如何做好基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作

田立茂

[摘要] 檔案管理工作作為疾病預(yù)防控制中心的重要內(nèi)容，是保證疾病預(yù)防控制中心穩(wěn)定運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)，新時(shí)代、新模式的檔案管理也越來越受到了社會(huì)的重視?；鶎蛹膊☆A(yù)防控制中心需要收集和保管各地區(qū)的多種病例，對(duì)于病情分析、疾病預(yù)防、疾病控制、疾病研究等有著非常重要的作用，但是目前疾病控制中心檔案管理工作中還存在著一些問題，其中包括檔案管理制度不夠完善、檔案管理信息轉(zhuǎn)化率低、疾病控制檔案使用不規(guī)范、管理檔案的技術(shù)人員專業(yè)能力略顯不足等。該文以基層疾病與防控綜治中心的檔案管理積極意義角度進(jìn)行切入，分析和探討當(dāng)前的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的現(xiàn)狀，并對(duì)新形勢下的行業(yè)發(fā)展做出預(yù)判，為提升疾病預(yù)防控制中心檔案管理的工作效能提出整改措施，意在推動(dòng)我國基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的新時(shí)代發(fā)展進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞] 基層;疾病預(yù)防控制中心;檔案管理工作

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）09（a）-0048-03

[Abstract] As an important content of the Center for Disease Control and Prevention， file management is an important link to ensure the stable operation of the Center for Disease Control and Prevention. The new era and new model of file management has also received more and more attention from the society. The grassroots disease prevention and control center needs to collect and keep a variety of cases in various regions， which plays a very important role in disease analysis， disease prevention， disease control， disease research， etc. However， there are still some problems in the file management of the disease control center. These include the incomplete archive management system， the low conversion rate of archive management information， the improper use of disease control archives， and the slightly insufficient professional capabilities of the technical personnel managing archives. This article focuses on the positive significance of file management at the grassroots disease prevention and control center， analyzes and discusses the current status of the CDC file management work， and makes predictions on the development of the industry under the new situation to improve the effectiveness of the CDC's file management has proposed rectification measures， which are intended to promote the development of a new era in the file management of the CDC in my country.

[Key words] Grassroots; Centers for Disease Control and Prevention; File management

檔案是基于客觀事實(shí)所發(fā)生的事件記錄，其具有一定的查詢和保存意義，檔案管理則是針對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的分類、整理、歸納、收集等一系列的服務(wù)性工作，及時(shí)為前期所發(fā)生的事件做好記錄，也是為未來可能發(fā)生的事件提供數(shù)據(jù)支持和預(yù)測，檔案管理兼具著管理性、服務(wù)性和政治性等特征。檔案由專門的人員進(jìn)行收集和整理，在其漫長的發(fā)展過程中已經(jīng)形成了具有程序化的操作流程，但是隨著信息化時(shí)代的到來，這種傳統(tǒng)檔案管理方法正在逐漸地被改寫。疾病預(yù)防控制檔案是指疾控機(jī)構(gòu)或組織在開展疾病預(yù)防、衛(wèi)生評(píng)價(jià)、公衛(wèi)檢測、診治活動(dòng)、衛(wèi)生檢查等多種形式的活動(dòng)中記錄和保存的具有意義的歷史記錄，它可以是文字、圖片、照片、影像等多種形式或組合，疾控檔案具有歷史性和真實(shí)性，是疾控事業(yè)發(fā)展的重要信息資源和載體，也是現(xiàn)代疾病研究和醫(yī)學(xué)發(fā)展所積累的寶貴財(cái)富，為后續(xù)的醫(yī)學(xué)發(fā)展提供了重要的參考和數(shù)據(jù)。

1? 疾病控制預(yù)防中心檔案管理的重要意義

疾控檔案管理工作具有的關(guān)鍵性意義主要體現(xiàn)在3個(gè)方面：①很多疾病在表象上有很大差別，但是從內(nèi)在治療上有著千絲萬縷的聯(lián)系，醫(yī)療科研人員需要根據(jù)疾控?cái)?shù)據(jù)檔案進(jìn)行查詢和分析，以尋找其間的內(nèi)在關(guān)系，疾控檔案有著交流、借鑒、對(duì)比等功效;②疾控檔案對(duì)于現(xiàn)階段所發(fā)現(xiàn)的病癥、病毒、細(xì)菌等的治療有著很多的數(shù)據(jù)支持，對(duì)于大眾了解疾病和預(yù)防疾病有著科學(xué)化的宣傳作用，對(duì)于提高群眾的防范意識(shí)有著重要的警示作用;③人類與疾病的抗?fàn)帍膩矶疾皇且货矶汀⒁诲N定音的，而是有一個(gè)漫長的探尋過程，檔案管理就是將這個(gè)過程詳細(xì)記錄，即詳細(xì)地說明歷經(jīng)過程和進(jìn)步節(jié)點(diǎn)，也為今后的疾控事業(yè)發(fā)展指明了方向[1]。

2? 基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中存在的問題

2.1? 基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理人員專業(yè)能力不足

我國的醫(yī)療事業(yè)已經(jīng)發(fā)展多年，在檔案的記錄和保存上有著非常豐富的資料，同時(shí)兼具中、西醫(yī)兩種不同的學(xué)科，所以在基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中需要工作人員有更專業(yè)的業(yè)務(wù)能力。從目前的情況來看，很多地方性的基層疾病控制預(yù)防中心的檔案管理人員的專業(yè)能力普遍偏低，在人員專業(yè)結(jié)構(gòu)的配置上也不能滿足當(dāng)今的工作需求。很多工作人員都屬于外聘性質(zhì)，本身不是相關(guān)專業(yè)，也沒有受到過專業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)，大部分時(shí)間都是在摸索中工作，這也使得其檔案管理工作效率低下，錯(cuò)誤率偏高的原因，而疾控醫(yī)療的檔案準(zhǔn)確性對(duì)于其利用價(jià)值有著非常高的影響，所以“人為因素”成為了檔案管理發(fā)展的阻礙。另外很多工作人員在思想上沒有意識(shí)到疾控檔案管理的重要性，將這份工作僅僅當(dāng)做“謀生手段”，有明顯的隨意性，繼而造成檔案的缺失、遺漏、錯(cuò)誤、混亂等現(xiàn)狀[2]。

