湖北省高校圖書館組織機(jī)構(gòu)設(shè)置現(xiàn)狀研究*

王 紅

（湖北汽車工業(yè)學(xué)院圖書館, 湖北 十堰442002）

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，圖書館用戶的信息需求和行為習(xí)慣也發(fā)生了巨大變化，圖書館的信息服務(wù)方式也隨之改變，其組織結(jié)構(gòu)也須圍繞用戶進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，這是圖書館信息服務(wù)體系的重要基礎(chǔ)。雖然目前國內(nèi)一些學(xué)者對國內(nèi)外高校圖書館的組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀進(jìn)行了一系列研究［1-7］，發(fā)現(xiàn)了一些新問題并提出了自己的見解與建議，但是湖北省作為國內(nèi)的教育資源大省，高校眾多，辦學(xué)規(guī)模與層次也參差不齊，在當(dāng)今萬物互聯(lián)的智能化時代，湖北省各高校圖書館的信息服務(wù)方式和組織結(jié)構(gòu)設(shè)置現(xiàn)狀如何，亮點(diǎn)和不足在哪里，有沒有值得借鑒的意義等一系列問題現(xiàn)今還沒有學(xué)者對此作出專門的調(diào)查與研究。本文將以湖北省128所高等院校圖書館為研究對象，分別對128所高校圖書館的部門崗位設(shè)置、部門崗位職責(zé)和組織結(jié)構(gòu)設(shè)置等進(jìn)行深入調(diào)研分析，力圖發(fā)現(xiàn)目前湖北省高校圖書館機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)和不足，以期能進(jìn)一步提升湖北省高校圖書館的信息服務(wù)能力。

1 調(diào)查方法與樣本選取

為了檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性，筆者首先登陸中國高等教育部網(wǎng)站，下載2019 年最新版的湖北省128所普通高等學(xué)校名單，根據(jù)128所高校圖書館的屬性將它們分為五類：211/985院校圖書館、普通公辦本科院校圖書館、民辦本科院校圖書館、普通公辦專科院校圖書館和民辦?？圃盒D書館。然后分別登陸各高校圖書館的網(wǎng)頁逐一查閱它們的圖書館概況介紹、部門崗位設(shè)置、部門崗位職責(zé)和組織結(jié)構(gòu)等信息。在本次調(diào)研中，筆者發(fā)現(xiàn)有9 所三本獨(dú)立院校和校本部共用一個圖書館實(shí)體，還有部分院校圖書館網(wǎng)頁打不開，無法獲取信息源，此外，還有部分院校圖書館的網(wǎng)頁幾乎沒有任何信息，考慮到對實(shí)際研究意義幫助并不大，因此在本次調(diào)研中都將他們不計(jì)算在內(nèi)，最后得到湖北省高校圖書館的有效樣本數(shù)據(jù)是98 所。本文的調(diào)查統(tǒng)計(jì)時間是2019年6月15日至7月10日。

2 結(jié)果與分析

2.1 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置情況

2.1.1 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置框架情況

經(jīng)過統(tǒng)計(jì)可知，目前湖北省98 所高校圖書館中共有19所院校圖書館的網(wǎng)頁中展示了該館的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置框架圖（見表1），整體還不到20%，情況不是太樂觀。另外，由表1可以看出，211/985院校、公辦普通本科院校和民辦普通本科院校圖書館網(wǎng)頁中展示其組織機(jī)構(gòu)設(shè)置框架圖的院校數(shù)量相差不大，由此可見，目前湖北省高校圖書館整體上對組織結(jié)構(gòu)框架圖都不太重視。組織機(jī)構(gòu)框架圖可以清楚地反映一個機(jī)構(gòu)的組織管理模式，高校圖書館作為一個有機(jī)體，需要進(jìn)行合理的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，以覆蓋全館業(yè)務(wù)并囊括各項(xiàng)服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)組織的高效運(yùn)作；還要適時地對組織機(jī)構(gòu)設(shè)置做出合理調(diào)整來適應(yīng)圖書館的新發(fā)展，最終達(dá)到組織目標(biāo)［6］。

