醫(yī)改背景下公立醫(yī)院檔案管理工作研究

張佳

[摘要] 隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，對公立醫(yī)院的檔案管理提出了新的、更高的要求，因此如何強(qiáng)化公立醫(yī)院的檔案管理工作已成為其面臨的一大難題。檔案管理工作要結(jié)合實(shí)際，抓好薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)調(diào)整，加大力度，改進(jìn)管理理念，創(chuàng)新管理模式，提高管理效率，加強(qiáng)人員管理和信息化平臺搭建，實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。該文主要針對新醫(yī)改下公立醫(yī)院檔案管理存在的問題提出有效的解決方案，以供參考。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)改;公立醫(yī)院;檔案管理

[中圖分類號] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）09（a）-0028-03

[Abstract] With the continuous deepening of the reform of the medical and health system， new and higher requirements have been put forward for the file management of public hospitals. Therefore， how to strengthen the file management of public hospitals has become a major problem facing them. File management must be based on reality， grasp weak links， adjust in time， increase efforts， improve management concepts， innovate management models， improve management efficiency， strengthen personnel management and information platform construction， and realize the sustainable development of public hospital file management. This article mainly proposes effective solutions to the problems existing in the file management of public hospitals under the new medical reform for reference.

[Key words] Medical reform; Public hospitals; File management

在當(dāng)今新時(shí)代，對于公立醫(yī)院而言，檔案管理工作是一項(xiàng)看起來不起眼但又不可或缺的工作，其影響著公立醫(yī)院的建設(shè)和可持續(xù)性發(fā)展。隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷更新與前進(jìn)，以往落后的檔案管理模式已不能跟上時(shí)代發(fā)展步伐。所以，為了建立全新的信息化檔案管理模式，需要公立醫(yī)院管理人員具有領(lǐng)先意識，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和優(yōu)秀人才，以此促公立醫(yī)院檔案管理的有效進(jìn)行，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院保管各種珍貴資源材料和歷史數(shù)據(jù)的重要內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院良序發(fā)展的關(guān)鍵一步。伴隨著醫(yī)改的不斷發(fā)展，公立醫(yī)院檔案管理迎來了很大的挑戰(zhàn)和更大的機(jī)遇，兩者之間存在的主要矛盾也逐漸顯現(xiàn)[1]。所有的公立醫(yī)院只有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能很好地解決這一矛盾。通過改進(jìn)管理理念，創(chuàng)新管理模式，提高管理效率，加強(qiáng)人員管理和搭建信息化平臺等途徑提高管理效率，優(yōu)化原有的管理體系，完善檔案管理模式，更好地適應(yīng)公立醫(yī)院現(xiàn)代化管理的需要，促進(jìn)公立醫(yī)院檔案管理體系的全面發(fā)展。

1? 存在問題

1.1? 檔案管理工作不重視

在公立醫(yī)院管理中，檔案管理工作與臨床一線管理工作有本質(zhì)區(qū)別，不像臨床管理工作能給公立醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)和社會效益[2]。相較于臨床等部門，檔案部門的檔案管理只能起到一定的輔助，從醫(yī)院管理層到面對患者的臨床一線，均沒有充分認(rèn)識到公立醫(yī)院的檔案管理的重要性，沒有足夠的重視，缺乏管理意識，許多管理人員都是隨意的處理檔案管理工作，工作態(tài)度消極，導(dǎo)致公立醫(yī)院的整體檔案管理工作的不能很好地開展，檔案管理內(nèi)容陳舊，方法落后，程序被動(dòng)。

1.2? 檔案管理制度有待完善

現(xiàn)階段，許多公立醫(yī)院都已經(jīng)有了自己的一套管理制度，雖然每家公立醫(yī)院都有自己的檔案管理部門對醫(yī)院的檔案進(jìn)行收集、分類、歸檔、管理等工作[3]。但是檔案管理方面的制度制定得很少，大多數(shù)公立醫(yī)院都是根據(jù)實(shí)際情況制定具體的管理措施，對檔案管理的內(nèi)容沒有詳細(xì)、具體的規(guī)定，缺乏一致的、合理的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。此外，檔案管理沒有納入醫(yī)院的績效考核，也導(dǎo)致檔案工作缺乏有效的管理，檔案管理監(jiān)督不力。

