獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀分析

劉妍

【摘要】教學(xué)秘書的工作是與學(xué)院發(fā)展息息相關(guān)。本文對獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀進(jìn)行了剖析，并提出改進(jìn)建議。

【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院;教學(xué)秘書

教學(xué)管理工作作為高校教學(xué)系統(tǒng)的中樞，攸關(guān)每個(gè)學(xué)校尤其是民辦高校的提升發(fā)展，能夠?qū)W(xué)校的教學(xué)質(zhì)量起到保障作用。而高校教育質(zhì)量的好壞，除了需要一線教師優(yōu)質(zhì)的授課水平作為支撐，同時(shí)還需要一支高效能的教學(xué)管理隊(duì)伍。因此，作為高校教學(xué)管理人員，必須切實(shí)提高管理水平，采取積極有效的措施更新教育管理理念、豐富教育管理手段和方法，這樣才能不斷適應(yīng)當(dāng)今社會對人才培養(yǎng)提出的新要求。高校行政管理工作可以說是一種組織活動(dòng)，行動(dòng)主體是學(xué)校，通過管理和行政職能，依靠其運(yùn)轉(zhuǎn)的制度，采取相應(yīng)技能和方法，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)和科研的目標(biāo)。高校行政管理工作與學(xué)校的辦學(xué)水平和辦學(xué)效益息息相關(guān)，它作為推動(dòng)學(xué)校建設(shè)、發(fā)展和改革的中堅(jiān)力量，支撐著學(xué)校的日常運(yùn)作。作為學(xué)院基層教學(xué)管理工作者，系部教學(xué)秘書像一顆螺絲釘，在教學(xué)過程這幢大廈中起著根本卻必不可少的作用?！敖虒W(xué)秘書的工作內(nèi)容主要圍繞系部教學(xué)工作，是保證系部教學(xué)單位教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教務(wù)管理工作得以完善的關(guān)鍵組成部分”。教學(xué)秘書把系部教務(wù)工作與院系教務(wù)工作串聯(lián)起來，兼具了組織者和執(zhí)行者的雙重功能。

一、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書的工作職責(zé)和能力要求

（一）扎實(shí)有效的辦公能力。教學(xué)秘書的日常工作包括負(fù)責(zé)系部教學(xué)計(jì)劃實(shí)施方案，并協(xié)助完成專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整; 整理、落實(shí)、上報(bào)學(xué)期課程教學(xué)任務(wù)，落實(shí)課表編排工作和系日常有關(guān)調(diào)課事宜;落實(shí)學(xué)期重修課程教學(xué)任務(wù);組織公共選修課、學(xué)術(shù)講座的開課審核工作;核算學(xué)年教師教學(xué)工作量等等，同時(shí)，基于獨(dú)立學(xué)院的特殊性，系部教學(xué)秘書通常還會身兼行政秘書的工作，負(fù)責(zé)系部行政事務(wù)，此外完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。瑣碎繁復(fù)的工作性質(zhì)，需要教學(xué)秘書縝密完成，各個(gè)環(huán)節(jié)都不得出錯(cuò)。

（二）上情下達(dá)的溝通共情能力。獨(dú)立學(xué)院的特殊性質(zhì)使得教學(xué)秘書的工作特色帶有服務(wù)性這一特色，服務(wù)師生，圍繞教學(xué)中心工作，為此，教學(xué)秘書在工作過程中必須采取多樣化的溝通方式來緩解教師與學(xué)校、教師與教師、教師與學(xué)生之間的各種矛盾，在充分理解的基礎(chǔ)上再上情下達(dá)，使得各種活動(dòng)、安排順暢進(jìn)行，盡可能保證各項(xiàng)教學(xué)工作的順利開展。

二、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀和方法分析

（一）工作現(xiàn)狀

1.工作繁雜、壓力大。獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)規(guī)模日漸擴(kuò)大，師生人數(shù)逐步增加，隨之加在教學(xué)秘書身上的擔(dān)子日益沉重，教學(xué)秘書由于身兼教務(wù)、行政雙項(xiàng)工作，既要做好瑣碎的日常教務(wù)主職工作，還要處理教學(xué)單位的各項(xiàng)行政事務(wù)，這些工作任務(wù)繁雜，范疇模糊卻都?xì)w在教學(xué)秘書的職責(zé)，時(shí)間安排緊湊，要求一絲不茍不能出錯(cuò)，否則就可能造成教學(xué)事故。教學(xué)秘書除了時(shí)刻奉行服務(wù)教學(xué)、教師、學(xué)生的工作理念外，為了確保學(xué)院各項(xiàng)工作有條不紊地開展，還要與學(xué)院的各個(gè)部門、多個(gè)工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通。另外，獨(dú)立學(xué)院缺乏對于教學(xué)秘書專業(yè)的管理制度和必要的激勵(lì)機(jī)制，教學(xué)秘書往往疲于加班加點(diǎn)以應(yīng)付各種事務(wù)，在長此以往的付出和回報(bào)持續(xù)失衡中，消磨了工作積極性，產(chǎn)生了倦怠感，這樣對于教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定發(fā)展會有不利影響。

