大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的問題和對(duì)策

廖霞

【摘要】隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)的信息技術(shù)發(fā)展逐漸滲透到各行各業(yè)中。檔案管理工作也不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料信息而是向多元化轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案管理工作而言，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。高效便捷的管理方式使得檔案管理工作得到了很大的改善，但同時(shí)也意味著檔案管理工作必然會(huì)受到大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來(lái)的弊端的影響?；诖?，本文詳細(xì)闡述了大數(shù)據(jù)時(shí)代的含義和當(dāng)前在檔案管理中所面臨的問題，并提出了相關(guān)的解決策略，以期能夠更好地促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和效率的提高。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;問題和對(duì)策

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的含義

大數(shù)據(jù)概念的提出最早要追溯到2012年美國(guó)政府發(fā)布的《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》這一文件中。當(dāng)時(shí)這篇文章主要是美國(guó)為了宣布斥資兩億美元啟動(dòng)“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計(jì)劃”，旨在增強(qiáng)美國(guó)政府的收集、萃取、分析、利用數(shù)據(jù)等方面的能力，從而大幅度地提高美國(guó)政府的預(yù)見力和控制力。同年11月，我國(guó)政府在廣州率先開啟了“大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略工作方案”，同時(shí)也意味著我國(guó)大數(shù)據(jù)時(shí)代的正式開啟。就目前而言，學(xué)術(shù)界之間對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的定義和劃分都具有一定的爭(zhēng)議性，并不能形成統(tǒng)一的概念或者理論。但其中最具有代表性的還是3V定義，3V定義是從大數(shù)據(jù)的基本特征出發(fā)，即各行各業(yè)要同時(shí)滿足三個(gè)最為基本的特征：規(guī)模性、高速性和多樣性。

綜上所述，大數(shù)據(jù)是由龐大的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)量激增而產(chǎn)生的新的數(shù)據(jù)管理方式，它不僅是當(dāng)前社會(huì)需要的產(chǎn)物，同時(shí)也是未來(lái)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)代表。在對(duì)于數(shù)據(jù)的采集、整理和分析中，大數(shù)據(jù)有著不可估量的價(jià)值和作用，相較于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理而言，大數(shù)據(jù)的信息管理還能夠大幅度地促進(jìn)各行各業(yè)的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

二、檔案管理大數(shù)據(jù)化的必要性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息快速增長(zhǎng)的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。大數(shù)據(jù)不僅僅是時(shí)代變革的標(biāo)志，同時(shí)也是新階段的開始。就目前而言，大數(shù)據(jù)作為各行各業(yè)發(fā)展的重心和焦點(diǎn)，與傳統(tǒng)的處理方式和運(yùn)作機(jī)制都大不相同。這些新的技術(shù)手段不僅為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)了巨大的沖擊，同時(shí)也使檔案資源的管理和整理難度急劇增加。傳統(tǒng)的檔案檢索、利用和服務(wù)功能已經(jīng)不能滿足社會(huì)和用戶的需求，改革管理體制和方式，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的首要任務(wù)和必要途徑。因此，面對(duì)新時(shí)期的轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)，檔案管理部門和管理者對(duì)于當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)有問題和管理途徑都要有一定的創(chuàng)新。一方面要打破傳統(tǒng)的管理方式，擺脫傳統(tǒng)思維的制約;另一方面要緊跟當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，充分利用社會(huì)資源和力量，建立新型檔案管理方式，從而達(dá)到創(chuàng)新檔案服務(wù)的要求和目的。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新的必然趨勢(shì)和必要任務(wù)。截至目前，我國(guó)在基于大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理方式的革新已經(jīng)有了很大的進(jìn)步，但在未來(lái)的發(fā)展中，大數(shù)據(jù)管理仍然是時(shí)代發(fā)展的主流趨勢(shì)。因此，背靠時(shí)代背景，發(fā)展檔案管理新模式勢(shì)在必行。

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理方式由紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。其具體表現(xiàn)為檔案管理的理論變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理理論向電子信息檔案管理方向轉(zhuǎn)變，成為檔案管理新的基本操作方式。

