基于無紙化辦公的檔案信息化管理的必要性分析

張曉東 曹偉薇

檔案管理的有序性和完整性是工作開展的詳實記錄和經(jīng)驗積累，同時也是推動單位發(fā)展的關(guān)鍵。從檔案管理的重要性來說，檔案管理者應(yīng)當(dāng)堅持基礎(chǔ)性的科學(xué)原則，并結(jié)合具體工作中的實踐性特征不斷完善并創(chuàng)新。因為社會的發(fā)展使信息化逐漸滲透入人們的生活，不管是生活還是工作，都呈現(xiàn)出一種高度信息化的趨勢。各個行業(yè)都在嘗試通過信息化管理的方式來提高工作效率，包括檔案信息的管理。目前很多地區(qū)都已經(jīng)開始了檔案信息化管理的嘗試，但是，目前仍存在較多問題，例如管理效率不高、管理方式落后等。根據(jù)學(xué)者們的研究，他們認(rèn)為既然現(xiàn)在提倡無紙化辦公，那么在信息的存儲和傳遞自然也是在線上進(jìn)行，因此檔案資料實施信息化管理非常有必要。其必要性主要體現(xiàn)在以下幾點：

1.有利于相關(guān)工作的開展

眾所周知，檔案屬于單位非常重要的記錄性資料內(nèi)容，檔案內(nèi)容雖然各有不同，但是在重要性方面均有相似性。對于部分事業(yè)單位而言，檔案本身屬于保密性要求較高的機密文件，這些資料會直接決定企業(yè)、單位的業(yè)務(wù)是否可以順利開展。對此，對于辦公室檔案管理工作來看，只有充分意識到辦公室檔案管理的重要性并確保其可以順利實施，才可以更好地推動整個單位正常運行。例如，以人事檔案為例，人事檔案涉及每一個工作人員的發(fā)展歷程以及崗位以往和現(xiàn)狀，只有真正做好檔案管理工作，才可以確保后續(xù)的人事聘用科學(xué)合理。

2.為資料查閱提供便利

扎實做好單位各類檔案資料的信息管理工作，可以確保單位工作效率得到顯著提升，其主要原因在于辦公室當(dāng)中的資料文件屬于指導(dǎo)性的指令性文件，其對于不同部門的工作方式以及思路具備一定的指導(dǎo)性價值。對此，可以毫不夸張地說，辦公室檔案管理也是"領(lǐng)導(dǎo)"，其能夠促使單位工作更有序，及時杜絕相關(guān)問題的發(fā)生。另外，做好辦公室檔案管理還可以為后續(xù)的資料查閱提供幫助，尤其是在信息化時代，借助信息化檔案可以更好地實現(xiàn)信息的快速檢索與模糊性檢索，這些功能的實現(xiàn)可以直接為資料查閱提供便捷幫助。

3.保障檔案的安全性和保密性

每一個工作單位都具有必要性，檔案資料的有效管理可以促進(jìn)工作效率的提升，如果能夠保證檔案管理的有序性和層次性，就可以更好地提高檔案的資料查閱效益，以便于不同等級檔案需求人員及時查閱到相關(guān)的資料，并完成分級化管理。分計化管理不僅使檔案管理的效率實現(xiàn)了提升，還可以提高部分重要檔案的保護(hù)性能力，提高檔案的安全性與保密性，推動部門長遠(yuǎn)發(fā)展。檔案的信息化管理能夠?qū)①Y料鎖定在線上，查詢系統(tǒng)可以控制查詢者的操作，限制他們對檔案資料的竊取和轉(zhuǎn)移等行為，從根本上保證檔案的安全。