淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息化管理

趙瓊

摘 要：隨著科技和信息的不斷的創(chuàng)新和發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)被引用了我國各領(lǐng)域的發(fā)展當(dāng)中，我國出現(xiàn)了較完備的電子信息體系，這一功能為檔案信息管理等方面的發(fā)展提供了較強(qiáng)的推動(dòng)作用。因而，工程檔案信息化管理功能逐漸被我國廣泛利用。這種方式保證了信息的穩(wěn)定性、準(zhǔn)確性和安全性，并更加方便對(duì)信息進(jìn)行記錄和管理。本文將簡要介紹一下信息化建設(shè)的主要發(fā)展趨勢，并提出幾種信息化管理策略。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;檔案信息化;管理

隨著計(jì)算機(jī)、多媒體等技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，在檔案部門采取信息化管理這項(xiàng)功能也逐漸被提出并得到了一定程度的發(fā)展。但是，信息化管理在落實(shí)的過程中需要對(duì)管理者制定新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，管理者在這一過程中要不斷的適應(yīng)并完善信息化的系統(tǒng)。這就要求這些管理者能夠有充分的學(xué)習(xí)新事物的熱情和積極性，使信息化檔案管理能夠得到充分的利用，進(jìn)而使管理機(jī)制得到不斷創(chuàng)新和發(fā)展。若管理者能夠逐步掌握這項(xiàng)技能，并習(xí)慣于對(duì)這項(xiàng)技能的應(yīng)用，那么在很大程度上會(huì)為我國社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化建設(shè)提供有力的支撐。

1 檔案信息化的發(fā)展趨勢

通過對(duì)檔案信息化的發(fā)展和應(yīng)用，我們了解到，在檔案領(lǐng)域的發(fā)展中應(yīng)用信息化技術(shù)是十分有必要的，也是其發(fā)展的必然趨勢。這同樣符合檔案建設(shè)發(fā)展跟隨時(shí)代的發(fā)展這一目標(biāo)和要求，信息資源的發(fā)展對(duì)我們社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的運(yùn)作十分重要，為各領(lǐng)域的運(yùn)作提供了戰(zhàn)略資源，而將信息技術(shù)引用到檔案事業(yè)的發(fā)展中，更加促使對(duì)信息的高效管理。這種方式能夠使檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，讓檔案管理這一項(xiàng)目能夠突破過去的局限性，信息化的發(fā)展對(duì)此提供了絕對(duì)的優(yōu)勢，使檔案管理能夠更加開放的對(duì)外進(jìn)行交流，打破過去封閉的概念和形式，使檔案信息的資源能夠更加合理的得到管理和配置，為各領(lǐng)域的發(fā)展和需求提供更加完善和準(zhǔn)確的信息基礎(chǔ)。

1）檔案信息化的發(fā)展要求。在目前的情況上來看，網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展對(duì)檔案管理任務(wù)以及管理員工作都設(shè)置了一定的難度。因?yàn)榇蟛糠謾n案部門的人員都還保持著過去的工作方式和工作習(xí)慣，對(duì)于這種新型的信息化管理，沒有充足的工作準(zhǔn)備。對(duì)于這些檔案信息的管理方式還不是特別的熟悉，并且在學(xué)習(xí)的過程中會(huì)遇到許多難題。在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，大部分工作人員都沒有接觸過信息化管理的方式，伴隨著電子檔案信息的不斷引入和發(fā)展，使信息的收集與查找變得更加的便捷，但同時(shí)又對(duì)相關(guān)工作人員提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)。在這一過程中，管理人員需要將過去傳統(tǒng)的實(shí)體檔案數(shù)字化，使人們能夠通過網(wǎng)絡(luò)更加便捷的查找并閱讀，使獲取信息的方式更加廣泛，也更加方便。而在過去的紙質(zhì)版的檔案信息管理，還存在著許多不足之處以及局限性。