表1 湖北省高校圖書館組織機(jī)構(gòu)圖的情況

2.1.2 組織機(jī)構(gòu)管理模式

通過對湖北省各高校圖書館主頁中設(shè)有組織機(jī)構(gòu)框架圖的19 所院校圖書館進(jìn)行分析，并結(jié)合其部門設(shè)置和職責(zé)劃分情況，將目前湖北省各高校圖書館組織織機(jī)構(gòu)管理模式概括為以下4種類型：

（1）總館+分館管理模式。一般總館承擔(dān)文獻(xiàn)資源建設(shè)、信息咨詢服務(wù)和系統(tǒng)技術(shù)支撐的主要任務(wù)，各分館分別成立各自的辦公室和讀者服務(wù)部以提供基礎(chǔ)服務(wù)或者利用資源優(yōu)勢提供專門的學(xué)科服務(wù)，配合總館的整體業(yè)務(wù)安排?？偡逐^體制下構(gòu)建合理的總分館型組織結(jié)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)文獻(xiàn)資源協(xié)調(diào)建設(shè)和統(tǒng)籌規(guī)劃，并能發(fā)揮分館的學(xué)科優(yōu)勢，以提供更全面的服務(wù)［6］。這種管理模式的典型代表是武漢大學(xué)圖書館、華中科技大學(xué)圖書館、湖北大學(xué)圖書館、中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)圖書館、武漢紡織大學(xué)圖書館。

（2）直線型管理模式。這種結(jié)構(gòu)形式簡明而清晰地反映了圖書館的基本業(yè)務(wù)工作，由較為傳統(tǒng)且穩(wěn)定的的圖書館基本業(yè)務(wù)部門構(gòu)成，指令直線傳達(dá)，各部門職責(zé)界限清晰，屬于扁平化的管理模式。這種管理模式的典型代表是湖北民族大學(xué)圖書館、荊楚理工學(xué)院圖書館、武昌理工學(xué)院圖書館、武漢工商學(xué)院圖書館、武漢設(shè)計(jì)工程學(xué)院圖書館、武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館、長江職業(yè)學(xué)院圖書館、湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館。

（3）職能式管理模式。職能劃分型組織結(jié)構(gòu)是從圖書館工作性質(zhì)的角度把部門劃分為職能機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)和掛靠機(jī)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)形式是將性質(zhì)相似的部門劃分為一大類，便于領(lǐng)導(dǎo)者分類管理。這種管理模式的典型代表是武漢商學(xué)院圖書館、武昌首義學(xué)院圖書館、武漢生物工程學(xué)院圖書館、文華學(xué)院圖書館、武漢華夏理工學(xué)院圖書館、鄂州職業(yè)大學(xué)圖書館、湖北城市建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館、長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館。

（4）業(yè)務(wù)工作組+分館模式。這種管理模式將業(yè)務(wù)工作組安排在非常重要的位置，指導(dǎo)整個業(yè)務(wù)工作流程，各個分館再設(shè)置各自所需的工作崗位，這種管理模式業(yè)務(wù)工作組是虛擬的實(shí)體，根據(jù)工作需要可以隨時調(diào)整工作組的成員，形成最佳組合結(jié)構(gòu)，指導(dǎo)圖書館的業(yè)務(wù)工作?，F(xiàn)今這種管理模式最典型代表是武漢輕工大學(xué)圖書館。

2.2 機(jī)構(gòu)設(shè)置情況

2.2.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置部門數(shù)量

電熱恒溫水箱，北京市長風(fēng)儀器儀表公司；Lgbofuge 400R低溫離心機(jī)，德國Thermo電子有限公司；TDL80-2B臺式離心機(jī)，上海安亭科學(xué)儀器廠；DL-CI醫(yī)用型潔凈工作臺，北京東聯(lián)哈爾儀器制造有限公司；NAPCO恒溫孵育箱，法國Jouang公司；正置熒光顯微鏡，德國Leica公司；CASY-TT細(xì)胞分析計(jì)數(shù)儀，德國Roche Innovatis AG公司；微孔板掃描酶標(biāo)儀，美國BioTek公司；150 mm游標(biāo)卡尺，臺州市航宇工量刃具有限公司；XB-K-25血細(xì)胞計(jì)數(shù)儀，上海醫(yī)用光學(xué)儀器廠；1815TC型二氧化碳培養(yǎng)箱，美國Shellab公司。