1.3? 檔案管理人才短缺

檔案管理不僅需要管理人員具備相關(guān)的專業(yè)知識，還要求管理者對醫(yī)學(xué)臨床等具備一定的認(rèn)知。然而，現(xiàn)階段公立醫(yī)院的重視程度不足，分配到檔案管理崗位的人員多為調(diào)離其他一級部門、不能從事臨床工作的醫(yī)務(wù)人員。這些人員的理論水平和文化水平也不高，不僅沒有專業(yè)知識，而且現(xiàn)代化信息技能的應(yīng)用能力也較低，對檔案管理沒有自覺性和敏感度。公立醫(yī)院的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略也一般會忽視檔案管理人員的繼續(xù)教育和培養(yǎng)，缺乏專業(yè)知識和臨床、醫(yī)護(hù)等相關(guān)知識進(jìn)行檔案管理，均會使得公立醫(yī)院檔案管理工作缺乏創(chuàng)新力和活力[4]。

1.4? 缺少現(xiàn)代化管理技術(shù)的使用

檔案管理涉及到許多復(fù)雜的內(nèi)容，和醫(yī)院檔案管理相關(guān)的資源配置和信息存儲整個(gè)醫(yī)院，因此，在實(shí)際的檔案管理，需要人們有強(qiáng)烈的信息分類意識，并且能夠加以保存，如果檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，將會有大量的工作，隨著時(shí)間的推移，部分文件的管理人員將失去耐心，工作中也會出現(xiàn)漏洞。此外，對于檔案的管理還需要注意方法，如果員工保管不當(dāng)，室內(nèi)潮濕、火災(zāi)等條件下，將會損壞大量的檔案，導(dǎo)致醫(yī)院的工作無法開展。目前，電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)療單位的一部分已經(jīng)意識到信息技術(shù)的優(yōu)勢，許多醫(yī)院引入大量的電子設(shè)備，雖然改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理工作的效率，但醫(yī)院檔案管理仍然存在很多問題，例如，員工很難使用現(xiàn)代軟件技術(shù)，高新技術(shù)資源不能得到充分利用是制約醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的重要因素。

2? 檔案管理意義

2.1? 有效的患者檔案管理

病歷在公立公立醫(yī)院檔案中占有十分重要的比重，病歷管理的好壞直接體現(xiàn)了該醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)和就診流程的優(yōu)化程度。此外其專業(yè)性較高，技術(shù)要求較嚴(yán)決定了患者檔案管理不同于其他的檔案管理病歷，與人民群眾的生命健康和就診治療過程有著密切的關(guān)系。病歷具有較強(qiáng)的實(shí)用性、及時(shí)性和利用性，因此有必要在短時(shí)間內(nèi)做好診斷信息的收集和處理工作，對病歷中信息進(jìn)行全面分析，為領(lǐng)導(dǎo)管理和決策提供了便利[5]。不同科室的醫(yī)務(wù)人員也可以進(jìn)行自我反思，提高公立醫(yī)院工作效率。

2.2? 完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理

公立醫(yī)院保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)的設(shè)備基礎(chǔ)就是各類醫(yī)療設(shè)備。公立醫(yī)院需要將醫(yī)療設(shè)備的情況都詳細(xì)計(jì)入在冊，使醫(yī)院能充分了解醫(yī)療設(shè)備的采購、使用和維修情況，確保各設(shè)備均處于良好狀態(tài)。特別是在引進(jìn)核磁共振掃描儀、螺旋CT機(jī)、多功能數(shù)碼相機(jī)等大型醫(yī)療設(shè)備時(shí)，醫(yī)療設(shè)備的管理尤為重要。醫(yī)療設(shè)備檔案的建立有利于公立醫(yī)院及時(shí)掌握醫(yī)療設(shè)備的使用壽命，從而做好各項(xiàng)工作，減少不必要的浪費(fèi)。醫(yī)療檔案管理可以保證醫(yī)療設(shè)備的穩(wěn)定和醫(yī)療技術(shù)的改進(jìn)。

2.3? 患者信息保密

患者的就診信息和私人信息也是醫(yī)院需要進(jìn)行保密和謹(jǐn)慎處理的內(nèi)容，也是公立醫(yī)院檔案管理部門開展工作的重要依據(jù)和關(guān)鍵。無論患者的病情是否嚴(yán)重，醫(yī)院都有義務(wù)和責(zé)任對外界保密患者的病歷等個(gè)人信息，只有對患者信息有足夠的重視程度，才能在一定程度上減少醫(yī)患之間的矛盾，即使發(fā)生了不可避免的醫(yī)患事故，可為公立醫(yī)院在醫(yī)療事故中提供重要的依據(jù)。

