有關(guān)住房公積金檔案管理的信息化路徑探索

聶緒敏

【摘要】住房公積金檔案是支撐公積金功能實(shí)現(xiàn)的基本保障。在這個萬物互聯(lián)的信息化時代，人們的生活與工作方式都發(fā)生了極大改變，將信息化應(yīng)用到住房公積金檔案管理中，可極大地提升管理效益。本文首先分析住房公積金檔案的特點(diǎn)，其次闡述了實(shí)施住房公積金檔案信息化管理的意義，最后就如何實(shí)施住房公積金檔案信息化管理進(jìn)行探討，希望可以促進(jìn)我國公積金檔案管理事業(yè)的更好發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】住房公積金;檔案管理;信息化

隨著《住房公積金管理?xiàng)l例》的出臺和推行，社會公眾越來越重視公積金管理問題。當(dāng)前我國的住房公積金繳存范圍持續(xù)擴(kuò)大，繳存比例不斷增高，公積金檔案量也在逐漸增多，為進(jìn)一步提升檔案管理效率，更好地服務(wù)人民群眾，公積金管理部門需要積極引入信息化技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，加強(qiáng)檔案管理效率。那么住房公積金檔案有什么特點(diǎn)？實(shí)施信息化管理具有什么意義？具體需要如何實(shí)施呢？這便是本文探討的主要內(nèi)容。

一、住房公積金檔案的特點(diǎn)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國住房公積金事業(yè)獲得了長足進(jìn)步，目前我國各地的住房公積金業(yè)務(wù)范圍都在擴(kuò)大，業(yè)務(wù)內(nèi)容也越來越豐富，人民群眾對公積金的重要性認(rèn)識也更加深入，使用公積金購買房產(chǎn)的群眾也越來越多。在此背景下，管理部門存儲的住房公積金檔案總量龐大，且具有多樣性特點(diǎn)，主要體現(xiàn)如下：

（一）公積金檔案類型多且周期長。首先，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)及公共服務(wù)事業(yè)的不斷發(fā)展，當(dāng)前住房公積金的業(yè)務(wù)類型也逐漸增多，一般常見公積金業(yè)務(wù)分為歸集、提取、貸款，同時根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需要，每一個主要業(yè)務(wù)之下還有很多細(xì)分內(nèi)容。如此繁多的業(yè)務(wù)類型對應(yīng)產(chǎn)生了很多公積金的檔案，也加大了檔案管理工作的壓力。其次，住房公積金檔案的周期性特點(diǎn)也非常明顯，在住房公積金貸款業(yè)務(wù)上，從貸款人提交申請、管理部門實(shí)施審查、貸款協(xié)議的簽訂、貸款資金的發(fā)放，以及最后的還款，還款的年限一般少則幾年，多則數(shù)十年，這個周期內(nèi)相關(guān)檔案也會隨著業(yè)務(wù)信息的變化而不斷補(bǔ)充完善，使得檔案信息越來越豐富。

（二）公積金檔案具有服務(wù)對象多、不確定、材料同化等特點(diǎn)。住房公積金業(yè)務(wù)面向所有參與者，既包括國家事業(yè)單位、公共機(jī)關(guān)的人員又包括一般的民營企業(yè)職工，這就導(dǎo)致住房公積金檔案的服務(wù)對象具有多樣性，檔案管理也需要按照購買人的類型進(jìn)行分類。同時，基于住房公積金業(yè)務(wù)的發(fā)生一般都在服務(wù)窗口進(jìn)行，而窗口業(yè)務(wù)辦理量不固定，單位時間內(nèi)辦理量有多有少，所以檔案產(chǎn)生時間不確定。另外，因我國的公積金政策較為穩(wěn)定，周期內(nèi)政策變動幅度較小，所以辦理住房公積金所需要的材料基本一樣，辦理流程較固定，所產(chǎn)生的檔案差異性也較小。

二、住房公積金檔案管理信息化的意義

檔案管理信息化相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理而言，是以計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等為管理依托，建立統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，并以數(shù)據(jù)、電子文檔、音視頻格式等方式來儲存和管理。住房公積金信息化檔案管理，是對傳統(tǒng)管理模式的革新，可最大化降低資源浪費(fèi)，提升檔案收集、儲存、查閱、傳輸、成果轉(zhuǎn)化的便捷性，同時住房公積金檔案管理對我國的檔案管理事業(yè)以及社會保障事業(yè)都具有極大促進(jìn)作用，具體體現(xiàn)如下：

