大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的創(chuàng)新模式探究

張旭

（山東省菏澤市單縣加快發(fā)展辦公室，山東 菏澤 274300）

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的趨勢

（一）數(shù)字化。大數(shù)據(jù)時代下檔案管理逐漸朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，借助于各類數(shù)碼設(shè)備將紙質(zhì)檔案材料直接轉(zhuǎn)化成電子文檔，依靠掃描儀、數(shù)碼相機等能夠直接將紙質(zhì)文件實施高清轉(zhuǎn)化處理，形成電子檔案，以便于更好地保存和管理，也有助于后期的開發(fā)利用。同時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用讓檔案檢索也變得更加便利。

（二）虛擬化。近年來現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作人員能夠直接通過互聯(lián)網(wǎng)或者檔案信息化管理系統(tǒng)平臺實現(xiàn)在線管理，無紙化、虛擬化檔案管理工作已經(jīng)成為了現(xiàn)實，不但在很大程度上降低了管理成本，同時也為單位節(jié)省了人力物力財力，促進檔案管理實效性的提升。

（三）智能化。大數(shù)據(jù)時代下，檔案材料的存在形式更加多元化，比如說電子文檔、數(shù)字文件、磁盤存儲、音視頻檔案等，檔案管理的手段更加豐富，也在一定程度上推進了檔案開發(fā)利用工作效率的提升，檔案管理人員能夠使用各類設(shè)備與技術(shù)方法來開展好此項工作。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的創(chuàng)新模式

（一）科學(xué)收集單位檔案材料

對于檔案資源的收集整理階段，必須要充分落實好部分開發(fā)利用價值較高的文獻(xiàn)材料、音視頻資源的收集與保存，并且應(yīng)當(dāng)對一些重要的紙質(zhì)檔案材料實施數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案并予以分類集中保存。在對檔案資源進行搜集的過程中還應(yīng)當(dāng)開展好信息化內(nèi)容的整理，盡快將各類檔案從紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，不斷提升單位檔案資源的保存利用效率。特別是在大數(shù)據(jù)時代下，應(yīng)當(dāng)積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進檔案檢索效率和存儲質(zhì)量的提升，依靠數(shù)據(jù)挖掘與云計算技術(shù)來確保檔案資料查詢利用的準(zhǔn)確率，充分發(fā)揮出檔案信息服務(wù)的價值與功能，促進單位檔案管理工作朝著更加科學(xué)化的方向發(fā)展。

（二）不斷創(chuàng)新檔案管理方法

在新時期下，單位檔案管理人員必須要善于應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來促進自身工作效率的提升，進一步創(chuàng)新與改革檔案管理方法，靈活應(yīng)用有針對性的現(xiàn)代化管理手段，更加強調(diào)對紙質(zhì)和電子檔案資源的開發(fā)利用：首先需要提前制定有針對性的檔案管理方案，對過去的檔案收集整理歸檔流程予以優(yōu)化調(diào)整，從全局出發(fā)對檔案管理工作的內(nèi)容與范圍進行重新部署；其次應(yīng)當(dāng)推進檔案信息管理平臺的建設(shè)工作，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)促進檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在開發(fā)利用檔案資源時引入數(shù)據(jù)查詢機制，促進檔案利用率的提升；最后應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化處理并將其分類保存，檔案形成之日第一時間進行收集歸檔，以便于后期更好地查詢與利用。

（三）推進檔案資料內(nèi)容的共享

對于現(xiàn)階段單位檔案管理活動而言，必須要重視處理好條塊分割的現(xiàn)狀，積極與各部門進行溝通，讓其都能夠主動參與配合檔案管理工作，形成檔案管理合力，不斷促進檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。在實際的檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)積極和單位其他部門進行溝通聯(lián)系，借助于檔案信息管理平臺來實現(xiàn)檔案信息的傳輸與共享，針對不同部門的職能和業(yè)務(wù)活動范圍，有針對性地選擇共享的檔案內(nèi)容，真正促進檔案利用效率的提升，充分發(fā)揮出檔案材料的作用與價值。對檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)矩，對數(shù)字化檔案材料進行準(zhǔn)確分類，設(shè)置查閱權(quán)限，避免重要機密檔案文件外泄，這樣才能夠在真正滿足檔案查閱使用需求的基礎(chǔ)上確保其安全性，最大程度地發(fā)揮出檔案資源的利用價值。

（四）加強檔案資料的安全管理

在大數(shù)據(jù)時代下必須要充分強調(diào)檔案資源的安全管理工作，借助于各種安全技術(shù)管理手段來落實好此項工作。首先是設(shè)置防火墻，借助于防火墻技術(shù)能夠有效阻隔內(nèi)部與外部網(wǎng)絡(luò)的直接聯(lián)系，可以將其當(dāng)成是一張網(wǎng)，它能夠把各種不安全因素隔離在外，確保單位內(nèi)部檔案信息管理平臺的安全運行，確保檔案信息傳輸安全；其次應(yīng)當(dāng)引入身份認(rèn)證機制，在檔案信息資源的開發(fā)利用活動中需要通過身份認(rèn)證，防止不具備權(quán)限的人員查閱重要文件內(nèi)容，確保檔案資料安全；最后應(yīng)當(dāng)靈活應(yīng)用信息審計與檢測技術(shù)，對檔案資源實施監(jiān)管分析，可以在很大程度上減輕檔案管理人員的審查工作負(fù)擔(dān)，借助于計算機對用戶行為實施分析，促進檔案管理安全性的增強。

三、結(jié)語

總而言之，大數(shù)據(jù)時代下過去陳舊的檔案管理工作方法逐漸難以滿足新時代的要求，唯有加快推進檔案管理模式創(chuàng)新與改革，充分重視檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，堅持與時俱進，深入挖掘利用檔案資源，真正發(fā)揮出檔案管理工作在單位發(fā)展中的重要價值和作用。