信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略分析

劉鐵成

摘 要：在社會的日益發(fā)展下，檔案管理的模式發(fā)生了新的轉變。有效地展開檔案管理，可以對政府活動、工作詳情進行實時記錄，利于對數據、信息進行整理分析，促進工作順利實施和管理優(yōu)化?，F(xiàn)如今，人們對檔案也有了一定的認識和重視。在信息公開背景下，政府要想有效地推進方案管理，必須正視管理中存在的問題，尋找優(yōu)化策略予以落實，提高管理質量，實現(xiàn)資源的合理利用。

關鍵詞：信息公開;政府檔案管理;問題與策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）23-0-02

檔案作為一個歷史階段的獨有的信息資源，對社會政治、經濟的發(fā)展具有不容小覷的影響。政府信息公開是衡量一個國家民主化進程的重要標桿。但反觀實情，發(fā)現(xiàn)檔案管理中還存在一些問題，如基礎業(yè)務較為薄弱、信息實效性不強等，有所影響管理效果。基于此，本文將先行剖析現(xiàn)階段政府檔案管理的問題所在，后結合時代新變化、以及管理經驗，探討信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略。

一、現(xiàn)階段政府檔案管理切實存在的問題

（一）檔案信息范圍輻射面較窄

縱觀檔案管理實情，存在檔案資源利用率低的問題，究其主要原因是涉及的范圍太過于局限，對專家、學者、社會公眾所提供服務的比例較小，館藏資源無法滿足人們的需求。而且檔案資源文件多以紙質文件為主，電子類、多媒體等其他載體形式的檔案少之又少，這樣情況的存在也造成相關服務的開展存在滯后性，服務手段的可操作性弱，基本處于被動式服務階段。

（二）檔案信息管理缺乏實效性

社會每一個層級對檔案的需求程度不同。從需求情況角度分析，社會和群眾主要所需的是形成時間在十年以內的檔案。而因管理工作具有其繁瑣性，政府部門長期以傳統(tǒng)的、單一的管理方式開展工作，已不適應現(xiàn)代化社會發(fā)展需求，且在管理上還缺乏合理的監(jiān)督機制，管理條例未落實，質量無法達到預期目標，導致檔案管理工作經常處于期限錯配的狀態(tài)，無法及時面向公眾公開部分信息和提供所需服務。

（三）分段管理機制制約信息公開

在機關文件向檔案館轉移的過程中，由于受管理體制的制約，在這一過程中要經歷一個銜接環(huán)節(jié)。具體指的是：文件先由機關內部業(yè)務部門產生，經整理立卷后，遞交內部的檔案機構歸檔。在機關內部的檔案機構中現(xiàn)存著相當大的一部分最具利用價值的文件檔案，且部分方案檔案在信息庫未記錄。機關檔案機構因具有文件保管權，所以對檔案是否面對公眾進行公開具有一定的決定權，制約著政府檔案信息公開工作的推進。

二、信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略

（一）提高重視程度，加大資金投入

政府是面向群眾的服務性機構，每天要接收到相當龐大的信息數據，所以必須要進行檔案的管理。檔案管理工作的有效推進離不開人力、物力等方面給予支持，而且在今天信息日益龐雜的環(huán)境下，政府檔案管理工作必須依靠先進化設備快速展開，有益于其朝向更好的方向發(fā)展建設。而因前期投入不足，館內儀器設備不健全，條件不足的限制令電子檔案的工作無法順利開展，整個檔案管理效果欠佳?；诖耍畣挝粦偌嚓P人員開會討論，為檔案管理信息化建設立專項資金，以用來購買存放檔案所需物資，以及電子化設備等。同時，政府單位要加強與社會上公司間的合作，尋找專業(yè)的技術人才和資源，以促進政府檔案管理工作可順利推進。

（二）開展員工培訓，提高業(yè)務水平

要想高效地展開檔案管理工作，作為檔案管理人員應先建立起信息化的管理意識，熟悉辦公軟件的操作用法。為此，政府單位要為員工創(chuàng)設學習平臺，引領檔案管理人員的自身綜合素質。培訓工作可從以下幾個層面開展：一是面向新晉員工要做好入職培訓，使員工盡快熟悉政府部門的具體職務，且要設置考核，待考核合格方可正式上崗。二是可邀請業(yè)內專家前來部門定期開展講座和培訓，強化員工的信息技能，使檔案管理人員通過學習和實踐練習可以掌握技能，提升自身的業(yè)務水平能力。三是在抓好技能培訓的同時，也不可忽略理論方面的培訓，以引領檔案管理人員提高思想政治覺悟，具備服務的意識，能夠樹立正確的心態(tài)，堅守崗位，更好地為檔案事業(yè)奉獻自己的力量。