所謂機(jī)構(gòu)設(shè)置，是指獨(dú)立機(jī)構(gòu)的內(nèi)部組織，又稱內(nèi)部機(jī)構(gòu)［8］。對于每個單位，其組織機(jī)構(gòu)是在不斷發(fā)展和變化的。組織機(jī)構(gòu)的變化影響到人力資源的分配，涉及到人才的引進(jìn)，因此圖書館的機(jī)構(gòu)設(shè)置是一項(xiàng)重要工作。由表2可知，目前湖北省98所高校圖書館在網(wǎng)頁上有本館業(yè)務(wù)部門介紹的占69.39%，平均業(yè)務(wù)部門數(shù)量為5。而橫向?qū)Ρ葎t不難發(fā)現(xiàn)，辦學(xué)層次越高的院校圖書館，無論是業(yè)務(wù)部門的展示數(shù)量還是平均業(yè)務(wù)部門的數(shù)量都遙遙領(lǐng)先，反之亦然，這應(yīng)該與各院校圖書館對當(dāng)今信息服務(wù)化的意識、理念、重視程度有一定的關(guān)系。

表2 湖北省高校圖書館機(jī)構(gòu)設(shè)置部門數(shù)量

2.2.2 機(jī)構(gòu)部門名稱設(shè)置情況

圖書館的機(jī)構(gòu)設(shè)置是為了讓讀者能短時、高效地找到自己所需的文獻(xiàn)信息知識或圖書館的各項(xiàng)信息服務(wù)。由表3可知，湖北省各高校圖書館機(jī)構(gòu)名稱設(shè)置五花八門，很不規(guī)范。筆者結(jié)合各館的機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)說明，發(fā)現(xiàn)有的同一職能部門名稱各館的叫法卻不相同，而有的部門名稱相同，但其職能范圍又不一樣，如各館的技術(shù)支持部門，叫“技術(shù)部”的最多，但還有叫“網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部”“數(shù)字系統(tǒng)部”“技術(shù)保障部”“信息中心”“系統(tǒng)部”“信息技術(shù)部”“網(wǎng)絡(luò)服務(wù)部”等等。從表3我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)今湖北省大部分各高校館中占據(jù)核心地位的部門大多都還是按照1981 年《中華人民共和國高等學(xué)校圖書館工作條例》中的建議而設(shè)置的名稱，如辦公室、采編部（包含文獻(xiàn)資源建設(shè)部）、流通部、閱覽部、咨詢部、技術(shù)部，即典型的“五部一室”或“三部一室”組織結(jié)構(gòu)模式。隨著移動互聯(lián)技術(shù)、智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的飛躍發(fā)展，人們對文獻(xiàn)信息的獲取方式發(fā)生了巨大變化，這迫使圖書館的信息服務(wù)方式也須做出相應(yīng)改變，與之相應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置也必須以用戶為中心進(jìn)行調(diào)整?，F(xiàn)今在湖北省各高校圖書館中最為明顯的是大流通模式，即將傳統(tǒng)的“流通部”“閱覽部”“參考咨詢部”合并成一個“讀者服務(wù)部”，為圖書館讀者提供一站式服務(wù)。與此同時，為了充分利用圖書館資源，提高館藏利用率，調(diào)動讀者讀書的興趣，不少湖北省高校圖書館也產(chǎn)生了新的職能部門，推出新的服務(wù)舉措，由表3可見，“宣傳推廣部”“閱讀推廣部”“紙質(zhì)文獻(xiàn)建設(shè)推廣部”“信息資源建設(shè)推廣部”“資源推廣與服務(wù)部”“信息研究與科學(xué)服務(wù)中心”“信息研究與信息服務(wù)部”“學(xué)習(xí)共享空間”“學(xué)科服務(wù)部”“教學(xué)資源部”等新設(shè)部門脫穎而出。除此之外，與科技查新有關(guān)的部門在211/985院校圖書館中也逐漸占據(jù)重要地位。另外，通過表3 可以發(fā)現(xiàn)，針對各高校圖書館讀者的需求變化，211/985院校館、公辦本科院校館和民辦本科院校館反應(yīng)較為迅速，敢于走在時代前列，而專科類的院校圖書館改革的步伐相對較為緩慢。總之，目前湖北省各類型高校圖書館的機(jī)構(gòu)名稱設(shè)置雖各有特色，但是建議因地制宜，結(jié)合本館特色，將各部門的職能發(fā)揮到最大化，服務(wù)讀者才是最根本的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。

