辦公室文件規(guī)范化管理淺析

林惜順

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展和整個(gè)社會(huì)的飛速進(jìn)步，不管是紙質(zhì)文件還是電子文件的數(shù)量都在飛速增加。事業(yè)單位的辦公室要負(fù)責(zé)的內(nèi)容也變得復(fù)雜起來，要將所有出現(xiàn)的文件比如招標(biāo)文件、事業(yè)單位的采購信息等都整理歸納起來，并且裝訂成冊。事業(yè)單位的辦公室是這個(gè)事業(yè)單位的重要財(cái)富之一。對于紛繁復(fù)雜的文件，要做好規(guī)范化的整理歸類工作，不然在整個(gè)事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展過程當(dāng)中，麻煩只會(huì)越來越多。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位辦公室;文件;規(guī)范化;管理

正是由于社會(huì)的飛速發(fā)展和不斷進(jìn)步，使得各個(gè)事業(yè)單位也變得越來越強(qiáng)大。由于現(xiàn)如今各個(gè)政府部門職能的細(xì)分，導(dǎo)致了事業(yè)單位相關(guān)文件的增多。事業(yè)單位文件的增多就要求事業(yè)單位的辦公室對文件的整理歸納能力要進(jìn)一步提升和加強(qiáng)。文件變得繁多對于一個(gè)事業(yè)單位的辦公室來說是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。需要對事業(yè)單位辦公室管理文件的方法進(jìn)行整改，這樣一來，可以使得整個(gè)事業(yè)單位的機(jī)密文件得到有效保護(hù)，也方便后續(xù)工作的開展。

一、事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的意義所在

事業(yè)單位內(nèi)部辦公室的權(quán)力往往是大的，并且在事業(yè)單位當(dāng)中的地位也非常高，因?yàn)槭聵I(yè)單位辦公室掌握了整個(gè)事業(yè)單位最機(jī)密和最關(guān)鍵的文件。它能夠如實(shí)地反映這個(gè)事業(yè)單位的一切相關(guān)信息，比如這個(gè)事業(yè)單位的招標(biāo)情況，整個(gè)事業(yè)單位近期的采購情況，還有事業(yè)單位各項(xiàng)數(shù)據(jù)和人員的管理。

所以說，辦公室的文件管理對于一個(gè)事業(yè)單位來說是相當(dāng)重要的。文件的歸檔工作一定要做好，如果文件沒有得到有效的分類整理，那么這個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部的重要機(jī)密都將變得混亂不堪。因此，做好事業(yè)單位內(nèi)部文件的管理工作對于整個(gè)事業(yè)單位來說都是具有不可忽視的意義。但是，事業(yè)單位文件的管理也并不是一件很輕松的事情。因?yàn)槲募氖占ぷ鞑⒉蝗菀祝鶕?jù)事業(yè)單位每天的發(fā)展情況來具體問題具體分析;并且文件的歸納和整理工作對于專業(yè)性有一定的要求。

所以，不光是要在事業(yè)單位內(nèi)部強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位辦公室文件管理的重要性，還要對事業(yè)單位辦公室的工作人員進(jìn)行技能上的培訓(xùn)，要盡可能地提升事業(yè)單位辦公室文件管理者的工作水平和綜合素質(zhì)以及綜合能力。

二、在事業(yè)單位中的文件管理現(xiàn)狀

當(dāng)今時(shí)代是信息化的時(shí)代，很多行業(yè)都受到了網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的沖擊和影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理在新時(shí)代的背景下同樣受到了沖擊。在一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展過程當(dāng)中，必定存在著文件發(fā)放和接收。由于互聯(lián)網(wǎng)和電腦的普及，現(xiàn)在很多事業(yè)單位都是在網(wǎng)上辦公，文件的發(fā)放也不僅僅局限于紙質(zhì)文件。網(wǎng)絡(luò)文件有一個(gè)很大的優(yōu)勢就是可以在線隨時(shí)修改、進(jìn)行編輯。這一點(diǎn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件上是無法得到充分體現(xiàn)的，手工文件的處理方式也相對來說效率比較低下，并不能滿足時(shí)代的需要了。

