檔案數(shù)字化存儲(chǔ)面臨的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策研究

鄭真珠

【摘要】隨著信息科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國的檔案管理也逐漸趨于數(shù)字化，檔案的存儲(chǔ)則是其中一大重要環(huán)節(jié)，能夠更好地促進(jìn)檔案管理的便捷化，讓檔案管理適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的要求和人們的需求。基于此，本文首先介紹了檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容及意義，其次分析了檔案數(shù)字化存儲(chǔ)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，最后從五大方面詳細(xì)闡述了檔案數(shù)字化存儲(chǔ)面臨風(fēng)險(xiǎn)的具體對(duì)策，供相關(guān)人士參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案;數(shù)字化存儲(chǔ);風(fēng)險(xiǎn);對(duì)策;研究

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代信息技術(shù)也逐漸運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理是我國社會(huì)發(fā)展中不可或缺的一部分，各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)都有著較為重要的檔案文件，對(duì)于行業(yè)的未來可持續(xù)發(fā)展有著重要意義，因此推動(dòng)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)建設(shè)已經(jīng)成為人們普遍關(guān)注的話題之一，也更加注重其發(fā)展過程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)及防控對(duì)策研究。

一、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案的數(shù)字化建設(shè)主要分為兩大方面：首先為檔案工作方式的數(shù)字化，這就改變了傳統(tǒng)檔案管理中的人工管理模式，而是采用當(dāng)前先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行檔案的分類儲(chǔ)存。其次就是檔案資料數(shù)字化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，能夠更好地延長檔案壽命與使用年限，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

二、檔案數(shù)字化的意義

（一）提高檔案存儲(chǔ)管理效率。檔案存儲(chǔ)管理一直以來都是一項(xiàng)耗時(shí)長、工作量大、程序復(fù)雜的工作，首先需要耗費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行檔案的分類記錄與歸檔，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式也容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容的失真與丟失，在錄入過程中產(chǎn)生問題，更難以保證檔案存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。而通過檔案數(shù)字化建設(shè)水平的提高，能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案錄入與儲(chǔ)存，防止因錄入人員的素質(zhì)低下而造成檔案管理效率的低下，減少了失誤的發(fā)生，能夠大大提高檔案存儲(chǔ)管理的效率，讓存儲(chǔ)的檔案的準(zhǔn)確性與科學(xué)性得到進(jìn)一步保證。同時(shí)，通過數(shù)字化的檔案存儲(chǔ)還能夠在一定程度上節(jié)省大量人力與物力，占用的空間縮小，能夠較好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與人民的需求。

（二）提高檔案存儲(chǔ)的安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱過程中也容易受到損壞，易造成部分重要數(shù)據(jù)的丟失，而檔案數(shù)字化建設(shè)則能夠較好地對(duì)原始檔案進(jìn)行保護(hù)，能夠無限制地查閱，不用擔(dān)心檔案磨損的問題。同時(shí)，在紙質(zhì)檔案錄入、歸檔過程中易產(chǎn)生一些丟失、損壞問題，不利于較好地儲(chǔ)存檔案，且由于檔案存儲(chǔ)對(duì)于存儲(chǔ)室的濕度、溫度都有著一定的要求，容易受到外在因素的干擾，甚至?xí)捎谙x子而導(dǎo)致檔案的損壞，不利于保證檔案的安全性。而通過檔案數(shù)字化存儲(chǔ)能夠減少外在因素對(duì)于存儲(chǔ)的影響，有益于更好地存儲(chǔ)檔案，進(jìn)一步提高檔案存儲(chǔ)的安全性。

三、檔案數(shù)字化存儲(chǔ)面臨的風(fēng)險(xiǎn)