（二）信息數(shù)據(jù)服務(wù)的廣泛性。紙質(zhì)的檔案信息局限性較大，在對(duì)個(gè)人資料的審查和核實(shí)中，都具有較強(qiáng)的單一性，遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，因此，更新檔案管理模式，采用更為社會(huì)化、多元化、網(wǎng)絡(luò)化、先進(jìn)性發(fā)展的新型服務(wù)手段不僅能夠使檔案管理的存儲(chǔ)、整合、分析等內(nèi)容都在數(shù)字環(huán)境中進(jìn)行，同時(shí)還能夠通過建立檔案云平臺(tái)，為企業(yè)提供更有價(jià)值的信息。

（三）在管理人員的選擇方面。由于大多數(shù)內(nèi)容都需要信息技術(shù)來(lái)完成，在提高可管理人員專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，也為檔案的準(zhǔn)確率提供了一定的保證。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理信息的種類和數(shù)量增加。就目前大數(shù)據(jù)發(fā)展情況來(lái)看，檔案管理工作的最大挑戰(zhàn)首先就是信息數(shù)量不斷增長(zhǎng)。這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代被稱為信息爆炸時(shí)代的主要原因之一。目前，我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)在逐步走向電子化和信息化。總的來(lái)看，檔案管理工作的開展已經(jīng)在穩(wěn)步發(fā)展，但就實(shí)際而言，海量資源的存儲(chǔ)和記錄以及分類、歸檔等各項(xiàng)程序之間沒有較為完美的銜接方式。一方面，大量的信息涌入使得檔案管理工作對(duì)于信息的處理和分類不能夠有一個(gè)較為明確的標(biāo)準(zhǔn)，在大量的信息中并不能及時(shí)獲取到真正有用、有價(jià)值的信息資源;另一方面，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，當(dāng)下的檔案管理模式結(jié)構(gòu)復(fù)雜且混亂，這也是尋求新的管理方式所面臨的主要問題之一。

首先是就信息的數(shù)量而言，在上文中我們已經(jīng)提到了關(guān)于信息激增的問題。隨著無(wú)紙化辦公的逐漸推行，電子文件傳輸方式逐漸盛行起來(lái)，但目前對(duì)于電子文件的識(shí)別和歸檔并不成熟，過量的數(shù)據(jù)信息給檔案管理的存儲(chǔ)能力帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

其次是信息種類的繁多。就目前而言，大數(shù)據(jù)內(nèi)部的信息傳遞和信息分類是極為復(fù)雜的。這些信息的交互為檔案管理的分類和歸檔帶來(lái)了一定的困難，因此，檔案管理在更新和優(yōu)化過程中，必須要借助現(xiàn)代技術(shù)手段，擴(kuò)大檔案管理的存儲(chǔ)平臺(tái)和資料分析能力，為打開檔案管理的新局面奠定基礎(chǔ)。

最后是信息來(lái)源的多樣化，也就是信息來(lái)源的復(fù)雜與混亂。大數(shù)據(jù)時(shí)代在帶來(lái)了便利的信息傳遞的同時(shí)，也體現(xiàn)出了數(shù)據(jù)的弊端。由于當(dāng)前檔案多由不同的地方進(jìn)行管理和登記，再進(jìn)行檔案信息的傳遞，這使得檔案收集工作的困難程度不斷增加。

（二）檔案安全問題。安全問題不僅是檔案管理工作中需要高度重視的問題，同時(shí)也是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的重要問題。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，信息化的檔案管理在帶來(lái)一定便利的同時(shí)，也帶來(lái)了較大的安全隱患。數(shù)據(jù)資源是按照一定的數(shù)字格式和電子信息進(jìn)行存儲(chǔ)的，在數(shù)據(jù)分析中心，都是以密鑰的形式來(lái)進(jìn)行加密處理。但這樣的加密方式并不能真正保證數(shù)據(jù)信息的安全。目前來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全隱患主要分為兩種：一是現(xiàn)有數(shù)據(jù)分析平臺(tái)能力不足，由于同時(shí)在線或是數(shù)據(jù)本身攜帶有病毒就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理平臺(tái)的崩塌，從而產(chǎn)生數(shù)據(jù)不能使用或是數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。二是我們眾所周知的黑客攻擊。非法竊取用戶的檔案信息，不僅使重要的數(shù)據(jù)資源丟失，同時(shí)還會(huì)使整個(gè)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)增加。過于依賴于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生被信息技術(shù)反噬的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的缺乏。在我國(guó)目前的檔案管理體制中，對(duì)相關(guān)人員的選拔仍然采用傳統(tǒng)的應(yīng)試考試方式，導(dǎo)致當(dāng)前信息管理工作人員對(duì)于新型的信息管理工作不適應(yīng)，對(duì)于相關(guān)的技術(shù)操作不成熟，從而使檔案管理工作的質(zhì)量和效率都不能得到有效的提高。就目前而言，我國(guó)對(duì)于專業(yè)的檔案管理人才的選拔和培訓(xùn)并不樂觀。一方面是由于當(dāng)前檔案管理人員普遍年紀(jì)偏大、專業(yè)不對(duì)口，缺乏高學(xué)歷的專業(yè)人才，對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用更是嚴(yán)重落后。另一方面是由于相關(guān)人才的培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致專業(yè)人才對(duì)于技能的熟悉程度和檔案管理的流程并不了解，對(duì)于信息的操作技能有所欠缺。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理新策略

