試析如何做好文書檔案管理工作

摘 要：文書檔案形成于企業(yè)的運(yùn)營過程之中，能夠為企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)以及管理活動提供支持，確保決策的科學(xué)性。文書檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理中占據(jù)著重要的地位，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展方向產(chǎn)生影響。本文首先介紹了企業(yè)文書檔案管理存在的問題，進(jìn)而探究文書檔案管理工作的重要性，最后論述優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的具體舉措。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理工作;企業(yè)文書

文書檔案也被稱為管理性檔案，指的是那些具有保存?zhèn)洳閮r值的檔案，通常是由企事業(yè)單位以及機(jī)關(guān)團(tuán)體等社會組織在行政管理活動中所形成的。文書檔案管理工作的質(zhì)量會對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理產(chǎn)生十分重要的影響，文書檔案信息是否準(zhǔn)確會直接影響企業(yè)決策的科學(xué)性。在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，檔案資源的價值越來越為人們所關(guān)注，如何提升文書檔案管理工作的水平，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)是我們亟需解決的一個問題。

1 企業(yè)文書管理工作存在的問題

1）各部門缺乏協(xié)調(diào)配合。文書檔案管理需要各部門的密切配合，然而在實際的檔案管理工作中，各部門的文檔工作配合缺乏默契，整體的執(zhí)行效果也大打折扣。企業(yè)的歸檔工作需要將各部門的相關(guān)文件資料進(jìn)行整合收集，然而有些部門往往不樂于將需要?dú)w檔的文件交由檔案員統(tǒng)一保管。檔案管理人員在多次催繳之后只能選擇放棄，這使得重要文件丟失的概率大大增加，這類問題的出現(xiàn)，極大地束縛了整體檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為了避免這種情況的出現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)有針對性的采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)各部門之間的配合，并由一個專門的部門負(fù)責(zé)文書檔案管理工作，從而使得文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2）文秘與檔案管理工作銜接存在偏差。一些文秘人員對檔案管理工作缺乏相應(yīng)的了解，檔案管理人員也對文秘工作缺乏真正的認(rèn)識，這使二者在工作認(rèn)知層面存在著一定的差異，使得執(zhí)行效果不甚理想。文秘與檔案管理工作出現(xiàn)了銜接主體的偏差，導(dǎo)致公文格式與處理程序出現(xiàn)許多錯誤，例如紙張不規(guī)范，裝訂不合理等問題。

3）文書檔案保密工作有待進(jìn)一步加強(qiáng)。科技的發(fā)展使得經(jīng)濟(jì)競爭愈演愈烈，為了在競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位，很多境外組織都會通過一些非法的手段來竊取一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)成果，這種情形下，我國企業(yè)必須對文書檔案的保密性給予足夠的重視，從而避免信息泄露給企業(yè)發(fā)展造成不可挽回的損失。目前企業(yè)文書檔案保密工作具有新的特點(diǎn)：一是內(nèi)部主動泄密，二是木馬、后門盜竊文書檔案層出不窮，三是口令保護(hù)過于簡單。除了一些客觀因素外，在文書檔案保密工作中最主要的因素就是“人”。文書管理檔案保密性的提高離不開檔案管理人員的努力，因此為了保障文書檔案保密管理工作能夠順利開展，必須制定嚴(yán)格的聘用條件，并對他們進(jìn)行專業(yè)的訓(xùn)練。在大數(shù)據(jù)時代，信息資源的重要性是不言而喻的，如果企業(yè)的核心信息外泄，會給企業(yè)帶來致命性的打擊。為了避免信息泄露情形的出現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從各個層面來開展保密工作，既要利用各種技術(shù)來對信息進(jìn)行加密，也要對相應(yīng)人員進(jìn)行培訓(xùn)，避免出現(xiàn)信息的內(nèi)部泄露。

2 文書檔案管理工作的重要性

1）完整且準(zhǔn)確的紀(jì)實憑證。當(dāng)企業(yè)要調(diào)取某一特定時期的歷史記錄，這時檔案管理工作的重要性便顯現(xiàn)出來。市場是瞬息萬變的，如果企業(yè)不能做好應(yīng)對準(zhǔn)備，及時的調(diào)整經(jīng)營管理方案，很容易被時代所拋棄。橫店集團(tuán)作為一個特大型民營企業(yè)，已經(jīng)有多年的發(fā)展歷史，業(yè)務(wù)遍及多個國家和地區(qū)，為通過文書檔案管理工作，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展脈絡(luò)進(jìn)行梳理，為企業(yè)今后發(fā)展指引方向。

