淺談水電站檔案信息化管理與利用

田艷

摘 要：檔案信息化是運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的管理過(guò)程和工作方式。是在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息化建設(shè)必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

關(guān)鍵詞：水電站;檔案;檔案信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.109

檔案信息化是運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的管理過(guò)程和工作方式。

1 水電站檔案信息化起源

1）為加強(qiáng)水電站檔案工作的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，更好的為水電站今后生產(chǎn)、運(yùn)行及發(fā)展服務(wù)。根據(jù)信息化實(shí)施規(guī)劃要求，為推進(jìn)水電站系統(tǒng)檔案信息化工作，水電站檔案管理系統(tǒng)升級(jí)為支持多組織架構(gòu)、多檔案全宗集中統(tǒng)一管理的電子檔案信息平臺(tái)。2）水電站檔案信息化以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化管理水平為總目標(biāo)。加強(qiáng)電子檔案管理和利用工作，采用現(xiàn)代化管理為利用者提供數(shù)字化多媒體信息，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理及檔案信息資源的共享。3）水電站檔案信息化系統(tǒng)要確保電子文件的安全、可靠、真實(shí)、可用，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用程度，突出電子文件管理與業(yè)務(wù)工作的融合，促進(jìn)和提高業(yè)務(wù)流程規(guī)范化和自動(dòng)化程度。

2 水電站檔案信息化管理

1）水電站檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的需求，檔案管理系統(tǒng)與各信息系統(tǒng)之間無(wú)縫銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件屬各單位統(tǒng)一要在該平臺(tái)上構(gòu)建本單位的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄和電子檔案的集中管理和存儲(chǔ)，為檔案的有效利用和資源共享提供信息化支撐平臺(tái)，也為今后大數(shù)據(jù)資源的整合奠定基礎(chǔ)。2）為有序推進(jìn)水電站檔案信息化工作，檔案信息化單位要在平臺(tái)上構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)并認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)體制機(jī)制改革的要求，重視并加強(qiáng)水電站檔案信息化管理工作，加快水電站檔案信息化建設(shè)和檔案資料電子化工作。3）水電站檔案信息化單位要建立檔案管理體系，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)工作責(zé)任制，設(shè)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)掌握檔案事業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)的新情況，切實(shí)解決檔案工作中遇到的實(shí)際問題。 加強(qiáng)各門類、各載體、海外項(xiàng)目檔案的管理，對(duì)合并重組、關(guān)停并轉(zhuǎn)檔案制定檔案處置方案，妥善處理。

3 水電站檔案信息化制度

1）水電站檔案信息化工作中，信息數(shù)量龐大、形式多樣，水電站應(yīng)當(dāng)針對(duì)這些特點(diǎn)，完善企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)，對(duì)管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，梳理并制定出同現(xiàn)代化的檔案管理相適應(yīng)的管理制度。例如，水電站可以對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行重新規(guī)劃，將電子文件收集和歸檔的方法進(jìn)行明確;2）重新建立管理人員責(zé)任制度，明確管理人員分別負(fù)責(zé)的責(zé)任，通過(guò)責(zé)任追究或是績(jī)效考核等方式來(lái)有效實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任制。另外，應(yīng)當(dāng)充分利用相關(guān)制度來(lái)推動(dòng)部門間協(xié)調(diào)同步開展工作，提高檔案信息收集管理的效率。利用現(xiàn)代化的手段來(lái)對(duì)檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行優(yōu)化并保證緊急情況下數(shù)字化檔案的完整性、齊全性、準(zhǔn)確性、安全性。

4 水電站檔案信息化管理意識(shí)

1）現(xiàn)代企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理首先要搭建信息管理平臺(tái)，開展平臺(tái)搭建工作的前提是管理層的工作人員能夠充分認(rèn)識(shí)到信息管理平臺(tái)的重要性。2）水電站檔案信息化要對(duì)信息化環(huán)境下開展的檔案管理工作重點(diǎn)有清楚的認(rèn)識(shí)。這樣才能保證水電站檔案信息化能夠?qū)⑿畔⒐芾砥脚_(tái)的建設(shè)規(guī)劃到水電站的未來(lái)發(fā)展目標(biāo)當(dāng)中，同時(shí)，水電站檔案信息化內(nèi)部體制改革和檔案管理模式的革新必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。3）規(guī)范水電站檔案信息化工作，既能解決當(dāng)下許多問題，又有利于水電站檔案信息化事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。能正確快捷的切入傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用長(zhǎng)期面臨的困擾，更加迅速更加完美的創(chuàng)造一個(gè)數(shù)據(jù)環(huán)境為計(jì)算機(jī)提供服務(wù)。從水電站領(lǐng)導(dǎo)到每一位員工，水電站檔案信息化工作的規(guī)范化都必須嚴(yán)格執(zhí)行。用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、集團(tuán)公司制度規(guī)范水電站檔案信息化工作，讓水電站檔案信息化工作達(dá)到行業(yè)要求。

