設(shè)備采購(gòu)管理淺談

陳敏

摘要：設(shè)備的現(xiàn)代化水平是評(píng)價(jià)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模和工業(yè)先進(jìn)程度的重要標(biāo)志。設(shè)備采購(gòu)以及設(shè)備管理保證企業(yè)的正常運(yùn)作，同時(shí)在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和批量生產(chǎn)的過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。采購(gòu)管理的學(xué)術(shù)定義是通過(guò)不同可行的采購(gòu)方法以獲得必要的外部資源和服務(wù)，并向?qū)?yīng)的供應(yīng)和服務(wù)合同進(jìn)行有效管理。同時(shí)，作為供應(yīng)鏈管理的一部分，企業(yè)的采購(gòu)管理有其明確的目的，是企業(yè)獲得更多經(jīng)濟(jì)利益、社會(huì)利益的保證。本文以KF公司為例，就KF公司設(shè)備采購(gòu)管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行闡述，并對(duì) KF公司在設(shè)備采購(gòu)中面臨的問(wèn)題和規(guī)避措施進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：設(shè)備采購(gòu);采購(gòu)管理;風(fēng)險(xiǎn)

前言：

長(zhǎng)運(yùn)輸系統(tǒng)和大型儲(chǔ)運(yùn)的設(shè)備都比較復(fù)雜，其設(shè)計(jì)水平、產(chǎn)品質(zhì)量和制造技術(shù)直接關(guān)系到使用和生產(chǎn)的安全性。要確保設(shè)備的正常運(yùn)行，需要在設(shè)備購(gòu)置的過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的采購(gòu)管理，以最大限度規(guī)避設(shè)備購(gòu)置中的隱患。

一、設(shè)備采購(gòu)應(yīng)注意的問(wèn)題

KF公司是訂單推進(jìn)型生產(chǎn)企業(yè)，產(chǎn)線的設(shè)計(jì)多受客戶的訂單影響，相對(duì)而言預(yù)見(jiàn)性較低，同時(shí)會(huì)因社會(huì)壞境的影響而出現(xiàn)變動(dòng)從而產(chǎn)生緊急采購(gòu)任務(wù)。為應(yīng)對(duì)這樣的采購(gòu)需求，在設(shè)備采購(gòu)中，應(yīng)對(duì)設(shè)備采購(gòu)管理給予更多的關(guān)注。在項(xiàng)目開(kāi)啟時(shí)，應(yīng)充分了解需求內(nèi)容，掌握設(shè)備本身的特性，包括體積、重量等內(nèi)容，同時(shí)注意設(shè)備運(yùn)輸?shù)陌踩?，積累卸載、安裝等相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。在合同簽署過(guò)程中，應(yīng)充分考慮有利的商務(wù)條件，注意一些貴重、大型設(shè)備的商業(yè)保險(xiǎn)。對(duì)于一些技術(shù)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)充分考慮技術(shù)細(xì)節(jié)。在簽署合同后，應(yīng)根據(jù)設(shè)備的生產(chǎn)周期，提前準(zhǔn)備，保證產(chǎn)線場(chǎng)地滿足安裝條件。對(duì)于進(jìn)口設(shè)備，涉及企業(yè)自主報(bào)關(guān)的，應(yīng)準(zhǔn)備海關(guān)申報(bào)手續(xù)等相關(guān)材料以避免延誤時(shí)間。

