)了優(yōu)勢(shì)和便利，但也產(chǎn)生了新的風(fēng)險(xiǎn)。本文從完善管理信息系統(tǒng)對(duì)提升企業(yè)財(cái)務(wù)人員工作效率的角度出發(fā)，對(duì)加強(qiáng)管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員產(chǎn)生的影響，做出了一些探討。

關(guān)鍵詞：管理信息系統(tǒng);企業(yè)財(cái)務(wù)人員;優(yōu)勢(shì)和風(fēng)險(xiǎn)

引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和管理信息系統(tǒng)不斷地完善，各種管理軟件地出現(xiàn)給企業(yè)的管理帶來(lái)了新的視角。管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為公司管理和發(fā)展不可或缺的工具。企業(yè)財(cái)務(wù)人員傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)逐漸被淘汰，如何有效地使用管理信息系統(tǒng)是企業(yè)財(cái)務(wù)人員需要思考的問(wèn)題，這也給企業(yè)財(cái)務(wù)人員帶來(lái)了新的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)。

一、管理信息系統(tǒng)的定義

管理信息系統(tǒng)在中國(guó)出現(xiàn)于20世紀(jì)70年代末80年代初，《中國(guó)企業(yè)管理百科全書(shū)》將其定義為：一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳遞、存儲(chǔ)、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)能實(shí)測(cè)企業(yè)的各種運(yùn)行情況，利用過(guò)去的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái)，從企業(yè)全局出發(fā)輔助企業(yè)進(jìn)行決策，利用信息控制企業(yè)的行為，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化目標(biāo)。

從其定義可以看出，管理信息系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)，以智能軟件為導(dǎo)向，輔助企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)進(jìn)行規(guī)范化管理的工具。而現(xiàn)今的環(huán)境，大數(shù)據(jù)、智能化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為越來(lái)越多的大企業(yè)賴以生存和發(fā)展的重要手段。企業(yè)為加強(qiáng)內(nèi)控管理和預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)使用并完善管理信息系統(tǒng)已成為一種主流的趨勢(shì)，而這種趨勢(shì)也對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員提出了新的要求。

二、管理信息系統(tǒng)的分類(lèi)

廣義的管理信息系統(tǒng)主要分為六類(lèi)：管理支持系統(tǒng)（ESS Executive Support System）、決策支持系統(tǒng)（DSS Decision Support System）、管理情報(bào)系統(tǒng)（MIS

Management Information System）、辦公自

動(dòng)化系統(tǒng)（OAS Office Automation System）、知識(shí)工作系統(tǒng)（KWS Knowledge Worker System）以及事務(wù)處理系統(tǒng)（TPS Trans-action Processing System）。

這六類(lèi)管理信息系統(tǒng)功能各不相同，對(duì)應(yīng)的使用人群也不盡相同。ESS主要為公司的長(zhǎng)期戰(zhàn)略提供信息支持，主要的使用人群為公司的戰(zhàn)略決策層。DSS和MIS為公司管理層提供運(yùn)營(yíng)管理決策支持。KWS支持知識(shí)級(jí)的工作，主要為公司的專(zhuān)業(yè)人員的開(kāi)發(fā)和研究工作提供服務(wù)。TPS支持公司操作級(jí)的工作，主要為業(yè)務(wù)人員使用處理日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。OAS主要用于公司的日常的全員辦公。

三、完善管理信息系統(tǒng)能提升企業(yè)財(cái)務(wù)人員的工作效率

（一）管理信息系統(tǒng)將企業(yè)的各個(gè)重要環(huán)節(jié)整合在一起

管理信息系統(tǒng)主要功能是將市場(chǎng)銷(xiāo)售管理、生產(chǎn)管理、后勤管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理、信息處理和高層管理人員決策七個(gè)重要部分整合在了一起。通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的管理，提高企業(yè)的整體運(yùn)作效率，創(chuàng)造其獨(dú)特的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。通過(guò)管理信息系統(tǒng)，企業(yè)財(cái)務(wù)人員不僅能快速了解業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，而且能和辦理業(yè)務(wù)的其他部門(mén)行程良好的關(guān)聯(lián)合作。之前需要企業(yè)各個(gè)部門(mén)溝通和遞送單據(jù)后才能進(jìn)行的賬務(wù)處理通過(guò)管理信息系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和時(shí)效性，這樣大大提高的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和賬務(wù)處理的效率。