2.4? 建立和諧醫(yī)患關(guān)系

建立相互尊重、信任的和諧醫(yī)患關(guān)系是公立醫(yī)院實(shí)行醫(yī)改的主要目的之一。在目前的醫(yī)院模式下，主要是通過醫(yī)院宣傳、親友介紹等途徑增強(qiáng)醫(yī)患之間的信任。這種信任的基礎(chǔ)非常薄弱，急需建立一種基于制度和憑證的社會信任體系。公立醫(yī)院檔案的憑據(jù)和歷史數(shù)據(jù)對醫(yī)患建立相互信任起著及其重要的作用。這就要求公立醫(yī)院保存相關(guān)病歷、歷史記錄、醫(yī)療采購文件等重要文件。這些文件的保管和檔案的保存對于明確醫(yī)患雙方的責(zé)任，維護(hù)雙方合法權(quán)益起著重要的作用。

3? 改善措施

3.1? 管理理念與模式創(chuàng)新

為了充分發(fā)揮檔案管理的作用，首先必須改變原有的檔案管理觀念，公立醫(yī)院管理者必須認(rèn)識到檔案管理的重要性。同時(shí)，公立醫(yī)院應(yīng)定期對全體員工進(jìn)行培訓(xùn)，明確工作職責(zé)，重點(diǎn)強(qiáng)化管理人員的檔案收集、整理、歸檔等工作能力，提高檔案管理意識，做好檔案管理工作。培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新能力，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，提出有效的檔案管理方法和措施，豐富檔案的內(nèi)容和質(zhì)量，真正發(fā)揮檔案的優(yōu)勢為公立醫(yī)院的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。此外，公立醫(yī)院在檔案管理過程中必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，創(chuàng)新管理模式，全面實(shí)施檔案無紙化管理，多使用電子檔案，推動(dòng)檔案管理發(fā)展為綠色、無污染的環(huán)保管理。另外，使用電子化管理能改變原有的檔案存儲模式，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制，防止檔案的缺失和隨意篡改。需要改變原有的文件存儲模式，建立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，防止文件丟失和損壞。另外，在檔案的保存過程中，要利用檔案系統(tǒng)對醫(yī)療檔案進(jìn)行合理化配置，對醫(yī)療檔案進(jìn)行有效劃分。

3.2? 完善醫(yī)院檔案管理制度

隨著醫(yī)改的不斷推進(jìn)，對醫(yī)院檔案管理工作的要求也越來越嚴(yán)格。如何緊跟醫(yī)改的步伐，提高醫(yī)院檔案管理的水平，需要制定一套創(chuàng)新、高效的管理制度。在檔案管理的過程中，應(yīng)專門成立檔案管理團(tuán)隊(duì)，由專業(yè)的管理人員進(jìn)行全局的管理，并指導(dǎo)他人對檔案進(jìn)行行之有效的分類管理和整理。積極構(gòu)建相關(guān)部門之間的溝通與合作渠道，完善公立醫(yī)院內(nèi)部檔案管理體系。通過科室之間的合作與交流促進(jìn)檔案管理的開展，有效提高醫(yī)院檔案管理的能力。

3.3? 檔案管理效率提升

公立醫(yī)院利用現(xiàn)代科技建設(shè)檔案管理電子系統(tǒng)，能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展與檔案管理的有序?qū)樱粩嗤苿?dòng)檔案管理向信息化方向發(fā)展。同時(shí)，可以利用云計(jì)算來保存檔案中的原始文件，減少文件的損壞和遺失;利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加快對數(shù)據(jù)庫信息的搜索和查詢。同時(shí)，公立醫(yī)院可以利用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)建立一個(gè)特定的網(wǎng)絡(luò)檔案平臺，方便患者使用和查詢個(gè)人醫(yī)療，實(shí)現(xiàn)更人道的醫(yī)療檔案服務(wù)。通過建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，患者可以更方便地查詢病歷等歷史數(shù)據(jù)，減少醫(yī)院的作業(yè)內(nèi)容，全面提高醫(yī)院效率。