2.少有外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會。獨(dú)立學(xué)院由于教學(xué)經(jīng)費(fèi)短缺，鮮有教學(xué)秘書外出學(xué)習(xí)的機(jī)會，這導(dǎo)致大部分教學(xué)秘書碰到問題都是互相詢問同事或是自己鉆研。在工作中不斷發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)是很好的體驗(yàn)，但是單個(gè)的人認(rèn)知畢竟有限，而且教學(xué)秘書的日常事務(wù)具有很強(qiáng)的規(guī)范性和即時(shí)性，僅僅依靠老人帶新人的模式學(xué)習(xí)得有限，多增加目標(biāo)明確且有針對性的培訓(xùn)，才會有利于未來教學(xué)秘書工作的開展。

（二）對策分析

1.首先，學(xué)院要重視教學(xué)秘書的培養(yǎng)，加大對新入職員工的培訓(xùn)力度，不能完全依靠“老人帶新人”這種模式，要肯定教學(xué)秘書的作用和業(yè)績;其次，學(xué)校應(yīng)定期安排教學(xué)秘書學(xué)習(xí)，線上線下、多渠道、多形式地對教學(xué)秘書展開培訓(xùn)，通過與其他高校的同行學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理學(xué)理論和技能，并能夠靈活運(yùn)用到教學(xué)管理工作中，長此以往這樣才能促進(jìn)學(xué)院教學(xué)管理工作良性發(fā)展。另外，學(xué)院的評估方式要因地制宜，對于行政人員不能夠一概而論，可以構(gòu)建適應(yīng)教學(xué)秘書工作范圍的評估體系和考核標(biāo)準(zhǔn)，完善激勵(lì)機(jī)制，可適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)或者表彰業(yè)務(wù)水平優(yōu)秀的教學(xué)秘書，對于責(zé)任心缺失、工作態(tài)度不端正的教學(xué)秘書應(yīng)給予一定的處罰，通過一系列措施調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的積極性，從而激發(fā)其工作責(zé)任感和創(chuàng)造力，從長遠(yuǎn)角度，激勵(lì)和支持政策可以促進(jìn)發(fā)展，從而達(dá)到穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍的目標(biāo)，對于學(xué)院和教學(xué)秘書而言，是雙贏。

2.從教學(xué)秘書角度，首先，要調(diào)整好心態(tài)，獨(dú)立學(xué)院的特殊性決定了教學(xué)秘書的工作性質(zhì)帶有服務(wù)性，服務(wù)教學(xué)、師生，教學(xué)秘書必須本著 “一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切”的工作信念，全身心投入教學(xué)管理工作。部分獨(dú)立學(xué)院的學(xué)生缺乏學(xué)習(xí)的主觀能動(dòng)性，沒有良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣自律，對于自己的學(xué)業(yè)、畢業(yè)條件不甚了解，教學(xué)秘書需要保持耐心也要秉持包容的心態(tài)，對困難學(xué)生不厭其煩地提點(diǎn)，提前告知培養(yǎng)方案，做選課指導(dǎo)，畢審條件要多次不斷強(qiáng)調(diào)。此外，做好本職工作的同時(shí)，提升自我，避免陷入“低水平重復(fù)勞動(dòng)”的循環(huán)。譬如，可以在工作間隙，申請與本職工作相關(guān)的課題，進(jìn)行研究，提升理論水平運(yùn)用至實(shí)操中，還可以加強(qiáng)對辦公自動(dòng)化軟件諸如協(xié)同辦公、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)服務(wù)和管理的能力，提升工作能力，在日常教學(xué)管理中積極主動(dòng)獲取各種信息，勤思勤學(xué)，建立一套屬于自己的管理方法

教學(xué)秘書的日常工作是各種繁雜卻不可缺少事物的累計(jì)。為了更好地發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的積極作用，我們在正視教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的同時(shí)，應(yīng)結(jié)合獨(dú)立學(xué)院實(shí)際情況來積極謀求相應(yīng)對策。

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