例如，紙質(zhì)版的資料更加容易破損，還會(huì)因?yàn)闀r(shí)間的原因?qū)е伦舟E不清等相關(guān)問題，對(duì)于較為重要的檔案，便很容易造成無法挽回的后果和損失。此外，還存在著大部分的投資者想要以一種更加便捷、準(zhǔn)確的方式了解相關(guān)信息。對(duì)此就需要管理人員將最新的情況和相關(guān)信息以一種更加直觀的方式表現(xiàn)出來。這就需要對(duì)檔案進(jìn)行信息化，大力發(fā)展信息化的平臺(tái)，使信息的檢索和查閱更加的便捷，開展更多現(xiàn)代化的信息服務(wù)，使所需的信息能夠更加準(zhǔn)確及時(shí)的供應(yīng)給所需求的人員。

2）檔案信息化管理人員需要具備的工作條件。根據(jù)信息化的不斷發(fā)展，越來越多的檔案部門開始重視對(duì)中年青年的人進(jìn)行培養(yǎng)和訓(xùn)練。因?yàn)檫@一年齡階段的工作人員更加具備接受新事物的能力，并且其思維較為活躍，在這一年齡階段的員工對(duì)于新事物的學(xué)習(xí)也更加的高效，入手能力也較強(qiáng)。在對(duì)這些人進(jìn)行培養(yǎng)的過程中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分信任和支持他們的工作，要讓他們?cè)诠ぷ鞯倪^程中接受不斷的挑戰(zhàn)。使他們能夠不斷的學(xué)習(xí)和成長。對(duì)于一些難度較大的工作，應(yīng)該使他們能夠像工作經(jīng)驗(yàn)較為充足的員工進(jìn)行請(qǐng)教，使他們能夠擁有充足的經(jīng)驗(yàn)，并且能夠在有資歷的員工的幫助下，對(duì)過去的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行拓展和創(chuàng)新。使其能夠適應(yīng)新時(shí)代的變化和信息技術(shù)的發(fā)展。

例如，各部門的領(lǐng)導(dǎo)可以定期組織員工的培訓(xùn)，使員工的綜合素質(zhì)和能力能夠得到大幅度提升，使其能夠緊隨時(shí)代的發(fā)展而不斷進(jìn)步。在這一過程中，要對(duì)培訓(xùn)的方式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，不斷拓寬培訓(xùn)資源，同時(shí)，要重視培訓(xùn)內(nèi)容的質(zhì)量，使員工能夠在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)到更多的工作經(jīng)驗(yàn)和技巧。同時(shí)，在培訓(xùn)中青年的員工時(shí)，更重要的是要提升其自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，使其能夠在工作中收獲更多的經(jīng)驗(yàn)，在不斷的實(shí)踐中能夠得到不斷的進(jìn)步和發(fā)展。信息化建設(shè)的發(fā)展需要大量高素質(zhì)的、具有創(chuàng)新性的專業(yè)人員，這樣的人才能夠?qū)n案信息化管理提供運(yùn)行和發(fā)展的動(dòng)力。但是從目前的情況來看，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了人才的培養(yǎng)數(shù)量，并且其信息化的方式和內(nèi)容也越來越有難度，這就會(huì)使相關(guān)工作人員的工作量大幅度增多，符合要求的檔案管理人才越來越匱乏。因此，對(duì)專業(yè)性較高的檔案工作人員的培養(yǎng)和訓(xùn)練是十分必要的，能夠在很大程度上滿足檔案管理工作的需求。

2 對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新

1）采用網(wǎng)頁版的檔案記錄?，F(xiàn)今，我國大部分地區(qū)都建立了相關(guān)局域網(wǎng)，這種方式能夠更加方便的使用戶查找到相關(guān)信息。

