城建檔案接收與利用工作的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

賈長(zhǎng)紅

（甘南縣固定資產(chǎn)投資審計(jì)中心，甘肅 甘南 747000）

要想將城建檔案的作用和價(jià)值體現(xiàn)出來，必須要做好檔案管理中的各項(xiàng)工作，加強(qiáng)對(duì)檔案接收和利用的重視。創(chuàng)新思想意識(shí)，注重檔案資料的收集與利用，結(jié)合現(xiàn)代發(fā)展形勢(shì)通過多種方式手段來提供和開發(fā)城建檔案資源，建立完善的檔案管理體系，發(fā)揮城建檔案的作用效能。

一、城建檔案接收與利用工作的現(xiàn)狀

（一）城建檔案接收現(xiàn)狀

1.接收方式較為落后。目前許多城建檔案接收單位主要以紙質(zhì)檔案位置，對(duì)于電子檔案的接收比較少，而且在接收的過程中主要采用人工處理的方式，由于城建檔案數(shù)量比較多且資料內(nèi)容較為復(fù)雜，傳統(tǒng)的接收方式會(huì)在一定程度上影響工作的開展效率，很容易導(dǎo)致檔案管理混亂的情況，不能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

2.城建檔案接收質(zhì)量低。檔案資料在接收的過程中必須要滿足完整、安全和系統(tǒng)等標(biāo)準(zhǔn)，而城建檔案在接收的過程中沒有嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容不全面、準(zhǔn)確性低等問題，從而影響城建檔案的整體質(zhì)量，不利于后續(xù)的使用。

（二）城建檔案利用現(xiàn)狀

1.城建檔案人員缺乏對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)。許多城建檔案工作人員對(duì)自身的工作缺乏正確認(rèn)知，認(rèn)為只是單純的資料收集與管理，做好保管工作就可以卻忽視了城建檔案的開發(fā)利用，整體的服務(wù)意識(shí)較為淡薄，不能將城建檔案的真正價(jià)值發(fā)揮出來，這在一定程度上造成了資源浪費(fèi)。

2.服務(wù)和管理方式落后。以往在進(jìn)行城建檔案資料查找的過程中主要采用手工檢索的方式，這種方式較為落后，不能快速獲得有效資料。而且許多人員不能正確處理城建檔案保密和利用之間的關(guān)系，影響工作的順利開展。從檔案資料的利用情況來看，現(xiàn)代化信息技術(shù)沒有得到充分運(yùn)用，缺乏信息化管理體系，這也是影響城建檔案資料利用的重要因素。

二、城建檔案接收與利用工作的相關(guān)對(duì)策

（一）加強(qiáng)城建檔案接收工作的有效措施

1.提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。城建檔案資料的接收是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作內(nèi)容，要想讓這項(xiàng)工作得到規(guī)范化開展，還需要不斷提升檔案工作人員的專業(yè)能力和素質(zhì)水平，可以通過開展培訓(xùn)教育的方式來提高檔案人員的工作能力，幫助他們了解城建檔案接收標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范，能夠?qū)Σ煌愋偷臋n案資料進(jìn)行針對(duì)性整理和規(guī)劃，保證資料內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。另外，也要重視對(duì)工作人員責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，使他們能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行操作。

2.改變?cè)兴季S模式。社會(huì)在快速發(fā)展的過程中對(duì)城建檔案管理工作提出了新的要求，檔案資料的接收范圍也有所調(diào)整，要想提高接收工作的開展水平，必須結(jié)合當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)對(duì)工作方法和內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，改變以往的思想理念，拓寬檔案的接收范圍，創(chuàng)新工作的開展途徑，將現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案接收工作想結(jié)合，注重電子檔案的接收與管理，確保能夠?yàn)楦鞑块T提供更加完善的檔案資料。

3.開展咨詢服務(wù)，拓寬服務(wù)對(duì)象。城建檔案接收人員在收集和整理檔案資料的過程中也可以開展咨詢服務(wù)，主要涉及到信息資源和條文解釋，幫助其他人們解答問題，有利于提高城建檔案工作質(zhì)量，完善管理體系。咨詢服務(wù)與接收工作有著密切關(guān)系，可以幫助城建檔案接收人員在工作中了解檔案提交期間存在的問題并進(jìn)行有效處理?？梢詾榇笮凸こ探ㄔO(shè)單位提供相關(guān)咨詢服務(wù)，確保提交的檔案資料內(nèi)容完整。

4.規(guī)范接收標(biāo)準(zhǔn)。要想提高城建檔案接收質(zhì)量，還需要根據(jù)這項(xiàng)工作的開展特點(diǎn)規(guī)范接收標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案內(nèi)容的有效性。檔案接收工作主要是對(duì)各種各樣的檔案內(nèi)容進(jìn)行接收、整理和歸檔，如何保證這項(xiàng)工作的規(guī)范化開展，為后續(xù)檔案資料的應(yīng)用奠定良好基礎(chǔ)是單位發(fā)展期間需要研究的內(nèi)容。規(guī)范接收標(biāo)準(zhǔn)能夠?qū)ぷ鞯拈_展行為進(jìn)行約束與管理，使其滿足城市化的發(fā)展建設(shè)要求，在現(xiàn)有模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革與完善，形成符合單位發(fā)展要求的城建檔案接收體系，有效提高了檔案接收質(zhì)量。

（二）提高城建檔案利用效率的相關(guān)對(duì)策

1.提高服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮檔案價(jià)值。城建檔案工作人員需要對(duì)檔案利用有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，提升服務(wù)意識(shí)，在工作中能夠主動(dòng)開展檔案服務(wù)工作，了解各部門、各單位的工作需求，為他們提供有效的檔案信息資料，同時(shí)也要為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，確保能夠?qū)⒊墙n案的價(jià)值體現(xiàn)出來。另外，采用開放式的服務(wù)方式，讓城建檔案資料通過不同的形式傳遞給社會(huì)各層，實(shí)現(xiàn)資料內(nèi)容的共享應(yīng)用。

2.創(chuàng)新城建檔案工作模式。以往在進(jìn)行城建檔案管理時(shí)主要就是通過查閱和查詢的方式來使用檔案資料，無法對(duì)城建檔案的內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，阻礙了檔案利用工作的進(jìn)一步發(fā)展。這就需要加強(qiáng)各部門的溝通交流，實(shí)現(xiàn)城建檔案資料的共享傳遞，在交流過程中對(duì)管理工作進(jìn)行改建和完善，提高檔案服務(wù)水平，確保檔案利用服務(wù)工作能夠得到充分落實(shí)。

另外，還需要建立社會(huì)服務(wù)體系，要從社會(huì)發(fā)展的角度出發(fā)，提高社會(huì)化服務(wù)水平，讓城建檔案資料得到高效利用。在開展利用服務(wù)工作的過程中不斷拓寬服務(wù)范圍，發(fā)揮出城建檔案的優(yōu)勢(shì)價(jià)值。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段簡(jiǎn)化城建檔案資料管理流程，確保能夠?yàn)楦鞣教峁┓奖憧旖莸臋n案服務(wù)，以此提高城建檔案的社會(huì)效益。

總之，要充分發(fā)揮檔案管理的社會(huì)作用，以服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民為主要內(nèi)容，不斷地改進(jìn)城建檔案工作，改變傳統(tǒng)的思想理念，優(yōu)化城建檔案的接收工作，提高城建檔案利用水平，推動(dòng)城市建設(shè)又好又快發(fā)展。