電子文件歸檔工作中存在的問(wèn)題及思考

摘 要：電子文件的大量涌現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，給檔案工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。由于電子文件自身的特點(diǎn)使歸檔工作凸顯了若干問(wèn)題，本文通過(guò)介紹電子文件歸檔的概念、歸檔的必要性和意義，分析了歸檔存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔;存在問(wèn)題;思考

20世紀(jì)90年代中期，電子文件開(kāi)始大量產(chǎn)生，采用傳統(tǒng)的管理方法難以保護(hù)其作為檔案必須具備的原始性、可靠性，甚至連最起碼的可以識(shí)讀的要求有時(shí)也無(wú)法滿(mǎn)足，這給檔案界帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。鑒于電子文件將是信息社會(huì)檔案管理的主要對(duì)象，電子文件的歸檔管理因而迅速成為人們的關(guān)注焦點(diǎn)。到目前，大多數(shù)檔案管理還是電子、紙質(zhì)文件雙軌運(yùn)行，雙套保存，這在一定程度上折損了電子文件管理方法的科學(xué)性，“單軌制、單套制”成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 電子文件歸檔的概念

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

電子文件歸檔現(xiàn)行電子文件向檔案電子文件的轉(zhuǎn)化。指將應(yīng)歸檔的電子文件經(jīng)過(guò)整理，確定其檔案價(jià)值后，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)或脫機(jī)載體，從文件形成部門(mén)轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)到受檔案部門(mén)控制的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

2 電子文件歸檔的必要性和意義

業(yè)務(wù)部門(mén)很困惑，電子文件為什么要?dú)w檔，在服務(wù)器中有最好的備份與存儲(chǔ)，為什么還要檔案部門(mén)來(lái)歸檔呢？

電子文件歸檔是賦予有保存價(jià)值的電子文件以檔案身份的過(guò)程，其標(biāo)志性動(dòng)作是將具有檔案價(jià)值的電子文件由形成部門(mén)向檔案部門(mén)移交，電子文件管理責(zé)任也隨之由文件生成部門(mén)向檔案部門(mén)正式轉(zhuǎn)移。電子文件的管理強(qiáng)調(diào)主動(dòng)控制，亦常用“捕獲”一詞來(lái)表示對(duì)應(yīng)歸檔文件的主動(dòng)收集和獲取。

由于現(xiàn)在的科研生產(chǎn)工作都采用信息化手段，比如文檔編制采用OFFICE軟件，圖紙繪制采用AUTOCAD、CATIA軟件，產(chǎn)生大量電子文件，而部分以三維模型形式存儲(chǔ)的文件無(wú)法轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，必然會(huì)導(dǎo)致單軌制運(yùn)行方式，電子文件歸檔成為檔案發(fā)展的必經(jīng)之路。且信息化系統(tǒng)中存在大量的碎片化、未經(jīng)嚴(yán)格審查的、不具有歸檔價(jià)值的文件，因此對(duì)電子文件歸檔管理提出了緊迫的需求和千載難逢的機(jī)遇。并且國(guó)家倡導(dǎo)推行無(wú)紙化，減少紙質(zhì)消耗是對(duì)綠色發(fā)展的最好

闡釋。

3 電子文件歸檔存在的問(wèn)題

文件使用與歸檔為我國(guó)各大企業(yè)的發(fā)展提供了重要支撐，但電子文件產(chǎn)生之前，人們并沒(méi)有對(duì)文件及檔案的長(zhǎng)期真實(shí)性產(chǎn)生過(guò)懷疑，或是盡管有懷疑，也通過(guò)各種辦法予以解決。但是，當(dāng)電子文件出現(xiàn)后，因具有非直讀性、信息系統(tǒng)依賴(lài)性、載體可轉(zhuǎn)換性、信息易變性、信息存儲(chǔ)高密度性、信息共享性六個(gè)特點(diǎn)，

人們對(duì)電子文件的長(zhǎng)期真實(shí)性的確定存在很大的難度，必然給電子文件的歸檔帶來(lái)巨大的難度。

1）電子文件歸檔的制度流程還缺乏規(guī)范性。大量電子文件的產(chǎn)生讓人們對(duì)歸檔問(wèn)題越來(lái)越重視和關(guān)注，檔案界也在不斷探索研究，但目前還停留在理論層面，實(shí)際操作性、應(yīng)用性的方法比較少。

2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口不健全。歸檔接口設(shè)置在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)始是難度最大也是最為重要的環(huán)節(jié)。作為接口既要保障文件形成產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)使用、管理元數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確，還要滿(mǎn)足電子文件轉(zhuǎn)化為檔案的各項(xiàng)要求。由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)脫節(jié)，目前電子文件歸檔還延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的管理模式，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件經(jīng)過(guò)鑒定手工下載轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、分類(lèi)、組卷、保管、利用，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子文件跨系統(tǒng)自動(dòng)歸檔的目標(biāo)，捕獲數(shù)據(jù)成為虛設(shè)。

3）軟件系統(tǒng)與標(biāo)準(zhǔn)的差距。業(yè)務(wù)部門(mén)使用數(shù)以萬(wàn)計(jì)的辦公系統(tǒng)，檔案人員并沒(méi)有在軟件功能的前端設(shè)計(jì)就參與，也沒(méi)有提出歸檔需求，缺乏自動(dòng)化較高的電子文件歸檔管理功能，導(dǎo)致軟件在形成和管理電子文件及檔案方面，功能有缺陷，流程不規(guī)范、格式不統(tǒng)一，影響電子文件歸檔。

4 解決電子文件歸檔的對(duì)策

1）標(biāo)準(zhǔn)制度保障。根據(jù)實(shí)際工作需要，制定內(nèi)容具體、具有可操作性、適用企業(yè)內(nèi)部管理的切實(shí)可行標(biāo)準(zhǔn)制度。可由業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)關(guān)于電子文件歸檔共同統(tǒng)籌規(guī)劃，保證文件的輸入輸出格式規(guī)范統(tǒng)一，技術(shù)處理方法一致、對(duì)接的軟硬件設(shè)備一致，才能保障在線(xiàn)共享無(wú)障礙，提高檔案管理效率。

2）打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的溝通壁壘。將業(yè)務(wù)系統(tǒng)例如OA、AVIDM、CMTOOL等系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，并將收集、整理、鑒定等歸檔方案嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，電子文件按照設(shè)定規(guī)則自動(dòng)分類(lèi)、組卷準(zhǔn)確完整的導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。

3）加快系統(tǒng)化、多元化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化、整合，以此讓檔案利用更加方便快捷的一項(xiàng)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的工作。這項(xiàng)工作是將信息積少成多、無(wú)序向有序邁進(jìn)的過(guò)程，是將檔案知識(shí)與信息技術(shù)整合的產(chǎn)物，所以加快系統(tǒng)、多元的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為館藏檔案的深度挖掘也提供了資源，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)用戶(hù)。

4）打造一支專(zhuān)業(yè)技術(shù)過(guò)硬的檔案團(tuán)隊(duì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)信息技術(shù)的要求越來(lái)越高，檔案人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，還要具備較高的計(jì)算機(jī)水平。優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍從兩方面來(lái)抓：一、對(duì)檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，邀請(qǐng)內(nèi)外部專(zhuān)家來(lái)及時(shí)講解業(yè)務(wù)工作中遇到的問(wèn)題。二、招聘專(zhuān)業(yè)檔案人才，基本功扎實(shí)，可以更快更好地投入到工作中去。

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作者簡(jiǎn)介

劉婷，北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所，館員，檔案學(xué)碩士，研究方向：檔案管理。