中小企業(yè)采購內(nèi)部控制研究

趙勇

摘要：對于中小企業(yè)來說，通過加強(qiáng)對其采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，可以有效地杜絕采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，盡可能地降低采購成本和付款風(fēng)險(xiǎn)，使內(nèi)部控制措施所帶來的潛在成本和風(fēng)險(xiǎn)的降低與控制成本如何達(dá)到一個相對均衡。面對日益激烈的市場競爭，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，如何對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的內(nèi)部控制并提高公司的經(jīng)營效率已成為非常重要的一個問題。本文主要對中小企業(yè)采購內(nèi)部控制展開了一系列的探討。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);采購;內(nèi)部控制

引言

在中小企業(yè)的日常業(yè)務(wù)活動中，采購是非常重要的任務(wù)，也是中小企業(yè)運(yùn)營的起點(diǎn)。可以說，通過確保中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)的順利實(shí)施，可以促進(jìn)中小企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行。通過分析中小企業(yè)日常經(jīng)營的經(jīng)濟(jì)效益和成本效益進(jìn)行分析后發(fā)現(xiàn)，采購成本水平直接影響著中小企業(yè)的經(jīng)營成本和中小企業(yè)的最終收益，同時中小企業(yè)的采購成本的高低直接影響中小企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，在中小企業(yè)的采購過程中應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的內(nèi)部控制。

一、中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)概述

采購業(yè)務(wù)是中小企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的主要環(huán)節(jié)，與生產(chǎn)和銷售密切相關(guān)，業(yè)務(wù)頻繁，工作量大，范圍廣，存在較多的風(fēng)險(xiǎn)，控制難度大，非常有可能導(dǎo)致貨幣資金的支出不斷增加或?qū)ν庳?fù)債的不斷增加，從而造成工作效率低下乃至于發(fā)生舞弊的行為。中小企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營比較復(fù)雜，采購業(yè)務(wù)比較普遍。建立健全而完善的內(nèi)部控制體系，在降低產(chǎn)品成本，提高市場競爭力和彌補(bǔ)管理漏洞方面發(fā)揮著重要作用。內(nèi)部控制體系所帶來的潛在成本和風(fēng)險(xiǎn)的降低，要與控制成本達(dá)到如何達(dá)到一個相對均衡，是中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè)的重要考慮因素。

中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)主要有如下方式：直采、三方比價(jià)、競爭性談判和公開招標(biāo)。通過采購管理制度明確不同的采購標(biāo)的，采用不同的采購方式，合理的降低采購成本和風(fēng)險(xiǎn)。

二、中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制概述

采購業(yè)務(wù)是中小企業(yè)整個生產(chǎn)管理過程的重要組成部分，采購業(yè)務(wù)管理的整體質(zhì)量將會對中小企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生一系列的影響。

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，中小型企業(yè)管理者逐步推行現(xiàn)代企業(yè)管理制度，對采購等各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行適當(dāng)授權(quán)。而作為中小企業(yè)日常管理的重要組成部分，完善、完整的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制有助于發(fā)現(xiàn)日常采購管理的控制問題，及時發(fā)現(xiàn)中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部管理中的不正常表現(xiàn)。并且在此基礎(chǔ)上采取措施確保中小企業(yè)的健康運(yùn)行并有效維持中小企業(yè)日常管理的規(guī)范，具有現(xiàn)實(shí)意義。

三、加強(qiáng)中小企業(yè)采購內(nèi)部控制的重要性

（一）有助于中小企業(yè)合理地規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，保障中小企業(yè)的利益

當(dāng)前，所有行業(yè)都處于重要的發(fā)展時期，中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營面臨的外部環(huán)境越來越復(fù)雜，競爭越來越激烈，這也造成中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)不得不面對一系列的外部風(fēng)險(xiǎn)。通過落實(shí)中小企業(yè)采購內(nèi)部控制，使每個采購過程有序進(jìn)行，對降低中小企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)方面發(fā)揮著實(shí)際作用。比如采購合同審批過程中，使用部門對于合同中物料的材質(zhì)、技術(shù)參數(shù)或服務(wù)中技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行復(fù)核，可以有效地降低采購風(fēng)險(xiǎn)。

（二）有助于減少中小企業(yè)內(nèi)部存在的采購腐敗等問題

整個采購環(huán)節(jié)往往需要貨幣支付，大量的資金往來為某些員工或部門管理者提供腐敗的機(jī)會。通過在采購合同中添加廉潔條款、建立完整的內(nèi)部控制流程以增加采購信息的透明性和公允性，可以減少中小企業(yè)內(nèi)部的腐敗問題。

（三）有助于降低企業(yè)成本

在所有類型的成本中，采購是供應(yīng)鏈中不可或缺的一部分，是企業(yè)成本的不可或缺的一部分，它在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中處于核心地位，對企業(yè)利潤產(chǎn)生實(shí)際影響。企業(yè)采購所產(chǎn)生的費(fèi)用對于企業(yè)本身來說是一大筆費(fèi)用，采購人員和采購部門能夠按照采購制度盡責(zé)的進(jìn)行采購議價(jià)，可以有效降低成本。

