高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理存在的問題及數(shù)字化建設(shè)的思考

陳文玲

【摘要】科教興國戰(zhàn)略視角下，加之“學(xué)習(xí)型社會(huì)”建設(shè)政策的牽引，使得高等教育發(fā)展邁入了新的階段，各類繼續(xù)教育和培訓(xùn)服務(wù)衍生，滿足了人們終身學(xué)習(xí)的需求，所關(guān)聯(lián)到的檔案信息愈加復(fù)雜、大量，對相應(yīng)管理工作提出了更高要求，其實(shí)效性建設(shè)勢在必行。本文基于對高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理存在問題的總結(jié)分析，就其數(shù)字化建設(shè)路徑進(jìn)行了思考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;存在問題;數(shù)字化;路徑

高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理，是高校繼續(xù)教育教學(xué)與培訓(xùn)工作發(fā)展的重要保障，為之提供了豐富的信息資源支持，是高校檔案管理工作體系中不可或缺的一環(huán)，但是受多重因素影響，其在當(dāng)前階段的表現(xiàn)尚存不足，依托數(shù)字化手段的創(chuàng)新變革勢在必行，相關(guān)課題研究備受關(guān)注。

一、高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理存在的問題

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制改革深化，社會(huì)競爭愈演愈烈，進(jìn)一步激發(fā)了人們的學(xué)習(xí)意識，促進(jìn)著高校繼續(xù)教育和培訓(xùn)事業(yè)的發(fā)展，對加速“學(xué)習(xí)型”社會(huì)建設(shè)作用顯著。在此過程中，形成了各種形式的有保存價(jià)值的文件材料，包括教務(wù)檔案、學(xué)籍檔案、教師檔案等，其內(nèi)容構(gòu)成豐富，來源廣泛，存在方式多樣，為高校繼續(xù)教育和培訓(xùn)發(fā)展提供了信息支持。但客觀來講，受多重因素影響，相較于高校一直深入開展的教學(xué)、科研及管理方面的改革，繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理仍舊存在些許不足，表現(xiàn)出了明顯的滯后性。具體而言，不少高校對繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理的重視不足，加之高等教育普及化，面對沉重的辦學(xué)壓力，更加偏重于教學(xué)發(fā)展，相關(guān)建設(shè)投入不足，資金支持不到位，導(dǎo)致系列工作創(chuàng)新沒有保障。同時(shí)，繼續(xù)教育教學(xué)和培訓(xùn)事業(yè)的發(fā)展，使得高校傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端不斷顯現(xiàn)，相關(guān)制度體系不完善、方式方法落后，難以提供高質(zhì)量的服務(wù);工作效率低，無法滿足海量的信息處理需求。另外，高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理現(xiàn)有從業(yè)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)素養(yǎng)水平不高，尤其是信息技術(shù)能力薄弱，創(chuàng)新沒有著力點(diǎn)，限制了該項(xiàng)工作的深入開展。

二、高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑

（一）完善基礎(chǔ)配套。高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，是解決其現(xiàn)實(shí)問題的必由之路，對提升工作效率作用顯著，亦是其在信息化時(shí)代語境下的必然選擇。在此實(shí)施過程中，現(xiàn)代數(shù)字化手段取代傳統(tǒng)手工操作是一個(gè)循序漸進(jìn)、日積月累的過程，絕非一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)，需要現(xiàn)代管理思想理念的指引，是后續(xù)系列工作組織的先導(dǎo)。為此，高校檔案管理工作者應(yīng)在秉持優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，與時(shí)代發(fā)展亦步亦趨，及時(shí)更新思想理念，并加大對數(shù)字化建設(shè)的宣傳，引導(dǎo)師生有效參與，同時(shí)爭取領(lǐng)導(dǎo)政策和經(jīng)費(fèi)上的大力支持，為繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理數(shù)字化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)龐雜的系統(tǒng)化工程，強(qiáng)調(diào)硬件和軟件的雙向支持，是其應(yīng)有效能發(fā)揮的基礎(chǔ)保障。正所謂“巧婦難為無米之炊”，硬件建設(shè)是基礎(chǔ)和關(guān)鍵。事實(shí)上，隨著《教育信息化“十三五”規(guī)劃》《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》等系列文件頒布實(shí)施，積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”成為這個(gè)時(shí)段高校工作變革的重點(diǎn)，并得到了國家方面的大力支持。在此基礎(chǔ)上，高校應(yīng)積極響應(yīng)教育政策號召，結(jié)合自身實(shí)際情況，整合可調(diào)配資源，逐步加大對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的投入，積極引入先進(jìn)技術(shù)裝備，改善基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，為進(jìn)一步的創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在此過程中，高校還可選擇與專業(yè)軟件開發(fā)公司合作，結(jié)合繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理的特點(diǎn)，提高軟件的適配性，逐步豐富其功能負(fù)載，確保運(yùn)行系統(tǒng)高效、安全。