（一）住房公積金信息化檔案管理順應(yīng)了時代發(fā)展需求。住房公積金檔案支撐公積金功能實(shí)現(xiàn)，是民眾住房公積金業(yè)務(wù)順利辦理的重要憑證，其重要性不言而喻。將信息化技術(shù)運(yùn)用到住房公積金檔案管理工作中，最大化節(jié)約檔案利用的空間和時間，實(shí)現(xiàn)管理全過程的電子化和數(shù)字化，體現(xiàn)了信息化時代的鮮明特征，也滿足了為人民群眾高效服務(wù)的需求，順應(yīng)了時代發(fā)展趨勢，體現(xiàn)出了政府公共服務(wù)的先進(jìn)性，也標(biāo)志著我國的檔案管理事業(yè)進(jìn)入一個嶄新階段。

（二）住房公積金檔案信息化管理符合檔案依法管理要求。我國《檔案法》明確要求，各級檔案館要依法保管好各種形式的電子文件和各種載體的檔案信息資源。住房公積金檔案和人民群眾的切身利益緊密相連，實(shí)施信息化檔案管理可以更好地包括這些資源，隨時滿足人民群眾相關(guān)業(yè)務(wù)辦理的需要，實(shí)施信息化管理符合我國《檔案法》的基本要求，是依法管理的體現(xiàn)。

（三）住房公積金檔案信息化管理有利于加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)公積金檔案信息化管理，就要不斷加強(qiáng)和完善信息化管理所需的基礎(chǔ)條件，要加大檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部信息化基礎(chǔ)建設(shè)，需要添加計算機(jī)設(shè)備，開發(fā)安全高效的信息管理系統(tǒng)或平臺，建立數(shù)字化檔案儲存室，配備專門的信息化檔案管理人員，組建現(xiàn)代化的管理團(tuán)隊等。這一系列的基礎(chǔ)建設(shè)，能夠不斷提升我國住房公積金檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)多種信息資源的有效利用。

（四）住房公積金檔案信息化管理可實(shí)現(xiàn)信息資源共享。通過信息化管理平臺，對公積金檔案實(shí)行信息化管理，可將各類檔案資源以數(shù)字化的形式進(jìn)行分類儲存、統(tǒng)一管理、按需調(diào)用，公積金管理部門業(yè)務(wù)人員可以隨時在系統(tǒng)平臺上根據(jù)權(quán)限搜索和使用相關(guān)檔案信息，并作為公積金業(yè)務(wù)辦理的依據(jù);人民群眾也可通過互聯(lián)網(wǎng)訪問來實(shí)時查詢自己的住房公積金檔案資料，并據(jù)此合理安排使用。信息化管理下需要做到數(shù)據(jù)規(guī)范、信息安全，并便于檔案資源的共享公用，也利于增加公積金管理的透明性。

（五）住房公積金檔案信息化管理可有效節(jié)約管理成本。信息化管理以電子文件和信息數(shù)據(jù)來取代傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)文件，可以降低資源的使用量，節(jié)約一大筆材料經(jīng)費(fèi)。同時以信息平臺為主要管理手段，可有提升管理效率，能夠降低人力占有量，減少人力成本。另外，大量的住房公積金檔案以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲，不需要建立龐大的檔案存放庫，不需要對檔案進(jìn)行大量的維護(hù)和管理，可以減少基礎(chǔ)管理成本開支。

三、住房公積金檔案管理的信息化路徑

住房公積金檔案實(shí)施信息化管理成為當(dāng)前住房公積金檔案管理部門的必然選擇。要實(shí)現(xiàn)信息化管理，需要加快建成一個功能完善、系統(tǒng)安全、統(tǒng)分結(jié)合的管理系統(tǒng)體系，實(shí)現(xiàn)對住房公積金數(shù)字化檔案統(tǒng)一的管理。筆者認(rèn)為需要從這幾個方面來加強(qiáng)：