四、當(dāng)前中小企業(yè)采購內(nèi)部控制存在的問題

（一）采購部門缺乏對內(nèi)部控制的有效認(rèn)識

完成內(nèi)部控制業(yè)務(wù)的前提是必須具備一定程度的內(nèi)部控制意識。在我國，一些中小企業(yè)采購員工通常由從事物流管理，市場營銷或供應(yīng)鏈管理的代表組成。在中小企業(yè)采購培訓(xùn)過程中，采購人員主要接受業(yè)務(wù)洽談和市場變化等方面的培訓(xùn)，沒有進(jìn)行內(nèi)部控制方面的相應(yīng)培訓(xùn)。這就造成采購過程中，采購人員往往缺乏有效的內(nèi)部控制意識，往往認(rèn)為把事辦成，把合同簽下來，而采購內(nèi)部控制制度只是形式，事后走審批流程也是可以的。這樣不可避免地會影響采購內(nèi)部控制的有效性，從而不能有效中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)的成本和風(fēng)險(xiǎn)。

（二）采購人員素質(zhì)較低，出現(xiàn)人為不控制的現(xiàn)象

可能一部分的采購人員不負(fù)責(zé)任、職業(yè)素質(zhì)低，存在自私自利心理。比價(jià)采購中讓實(shí)際供應(yīng)商提供全套三方比較材料;使用部門對采購物料等質(zhì)量不明確時，降低采購要求并購買低質(zhì)量的產(chǎn)品等，人為地造成了無法控制的情況，損害了企業(yè)的利益。

（三）采購流程審核流于形式

所有采購訂單都需要根據(jù)采購制度進(jìn)行逐級審批。實(shí)際中，即使移動OA的普及，也可能存在審批人因?yàn)楣ぷ髁窟^大，沒有時間去仔細(xì)閱讀采購合同，只粗略看一下合同部分條款，就審批通過的情形。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對采購內(nèi)控制度沒有充分重視，還會出現(xiàn)采購業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，到結(jié)算付款前才匆匆進(jìn)行采購合同的審批。這些都會造成采購流程審核流于形式，采購內(nèi)部控制制度不能有效地降低企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)。

（四）采購內(nèi)部控制規(guī)章制度不完善，職權(quán)分配不清晰

中小企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)和經(jīng)營中必須有一套比較完整的規(guī)章制度，并實(shí)現(xiàn)職權(quán)分配合理，以保證實(shí)際采購過程的順利進(jìn)行。就實(shí)際來看，在不少中小企業(yè)中，采購管理工作制定的采購規(guī)章制度沒有很好地執(zhí)行。加上整個行業(yè)的外部市場環(huán)境的變化，制度沒有隨著市場和企業(yè)的發(fā)展，加以創(chuàng)新和完善。采購內(nèi)部控制的一個重要方面，是進(jìn)行科學(xué)恰當(dāng)授權(quán)的內(nèi)部授權(quán)，明確每個負(fù)責(zé)人的責(zé)任。實(shí)際重，在中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)中通常情況下存在職權(quán)分配不合理的情形，一些不相容的職位應(yīng)該分開，個別員工的權(quán)力過多，嚴(yán)重破壞內(nèi)部控制制度的有效性。

（五）采購預(yù)算控制不嚴(yán)格，供應(yīng)商管理不合理

采購價(jià)格以及供應(yīng)商管理是中小企業(yè)的成本控制以及內(nèi)部控制的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。就目前看來，我國的大多數(shù)的中小企業(yè)已經(jīng)實(shí)施了比較嚴(yán)格的采購預(yù)算管理制度，并漸漸地形成了相對而言較為成熟的供應(yīng)商管理機(jī)制。然而，仍然存在一些中小企業(yè)在采購預(yù)算執(zhí)行中沒有嚴(yán)格控制，其采購金額和數(shù)量隨意出現(xiàn)超支的情形。此外，一些中小企業(yè)沒有建立完整的供應(yīng)商管理機(jī)制，對供應(yīng)商庫的管理和供應(yīng)商評價(jià)存在短板，進(jìn)而不能有效地與供應(yīng)商形成戰(zhàn)略合作關(guān)系。上述原因都會影響中小企業(yè)采購內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效實(shí)施。