3.4? 加強(qiáng)檔案管理人員管理

公立醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量與管理人員的素質(zhì)密切相關(guān)。規(guī)范檔案管理人員的行為，在滿足檔案管理工作的要求的基礎(chǔ)上，才能使檔案管理工作順利開展。公立醫(yī)院在選擇檔案管理人員時(shí)，要從其對待工作的責(zé)任心、嚴(yán)謹(jǐn)性，創(chuàng)新思維、管理能力等方面進(jìn)行綜合考慮。同時(shí)，要不斷提高管理人員的文化素質(zhì)和專業(yè)知識修養(yǎng)，定期舉行檔案管理水平競賽，激發(fā)管理人員的工作熱情，學(xué)會運(yùn)用所學(xué)知識解決問題。檔案管理人員還要定期進(jìn)行工作總結(jié)和交流，閱讀臨床等醫(yī)學(xué)方面的報(bào)告和論文，做到與時(shí)俱進(jìn)，有效地開展管理工作。此外，還需要建立檔案管理責(zé)任落實(shí)機(jī)制，建立流程步驟，細(xì)化各種檔案管理環(huán)節(jié)，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)管理人員上，做到事事都能找到負(fù)責(zé)人，避免無人承擔(dān)問題和錯(cuò)失的尷尬局面。

3.5? 搭建信息管理平臺

公立醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理投入，以滿足新醫(yī)改和新形勢下公立醫(yī)院檔案管理的信息需求。在公立醫(yī)院內(nèi)部建立一個(gè)比較完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是十分必要的。配備所需的軟件和硬件設(shè)施的公立醫(yī)院檔案信息管理，例如建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，完善文件的軟件平臺，生成公立醫(yī)院檔案信息為各種數(shù)字信息形式進(jìn)行保存、查詢和利用，專注于電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全[6]。公立醫(yī)院局域網(wǎng)和其他平臺將醫(yī)院業(yè)務(wù)文件及時(shí)進(jìn)行收集和集成，提高公立醫(yī)院檔案信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，支持醫(yī)療體系新醫(yī)改政策的制定和實(shí)施。

3.6? 加強(qiáng)科技手段的應(yīng)用，提升管理效果

目前，電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)不僅改變了人們的生產(chǎn)和生活方式，也為人們提供了很多便利，因此，中國醫(yī)療企業(yè)還需要引進(jìn)先進(jìn)的電子設(shè)備，提高日常工作效率和工作水平。醫(yī)院除了應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)設(shè)備的引入，也應(yīng)該提高數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)，改進(jìn)檔案管理[7]。為了提高檔案管理工作水平，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)配備一個(gè)全面的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為其進(jìn)入檔案和獲得支持等工作，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)不僅可以提高檔案管理工作的效率，也可以提高檔案的安全保護(hù)，同時(shí)，要注意檔案管理需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識，應(yīng)該熟練使用殺毒軟件，學(xué)習(xí)使用防火墻，保護(hù)電子檔案的安全。此外，相關(guān)人員也應(yīng)及時(shí)檢查計(jì)算機(jī)硬件，如果發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)維修和保養(yǎng)，避免漏電、火災(zāi)和其他情況下，確保檔案信息的安全，不斷提高檔案管理[8]。

3.7? 建立檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院需要建立一個(gè)三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用提供可靠的基礎(chǔ)。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，借助現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，檔案應(yīng)分類和總結(jié)，當(dāng)?shù)氐膮^(qū)域網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該擴(kuò)大，醫(yī)院檔案管理中心和檔案管理的支持平臺應(yīng)該建立形成醫(yī)院檔案信息管理平臺。為了提高檔案管理工作效率，需要對檔案進(jìn)行信息化的輸入和掃描，減少手工歸檔工作，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和信息化[9-11]。

4? 總結(jié)

當(dāng)前公立醫(yī)院的檔案管理的地位越發(fā)凸顯，相應(yīng)的工作要求也越來越高。公立醫(yī)院要在明確檔案工作的重要性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案管理的作用，建設(shè)好公立醫(yī)院檔案管理體系和制度。但現(xiàn)階段在檔案管理上依然存在較多問題，公立醫(yī)院需要結(jié)合自身的發(fā)展，采取有效措施對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行大刀闊斧的改革，并做好理念與模式創(chuàng)新，完善管理制度，提高管理效率，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和搭建信息管理平臺等工作，不斷提高公立醫(yī)院檔案管理水平，最終推動(dòng)公立醫(yī)院改革的全面發(fā)展。

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（收稿日期：2020-06-08）