醫(yī)院數(shù)碼照片檔案、膠片檔案以及舊照片檔案的整理及歸檔探討

牛然煜

摘 要：目前醫(yī)院的數(shù)碼照片，在圖像記錄領(lǐng)域里是比較常用的，這樣就使得數(shù)碼照片的檔案管理工作，目前處于各行其道的狀態(tài)。由于照片的種類比較多，所以要進(jìn)行分類處理，這樣才能更好的完善醫(yī)院的照片檔案整理和歸檔工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;數(shù)碼照片;膠片;舊照片;檔案;整理和歸檔

在對(duì)醫(yī)院進(jìn)行照片等檔案，進(jìn)行整理和歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意進(jìn)行分類，對(duì)于沒有底片的情況，也要注意分類進(jìn)行存儲(chǔ)，在歸類的過程中要仔細(xì)，因?yàn)槠渲羞€包括那些老舊的照片。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前醫(yī)院是以數(shù)字信息，進(jìn)行存儲(chǔ)的情況比較多，在運(yùn)用數(shù)字技術(shù)存儲(chǔ)的過程中，都是存儲(chǔ)在磁介質(zhì)上，這樣就使得數(shù)字化照片逐漸增多。醫(yī)院對(duì)于這照片，怎樣進(jìn)行規(guī)范整理和歸檔是非常重要的。

1 醫(yī)院的數(shù)碼照片管理分析

1.1 數(shù)字技術(shù)是一個(gè)機(jī)遇也是挑戰(zhàn)

信息時(shí)代使得數(shù)字信息技術(shù)，在各領(lǐng)域廣泛的應(yīng)用，這是一個(gè)新的發(fā)展機(jī)遇也是全新的挑戰(zhàn)。在信息時(shí)代不僅開闊了人們的視野，也對(duì)管理人員提出了更高的要求。隨著數(shù)碼技術(shù)的普及和利用，不僅給醫(yī)院的檔案管理帶來了契機(jī)，從另外一個(gè)方面來講，也使得醫(yī)院對(duì)這些電子照片的管理和使用帶來了一定的尷尬。目前國家雖然對(duì)各行業(yè)的照片檔案管理工作，都制定了管理規(guī)范和辦法，但是這些規(guī)定和辦法并沒有深入的進(jìn)行規(guī)定，對(duì)于數(shù)碼照片的摘要和著錄，以及文件刻錄和保存方面涉及很少，所以就會(huì)出現(xiàn)一些問題，這些問題的出現(xiàn)在一定程度上影響了醫(yī)院對(duì)數(shù)碼照片的收集、管理和使用。

1.2 在進(jìn)行照片存儲(chǔ)過程中，存在盲目存儲(chǔ)情形

在當(dāng)前由于醫(yī)院的拍攝成本大幅度的下降了，而醫(yī)院又需要形成大量的照片，對(duì)于這些照片的收集和整理工作，是非常巨大的。目前的情況是，醫(yī)院的許多照片是重復(fù)的，有的甚至是指管拍不管存，這樣就造成了照片管理缺少詳細(xì)的描述，所以會(huì)出現(xiàn)一定的問題。

1.3 制定科學(xué)合理的分類方法

對(duì)于醫(yī)院的照片檔案管理工作，主要是醫(yī)院從事行政管理和醫(yī)療研究以及科研等其他活動(dòng)中形成的，是以攝影為主的，具有保保存價(jià)值的歷史記錄。這也是醫(yī)院檔案管理的重要組成，所以在醫(yī)院制定一套合理的檔案分類方法，是非常重要的，具體有兩個(gè)方面。第一，進(jìn)行分類，要依照國家的相關(guān)管理規(guī)范。在進(jìn)行保管時(shí)，要按照一定的保管期限和年度，然后進(jìn)行相關(guān)的分析，這樣就可以對(duì)保管期限和年度等問題，進(jìn)行充分的分類。第二，是以發(fā)生時(shí)間，作為順序進(jìn)行排列。通常情況下，一個(gè)事件可以包含多張照片，就應(yīng)當(dāng)注意對(duì)這些照片進(jìn)行保存，同時(shí)要將這些照片進(jìn)行編號(hào)，這樣才可以進(jìn)行更好的保管，對(duì)于數(shù)碼底片和沖印原則也要進(jìn)行注意。對(duì)照片進(jìn)行分類，是有一定的優(yōu)點(diǎn)的。在拍攝結(jié)束后，通過對(duì)形成的照片和可以隨時(shí)進(jìn)行挑選，然后保存具有價(jià)值的照片，進(jìn)行沖洗和整理，之后裝訂成冊，也可以直接在計(jì)算機(jī)內(nèi)，隨時(shí)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行整理和編目，這樣可以有效的避免積壓問題。運(yùn)用局域網(wǎng)可以對(duì)照片，進(jìn)行相應(yīng)的選擇，這樣可以對(duì)照片進(jìn)行快速和進(jìn)行整理，同時(shí)也可以對(duì)照片的年度檔案進(jìn)行編目，然后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。