（二）健全制度保障。常言道：“不以規(guī)矩不能成方圓”。任何管理項(xiàng)目的有效展開，都始終脫離不開健全制度的保障，這也是“全面依法治國”戰(zhàn)略的精髓所在。《中華人民共和國檔案法》《普通高校學(xué)校檔案管理辦法》等的實(shí)施，為高校制定切實(shí)可行的繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理制度提供了法律依據(jù)。基于此，高校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，全面覆蓋整個(gè)工作流程，起到一定的約束、指導(dǎo)、激勵(lì)作用，促進(jìn)從業(yè)人員有效作為。具體而言，健全的高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理制度，應(yīng)當(dāng)以管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)板塊環(huán)節(jié)為中心，為數(shù)字化建設(shè)保駕護(hù)航，提升其價(jià)值產(chǎn)出。其中，管理層次上，要形成全員參與的意識，充分依托數(shù)字化手段，加強(qiáng)其彼此間的互動(dòng)，從而獲取更加豐富的信息資源，支持繼續(xù)教育教學(xué)和培訓(xùn)決策。在此過程中，強(qiáng)調(diào)高校各部門、合作辦學(xué)單位、函授教學(xué)點(diǎn)、教職工的協(xié)調(diào)配合，按照制度規(guī)范形成文件、材料，上傳到檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一整理和歸檔。業(yè)務(wù)板塊的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要求對高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理的職責(zé)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化與量化，建立嚴(yán)格的分類、借閱、復(fù)制等規(guī)章制度，保證相關(guān)檔案的完整與安全。另外，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案與培訓(xùn)檔案管理的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，加劇了風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)信息安全建設(shè)，規(guī)范技術(shù)操作行為，定時(shí)更新防護(hù)軟件，有效防御黑客或病毒攻擊，維護(hù)信息主體的正當(dāng)利益，這是推進(jìn)其持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

（三）創(chuàng)新工作模式。學(xué)習(xí)型社會(huì)建構(gòu)視角下，高校繼續(xù)教育教學(xué)和培訓(xùn)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，并基于信息化時(shí)代影響，服務(wù)形式趨于多樣，使得相關(guān)檔案的數(shù)量和種類增多，傳統(tǒng)手工操作模式顯然難以滿足這種需求。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，打造功能完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理的信息化、自動(dòng)化和智能化，有機(jī)地將信息錄入、信息管理、信息查詢等工作關(guān)聯(lián)在一起，并在一定權(quán)限內(nèi)進(jìn)行共享，提高檔案資源的利用率。例如，可基于Web系統(tǒng)，建立教學(xué)主管部門、教學(xué)院系、教研室等為一體的多級管理體系，并設(shè)計(jì)身份識別功能板塊，實(shí)現(xiàn)檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，省略中間繁瑣的登記環(huán)節(jié)，充分利用其痕跡管理功能，確保高效的服務(wù)輸出。如此，還可在一定程度上減輕檔案管理人員的信息收集和錄入工作壓力，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。同時(shí)，依據(jù)上述規(guī)章制度，對已建立的高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，采取分類管理的方式，按照一定的規(guī)則進(jìn)行精準(zhǔn)錄入，標(biāo)記相應(yīng)的標(biāo)簽，使之一目了然，從而方便用戶查詢，并避免丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，在高度開放、自由的互聯(lián)網(wǎng)虛擬生態(tài)下，高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案數(shù)字化管理，面臨著嚴(yán)峻的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)運(yùn)行在內(nèi)網(wǎng)結(jié)構(gòu)中，規(guī)范從業(yè)人員操作行為，減少外接設(shè)備的使用，并定期進(jìn)行安全防護(hù)軟件的升級，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，最大限度地避免安全風(fēng)險(xiǎn)。在系列數(shù)字化處理手段的支持下，高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理的實(shí)效性顯著增強(qiáng)。

（四）夯實(shí)智力支撐。宏觀知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才在創(chuàng)新變革中的戰(zhàn)略地位愈加突出，是數(shù)字化建設(shè)的成功之本。某種維度上講，上述高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理問題存在的直接誘發(fā)因子是人，尤其是數(shù)字化建設(shè)視角下，對其提出了更高要求，其專業(yè)化發(fā)展勢在必行。綜合來講，高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理，既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)服務(wù)性工作，任務(wù)量大，除了要求從業(yè)人員具備高度的職業(yè)道德之外，還需掌握扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力、管理能力和服務(wù)意識。因此，高校應(yīng)當(dāng)樹立正確的人才戰(zhàn)略意識，了解繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案管理在現(xiàn)實(shí)語境下面臨的重重挑戰(zhàn)，細(xì)化對崗位從業(yè)人員的要求，加強(qiáng)系列工作動(dòng)態(tài)監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，針對性地組織多樣化的培訓(xùn)教育活動(dòng)。在此過程中，加強(qiáng)意識層面的建設(shè)，培育檔案管理人員良好的道德和服務(wù)素養(yǎng)，加大對該項(xiàng)工作重要性的宣傳，強(qiáng)化他們的責(zé)任感和事業(yè)心，養(yǎng)成其認(rèn)真負(fù)責(zé)、忠于職守、作風(fēng)正派的態(tài)度。同時(shí)，組織專業(yè)建設(shè)，就繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)進(jìn)行解析，明確其宏觀變革方向，邀請專業(yè)人員進(jìn)行軟件操作示范，讓從業(yè)人員掌握其各項(xiàng)功能，提升他們的信息技術(shù)素養(yǎng)，以輸出更高質(zhì)量的服務(wù)。另外，適當(dāng)引入崗位競爭機(jī)制，培育良好的創(chuàng)新環(huán)境，提升檔案管理人員的能動(dòng)意識，樹立榜樣典范，并予以恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，最大限度地發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智。促進(jìn)內(nèi)部共享有效的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，激發(fā)他們的終身學(xué)習(xí)意識，實(shí)現(xiàn)其工作價(jià)值最大化。

三、結(jié)語

總而言之，高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案和培訓(xùn)檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要，是“互聯(lián)網(wǎng)+教育”語境下的必然選擇，更是解決其系列現(xiàn)實(shí)問題，提高工作效率和質(zhì)量的有效手段。作為一項(xiàng)系統(tǒng)化實(shí)施工程，應(yīng)當(dāng)首先引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視，轉(zhuǎn)變思維觀念，加大相關(guān)投入力度，完善基礎(chǔ)配套，繼而健全制度保障，創(chuàng)新工作模式，培育高素質(zhì)人才隊(duì)伍，提升服務(wù)實(shí)效性。

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