五、完善我國中小企業(yè)采購內(nèi)部控制的建議與對策

（一）加強(qiáng)對采購內(nèi)部控制的認(rèn)識

就現(xiàn)代管理理論和管理范圍而言，采購管理是新的內(nèi)容之一，目前很少有高校開設(shè)采購管理的專業(yè)課程，大多數(shù)采購人員來自物流，貿(mào)易和銷售部門。同時，中小企業(yè)的采購部門沒有專職的采購風(fēng)險(xiǎn)管理人員，并且采購人員在執(zhí)行采購工作時，對采購制度沒有充分了解。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和采購部門經(jīng)理需要認(rèn)識到積極執(zhí)行采購過程中的內(nèi)部控制措施，以及充分發(fā)揮內(nèi)部控制在采購管理中的重要作用。同時，中小企業(yè)在培訓(xùn)采購人員時，應(yīng)注意與內(nèi)部控制有關(guān)的知識培訓(xùn)，培養(yǎng)其在整個采購業(yè)務(wù)流程中必須嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制的理念。條件允許的情況下，引入外部科研院校的專業(yè)培訓(xùn)，可以提高中小企業(yè)的整體采購管理水平，構(gòu)建中小企業(yè)的采購內(nèi)部控制體系。

（二）強(qiáng)化采購人員素質(zhì)

提高采購人員的素質(zhì)是采購管理的重要組成部分。一般的采購人員主要是來自普通銷售人員和職能管理部門，對企業(yè)的專業(yè)技術(shù)不是很了解，因此與供應(yīng)商進(jìn)行談判有很多困難，并且通常處于被動狀態(tài)，難以在談判中做出最佳選擇。因此，每家企業(yè)除了加強(qiáng)對采購員工談判技巧的培訓(xùn)，還需要重視本企業(yè)專業(yè)技術(shù)知識的培訓(xùn)（例如，定期對采購員工的相關(guān)技術(shù)知識進(jìn)行培訓(xùn)），架設(shè)良好的溝通渠道，使得采購部門與技術(shù)、生產(chǎn)部門建立起廣泛的聯(lián)系。對于專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的采購，由采購部門、技術(shù)部門和生產(chǎn)部門等組成采購小組實(shí)施采購。

（三）加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督力度

進(jìn)一步做好對采購業(yè)務(wù)流程的控制工作，明確一系列相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限。將采購權(quán)與每個部門分開，漸漸地形成一個較為獨(dú)立的采購管理部門是加大采購監(jiān)督的有效舉措。通過明確采購業(yè)務(wù)中不同崗位的責(zé)任分工，有利于將職責(zé)明確分開，可以有效地提升工作效率，杜絕相互推諉的情況出現(xiàn)，有利于績效考核的有效開展并且形成積極向上的精神。

（四）積極完善規(guī)章制度，保證采購分配職權(quán)的合理性

在中小型企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，需要完善的規(guī)章制度作為指導(dǎo)方針以及指導(dǎo)規(guī)范。中小企業(yè)所不得不面對的問題是：因?yàn)槭袌鲈诓粩喟l(fā)展，中小企業(yè)所面對的環(huán)境往往是難以預(yù)測的，雖然制定了規(guī)章制度，但并沒有根據(jù)實(shí)際的采購情況對其進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，通常不利于制度的長期有效的執(zhí)行。所以要樹立采購制度不是一成不變的，是要不斷定期修改完善的觀念。采購制度的完善，要以中小企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的總體情況作為基礎(chǔ)，對市場進(jìn)行深入的了解，總結(jié)實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際執(zhí)行中的問題進(jìn)行修訂完善工作。從采購職權(quán)分配這個角度進(jìn)行分析的話，我們可以實(shí)行分離不相容職位的原則，理清權(quán)力分配，有效地發(fā)揮每個人、每個部門的權(quán)力。

（五）嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算，科學(xué)管理中小企業(yè)供應(yīng)商

嚴(yán)格的預(yù)算管理可以有效降低中小企業(yè)的采購成本，并防止中小企業(yè)采購中出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象。假如我國一部分的中小企業(yè)現(xiàn)如今的采購預(yù)算過于粗糙，預(yù)算的執(zhí)行不是太嚴(yán)格，那就會使得整個采購預(yù)算編制以及執(zhí)行流于形式。為了有效地改善這一系列的情況，中小型企業(yè)需要在每年采購活動開始之前組織生產(chǎn)、財(cái)務(wù)和采購等各個部門的員工來制定科學(xué)合理的采購預(yù)算計(jì)劃，并在開始年度采購活動之前編制采購預(yù)算，在實(shí)際的采購操作中確保采購預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)格性。除此之外，中小企業(yè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理力度。在每一年，需要對所有供應(yīng)商展開較為嚴(yán)格的評級，并且對一些不合格的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰，并且依照采購價(jià)格和供應(yīng)商評級來綜合選擇最適合的供應(yīng)商。

結(jié)語

中小企業(yè)的采購是生產(chǎn)和經(jīng)營的關(guān)鍵部分，合理控制采購成本的范圍并確保中小企業(yè)獲得最佳利潤非常重要。作為一名現(xiàn)代化的中小企業(yè)管理者來說，需要中小企業(yè)可以以積極的態(tài)度適應(yīng)市場趨勢，加快內(nèi)部采購控制規(guī)則制度的改進(jìn)，對采購過程進(jìn)行嚴(yán)格地監(jiān)控以及對員工進(jìn)行科學(xué)評估，從而可以長期立足。

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