2）具有一定的參考價值。在信息化時代，文書檔案信息類型與數(shù)量呈不斷增長的趨勢，檔案信息資源的價值也越來越大。文書檔案資料在企業(yè)各項工作的開展中都扮演著重要的角色，能夠為企業(yè)決策提供信息支持，從而規(guī)避有可能出現(xiàn)的經(jīng)營風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。橫店集團(tuán)的業(yè)務(wù)涵蓋第二與第三產(chǎn)業(yè)，高質(zhì)量的文書檔案管理工作為橫店集團(tuán)擴(kuò)大規(guī)模提供了信息資源，確保其能夠避免經(jīng)濟(jì)陷阱，在自身發(fā)展的同時能夠?qū)窠?jīng)濟(jì)增長有所貢獻(xiàn)。

3 優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的具體舉措

1）提升文書檔案信息化管理水平?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)為經(jīng)濟(jì)發(fā)展注入了新的活力，不及催生了一些新興行業(yè)，例如電商、物流，而且為傳統(tǒng)行業(yè)提供了更多的發(fā)展機(jī)會。在這種時代背景下，企業(yè)如果想要切實提高文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就必須利用云數(shù)據(jù)、大計算等技術(shù)，做到信息化管理。與傳統(tǒng)的管理方式相比，信息化管理不僅能夠節(jié)省管理的實間，減少文書管理的成本支出，而且能夠避免人工管理的誤差問題，從而有效減少檔案丟失的問題。為了能夠建立一個系統(tǒng)的管理平臺，企業(yè)應(yīng)當(dāng)投入相應(yīng)的資金，利用云儲存技術(shù)來實現(xiàn)資源的共享，從而加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的配合。檔案數(shù)量與種類的不斷多使得文書檔案管理工作越來越困難，如果還是單純的依靠傳統(tǒng)的人工管理，那么企業(yè)文書管理工作會處于一個混亂的狀態(tài)，那為企業(yè)決策提供依據(jù)的作用也無法得到發(fā)揮。長此以往，不僅文書管理工作會流于形式，難以實現(xiàn)應(yīng)有的價值，整個企業(yè)的經(jīng)營管理也會受到限制，難以在市場中有很強(qiáng)的競爭力。為了避免這種情況的出現(xiàn)，信息化管理體系的創(chuàng)建勢在必行，企業(yè)要從自身發(fā)展的現(xiàn)實需要出發(fā)，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入到文書管理工作之中，從而切實提升文書管理的專業(yè)性與科學(xué)性。

2）提升檔案文書管理工作人員的綜合素質(zhì)。在當(dāng)今社會，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的競爭日趨激烈，一個企業(yè)如果想要在競爭中獲得最終的勝利必須依靠高素質(zhì)的專業(yè)型人才。為了保證文書檔案管理工作順利開展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將更多的注意力放在文書管理人員綜合素質(zhì)提高上來。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定一套完備的文書檔案管理人員招聘要求，確保相關(guān)人員掌握一定的文書檔案管理知識與能力。其次，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)定期為文書檔案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)，確保他們具備從事文書檔案管理的基本素質(zhì)，保證文書檔案管理工作有序開展。最后，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文書檔案管理人才隊伍建設(shè)，引進(jìn)一些責(zé)任心強(qiáng)的人來從事文書檔案管理工作，并給予他們一定的物質(zhì)與精神獎勵，確保他們能夠全身心的投入到文書檔案管理工作中來。文書檔案管理工作人員的素質(zhì)決定著文書檔案管理工作的水平，如果工作人員缺乏相應(yīng)的知識與技能，對文書檔案管理的重要性缺乏正確的認(rèn)識，那么無論外部條件多么完備，文書檔案管理工作也難以按照預(yù)期設(shè)想那樣開展，文書檔案的信息價值也無法得到應(yīng)有的發(fā)揮。

3）實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理。在文書檔案的管理過程中，各類程序的規(guī)范性會對檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，因此必須確保文書檔案管理的規(guī)范性。在進(jìn)行文書檔案管理時，應(yīng)當(dāng)將各項文書工作進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，使各項處理都符合規(guī)定，從而將文書管理與檔案管理緊密聯(lián)系起來。例如在開展文檔編號以及文書分類工作的時候，應(yīng)當(dāng)將文書和檔案一一對應(yīng)起來，從而為今后的查詢工作提供便利。文書檔案管理的工作人員要定期檢查和維護(hù)檔案案卷，及時刪除一些不必要的文件，對案卷進(jìn)行整合，將具有內(nèi)在聯(lián)系性的案卷聯(lián)系在一起，從而提高案卷查詢的效率與案卷的使用率。除此之外，文書檔案管理的有關(guān)人員還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)國家有關(guān)文檔管理的法律法規(guī)以及政策要求，在結(jié)合企業(yè)制度規(guī)范的同時實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理。

文書檔案管理工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著重要的作用，為了進(jìn)一步提升文書管理工作的實效性，必須強(qiáng)化文書檔案的管理力度，提升文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，從而實現(xiàn)文書檔案管理的制度化與規(guī)范化。

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作者簡介

厲琳群（1977-），女，漢族，浙江東陽人，本科，中級職稱，研究方向：企業(yè)檔案管理。