紙質(zhì)文件和電子文件都各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。紙質(zhì)文件和電子文件在各自的領(lǐng)域當(dāng)中都發(fā)揮著不可替代的作用，但是任何事物都是具有兩面性的，有好的一面就必然有不好的一面。紙質(zhì)文件的管理存在著不少的問題，其中最為明顯的有三個(gè)問題：第一個(gè)缺點(diǎn)，紙質(zhì)文件所占據(jù)的空間比較大。眾所周知，有很多事業(yè)單位的辦公室內(nèi)會(huì)擺放許多的柜子來收集紙質(zhì)的文件，這就使得事業(yè)單位在進(jìn)行文件管理的時(shí)候增加了管理的成本和經(jīng)費(fèi)，并且還會(huì)消耗人力無形之中會(huì)降低事業(yè)單位文件管理的效率。紙質(zhì)文件的第二個(gè)缺點(diǎn)就是，紙質(zhì)文件需要依靠大量的紙張，并且很多文件是時(shí)效性很強(qiáng)的文件，沒有長期保存的意義，這就容易造成浪費(fèi)紙張的情況，這與我國的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略相違背，同時(shí)也起不到保護(hù)環(huán)境的作用。紙質(zhì)文件的最后一個(gè)缺點(diǎn)就是，當(dāng)需要去辦公室查找相關(guān)的文件時(shí)，不太方便，如果歸納整理不得當(dāng)?shù)脑?，將要耗費(fèi)大量的時(shí)間對紙質(zhì)文件進(jìn)行查找，這樣會(huì)耽誤很多時(shí)間。

以上就是紙質(zhì)文件所存在的一些問題。而電子文件同樣也存在一些缺點(diǎn)：第一個(gè)缺點(diǎn)，電子文件的發(fā)放時(shí)間、發(fā)送人、最終發(fā)送的是什么文件并不是很清楚。這些問題的出現(xiàn)很容易導(dǎo)致員工收到文件的時(shí)候一頭霧水，導(dǎo)致工作效率低下。第二個(gè)缺點(diǎn)，電子文件極度依賴電腦和手機(jī)，一旦脫離這些設(shè)備電子文件將無法存在，而且一旦電腦或者手機(jī)出現(xiàn)了故障，又或者是版本的不同，都會(huì)讓電子文件沒有辦法開啟。這種問題的出現(xiàn)同樣也會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位上層與員工之間無法取得良好的溝通，造成溝通的不方便，加大了事業(yè)單位上層和員工之間溝通的障礙，使很多工作無法得到順利有效的開展。最后一點(diǎn)關(guān)于電子文件的缺點(diǎn)就是，當(dāng)很多員工一起同時(shí)操作時(shí)，電子文件沒有紙質(zhì)文件方便。當(dāng)多數(shù)員工一起操作的時(shí)候，電子文件就顯得比較困難。紙質(zhì)文件上的便利性在電子文件上得不到充分的體現(xiàn)。

上述問題的出現(xiàn)，都表示紙質(zhì)文件和電子文件的差距很大，兩者相同之處比較少。

紙質(zhì)文件相對于電子文件來說，比較穩(wěn)定，而且紙質(zhì)文件一旦發(fā)出，就不容易受到外界因素的干擾，穩(wěn)定性比較強(qiáng)，并且有些情況之下，只有通過紙質(zhì)文件才能夠傳達(dá)想要傳達(dá)的意思。紙質(zhì)文件進(jìn)行復(fù)印的操作，可以方便很多人一起同時(shí)地操作。以上這些都是紙質(zhì)文件所展現(xiàn)出來的優(yōu)點(diǎn)。

而電子文件同樣具備很多紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)點(diǎn)，也有它獨(dú)特的優(yōu)勢所在。比如說，電子文件的發(fā)放并不存在浪費(fèi)紙張的問題，這就符合我們國家的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，可以有效地保護(hù)環(huán)境。電子文件還可以有效地為事業(yè)單位節(jié)約成本，這些都是電子文件相比紙質(zhì)文件所存在的優(yōu)勢。

三、事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的策略

（一）事業(yè)單位管理層要高度重視辦公室文件管理，并且規(guī)范化管理。上文已經(jīng)陳述了事業(yè)單位辦公室文件中紙質(zhì)文件和電子文件各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，并且也闡述了事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的重要意義。為了提升事業(yè)單位辦公室文件管理的水平，整個(gè)事業(yè)單位的管理人員都應(yīng)該對單位辦公室文件管理這件事情高度重視。并且，事業(yè)單位辦公室文件管理并不只是一個(gè)人或者兩個(gè)人的事情，管理的規(guī)范化程度是與整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)的，這關(guān)系到每一個(gè)在職員工。

