醫(yī)院人事檔案的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及信息化探究

李美佳

【摘要】醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院選人用人的重要參考憑據(jù)，其管理規(guī)范程度直接關(guān)系到醫(yī)院的社會影響力和競爭力。本文結(jié)合工作實際，闡釋醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的必要性，分析目前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題，并從夯實制度保障、加快數(shù)字化步伐、構(gòu)建人才隊伍等幾方面提出解決策略，以期為我國醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化和信息化提供參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案;信息化建設(shè);問題與策略

中國特色醫(yī)療衛(wèi)生制度的重要組成部分就是現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度，而醫(yī)院的人事檔案管理作為一項基礎(chǔ)性醫(yī)院管理工作，是現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度的支撐和重要保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧醫(yī)院平臺的紛紛開展，給醫(yī)院的人事檔案管理帶來前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。只有不斷創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理模式，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量，才能使其更高效、更科學(xué)地服務(wù)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)。

一、醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的重要性和必要性

《干部檔案工作條例》明確規(guī)定了檔案管理部門干部的日常工作。其中，第三條明確規(guī)定：“人事檔案工作，不僅是國家檔案工作的重要組成部分，同時也是黨和國家干部工作的重要組成部分。人事檔案工作的最終目的和最后歸宿是服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，精細(xì)而科學(xué)化的人事檔案管理是貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選舉賢能，知人善任的重要保障?！薄稐l例》體現(xiàn)出黨和國家下決心規(guī)范人事檔案管理，體現(xiàn)人事檔案管理的必要性和重要性。

（一）醫(yī)院人事檔案管理是人事制度改革和人力資源配置的有力支撐和強(qiáng)大動力。醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院的人事部門、組織部門或其他勞資部門參照黨的干部政策在人事管理活動中形成的真實記錄，其中記載醫(yī)院職工的個人基本信息以及醫(yī)院職工獲得的榮譽(yù)、工作表現(xiàn)、德學(xué)才藝等方面。醫(yī)院人事檔案是人事部門優(yōu)化人才配置、績效考核的參考憑據(jù)，對優(yōu)化改革、促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平、擴(kuò)大醫(yī)院的影響力等具有重要意義。

（二）醫(yī)院人事檔案管理是提高醫(yī)院信息化水平的重要保障。人事檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)院信息化建設(shè)的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的發(fā)展、無紙化辦公和知識管理的推進(jìn)，人事檔案如何利用現(xiàn)代化新型技術(shù)科學(xué)、規(guī)范、高效管理，對提高醫(yī)院的信息化水平具有重要意義。

二、信息化時代醫(yī)院人事檔案應(yīng)當(dāng)具備的主要特征

（一）醫(yī)院的人事檔案具備現(xiàn)實性、流動性、保密性和專指性等特征?，F(xiàn)實性是指醫(yī)院人事檔案部門在干部擬聘、職稱評聘、評優(yōu)評先等活動中需要經(jīng)常翻閱人事檔案，因此，人事檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實性;流動性是指一份人事檔案建立完成后，需要不斷地充實新的內(nèi)容，比如年度考核表、獲獎證書等材料，醫(yī)院的職工經(jīng)常會有辭職調(diào)出、晉升和免職等情況，因此，人事檔案具有較強(qiáng)的流動性。保密性是指人事檔案里面記載一個人家庭情況等個人隱私。因此，即使人事部門查閱也需要遵守保密制度。

（二）信息化時代，醫(yī)院人事檔案應(yīng)該具有存儲數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化及人工智能化等特征。（1）數(shù)字化存儲。數(shù)字化存儲就是把紙質(zhì)的人事檔案錄入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫，以數(shù)字化的形態(tài)為用戶提供服務(wù)，滿足醫(yī)院人事管理對人事檔案信息的需要。（2）智能化應(yīng)用。信息化背景下，計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和檔案管理軟件的應(yīng)用，促使檔案工作者從繁重的手工操作模式中解放出來，工作的重點是開發(fā)人事檔案信息資源，從而使醫(yī)院人事檔案更加個性化和智能化。（3）信息網(wǎng)絡(luò)化。新型信息技術(shù)的崛起，促使醫(yī)院人事檔案的采集、整理、傳遞和利用等業(yè)務(wù)流程突破時間與空間的控制，突破信息壁壘，實現(xiàn)人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化一站式檢索利用，最大限度地挖掘人事檔案價值。