（一）檔案保密措施不完善的風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字化存儲(chǔ)中面臨著檔案保密措施不完善的風(fēng)險(xiǎn)。一般來說，一些較為關(guān)鍵性的檔案文件只能夠由一些高層管理人員調(diào)動(dòng)，但是由于保密意識(shí)的缺乏，在保密措施上并未深入研究，這就導(dǎo)致了部分機(jī)密文件檔案能夠隨意打開，難以真正防止機(jī)密檔案的泄露。同時(shí)即使部分檔案數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)置了密碼，但是由于密碼過于簡單化，也會(huì)導(dǎo)致檔案丟失，不能真正地防范檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案工作銜接帶來的資料失真風(fēng)險(xiǎn)。檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)涉及眾多部門與環(huán)節(jié)，而由于檔案工作銜接中出現(xiàn)的一些突發(fā)狀況，就容易導(dǎo)致資料的失真。一般來說，檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)工作主要由企業(yè)提供自己想要存儲(chǔ)的檔案，由對(duì)應(yīng)的檔案存儲(chǔ)部門來進(jìn)行存儲(chǔ)工作，而由于一些檔案提交部門和檔案存儲(chǔ)部門銜接存在問題，部分檔案文件不能準(zhǔn)確地傳達(dá)給存儲(chǔ)部門，這樣一來，就會(huì)導(dǎo)致錄入的不準(zhǔn)確性，帶來較大的檔案數(shù)字化存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案保存過程的防盜與防損風(fēng)險(xiǎn)。檔案存儲(chǔ)的數(shù)字化需要使用到當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，文件檔案以數(shù)字化的形式存在雖然能夠在一定程度上提高管理的效率與利用率，但是也會(huì)由于網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)而導(dǎo)致一些風(fēng)險(xiǎn)。通過數(shù)字化存儲(chǔ)，一些網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客能夠通過入侵系統(tǒng)來盜取、損壞檔案文件，這些都難以保證檔案的安全性，導(dǎo)致檔案保存過程的損壞與被盜。

（四）檔案資料轉(zhuǎn)化過程的丟失風(fēng)險(xiǎn)。想要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，首先就需要將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，而在這一過程中就會(huì)由于種種原因?qū)е沦Y料的丟失，比如：打印設(shè)備出現(xiàn)故障、檔案錄入工作人員的疏忽等等，這些都不利于建設(shè)檔案的數(shù)字化，會(huì)導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)信息不全的問題，難以真正發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值與意義。

四、檔案數(shù)字化存儲(chǔ)面臨風(fēng)險(xiǎn)的具體對(duì)策

（一）提高數(shù)字化檔案存儲(chǔ)管理意識(shí)。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步加速了科學(xué)技術(shù)時(shí)代的到來，檔案數(shù)字化存儲(chǔ)也因此存在著較多的安全隱患，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)時(shí)主要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，而由于計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，其在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中容易受到黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，造成檔案的缺失與損毀。另外，由于檔案存儲(chǔ)管理人員未能真正樹立安全意識(shí)，沒有建立相關(guān)防范措施，忽略了檔案備份與加密工作，在發(fā)生信息安全故障時(shí)就很容易導(dǎo)致檔案文件的丟失，不利于保障檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的安全。因此，檔案存儲(chǔ)管理工作者要加強(qiáng)安全存儲(chǔ)意識(shí)，考慮到數(shù)字化存儲(chǔ)帶來的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，并且提前進(jìn)行對(duì)策的商討，從而在發(fā)生問題時(shí)能夠第一時(shí)間進(jìn)行解決。通過宣傳讓員工了解到檔案數(shù)字化存儲(chǔ)中可能會(huì)遇到的問題與這些風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案的重大負(fù)面影響，從而更好地提高安全意識(shí)，以健康的姿態(tài)迎接檔案數(shù)字化存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)的挑戰(zhàn)。

（二）提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案數(shù)字化存儲(chǔ)對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，需要工作人員能夠較好地掌握相關(guān)數(shù)字化技術(shù)，但是當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，不能較快地掌握新型檔案數(shù)字化存儲(chǔ)方式，與檔案管理數(shù)字化存儲(chǔ)發(fā)展存在一定的矛盾與沖突，難以較好地轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，不能真正了解檔案數(shù)字化存儲(chǔ)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，也難以運(yùn)用自己的綜合素養(yǎng)研究相對(duì)應(yīng)的策略，對(duì)檔案存儲(chǔ)的數(shù)字化建設(shè)起著絆腳石的作用，不能較好地避免檔案數(shù)字化存儲(chǔ)中面臨的風(fēng)險(xiǎn)。由此可見，想要較好地解決檔案數(shù)字化存儲(chǔ)中的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步保證檔案存儲(chǔ)的安全性，就要不斷提高工作人員的綜合素養(yǎng)。一般來說，檔案存儲(chǔ)管理人員的素質(zhì)直接影響了檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的發(fā)展，因此，在進(jìn)行人員招聘時(shí)要注重考核其對(duì)于數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)的掌握程度，選擇一些具有專業(yè)知識(shí)與技能的工作人員，從而提高工作人員的操作水平，防止工作人員不能適應(yīng)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的發(fā)展要求。除此之外，可以設(shè)立定期的培訓(xùn)制度，讓工作人員不斷熟悉檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的流程與后期維護(hù)措施，掌握更多與此相關(guān)的知識(shí)與技能，打造一支數(shù)字化檔案存儲(chǔ)管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)工作人員綜合素質(zhì)的提高，具備更高的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，從而保證檔案數(shù)字化存儲(chǔ)工作的順利進(jìn)行。