二、設(shè)備采購(gòu)管理的內(nèi)容

2.1設(shè)備采購(gòu)方式

工藝裝備部門(mén)（KF公司專業(yè)的設(shè)備管理部門(mén)）根據(jù)產(chǎn)線的實(shí)際需求結(jié)合技術(shù)部門(mén)的工藝要求，提出采購(gòu)物資的技術(shù)要求，并依據(jù)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)模版撰寫(xiě)所需采購(gòu)設(shè)備的技術(shù)要求明細(xì)表。采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)設(shè)備的復(fù)雜度委托投標(biāo)代理來(lái)決定是否采取招標(biāo)的方法。涉及招標(biāo)形式的采購(gòu)方式，由采購(gòu)部門(mén)聯(lián)合工藝裝備部門(mén)撰寫(xiě)招標(biāo)書(shū)，涉及技術(shù)方案（應(yīng)包括非標(biāo)定制件圖紙、項(xiàng)目安裝工程量清單、技術(shù)參數(shù)要求）以及評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。如果招標(biāo)項(xiàng)目發(fā)布后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)的，重新招標(biāo)仍未成功的，無(wú)法事前預(yù)估總價(jià)的，或者技術(shù)復(fù)雜、通過(guò)招標(biāo)文書(shū)不能詳細(xì)描述特定要求的，可以改用競(jìng)爭(zhēng)談判的方式進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)工作。

2.2設(shè)備供應(yīng)商資格

供應(yīng)商選擇涉及所采購(gòu)設(shè)備的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和運(yùn)輸?shù)榷鄠€(gè)方面，這些是設(shè)備采購(gòu)成功與否的重要環(huán)節(jié)。要迅速有效地選擇最佳供應(yīng)商，就得預(yù)先規(guī)定設(shè)備供應(yīng)商的選擇范圍。那么，如何明確設(shè)備供應(yīng)商的資格條件是采購(gòu)工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。KF公司規(guī)定供應(yīng)商的資格條件應(yīng)在法令法規(guī)所允許的范圍內(nèi)，根據(jù)設(shè)備的技術(shù)條件及設(shè)計(jì)部門(mén)提供的特定要求來(lái)設(shè)定。同時(shí)要根據(jù)相關(guān)工作人員的經(jīng)驗(yàn)對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判，排除一切可預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)，以最終選擇匹配的供應(yīng)商。首先根據(jù)供應(yīng)商提供的書(shū)面資質(zhì)文件，對(duì)其業(yè)務(wù)能力、銀行信用進(jìn)行評(píng)估，并對(duì)供應(yīng)商提供的技術(shù)指標(biāo)和售后服務(wù)進(jìn)行考核。在對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)方案進(jìn)行綜合評(píng)估分析后，選擇對(duì)購(gòu)買(mǎi)單位最有利的投標(biāo)方案來(lái)決定供應(yīng)商。

2.3設(shè)備供應(yīng)品牌

在采購(gòu)過(guò)程中，尤其是在招標(biāo)過(guò)程中，KF公司規(guī)定需求部門(mén)原則上不能在供應(yīng)商最終決定前指定品牌。對(duì)于規(guī)格自己無(wú)法決定的情況，可提出參考品牌、但是不能指定。否則，購(gòu)買(mǎi)品牌的價(jià)格將異常昂貴，可能存在質(zhì)量過(guò)剩的情況，更甚者會(huì)引起供應(yīng)商的不滿導(dǎo)致購(gòu)買(mǎi)工作終止，這將會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目。

2.4設(shè)備到貨驗(yàn)收

設(shè)備到貨后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將組織設(shè)備使用人、設(shè)備管理者、機(jī)械工程師、電氣工程師，必要時(shí)通知供應(yīng)商一起對(duì)貨物進(jìn)行初步驗(yàn)視，檢驗(yàn)外觀、數(shù)量等條件是否符合。如初檢合格，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照實(shí)際情況填寫(xiě)驗(yàn)收單，并由參與驗(yàn)收的人員簽字確認(rèn);初檢不合格的設(shè)備，將由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫(xiě)設(shè)備異常反饋表，向 采購(gòu)部門(mén)以及相關(guān)管理部門(mén)進(jìn)行反饋。KF公司規(guī)定電氣設(shè)備必須由專業(yè)的電氣工程師進(jìn)行測(cè)試，特殊物資如電梯、行車(chē)、升降平臺(tái)、壓縮空氣設(shè)備等特殊設(shè)備必須有有效的合格證明并由安全部門(mén)確認(rèn)。設(shè)備檢驗(yàn)完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在最快時(shí)間通知財(cái)務(wù)部門(mén)將設(shè)備登記到固定資產(chǎn)臺(tái)賬中。

