關(guān)于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

楊溪

（新密市中醫(yī)院，河南 新密 452370）

在醫(yī)院以往紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案管理人員需要花費(fèi)較多的時(shí)間來(lái)找尋檔案、編排檔案序號(hào)，而且因?yàn)闀r(shí)間的推移，醫(yī)院檔案管理越來(lái)越多，使檔案管理存在損壞現(xiàn)象發(fā)生，增加檔案管理難度。在此背景下，醫(yī)院檔案不能夠滿足醫(yī)護(hù)人員、患者對(duì)醫(yī)院檔案的需要。因此，醫(yī)院檔案管理應(yīng)促進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，增強(qiáng)檔案管理的信息化、智能化，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)介紹

現(xiàn)如今，我國(guó)計(jì)算機(jī)以及通信等技術(shù)得到了很大發(fā)展，其在為傳統(tǒng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變提供技術(shù)支撐的同時(shí)，也促使其對(duì)自身系統(tǒng)進(jìn)行革新，這對(duì)于檔案管理領(lǐng)域而言，既是一種挑戰(zhàn)，也是一種機(jī)遇。和發(fā)達(dá)國(guó)家相比可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)的現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展相對(duì)滯后。2006 年，相關(guān)部門(mén)提出需要運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)過(guò)去的檔案管理模式進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，同時(shí)檔案數(shù)字化將成為未來(lái)檔案存儲(chǔ)的主要形式之一。數(shù)字化檔案管理是對(duì)過(guò)去人事檔案管理的革新，可以對(duì)檔案以及材料的收集、鑒別、保管、統(tǒng)計(jì)等有效地展開(kāi)全面的數(shù)字化管理，不僅如此，還可以利用系統(tǒng)專網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)上查閱，這可以為人事部門(mén)的干部任用以及提拔提供極大的便利。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)劃分為：日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)以及數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)。

二、傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷

（一）缺乏完整性

各個(gè)醫(yī)院的實(shí)際狀況都存在差異，因此其人事管理系統(tǒng)各不相同，工作人員的配置也相對(duì)比較隨意。醫(yī)院檔案的某些管理人員并不具備專業(yè)的知識(shí)以及技能，法律意識(shí)淡薄，在實(shí)際工作當(dāng)中，很容易將價(jià)值較高的檔案資料隨意擺放，導(dǎo)致重要檔案缺失。這是醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式缺乏完整性的重要原因。

（二）缺乏統(tǒng)一性

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，各個(gè)部門(mén)之間缺乏緊密的合作和良好的溝通，其各自為政，對(duì)于檔案材料的處理采取的標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，導(dǎo)致很多檔案資料重復(fù)或者利用效率較低。因此，檔案相關(guān)部門(mén)需建立良好的合作關(guān)系。若檔案材料收集人員和管理人員沒(méi)有展開(kāi)積極良好的互動(dòng)交流，為了便于自己工作的進(jìn)行，違反相關(guān)要求，隨意將檔案資料進(jìn)行扣押和丟棄，則容易導(dǎo)致有價(jià)值的資料檔案難以完整收集和保存。

（三）涵蓋面窄

檔案的內(nèi)涵應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、社會(huì)實(shí)際情況的轉(zhuǎn)變及醫(yī)院實(shí)際需求的增多而不斷擴(kuò)展，尤其是醫(yī)院檔案。醫(yī)院的檔案所涵蓋的內(nèi)容從一開(kāi)始的文書(shū)、拍片、病歷等內(nèi)容拓展到現(xiàn)如今的科研、膠片、病理等，內(nèi)容不斷豐富。但是由于相關(guān)部門(mén)對(duì)醫(yī)院檔案界定模糊，通常情況下，每個(gè)醫(yī)院都是從自身的角度，根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案進(jìn)行延伸或者壓縮管理，這導(dǎo)致不少需要加入到檔案管理中的材料并未被加入。

三、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）能夠有效保存珍貴檔案原件

對(duì)醫(yī)院檔案相關(guān)的信息進(jìn)行信息化處理，能夠有效保存檔案原件，防止原件因被查閱、利用而出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，大幅度降低關(guān)鍵檔案資料丟失的可能性。

（二）可有效改進(jìn)文件歸檔方式

檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，可有效改進(jìn)檔案資料的歸檔方式，避免管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力投入到檔案資料的整合以及記錄當(dāng)中，能夠充分的防止因?yàn)橐惶幐膭?dòng)所導(dǎo)致的連鎖改動(dòng)，避免大量人力以及時(shí)間的浪費(fèi)。對(duì)檔案資料展開(kāi)信息化處理，能夠讓相關(guān)的工作人員從過(guò)去的手工當(dāng)中解放出來(lái)，通過(guò)數(shù)字化的方式展開(kāi)工作，大幅度的提升了他們的工作效率。

（三）便于檔案資源的整合與共享

醫(yī)院對(duì)檔案資料進(jìn)行整合優(yōu)化，目的在于使檔案資料得到更大程度的運(yùn)用。社會(huì)信息技術(shù)的普及和社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，促使醫(yī)院的檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用，可以提升檔案資料的使用效率，擴(kuò)大檔案資料的共享范圍。相關(guān)部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際需要快速查閱相關(guān)檔案，并可隨時(shí)獲取或者對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案信息利用率大大提升。

四、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中運(yùn)用策略

（一）構(gòu)建數(shù)學(xué)化檔案管理平臺(tái)

信息技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)改革提供的契機(jī)。因此，醫(yī)院檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)促進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的構(gòu)建。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理平臺(tái)應(yīng)實(shí)現(xiàn)交互性，促進(jìn)檔案管理人員與醫(yī)護(hù)人員、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、研究學(xué)者、患者等的交流，為他們解決疑惑，滿足他們對(duì)檔案資源的需要，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)模式，進(jìn)而提升檔案管理服務(wù)水平。

（二）構(gòu)建檔案管理信息庫(kù)

完善數(shù)字化檔案管理設(shè)備，構(gòu)建檔案管理信息庫(kù)，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量十分重要。因此，醫(yī)院重視檔案管理信息庫(kù)的構(gòu)建，整合所有檔案資源，將檔案資源排成順序，依次錄入到信息庫(kù)中，改變以往紙質(zhì)檔案管理形式，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理資源的進(jìn)一步保存。醫(yī)院檔案信息庫(kù)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享性，并且設(shè)置一定的權(quán)限，增強(qiáng)檔案信息的保密性，滿足人們對(duì)檔案信息的需要。

⑶增強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)

醫(yī)院檔案信息化、數(shù)字化管理模式，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理是一種沖擊，同時(shí)對(duì)檔案管理人員工作模式形成一定的沖擊。檔案管理人員只有通過(guò)學(xué)習(xí)不斷的提升自己，增強(qiáng)自身專業(yè)化管理能力與信息素養(yǎng)，才能夠更好的應(yīng)對(duì)工作。一方面，醫(yī)院為檔案管理人員提供培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)化發(fā)展。另一方面，檔案管理人員應(yīng)具有終身學(xué)習(xí)意識(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)資源學(xué)習(xí)，諸如微課、慕課，提升自己，進(jìn)而提升自身檔案管理能力。

總之，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，居民生活雖然得到了提高，但因發(fā)展需要也給環(huán)境帶來(lái)了嚴(yán)重污染，使得人們對(duì)自身的健康狀況愈來(lái)愈重視。醫(yī)院作為人們身體健康的保障所，對(duì)于患者資料數(shù)據(jù)的保存、醫(yī)院檔案資料的管理都應(yīng)重視，合理運(yùn)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提高醫(yī)院資料管理的效率。