三、目前我國醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）缺少相關(guān)制度和管控機(jī)制。目前，相關(guān)的人事檔案管理法未進(jìn)行定期完善和修正，一些法律法規(guī)難以符合當(dāng)前的人事檔案管理現(xiàn)狀，缺乏針對性、科學(xué)性和具體性，難以發(fā)揮指導(dǎo)和說明的作用。比如缺乏較為完備的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的制度，很難從制度層面確保人事檔案的科學(xué)有效管理，運(yùn)用于人事檔案管理過程中的現(xiàn)代化手段、模式不完善，難以應(yīng)對實際工作中出現(xiàn)的突發(fā)狀況，難以確保網(wǎng)絡(luò)信息化模式發(fā)揮其應(yīng)有的價值。另外還有些單位沒有制定科學(xué)合理的人事檔案歸檔范圍，導(dǎo)致人事檔案不齊全、不完整等。

（二）醫(yī)院人事檔案信息化基礎(chǔ)薄弱。據(jù)調(diào)查，目前醫(yī)院的人事檔案管理主要存在信息化管理的意識不強(qiáng)、信息化管理的資源不足、信息化管理的利用受限制等幾個方面的問題。醫(yī)院人事檔案的信息管理意識不強(qiáng)，對人事檔案重視程度不夠，導(dǎo)致軟硬件條件不足，缺少光盤刻錄機(jī)等硬件設(shè)備，沒有人事檔案專門軟件，而且沒有實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，使人事檔案的利用率較低，很難實現(xiàn)人事檔案信息資源的共建共享。

（三）計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險問題。人事檔案信息涉及每一個人的個人信息，關(guān)乎每一個人的切身利益，一旦出現(xiàn)泄露，將會造成不可挽回的損失。電子檔案的安全是完全依賴于計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的，目前從計算機(jī)系統(tǒng)來看，其操作功能是比較薄弱的，存在安全隱患，容易受到病毒的侵犯，計算機(jī)病毒的侵犯過程具有廣泛性、長期潛伏性和衍生性等特點。另外，計算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)需要在安全的物理環(huán)境中才能正常工作，其環(huán)境不但對計算機(jī)的溫濕度、潔凈度有要求，而且對其使用的電源、空調(diào)等也有明確的規(guī)定，否則，如果打破計算機(jī)系統(tǒng)原有的物理環(huán)境，計算機(jī)很可能無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至?xí)?dǎo)致計算機(jī)系統(tǒng)整體癱瘓，無法工作。

（四）人事檔案管理者素質(zhì)有待提高。社會的進(jìn)步和信息化的不斷發(fā)展要求檔案管理者不斷地用新技能武裝自己，有些檔案員雖然能夠掌握檔案管理的基本技能，但是缺乏計算機(jī)技能，阻礙了人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。還有一些檔案員沒有掌握網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的具體知識，在工作中可能加大人事檔案信息泄露的風(fēng)險。

四、構(gòu)建醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的科學(xué)策略

（一）夯實制度保障，建立監(jiān)督機(jī)制。首先，需要建立完善的檔案管理制度，制定適合醫(yī)院的人事檔案管理制度，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)遵照《干部人事檔案管理規(guī)范》等規(guī)章制度量身定制適合本單位的管理制度，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案部門的監(jiān)督作用，逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。同時成立醫(yī)院人事檔案督導(dǎo)小組，對檔案管理工作有效監(jiān)督，將醫(yī)院檔案管理與年終績效考核、評獎評優(yōu)掛鉤，不定期、不定時地監(jiān)督，并負(fù)責(zé)修訂完善有關(guān)制度，遇到突發(fā)事件時第一時間啟動應(yīng)急預(yù)案。其次，醫(yī)院人事檔案收集、整理、裝訂、入庫、儲存、保密等工作都需要制定相應(yīng)操作規(guī)范，以便有效提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平及保證檔案工作的正規(guī)、安全、高效進(jìn)行。

