信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

李敬

（山東泰豐城建發(fā)展集團(tuán)有限公司，山東 濰坊 262500）

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案人員業(yè)務(wù)操作不夠熟練，檔案管理制度的落實(shí)較差

近些年來(lái)由于房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部制度變革，導(dǎo)致檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)，再加上沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案管理人員對(duì)于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作。而在轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入以及工資發(fā)布等情況中沒(méi)有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對(duì)檔案的真實(shí)性和隱私性造成了較大的影響。

（二）管理不夠規(guī)范，檔案的管理意識(shí)有待提升

房地產(chǎn)檔案管理人員沒(méi)有嚴(yán)格遵守“檔案管理材料收集歸檔規(guī)定”辦事，一些管理部門(mén)缺乏具體的實(shí)施細(xì)則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過(guò)是流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，一些人員對(duì)于檔案管理意識(shí)不足也是一大問(wèn)題，對(duì)于相關(guān)檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著的就是立項(xiàng)文件、可行性報(bào)告等資料的丟失。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫(xiě)格式不規(guī)范，填寫(xiě)內(nèi)容過(guò)于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等，直接導(dǎo)致檔案的管理工作不夠嚴(yán)格和細(xì)致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料。

（三）檔案的管理較為分散

首先是由于近幾年來(lái)房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)改革導(dǎo)致人員檔案管理較為分散。比如在人事部門(mén)的在職人員檔案的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，找不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理設(shè)備都還停留在較為落后的水平，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。而隨著信息時(shí)代的到來(lái)，事務(wù)量不斷增大，一些管理部門(mén)在選擇檔案管理設(shè)備時(shí)還具有較大的隨意性，多數(shù)采用因地制宜的存儲(chǔ)原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，增加了工作量。

（四）信息網(wǎng)絡(luò)管理軟件缺乏統(tǒng)一性

房地產(chǎn)檔案管理在很大程度上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是由于其應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用，而且尚未開(kāi)發(fā)出一個(gè)既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這在很大程度上制約了檔案信息化的進(jìn)程。

二、信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在房地產(chǎn)檔案管理企業(yè)的應(yīng)用策略

（一）完善硬件設(shè)備，規(guī)范管理制度

規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化硬件的投入力度。房地產(chǎn)企業(yè)檔案庫(kù)內(nèi)還有必要配置計(jì)算機(jī)或者打印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問(wèn)題，防止出現(xiàn)多部門(mén)多人員監(jiān)管，卻無(wú)一人負(fù)責(zé)的情況出現(xiàn)，管理錯(cuò)位或者交叉也會(huì)極大影響到檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，房地產(chǎn)檔案管理部門(mén)需要建立一個(gè)檔案歸檔整理、人員職責(zé)以及檢查核對(duì)制度，并將這些制度落到實(shí)處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查，即沒(méi)有依據(jù)相關(guān)報(bào)表不查，不在本單位的范圍內(nèi)不查，沒(méi)有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

（二）提升檔案管理人員的信息管理水平

房地產(chǎn)檔案管理的專職人員一定要具備管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)。首先，需要大力進(jìn)行檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對(duì)檔案的管理的認(rèn)識(shí)，讓其意識(shí)到檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化，當(dāng)下是信息時(shí)代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門(mén)引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理手段，讓在職員工具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要，此外，還可以通過(guò)培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性。

（三）檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化

信息時(shí)代最注重的就是信息技術(shù)現(xiàn)代化，隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代變化的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先，管理部門(mén)可以利用掃描儀或者計(jì)算機(jī)能現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次就是對(duì)管理檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫(kù)，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅提高了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對(duì)實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理信息化有著重大意義。

（四）保證檔案內(nèi)容的真實(shí)和準(zhǔn)確

信息網(wǎng)絡(luò)管理模式更加注重信息的真實(shí)性，房地產(chǎn)檔案管理人員一定要遵守相關(guān)規(guī)定，實(shí)事求是對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，不斷提升檔案的真實(shí)性以及價(jià)值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后是具備較高的責(zé)任意識(shí)，要對(duì)每一位人員的資料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件，保證檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

三、總結(jié)

信息時(shí)代給房地產(chǎn)檔案管理工作帶來(lái)了極大的機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，需要管理部門(mén)抓住這些機(jī)遇，基于信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建出高效、全新的信息管理系統(tǒng)，對(duì)管理人員進(jìn)行觀念上的更新，并根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，在創(chuàng)新管理制度的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，全面提升檔案工作效率。