表3 湖北省高校圖書館機(jī)構(gòu)名稱設(shè)置統(tǒng)計(jì)表

2.2.3 崗位職責(zé)介紹情況

高校圖書館制訂合理規(guī)范的崗位職責(zé)一方面可以最大限度地實(shí)現(xiàn)勞動用工的科學(xué)配置，有效防止員工因職務(wù)重疊而發(fā)生工作扯皮現(xiàn)象，還可以更好地提高員工內(nèi)部的競爭活力、工作效率和工作質(zhì)量，也便于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步規(guī)范員工的工作行為，減少違章違規(guī)行為的發(fā)生。另外，制訂合理的考核依據(jù)和規(guī)范，也有利于圖書館用戶精準(zhǔn)地找到相關(guān)的職能部門。由圖1可知，目前湖北省高校圖書館中211/985 和公辦普通本科院校的崗位職責(zé)介紹相對比較詳細(xì)和規(guī)范，而其他類型的院校相對比較隨意，有待進(jìn)一步規(guī)范和完善。

圖1 湖北省高校圖書館崗位職責(zé)介紹情況圖

3 機(jī)構(gòu)設(shè)置的意見與建議

3.1 規(guī)范圖書館機(jī)構(gòu)名稱設(shè)置，完善圖書館崗位職責(zé)權(quán)限

圖書館機(jī)構(gòu)名稱設(shè)置和圖書館崗位職責(zé)權(quán)限不是孤立存在的，而是相輔相成的兩個個體，它們的最終目標(biāo)一方面是為了圖書館用戶能及時、精準(zhǔn)地找到相關(guān)職能服務(wù)部門解疑答惑，另一方面也是為了能最大限度地發(fā)揮圖書館各部門的功能與作用，防止推諉扯皮事件的發(fā)生。筆者建議在設(shè)置高校圖書館機(jī)構(gòu)名稱和崗位職責(zé)時遵循“以用戶為本、權(quán)界清晰、分工合理、權(quán)責(zé)一致、運(yùn)轉(zhuǎn)高效”的原則。

3.2 深度挖掘用戶需求，構(gòu)筑科學(xué)合理的組織機(jī)構(gòu)

圖書館構(gòu)建組織機(jī)構(gòu)的最高目標(biāo)和最終目的就是為其用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在當(dāng)今信息化、數(shù)字化和知識化的新環(huán)境中，高校圖書館首先要對其本館的用戶信息需求做一個整體的評估，其次還要根據(jù)本館的整體管理需求以及可持續(xù)發(fā)展的要求，結(jié)合本館實(shí)際情況，因地制宜，精心構(gòu)建符合當(dāng)今本館用戶需求的新型組織機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步使本館的資源得到優(yōu)化配置，特別是人力資源的配置與管理要更符合新時代組織機(jī)構(gòu)管理的需求。

4 結(jié)束語

圖書館組織機(jī)構(gòu)雖然表面看起來是可有可無的存在，但這是代表圖書館管理層和決策層管理圖書館的理念，不同類型的圖書館其組織機(jī)構(gòu)管理模式會有較大差異。民辦院校因其辦學(xué)理念和辦學(xué)方式與公辦院校不同，所以它們的機(jī)構(gòu)組織管理模式也不同。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，高校圖書館服務(wù)對象的需求越來越多元化，服務(wù)內(nèi)容的深度和廣度也在不斷擴(kuò)展，這就要求高校圖書館組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置也須實(shí)時做出調(diào)整。調(diào)整應(yīng)遵循“以用戶為本、權(quán)界清晰、分工合理、權(quán)責(zé)一致、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、因地制宜”的原則，將圖書館各部門的價值發(fā)揮到極致，為學(xué)校發(fā)展提供有力的支撐和保障。