（二）加快數(shù)字化與信息化步伐。首先，構(gòu)建醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)存儲數(shù)字化。將館藏人事紙質(zhì)檔案進(jìn)行文件級錄入，將個人獲獎證書等圖片進(jìn)行全文掃描。利用云計算、大數(shù)據(jù)等關(guān)鍵技術(shù)，將人事檔案進(jìn)行電子網(wǎng)絡(luò)傳輸，便于查詢和利用，為醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升以及發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。其次，依托智慧醫(yī)院的管理平臺，實現(xiàn)智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理信息系統(tǒng)與智慧醫(yī)院的管理平臺無縫對接，打通信息孤島，充分挖掘人事檔案的價值，實現(xiàn)人事檔案館藏資源的共建共享和醫(yī)院人事檔案管理一體化。

（三）強(qiáng)化信息管理，加強(qiáng)信息安全保障。為了確保人事檔案信息資源的安全存儲和管理，需要采取安全有效的保障手段。人事電子檔案的安全主要包括物理安全和內(nèi)容邏輯的安全。為了確保電子文件的信息安全，必須嚴(yán)控風(fēng)險體系。首先，在云計算等信息技術(shù)的環(huán)境中，保證電子檔案的可識別和可處理，電子檔案從原來的檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到新的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)上，使新舊信息系統(tǒng)相互兼容，把好電子文件的接口入口關(guān)，切實保障電子文件的原始性、真實性和可靠性。其次，技術(shù)策略方面。第一，智慧醫(yī)院背景下，需要設(shè)置用戶的權(quán)限和用戶的等級，在進(jìn)行檔案信息資源訪問時需要輸入正確的登錄信息方可進(jìn)入。比如，可以通過PMI（特權(quán)管理基礎(chǔ)設(shè)施）授予管理權(quán)，用戶在云端根據(jù)設(shè)置好的真實信息進(jìn)行檔案信息查詢和利用;如果是從事檔案數(shù)據(jù)維護(hù)的用戶，也有自己的相關(guān)權(quán)限，只有申請管理員同意后方可進(jìn)行后臺的數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)升級和數(shù)據(jù)備份。第二，可以建立數(shù)字簽名或者公鑰加密的PKI平臺，這樣能確保醫(yī)院的電子檔案信息資源傳輸中的安全性，使各個部門在云系統(tǒng)中加密和數(shù)字簽名完成工作，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境更加安全。另外要構(gòu)建較好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行環(huán)境，保證房間的恒溫、恒濕，具備防火、防潮、防靜電、防水、防盜等功能。

（四）以人為本，構(gòu)建醫(yī)院檔案人才隊伍。首先，由于人事檔案的專指性和保密性特點，需要配備專人專門管理，因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)打造政治立場堅定、道德水平高的檔案管理者梯隊。其次，鼓勵檔案管理工作者不斷創(chuàng)新思維，不光要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識，還要學(xué)習(xí)計算機(jī)相關(guān)知識，醫(yī)院管理者可以通過外派培訓(xùn)、組織專家來院舉辦講座等多樣化的形式調(diào)動檔案員積極性，并將檔案工作業(yè)績與年底績效考核掛鉤。最后，醫(yī)院的檔案管理者要有大局意識，提高思想站位，樹立服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，醫(yī)院管理者主動為用戶提供多元化、個性化的檔案信息資源。變“坐等上門”被動服務(wù)為主動服務(wù)模式，滿足用戶的多樣化檔案信息資源需求，樹立“以人為本、用戶至上”的服務(wù)觀念，不斷調(diào)整服務(wù)方式與策略，促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)院必不可少的一個重要環(huán)節(jié)，必須隨著醫(yī)院大環(huán)境的變化而不斷創(chuàng)新改革，盡可能地將網(wǎng)絡(luò)信息化與人事檔案管理做到完美融合，不斷提升人事檔案管理的信息化水平，確保信息的安全性和真實性，增強(qiáng)人事檔案管理的綜合水平。

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