2 做好收集和整理以及編目工作

2.1 收集工作

醫(yī)院的主要職能就是從事醫(yī)療活動(dòng)，拍攝的照片主要就是記錄重要的工作成果，然后要對(duì)這些照片進(jìn)行收集和整理工作。其中包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物的照片。醫(yī)院組織和參加重要活動(dòng)的照片，還有重大事件的照片，以及其他異常情況的照片。

2.2 篩選工作

醫(yī)院用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的照片，對(duì)于這些照片應(yīng)當(dāng)認(rèn)真的收集和篩選，但是也要注意遵循一定的原則。對(duì)同一類實(shí)踐內(nèi)容的照片，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔，照片要具有一定的主題，影像要清晰畫面應(yīng)當(dāng)完善，同時(shí)要沒有經(jīng)過修飾和裁剪的。醫(yī)院的照片應(yīng)當(dāng)具有這些特點(diǎn)，對(duì)存在疑義的照片，要采取一定的措施，進(jìn)行相關(guān)的鑒定。

2.3 整理工作

對(duì)醫(yī)院照片的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行整理，但是進(jìn)行整理的過程匯中，應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，要保證照片和檔案有一定的聯(lián)系，這樣才有利于保管。在進(jìn)行分類保管時(shí)，前后的原則要保持一致，不能隨便變動(dòng)，同時(shí)要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，按照一定的分類方法，將數(shù)碼照片按照事件的發(fā)生順利進(jìn)行排列，可以依照實(shí)際順序來進(jìn)行排列，給每張照片進(jìn)行編號(hào)，確定保管期限和冊號(hào)。

2.4 編目工作

對(duì)于醫(yī)院的數(shù)碼照，在進(jìn)行檔案編目時(shí)，要注意兩個(gè)方面內(nèi)容，首先是冊內(nèi)照片目錄方面，其次是冊內(nèi)照片說明這兩個(gè)部分。對(duì)于冊內(nèi)照片目錄問題，要根據(jù)要求進(jìn)行編制，一個(gè)目錄中，要條條的體現(xiàn)一個(gè)事件，這個(gè)冊內(nèi)照片目錄要打印兩份，一份放在冊內(nèi)一份裝訂成冊，這樣可以留作手工檢索使用。對(duì)于冊內(nèi)照片說明問題，可以采用橫寫的格式進(jìn)行分段，其中由題目和照片號(hào)，還有底片號(hào)和參見號(hào)以及實(shí)際等文字說明。在題目方面，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行簡潔的概括，同時(shí)要準(zhǔn)確反映照片的內(nèi)容，對(duì)人物和地點(diǎn)還有時(shí)間以及是由等要素進(jìn)行體現(xiàn)，描述要進(jìn)可能的齊全。在照片號(hào)方面，要有全宗號(hào)，同時(shí)也要體現(xiàn)保管期限和冊號(hào)，還有張?zhí)柕葍?nèi)容。對(duì)于全宗號(hào)是檔案管理部門的編制和代號(hào)，保管期限通常是有永久和長期以及短期的分別。張?zhí)栔饕侵?，照片在冊?nèi)的排列。在底片號(hào)方面。要固定的反映底片。參見號(hào)，要有密切聯(lián)系的，這樣便于檔案需要移交時(shí)，要對(duì)其的參見號(hào)進(jìn)行核對(duì)，在核對(duì)的過程中，發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況有不符合的情況，應(yīng)當(dāng)做及時(shí)的調(diào)整。

2.5 裝冊工作

在進(jìn)行裝冊過程中，要根據(jù)醫(yī)院的方案將照片檔案進(jìn)行裝冊，同時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫檔案盒的封面和盒脊以及備考表。檔案盒封面應(yīng)當(dāng)包括全宗號(hào)和保管期限以及起止時(shí)間，還應(yīng)當(dāng)包括目錄號(hào)和卷宗號(hào)以及卷內(nèi)的照片總數(shù)。在進(jìn)行盒脊的位置要有全宗號(hào)和保管期限，還要有起止張?zhí)栆约皟蕴?hào)等內(nèi)容。通常起止張?zhí)?，是填寫在盒?nèi)的第一張照片以及最后一張照片的張?zhí)?。在?duì)備考表進(jìn)行填寫時(shí)，應(yīng)當(dāng)包括相關(guān)的說明，還要有立冊人和檢查人以及立冊時(shí)間等內(nèi)容。