整個(gè)事業(yè)單位的各個(gè)部門都要高度重視辦公室文件規(guī)范化管理，整個(gè)事業(yè)單位的管理人員還要隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷提升自身的素質(zhì)和自身水平及能力。管理的方法并不是一成不變的，管理事業(yè)單位辦公室文件的方法也要隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步。在事業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)造良好的單位文化，這樣一來，可以幫助事業(yè)單位形成正確的管理理念。

還可以對事業(yè)單位辦公室文件管理人員進(jìn)行技能上的培訓(xùn)，因?yàn)槲募芾砉ぷ魇且患I(yè)性很強(qiáng)的工作，事業(yè)單位辦公室文件管理人員只有提升自己的專業(yè)技能和水平，才能夠在社會(huì)和事業(yè)單位的飛速發(fā)展之中適應(yīng)，才能更好地履行自己的職責(zé)，遵從事業(yè)單位的規(guī)范化管理。

（二）完善事業(yè)單位辦公室文件管理制度。事業(yè)單位辦公室的文件管理模式不夠規(guī)范，或事業(yè)單位辦公室內(nèi)部文件管理的更新還不夠及時(shí)，這些都是事業(yè)單位辦公室文件管理中所存在的問題。而針對這些問題，充分完善事業(yè)單位辦公室文件管理的制度就可以很好地解決。并且解決這些問題的方法也有很多，但是就目前信息化時(shí)代大背景的趨勢來看，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)技術(shù)下的電子文件結(jié)合起來會(huì)是一個(gè)很好的辦法。實(shí)際上，可以建立一個(gè)專門的信息化事業(yè)單位辦公系統(tǒng)，用電子文件去替代一部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。把重要的機(jī)密文件用紙質(zhì)文件來進(jìn)行保存，而常用的文件可以把它們載入到電腦當(dāng)中。這樣一來，充分利用了電子文件的便利性來對某些文件進(jìn)行隨時(shí)查找。

事業(yè)單位辦公室文件管理制度的完善不僅僅體現(xiàn)在將電子文件和紙質(zhì)文件結(jié)合到一起，還包括建立完整的規(guī)章制度。這些規(guī)章制度不僅僅是針對事業(yè)單位辦公室文件管理人員，也是針對文件進(jìn)行管理分類這一工作的。這種制度的建立，可以讓事業(yè)單位辦公室文件管理人員的工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，大大提高他們的工作效率，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)配合，能夠?yàn)檎麄€(gè)事業(yè)單位帶來更好的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）提高事業(yè)單位辦公室文件管理人員的素質(zhì)。首先，事業(yè)單位辦公室文件管理不是一個(gè)簡單的工作，并且專業(yè)性很強(qiáng)，所以要安排足夠的工作人員來一起合作。事業(yè)單位辦公室文件管理是一項(xiàng)涉及內(nèi)容眾多、花費(fèi)時(shí)間較大、內(nèi)容比較繁瑣的工作，所以要安排足夠的人員并且明確每一個(gè)工作人員的職責(zé)。

其次，提高事業(yè)單位辦公室文件管理人員的個(gè)人素質(zhì)和工作能力。事業(yè)單位辦公室文件既有紙質(zhì)文件也有電子文件，可以將這兩方面分工明確，把任務(wù)交給不同的工作人員，并且一般來說，紙質(zhì)文件的保存更應(yīng)當(dāng)妥善一些，避免損壞。這就要求工作人員的自身素質(zhì)不斷提高，適應(yīng)事業(yè)單位辦公室文件管理的工作要求。

最后，還要增強(qiáng)事業(yè)單位辦公室文件管理人員的工作責(zé)任心。如果事業(yè)單位辦公室文件管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，沒有做好本職的工作，那么就會(huì)對后續(xù)的工作產(chǎn)生影響，并且還會(huì)牽連到其他的部門，產(chǎn)生連環(huán)反應(yīng)。所以一定要定期對事業(yè)單位辦公室文件管理人員開展相關(guān)的教育知識培訓(xùn)，加強(qiáng)其責(zé)任心和工作意識。

四、結(jié)論

綜上所述，加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室文件管理工作的規(guī)范化具有十分重要的意義。一個(gè)優(yōu)秀的事業(yè)單位必然是注重所有細(xì)節(jié)的，傳統(tǒng)的事業(yè)單位應(yīng)該快速轉(zhuǎn)變自己的管理理念和管理模式，將更多的精力和資金投入到事業(yè)單位辦公室文件管理工作中，以此來帶動(dòng)整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展和員工個(gè)人素質(zhì)的提升。

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