（二）管理信息系統(tǒng)減少了人工處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的工作量和錯(cuò)誤率

一個(gè)企業(yè)隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)迅速地增加。而這些數(shù)據(jù)中增加最快的要數(shù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。在公司的發(fā)展的初級(jí)階段，處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)量的增加尚且可以通過(guò)增加財(cái)務(wù)人員來(lái)滿足。然而，當(dāng)公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)量的增加速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于財(cái)務(wù)人員增加的速度時(shí)就需要管理信息系統(tǒng)的支持。管理信息系統(tǒng)能通過(guò)自動(dòng)計(jì)算、自動(dòng)提取數(shù)據(jù)的方式減少企業(yè)財(cái)務(wù)人員人工處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的工作量。通過(guò)信息管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員不必再人工匯總和計(jì)算大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并且通過(guò)管理信息系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，能大大減少人工計(jì)算財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)誤，增加財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。管理信息系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和分析能力也能滿足財(cái)務(wù)管理人員對(duì)于不同口徑的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的需求，減少財(cái)務(wù)人員大量的重復(fù)性工作和數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

（三）完善的管理信息系統(tǒng)能規(guī)范流程的運(yùn)作，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

完善的管理信息系統(tǒng)使得流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和處理結(jié)果都存儲(chǔ)在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。管理信息系統(tǒng)會(huì)記錄整個(gè)流程中任何不規(guī)范的行為，為財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)違規(guī)業(yè)務(wù)和控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)提供了依據(jù)。同時(shí)，系統(tǒng)的強(qiáng)制性也迫使員工必須按照規(guī)定的流程操作，降低了隨意更改數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)。例如：管理信息系統(tǒng)在銷(xiāo)售環(huán)節(jié)對(duì)賒銷(xiāo)額度有強(qiáng)制性的流程管理，當(dāng)對(duì)客戶銷(xiāo)售訂單的賒銷(xiāo)額度高于信用管理人員所設(shè)定的額度時(shí)，需要提交給級(jí)別更高的相關(guān)人員審批，審批通過(guò)后銷(xiāo)售訂單后才能進(jìn)行到下一個(gè)環(huán)節(jié)，否則系統(tǒng)內(nèi)訂單始終無(wú)法生成貨物的出庫(kù)單，以避免未審核的信用風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致應(yīng)收賬款無(wú)法收回的情況。管理信息系統(tǒng)設(shè)置的規(guī)范性流程為企業(yè)財(cái)務(wù)人員識(shí)別違規(guī)操作提供了指引，保證業(yè)務(wù)的真實(shí)性和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

四、企業(yè)財(cái)務(wù)人員需要關(guān)注的管理信息系統(tǒng)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)

（一）人為設(shè)置的管理信息系統(tǒng)權(quán)限是否合理

管理信息系統(tǒng)的權(quán)限由管理員人為設(shè)置，而人為設(shè)置的權(quán)限是否合理和有效是財(cái)務(wù)人員應(yīng)該關(guān)注的問(wèn)題。財(cái)務(wù)部門(mén)關(guān)于職責(zé)分離的原則要求職能不同的財(cái)務(wù)人員應(yīng)該擁有不同的權(quán)限。有效的權(quán)限設(shè)置能防止違規(guī)操作的情況發(fā)生。例如在賒銷(xiāo)和預(yù)付款額度的審批權(quán)限設(shè)置是否合理就與企業(yè)應(yīng)收賬款和預(yù)付賬款的壞賬率息息相關(guān)。若賒銷(xiāo)和預(yù)付款額度的設(shè)置和審批為同一個(gè)財(cái)務(wù)人員，一旦發(fā)生舞弊行為或數(shù)據(jù)設(shè)置錯(cuò)誤，則容易導(dǎo)致企業(yè)壞賬率的上升。并且這種財(cái)務(wù)人員的權(quán)限設(shè)置不合理導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和舞弊行為不易被發(fā)現(xiàn)。因此，對(duì)于權(quán)限設(shè)置不合理的地方，企業(yè)財(cái)務(wù)人員應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注是否有上述問(wèn)題出現(xiàn)。若財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)因權(quán)限設(shè)置不合理而導(dǎo)致的舞弊行為，則應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。