2.5設(shè)備采購(gòu)質(zhì)量控制

2.5.1為使采購(gòu)的設(shè)備達(dá)到使用要求，項(xiàng)目組的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和采購(gòu)人員要熟悉并掌握技術(shù)要求明細(xì)表相關(guān)的技術(shù)要求和安裝要求。針對(duì)內(nèi)部流程，還要熟悉采購(gòu)流程及標(biāo)準(zhǔn)合同條款。

2.5.2項(xiàng)目組應(yīng)明確設(shè)備的采購(gòu)計(jì)劃。設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的修改要遵循采購(gòu)的基本原則，落實(shí)到設(shè)備的品質(zhì)、規(guī)格、收貨憑證、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等具體措施。

2.5.3在選定供應(yīng)商清單明確后，采購(gòu)人員應(yīng)和使用部門(mén)、設(shè)備管理部門(mén)一起進(jìn)行供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，并提交調(diào)查結(jié)果予上級(jí)審批。

2.5.4在設(shè)備招標(biāo)和采購(gòu)階段，設(shè)備使用人、設(shè)備管理者作為技術(shù)顧問(wèn)，協(xié)助檢查設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)合同中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

2.5.5設(shè)備到場(chǎng)后，應(yīng)組織對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，確認(rèn)裝箱清單、產(chǎn)品質(zhì)量證書(shū)、安裝及使用說(shuō)明書(shū)、出廠合格證等資料是否完整。安裝完成后，安排對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試和試運(yùn)行。當(dāng)設(shè)備符合使用條件后，應(yīng)組織相關(guān)人員與使用單位一起進(jìn)行驗(yàn)收。

三、設(shè)備采購(gòu)中的風(fēng)險(xiǎn)管理

3.1風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

3.1.1變更風(fēng)險(xiǎn)

首先可能會(huì)面臨來(lái)自下游客戶需求變動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，如因客戶自身原因取消訂單、要求提前交貨等。其次是質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，產(chǎn)出未能達(dá)到預(yù)期的風(fēng)險(xiǎn)。

3.1.2供貨風(fēng)險(xiǎn)

另外來(lái)自上游的供貨風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商供貨能力不足未能預(yù)先識(shí)別帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，或因供不應(yīng)求導(dǎo)致多家企業(yè)爭(zhēng)奪同一供應(yīng)源，這時(shí)供應(yīng)商可能會(huì)優(yōu)先滿足盈利較高的訂單而帶來(lái)的供應(yīng)不滿足的風(fēng)險(xiǎn)。

3.1.3人力風(fēng)險(xiǎn)

一方面是來(lái)著項(xiàng)目人員的如經(jīng)驗(yàn)不足或是道德風(fēng)險(xiǎn)，另一方面是信息不對(duì)稱的溝通風(fēng)險(xiǎn)，由于不同地區(qū)或不同文化背景產(chǎn)生的溝通不順暢、理解偏差所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

3.2.1優(yōu)化采購(gòu)流程，將采購(gòu)流程規(guī)范化，形成健全的規(guī)章制度，明確各部門(mén)職責(zé)。合理引進(jìn)電子流程，確保各環(huán)節(jié)不脫節(jié)。

3.2.2建立戰(zhàn)略采購(gòu)意識(shí)，通過(guò)供應(yīng)關(guān)系管理，與關(guān)鍵供應(yīng)商維持良好的合作關(guān)系，相互協(xié)作同時(shí)相互制約從而達(dá)到雙贏。

3.2.3建立有效的培訓(xùn)體制，提高相關(guān)人員的能力、素質(zhì)。建立有效的績(jī)效考核制度，達(dá)到對(duì)相關(guān)人員激勵(lì)和制約。

四、結(jié)束語(yǔ)

設(shè)備采購(gòu)管理是確保生產(chǎn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本對(duì)策。通過(guò)有效的設(shè)備采購(gòu)管理，可為企業(yè)選擇到性價(jià)較高的設(shè)備，在質(zhì)量、性能上占據(jù)優(yōu)勢(shì)，就可以提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。先進(jìn)、可靠、價(jià)優(yōu)的設(shè)備，方可為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益

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