（三）立足實際情況，構建長效機制

在以往，政府部門人員與群眾都普遍習慣使用紙質檔案、摘抄信息，這種情況的存在造成部分信息未能及時上傳到網絡平臺上，一些外來人員無法通過訪問網絡信息端口獲得信息。而且，檔案管理工作的過程中需要關注到存儲載體的安全性，這就要求利用專門的技術進行檢查和加密，以此保證重要文件的安全性。基于此，為保障管理的效率和質量，應對紙質、電子兩類文件，實施雙軌制的管理方法，具體是指將兩者編成一致的檔案卷號與著錄信息，以此完善數據庫，方便使用者按篩選條件查閱檔案。若在經濟條件允許下，政府部門還可聯(lián)合外部信息技術開發(fā)公司，一起攜手搭建數字檔案室，將分散在不同地理位置和載體中的檔案信息集于一起，利用數字化方式進行存儲，綜合信息資源為檔案管理核心，以協(xié)調統(tǒng)一的方式開展管理，不僅可增強輻射范圍，還可推動檔案資源共享。

（四）搭建管理系統(tǒng)，公開部分信息

政府作為社會的服務性機構，為更好地在新的社會形勢下推進檔案管理服務，可以從以下兩方面入手進行改革。

一方面，政府部門首先要著力打造文檔一體化管理系統(tǒng)。實施政府信息公開明確要求政府部門要及時主動向檔案機構提供可對外公開的信息，這是必須遵循的義務。而檔案機構在平日里需要整理、歸檔并保存這些重要的文件信息，對此需要建成文檔一體化管理系統(tǒng)，并與政府電子政務系統(tǒng)、檔案信息化管理系統(tǒng)等服務平相鏈接，使其輻射范圍廣。其次，政府還應該從人性化的角度考慮，設計電子文件的歸檔、管理等功能，以便公眾可以輕松、準確操作，快速查詢到所需文件。例如，可搭建微信公眾平臺，增加網絡窗口覆蓋率，簡易訪問流程，便于公眾利用手機上網，觸控操作就可查閱，這樣整體系統(tǒng)的價值得以展現(xiàn)，能夠滿足公眾對政府檔案信息的查詢與利用需求。

另一方面，在信息化的背景下，政府部門要將目光放長遠，投入技術努力促進檔案網站建設。近兩年來，面向公眾開放的檔案網站越來越多，但大多網站平臺上內容和功能單一，且更新速度緩慢，給公眾的使用帶來了不便。因此，政府部門要注意細分每一個網站切片的內容，完善其服務功能。不僅要涉及檔案類要點新聞的宣傳，還要結合政府部門的信息公開工作，專門開設公開欄目窗口，公眾可檢索和查閱，并同時能夠享受到查詢和下載的服務。除此之外，檔案管理人員要負責任，及時更新檔案網站上的頁面信息，提高信息的實效性。考慮到網站建設，既要平臺簡約美觀，又要內容詳盡，為此最好聘請專業(yè)人士協(xié)助設計檔案網站，促使通過研討、方案制定、設計定版、試運行，最終使檔案網站發(fā)揮應有價值，政府檔案信息利用率也在逐步提升。

（五）精細進行管理，提高服務質量

為使各項服務能真正落到實處，檔案管理人員應有責任感，以嚴謹認真的態(tài)度去面對工作，時刻關注檔案管理信息化建設的狀況，便于直觀地發(fā)現(xiàn)其中所隱藏的問題，召集相關負責人員商討有效的解決措施，予以改善檔案管理的措施、方案，使其管理效能可持續(xù)地發(fā)揮，提高政府檔案服務的質量與水平。而且要始終要將檔案信息化建設的安全保密工作放在重要位置，在這一方面所涉及的技術包涵信息加密技術、數字證書、網絡防火墻技術等，檔案館具體在實施的過程之中可以聯(lián)合技術人員集各項技術的優(yōu)勢特點，對文件進行加密防護，為其建立一道嚴密的防護網，以此避免檔案信息丟失。通過完善的系統(tǒng)平臺和管理機制，進而為公眾提供更便捷、更安全的檔案服務?？紤]到公眾的所處職業(yè)領域不同，需要閱讀的檔案文件也不同，所以檔案管理人員要對文件進行細致分類，區(qū)分出不同的檔案信息化操作群體，在這里也要注意安全性，要嚴格遵循最小權限原則，對訪問進行控制，最好細化到每一個用戶、每一項任務、每一份檔案，對所有檔案資源做到精細化管理。雖說將信息技術應用于政府檔案管理當中是一項長期的、系統(tǒng)性的工程，并不是一朝一夕就能夠完成的，但我們要堅信通過政府部門人員的配合和努力，以及信息化技術的更新發(fā)展，檔案信息管理效能可日益變得完善，面向工作所提供的服務也越趨朝向優(yōu)質化的方向發(fā)展。

三、結語

總而言之，新時期政府部門必須充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，將發(fā)展的目光放長遠，在日常管理中與時俱進，并從人性化角度考慮進行改革，利用信息技術完善平臺建設，拓展檔案信息服務領域，且可在網絡窗口上增加投訴意見窗口，面向公眾收集可行的建議，以便后期有針對性地進行優(yōu)化調整，使整個服務系統(tǒng)更好地適應社會發(fā)展需求。

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