3 分類管理和保管辦法

3.1 歸檔數(shù)碼照片

對(duì)于數(shù)碼照片歸檔和整理，應(yīng)當(dāng)注意幾個(gè)方面的內(nèi)容。第一，歸類方面。要將照好的數(shù)碼照片，從相機(jī)里導(dǎo)入到電腦，然后進(jìn)行分類，先按照科室分類，然后在各分類上設(shè)置不同的內(nèi)容。第二，保管原則。將根據(jù)不同主題選擇有代表性的、具有利用價(jià)值的照片進(jìn)行分類。第三，歸檔數(shù)量問題。要根據(jù)主題的重要程度，選擇部分相關(guān)的照片，通常都是在五張左右。第四，保存格式。通常情況下都是JPC格式，像素通常都是五百萬左右，也有一些的掃描照片，在像素方面要求不是很高可以在三百萬左右就可以了。其中還存在一些人員比較眾多集體照和像素保持較大的情況，這些情況都要分類進(jìn)行保存。第五，標(biāo)注問題。選擇出來的照片，要按照一定的分類建立文件夾，然后進(jìn)行命名，打上卷宗號(hào)和檔案號(hào)，同時(shí)也要做簡要的說明，備注人物的姓名和職務(wù)等情況。第六，照片歸卷。應(yīng)當(dāng)加上保持路徑，還有要光盤編號(hào)等相關(guān)內(nèi)容。第七，照片保管。光盤應(yīng)當(dāng)保管在干燥和清潔的地方，這個(gè)地方還應(yīng)當(dāng)沒有油煙和無異味。同時(shí)要注意對(duì)這些光盤，在進(jìn)行擺放時(shí)，要注意應(yīng)當(dāng)豎放，這樣比較便于保管，對(duì)于這些光盤通常情況下，是五年清理一次，對(duì)于那些需要長久保存的光盤，不要經(jīng)常讀取的光盤要進(jìn)行妥善保管，對(duì)于那些經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)，要在硬盤中保存。

3.2 一般相機(jī)和舊照片

第一，要對(duì)反應(yīng)同一內(nèi)容的照片，選擇主要的進(jìn)行歸檔，這些主要照片，可能是大小不一的，形式也不相同的，是沒有經(jīng)過系統(tǒng)處理的，所以受到保管條件限制，可能出現(xiàn)照片和底片的卷曲變形的狀況，有的甚至出現(xiàn)變形和發(fā)黃以及霉變的情況。第二，進(jìn)行初步清理和簡單分類。對(duì)于這樣的照片，要進(jìn)行一定的清理工作。然后進(jìn)行簡單的分類，通過計(jì)算機(jī)匯總，全面的反映這些照片的問題，然后根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類。第五，照片和底片處理。首先，是清洗污漬，對(duì)發(fā)干和變脆以及卷曲的照片進(jìn)行處理，但是要注意底片應(yīng)當(dāng)進(jìn)行水洗，要用清水進(jìn)行浸泡，然后用刷子，輕輕刷去照片和底片上的污物，之后用蒸餾水漂洗，然后晾干，注意要自然晾干。其次，翻拍。對(duì)于那些發(fā)霉的照片，還有出現(xiàn)變質(zhì)的照片，以及表面薄膜脫落的照片，要采取修復(fù)和翻拍相結(jié)合的方式進(jìn)行進(jìn)行處理。最后，洗放。這個(gè)方式要先鑒別出有價(jià)值的照片，對(duì)于那些沒有底片的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行沖洗放大，還要注意應(yīng)當(dāng)自然干燥。第五，照片保存。根據(jù)照片的大小進(jìn)行設(shè)計(jì)，同時(shí)也要注意根據(jù)照片的保持條件，進(jìn)行恒溫保存。

4 結(jié)束語

結(jié)合全文，要對(duì)照片進(jìn)行分類和分組，這樣才可以更好的進(jìn)行保存和整理。照片檔案管理，是一個(gè)比較復(fù)雜的過程，所以要求相關(guān)的人員，不僅要具有一定的專業(yè)知識(shí)，也要有一定的耐心，工作中應(yīng)當(dāng)仔細(xì)，這樣才能更好的進(jìn)行照片歸檔和整理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]許多.醫(yī)院文書檔案整理與歸檔工作的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，09：107-109.

[2]潘璟.信息環(huán)境下檔案管理工作發(fā)展探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018，15：165-167.

[3]王柳.醫(yī)院文書檔案整理與歸檔工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，09：118-120.

[4]冼茂娟.醫(yī)院文書檔案整理與歸檔工作的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，12：120-122.