例如，我們可以開始采用制作網(wǎng)站的方式，在網(wǎng)頁上上傳相關(guān)的信息和內(nèi)容。通過建立檔案網(wǎng)頁的形式，使獲取信息的方式更加廣泛。因?yàn)榫W(wǎng)頁這種方式是最普遍的傳遞信息的方式，也是用戶最容易獲取信息的方式。因此，采用網(wǎng)頁版的方式，便會(huì)更加體現(xiàn)出信息化的直觀、便捷的特點(diǎn)，并且能夠使受眾更加依賴于網(wǎng)頁收集信息的方式，增加用戶的回訪量。

2）設(shè)立內(nèi)部電子信息管理系統(tǒng)。這種內(nèi)部管理系統(tǒng)的構(gòu)建能夠使用戶的信息更加安全，實(shí)現(xiàn)信息的有序管理，使用戶的信息安全得到保證。并且這種方式能夠使信息得到有效的分類，讓信息能夠更加直觀、明確的展示出來，使管理人員能夠更加方便的對(duì)信息進(jìn)行整理和導(dǎo)入，使管理員的工作變得更加高效，減少人員的成本投入，并能夠在一定程度上加強(qiáng)其工作效率，增強(qiáng)工作人員進(jìn)行工作的積極性。

例如，在舉辦某專題檔案展覽時(shí)，管理人員可以通過信息的分類，對(duì)相關(guān)專題的信息進(jìn)行整理，并通過各種渠道進(jìn)行相關(guān)資料的收集和分類上傳，使專題內(nèi)的信息更加具有條理性和準(zhǔn)確性，通過這一步驟，也能夠?yàn)槲磥淼男畔⒌乃阉骱筒檎掖蛳禄A(chǔ)，因此，分類整理信息對(duì)未來的工作是十分重要的，這種方式不斷促進(jìn)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，使之通過信息化管理系統(tǒng)的融合，為工作人員和用戶都提供便捷的收取信息的方式，不斷實(shí)現(xiàn)資源的完整性和準(zhǔn)確性。

3）制定合理的管理制度。對(duì)于一個(gè)體系的發(fā)展，制度是必不可少的。在檔案信息化的背景下，更加應(yīng)該嚴(yán)格的設(shè)置合理的管理制度。例如，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，首先要確定歸檔的目的和標(biāo)準(zhǔn)，只有擁有確定的歸檔要求，才能夠使檔案信息得到準(zhǔn)確的整理和分類，在接下來查找的過程中，才能夠準(zhǔn)確無誤的查找到所習(xí)得信息。

4）設(shè)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮瞬榄h(huán)節(jié)。在一項(xiàng)工作完成后，有必要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)密的核查，在這一環(huán)節(jié)應(yīng)用信息化的系統(tǒng)能夠在很大程度上節(jié)約管理工作者的時(shí)間，不斷提升其工作效率。例如，在對(duì)姓名和電話進(jìn)行核查時(shí)，可以制作一個(gè)簡單的程序，通過信息化的技術(shù)不斷的完善信息的錄入，使其能夠在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到準(zhǔn)確的信息整理。

5）擴(kuò)展功能的設(shè)計(jì)。在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案信息化，其中不知要擁有基礎(chǔ)的管理功能，對(duì)功能進(jìn)行不斷的拓展也是十分必要的，例如，在收集相關(guān)的信息時(shí)，可以開發(fā)將紙質(zhì)的文件進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化的功能，即將紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)化，這一功能不只局限在紙質(zhì)文檔，也可以在圖片資料等方式進(jìn)行應(yīng)用。

3 結(jié)束語

本文簡要的介紹了幾點(diǎn)有關(guān)檔案信息化管理的具體方式，包括采用網(wǎng)頁版的檔案記錄、設(shè)立內(nèi)部電子信息管理系統(tǒng)、制定合理的管理制度、設(shè)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮瞬榄h(huán)節(jié)、擴(kuò)展功能的設(shè)計(jì)這五方面，希望對(duì)相關(guān)工作人員提供一些幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]郭貴來.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下工程檔案信息化管理功能實(shí)現(xiàn)研究[J].中國管理信息化，2016（17）：193.