（三）建立健全檔案數(shù)字化制度。在當(dāng)前檔案存儲(chǔ)工作中，仍然采用傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方法，這一過程主要由人工完成，因此就容易受到人的主觀意識(shí)影響，在歸檔過程不能按照既定的程序與方法進(jìn)行數(shù)字化檔案存儲(chǔ)，以至于出現(xiàn)一些意料之外的問題，不利于提高數(shù)字化檔案存儲(chǔ)的安全性。想要進(jìn)一步保障檔案數(shù)字化存儲(chǔ)工作的規(guī)范性與有效性，就要明確落實(shí)工作責(zé)任，建立健全完善的檔案數(shù)字化管理制度，根據(jù)制度來進(jìn)一步規(guī)范員工的行為，讓員工能夠按部就班地實(shí)行檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，讓檔案數(shù)字化存儲(chǔ)方式得到一定的發(fā)展與保障，進(jìn)一步提高數(shù)字化存儲(chǔ)管理水平。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的資金投入力度。隨著信息化水平的不斷提高，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然到來，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來說無異于是一大沖擊，如果不能與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案存儲(chǔ)方法，最后都會(huì)被時(shí)代所淘汰。因此就要樹立創(chuàng)新意識(shí)與科學(xué)意識(shí)，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，并且加大數(shù)字化技術(shù)在檔案儲(chǔ)存中的應(yīng)用，大大提升檔案存儲(chǔ)效率。因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的資金投入力度，在檔案數(shù)字化存儲(chǔ)中，由于容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，因此，為了更好地減少因網(wǎng)絡(luò)攻擊帶來的檔案存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)，就要提高硬件與軟件設(shè)備的質(zhì)量，更好地保證檔案數(shù)字化存儲(chǔ)安全。除此之外，由于檔案數(shù)字化存儲(chǔ)中需要使用計(jì)算機(jī)設(shè)備，因此也要聘請(qǐng)相關(guān)人員去進(jìn)行定期維護(hù)，安裝部分具有較強(qiáng)防御力的殺毒軟件和防護(hù)軟件，大大減少數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。

（五）完善安全保密制度。加強(qiáng)與完善安全保密制度對(duì)于降低數(shù)字化檔案存儲(chǔ)管理風(fēng)險(xiǎn)有著一定作用，是數(shù)字化檔案建設(shè)中不可或缺的一環(huán)。一般來說，完善安全保密制度可以從以下五大方面進(jìn)行。第一，通過宣傳力度的加強(qiáng)來提高管理人員的安全意識(shí)，大力宣傳泄露文件檔案的后果，讓員工感受到數(shù)字化檔案存儲(chǔ)安全性的重要意義，從而進(jìn)一步去規(guī)范檔案管理人員的操作行為。第二，設(shè)置檔案信息保密等級(jí)，根據(jù)不同等級(jí)的檔案進(jìn)行具體的對(duì)策制定，可以通過當(dāng)前的數(shù)字化技術(shù)來建立相對(duì)應(yīng)的軟件或平臺(tái)，從而更好地保障檔案的安全性。第三，減少因設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒和人員操作失誤導(dǎo)致檔案失真現(xiàn)象的發(fā)生，排除安全隱患，在此過程中需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期維護(hù)與檢查，減少設(shè)備出現(xiàn)故障的次數(shù)，并安裝部分殺毒軟件，在發(fā)生病毒入侵時(shí)能夠及時(shí)提醒。第四，設(shè)置部分管理權(quán)限，由專門的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，對(duì)于一些極為重要的檔案要盡量避免多人管理，防止數(shù)字化檔案泄露的可能性。第五，設(shè)置一些較為高級(jí)的密碼，只有輸入正確密碼才能進(jìn)入數(shù)字化檔案存儲(chǔ)庫，否則一律不能調(diào)動(dòng)檔案。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化存儲(chǔ)已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理的一大發(fā)展趨勢，在這一趨勢下，通過加強(qiáng)檔案管理工作來進(jìn)一步防范數(shù)字化檔案存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)是極其重要的，而通過提高數(shù)字化檔案存儲(chǔ)管理意識(shí)、提高工作人員的綜合素質(zhì)、建立健全檔案數(shù)字化制度、加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的資金投入力度及完善安全保密制度等具體措施能夠更好地幫助防范數(shù)字化檔案存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)，讓數(shù)字化檔案存儲(chǔ)技術(shù)更具安全性與科學(xué)性，推動(dòng)我國檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

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