數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)策略

任偉 張杰

（山東醫(yī)藥技師學(xué)院，山東 泰安 271200）

數(shù)字化時代，高校在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)注重加強(qiáng)對先進(jìn)信息化技術(shù)手段的開發(fā)與利用，加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金和人才投入，為數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn)提供重要的資金和人才保障。

一、數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）符合高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢

隨著高校的不斷發(fā)展，檔案資料隨之不斷增多，檔案管理工作量也隨之加大。數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的有效實(shí)施，數(shù)字化技術(shù)取代了以往的人工工作方式，極大地減少了檔案管理工作人員的工作量，檔案管理工作的效率大幅提升，并且可以為廣大師生帶去更加便捷的服務(wù)，同時檔案資料的保存年限也得以延長，由此可見，數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)是高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

（二）提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力的必然要求

數(shù)字化時代，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中都得以廣泛的應(yīng)用，隨著高校的不斷發(fā)展，對檔案管理工作的要求也隨之不斷提高，這就對了檔案管理工作人員的能力提出了更高的要求。作為檔案管理工作人員，必須具備更高的數(shù)據(jù)處理能力和分析能力，而若想高效地處理大量的數(shù)據(jù)信息，就必須加強(qiáng)對信息化技術(shù)的掌握。數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的不斷完善，可以在一定程度上提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，有助于高校檔案資料自身價值的充分發(fā)揮。

二、數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）注重加強(qiáng)高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善

為了進(jìn)一步推動高校檔案管理信息化建設(shè)，就必須加強(qiáng)對高校管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善，以此為檔案管理信息化建設(shè)奠定零號的基礎(chǔ)。在完善基礎(chǔ)設(shè)施的過程中，一方面高校應(yīng)該對各種硬件設(shè)施進(jìn)行盡快完善，另一方面，高校應(yīng)該積極的引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化手段，完善軟件設(shè)施。高校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，通常需要輸入、更新、交換和共享大量的信息內(nèi)容，由此可見，這是一個比較繁瑣和復(fù)雜的過程。正因如此，高校在完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施時，應(yīng)該配備一些比較高端的計算機(jī)，并未計算機(jī)設(shè)備配置與之相匹配的掃描機(jī)器、攝像機(jī)和相機(jī)等設(shè)備。以便在搜集和整理檔案資料時，對檔案資料進(jìn)行掃描、錄像、拍照等處理。這就需要高校加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，以此為檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善提供重要的財力支撐。

（二）強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全意識

從現(xiàn)階段高校檔案管理的是情況來看，很多高校已經(jīng)開始在數(shù)字化時代的影響下，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案資料進(jìn)行了共享，大大提高了檔案管理工作的科學(xué)性和便捷性。然而，與此同時一些檔案信息資料管理安全問題也逐漸地暴露出來。為此，高校應(yīng)該對檔案管理信息化建設(shè)中存在的檔案安全問題引起足夠的重視，并注重強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全意識。第一，促使檔案管理工作人員對檔案信息資料安全問題引起關(guān)注和重視，提高其安全警覺性，以此最大限度地避免出現(xiàn)檔案信息資料安全問題。第二，完善檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，以此更加有效地抵御各種病毒。對于系統(tǒng)中重要的檔案信息資料必須做好備份，這樣一旦出現(xiàn)檔案信息資料丟失，也不至于造成嚴(yán)重的損失。

（三）提高高校檔案信息資料的數(shù)字化程度

數(shù)字化時代，為了促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，就需要提高高校檔案信息資料的數(shù)字化程度。首先，高校在將檔案信息資料錄入到計算機(jī)系統(tǒng)的過程中，必須保證檔案信息資料的完整性，其中包括音頻檔案信息資料、文字檔案信息資料等多種形式。其次，檔案管理工作人員必須對錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息資料進(jìn)行仔細(xì)、認(rèn)真的核實(shí)，保證檔案信息資料的真實(shí)性。最后，并非將檔案信息資料錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中就完成了檔案管理工作，還需要對錄入的檔案信息資料進(jìn)行不斷更新，以此保證檔案信息資料的時效性?？偠灾?，在提高高校檔案信息資料數(shù)字化程度的過程中，必須保證錄入計算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息資料的完整性、真實(shí)性和時效性。

（四）建立完善的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫的建立只能夠?qū)⒑Ａ康臋n案信息資料進(jìn)行合理的存儲，但是無法對這些資料進(jìn)行快速的提取和分析。因此，數(shù)字化時代，高校在加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還應(yīng)該積極建立完善的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，并保證該系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和實(shí)用性。這樣不僅可以極大地滿足廣大師生快捷檢索所需檔案信息資料的需求，同時操作也十分的便捷和靈活。高校在完成檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建立后，應(yīng)該加大宣傳和推廣的力度，讓廣大師生都能夠熟練地使用這一系統(tǒng)，從而切實(shí)的提高檔案管理工作的效率和檔案的利用率。

三、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化時代，高校應(yīng)該積極的針對檔案管理工作進(jìn)行一定的改革與創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以此不斷提高檔案管理工作的信息化水平，從而切實(shí)發(fā)揮高校檔案的重要價值。為此，高校應(yīng)該注重加強(qiáng)對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善，強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全意識，提高高校檔案信息資料的數(shù)字化程度，并建立完善的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。