5 水電站檔案信息化管理人員要求

1）水電站檔案信息化管理人員編制標(biāo)準(zhǔn)，按照企業(yè)檔案的數(shù)量及企業(yè)規(guī)模大小，配備一定數(shù)量的檔案管理人員，原則上二、三級(jí)單位應(yīng)至少配備1名專職檔案人員，每增加1萬(wàn)卷案卷需增加1名檔案人員。檔案崗位應(yīng)為管理崗位，檔案人員應(yīng)政治可靠，忠于職守，熟悉業(yè)務(wù)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密，應(yīng)具備檔案專業(yè)或其他相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷。2）檔案工作人員（包括各部門的兼職檔案員）須經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，持證上崗，同時(shí)還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)及相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要?？萍紮n案管理人員還應(yīng)掌握一定的項(xiàng)目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)，經(jīng)過(guò)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)。 3）當(dāng)前新形勢(shì)下，水電站專業(yè)的檔案管理人員已經(jīng)成為推動(dòng)水電站檔案信息化運(yùn)行的重要資源。對(duì)于水電站來(lái)說(shuō)，想要提升水電站檔案管理水平并實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，就必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)。開展人才隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，首先，水電站需要完善嚴(yán)格的用人制度，吸納具備專業(yè)管理技能以及現(xiàn)代化管理意識(shí)的人才進(jìn)入水電站檔案管理部門，根據(jù)人才能力特長(zhǎng)來(lái)進(jìn)行崗位分配和編織。其次，為了順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需求，建立完善的檔案人才定期培訓(xùn)制度，才能進(jìn)一步提升和優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)。在此，充分利用檔案知識(shí)培訓(xùn)以及檔案研討會(huì)等形式來(lái)加強(qiáng)水電站內(nèi)部檔案人員同外部檔案人才之間的交流溝通，實(shí)現(xiàn)資源共享、思維共享、知識(shí)共享。另外，重視水電站檔案管理人員未來(lái)的發(fā)展方向，幫助其進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，讓他們?cè)谕苿?dòng)水電站檔案信息化發(fā)展過(guò)程中實(shí)現(xiàn)自身個(gè)人價(jià)值，并對(duì)水電站檔案管理崗位具備更強(qiáng)的責(zé)任感。

6 水電站檔案信息化利用

1）水電站檔案工作人員要熟悉庫(kù)藏檔案情況，主動(dòng)本單位各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。要建立、健全檔案借閱制度，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。水電站涉密檔案的保管和借閱要嚴(yán)格按照國(guó)家法律和上級(jí)公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。積極開發(fā)信息系統(tǒng)，對(duì)不涉及企業(yè)保密信息的檔案加大開發(fā)力度，推進(jìn)企業(yè)信息資源共享。加強(qiáng)電子檔案的利用工作，根據(jù)保密規(guī)定及知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限，超越相關(guān)權(quán)限的需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2）水電站檔案信息化系統(tǒng)豐富檔案利用的形式，采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等多種方式，及時(shí)有效地開展檔案利用服務(wù)。水電站檔案信息化不斷探索檔案利用的新方法、新手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類匯總、綜合整理、分析研究，形成高質(zhì)量的編研成果，為水電站檔案生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

7 結(jié)語(yǔ)

水電站檔案要推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)，開展檔案數(shù)字化工作，對(duì)永久、長(zhǎng)期保管及利用頻繁的檔案要全部實(shí)施數(shù)字化引進(jìn)新技術(shù)，對(duì)除紙質(zhì)檔案外的其它載體如實(shí)物檔案也要進(jìn)行數(shù)字化工作。水電站檔案信息化系統(tǒng)要確保電子文件的安全、可靠、真實(shí)、可用，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用程度，突出電子文件管理與業(yè)務(wù)工作的融合，促進(jìn)和提高業(yè)務(wù)流程規(guī)范化和自動(dòng)化程度推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)，水電站檔案信息系統(tǒng)要確保電子文件的安全、可靠、真實(shí)、可用，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用程度，突出電子文件管理與業(yè)務(wù)工作的融合，促進(jìn)和提高業(yè)務(wù)流程規(guī)范化和自動(dòng)化程度。

參考文獻(xiàn)

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