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理的集中化。當(dāng)前各個(gè)地區(qū)都有自己的檔案管理系統(tǒng)和檔案館，同時(shí)各個(gè)地區(qū)之間的檔案管理并不流通和交融，導(dǎo)致資源比較分散和獨(dú)立，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源的共享和交流。因此，在面對(duì)當(dāng)前多元化的信息需求，必須要建立各個(gè)地區(qū)之間檔案信息的共享和交流平臺(tái)。一方面將各個(gè)地區(qū)的檔案進(jìn)行“大檔案”模式的管理，能夠有效減少對(duì)冗雜信息的處理和過濾時(shí)間，提高檔案管理效率。另一方面，通過互聯(lián)網(wǎng)資源的有效整合，可以讓更多的公眾參與到檔案整理當(dāng)中來(lái)，從而保證檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代的步伐。

（二）提高檔案管理安全性能。數(shù)據(jù)信息的安全管理是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，如何提高檔案管理的安保能力是當(dāng)前檔案管理工作首要解決的問題。

首先就黑客攻擊方面而言，建立和完善有效的安全系統(tǒng)是防止黑客攻擊的第一步。在網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管中，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全高效運(yùn)轉(zhuǎn)。一方面，建立合理有效的監(jiān)督機(jī)制，不僅能夠提高網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)的能力，同時(shí)還能有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)和監(jiān)控，有效防止黑客入侵。另一方面，培養(yǎng)相關(guān)的技術(shù)人才，在為檔案信息提供安全系統(tǒng)保障的同時(shí)，還能夠?yàn)闄n案管理的專業(yè)型人才的培養(yǎng)奠定基礎(chǔ)。

其次是加大對(duì)平臺(tái)的研發(fā)力度和存儲(chǔ)能力的擴(kuò)大，以此來(lái)保證平臺(tái)的平穩(wěn)運(yùn)行和不斷發(fā)展，減少平臺(tái)崩潰的可能和數(shù)據(jù)信息的丟失，從而達(dá)到數(shù)據(jù)保護(hù)的目的。

最后是相關(guān)檔案管理工作人員要具備充分的安全防范意識(shí)。除了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息維護(hù)和保密工作外，還應(yīng)該建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理制度和從業(yè)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于出現(xiàn)的違反相關(guān)規(guī)定的行為嚴(yán)懲不貸。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展不僅僅體現(xiàn)在工作內(nèi)容和方式的轉(zhuǎn)變上，對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的工作能力、技能都有了新的要求。因此，這就要求我們管理人員首先要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提高對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)大眾的基本訴求。其次，在檔案管理人員的技能提升方面，可以建立相應(yīng)的技能考試制度，對(duì)已從業(yè)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以此來(lái)解決我國(guó)當(dāng)前檔案管理人才缺失的困境，為我國(guó)檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

五、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。如何抓住機(jī)遇，如何應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)是檔案管理工作開展中首要回答的問題。本文詳細(xì)地闡述了當(dāng)前在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并提出了相關(guān)的解決策略，以期能夠更好地幫助我國(guó)檔案管理工作的開展。大數(shù)據(jù)時(shí)代作為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，擁有廣闊的發(fā)展前景，各行各業(yè)都能夠在大數(shù)據(jù)時(shí)代獲得巨大的突破和發(fā)展。

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