（一）持續(xù)完善信息化管理的基礎(chǔ)保障。住房公積金的檔案管理意義重大，在業(yè)務(wù)量持續(xù)加劇的背景下，各檔案管理部門要持續(xù)加大信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，需要申請專項(xiàng)建設(shè)資金，加大對信息設(shè)備、信息管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等的采購資金投入，以此完善住房公積金信息化管理的基礎(chǔ)條件。其次，要加快信息化檔案管理人才培養(yǎng)，要對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行信息化管理業(yè)務(wù)的全面培訓(xùn)，包括檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也包括通過邀請相關(guān)專業(yè)教師進(jìn)行針對性培訓(xùn)，還包括業(yè)務(wù)人員自主性的學(xué)習(xí)提升等，以此不斷提升檔案管理人員信息化設(shè)備操作熟練度，提升其信息化管理安全意識，提升住房公積金檔案的管理效率。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制，保障長期效益。住房公積金的檔案管理關(guān)系到人民群眾的切身利益，其管理質(zhì)量是全社會共同關(guān)注的焦點(diǎn)，因此需要政府和主管部門予以高度重視，要盡快建立健全一套精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理體系，以對住房公積金的檔案管理工作全流程進(jìn)行有效約束，確保住房公積金檔案管理切實(shí)有效。首先，以《檔案法》為基礎(chǔ)參照，持續(xù)完善《檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)-歸檔文件整理規(guī)則》《公積金檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》等，其中著重完善信息化檔案管理實(shí)施辦法等相關(guān)制度，對文書類、科技類、歸集提取貸款類、會計類等業(yè)務(wù)的信息化管理程序進(jìn)行明確。其次，建立完善的監(jiān)督機(jī)制，著力將公積金檔案管理由“行政管理”向“民生服務(wù)”方向轉(zhuǎn)變。在各業(yè)務(wù)辦理場所設(shè)置公積金檔案自主免費(fèi)查詢設(shè)備，在官方網(wǎng)站上設(shè)置公積金查詢服務(wù)板塊;同時利用網(wǎng)絡(luò)的開放性和靈活性，建立公積金檔案信息交換與共享平臺，及時向公眾公開住房公積金管理工作狀態(tài)，增強(qiáng)資金管理透明化，從而加快我國住房公積金檔案管理的全面信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）加大先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用，增強(qiáng)管理和服務(wù)水平。住房公積金檔案信息化管理，以信息化技術(shù)為支撐，先進(jìn)的信息技術(shù)也是確保公積金檔案管理高效、高質(zhì)的關(guān)鍵。在新時期，主管部門要積極解放思想，堅持以技術(shù)為后盾和科學(xué)的管理模式來提升住房公積金檔案管理的質(zhì)量。目前，可充分利用最為普遍的大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈以及人工智能等先進(jìn)技術(shù)，以此來加強(qiáng)住房公積金檔案的收集、整理、數(shù)據(jù)處理、信息儲存等，以此提升檔案管理科學(xué)性。如聯(lián)網(wǎng)安裝多種監(jiān)控設(shè)備，對客戶提供的各類資料、公積金業(yè)務(wù)的現(xiàn)場服務(wù)流程等信息進(jìn)行影像資料采集，并將其納入公積金檔案系統(tǒng)，再利用數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行管理。同時也要充分發(fā)揮信息渠道優(yōu)勢，加快公積金檔案的成果轉(zhuǎn)化工作，建立健全適合公積金檔案管理的信息系統(tǒng)，一方面提升住房公積金數(shù)據(jù)錄入、信息歸納、檔案搜索的精準(zhǔn)性，提高公共檔案管理服務(wù)效率。另一方面，借助信息平臺積極開拓住房公積金的檔案管理成果的轉(zhuǎn)化渠道，促進(jìn)公積金檔案管理成果發(fā)揮最大化價值。比如，為降低地震等嚴(yán)重自然災(zāi)害以及某些突發(fā)公共事件對住房公積金信息管理系統(tǒng)的破壞，確保系統(tǒng)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)的完整性，可借助區(qū)塊鏈等技術(shù)，建立公積金檔案容災(zāi)備份系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分布式存放，確保公積金檔案不因特殊情況而遭受損壞。

四、結(jié)語

總之，住房公積金檔案信息化管理意義重大，實(shí)施住房公積金檔案信息化管理需要管理部門積極轉(zhuǎn)變觀念，既要加強(qiáng)公積金檔案管理的信息基礎(chǔ)建設(shè)、管理制度建設(shè)，又要以先進(jìn)的信息技術(shù)為依托，如此，方可確保我國公積金檔案管理的信息化質(zhì)量。

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