2.2? 基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理信息轉(zhuǎn)化率低

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在我們的生活中隨處可見，它們?cè)诤芏鄬用娑几淖兞巳藗兊墓ぷ鞣绞胶蜕罘绞剑呀?jīng)成為了我們不可或缺的工具。伴隨著“大數(shù)據(jù)”“云計(jì)算”等更為先進(jìn)的信息化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融合到了各行、各業(yè)當(dāng)中，并對(duì)行業(yè)發(fā)展起到了至關(guān)性的推動(dòng)作用。基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作大多數(shù)是以文字信息、數(shù)據(jù)鏈條、多種媒體為基礎(chǔ)，隨著時(shí)間的推移在疾病方面的數(shù)據(jù)會(huì)越來越多，如果單獨(dú)地依靠人工進(jìn)行整合，其進(jìn)度將會(huì)非常緩慢，而且容易出錯(cuò)，對(duì)于后期的查詢和利用也不能充分發(fā)揮效能，但是信息化技術(shù)為我們提供了更為安全、高效、穩(wěn)定、便捷的工作模式，這也是未來基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的發(fā)展趨勢[3]。

2.3? 缺少硬件設(shè)施

部分基層疾病預(yù)防控制中心不重視檔案硬件設(shè)施建設(shè)，甚至認(rèn)為其是負(fù)性建設(shè)，人力與財(cái)力的投入較少，檔案室多為1～2間房，僅允許放下幾個(gè)檔案柜，將材料放置到檔案柜里即可。這使檔案室的裝具較為陳舊，設(shè)備不全，不具備先進(jìn)的立卷手段，多通過手工操作進(jìn)行編目、檢索與分類等檔案操作。甚至有些基層單位的檔案室過于潮濕與狹窄，未給予“六防”配套設(shè)備，進(jìn)而使檔案材料蟲蛀或霉變，影響其完整性與整潔性。

3? 基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的整改策略探析

3.1? 建立、健全完善的檔案管理制度

正所謂無規(guī)矩不成方圓，一項(xiàng)工作要有顯著的提升和進(jìn)展就必須有明確的工作制度和工作程序，所以要建立、健全完善的基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理制度，才能更好地提升工作質(zhì)量和工作水平[4]。建議分別對(duì)檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息存檔標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案信息轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，并有明確的工作流程，這樣可以使得工作人員在工作過程中以制度作為依托，完全按照既定制度“一步一個(gè)腳印”地逐步開展。完善的檔案管理制度需要工作人員在進(jìn)行檔案收集過程堅(jiān)守檔案齊全的標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案的整理時(shí)間降低到最低水平，在基層疾病控制中心實(shí)行檔案責(zé)任制度，任何檔案工作都可以有線索追查到某個(gè)實(shí)際負(fù)責(zé)人和操作人，明確每個(gè)崗位的工作職責(zé)[5]。

3.2? 注重檔案管理專業(yè)人才的選拔與培養(yǎng)

在上面陳述的文章中我們已經(jīng)詳細(xì)分析了當(dāng)前基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中專業(yè)性人才匱乏的問題，人才是檔案管理中重要的影響因素，要想改變這樣的現(xiàn)狀就需要從人才的選拔與培養(yǎng)兩個(gè)方面入手進(jìn)行改革。基層疾病預(yù)防控制中心要對(duì)人才有足夠的重視程度，盡量在單位內(nèi)部進(jìn)行選拔，挑選一些工作能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精湛、有責(zé)任心的人員加強(qiáng)培養(yǎng)并樹立成榜樣，適當(dāng)?shù)靥岣吖べY待遇，以明確對(duì)工作整改的決心和信心，并注重從多渠道吸引具有相關(guān)專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)人才。與此同時(shí)還要匹配相關(guān)的選拔和聘用管理制度，鼓勵(lì)工作人員加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)，以物質(zhì)待遇等形式調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性，使其檔案管理部門形成良性的工作氛圍[6]。

3.3? 多渠道獲取基層疾控中心檔案管理的資金投入

如果說人才的培養(yǎng)是對(duì)基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的“軟件升級(jí)”，那么對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)和設(shè)備采購則是“硬件升級(jí)”。很多地方疾病預(yù)防控制中心都在逐步地建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，但是其進(jìn)展速度緩慢，這與資金投入的有著一定的聯(lián)系，作為疾控中心深知資金對(duì)于“硬件升級(jí)”的重要性，所以要爭取從更多的渠道獲取投入資金。首先就是要從政府方面爭取國家資金的支持，針對(duì)當(dāng)前的檔案信息管理采用更多的先進(jìn)設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)的投入，充分利用社會(huì)資源進(jìn)行資金引進(jìn)，發(fā)揮基層疾控中心與社會(huì)企業(yè)合作的模式效能，將企業(yè)資金與機(jī)構(gòu)的資源充分結(jié)合互相利用，使得檔案資源能夠更好地被調(diào)動(dòng)起來，從而實(shí)現(xiàn)“硬件快速升級(jí)”。在信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中要針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化入檔、精確化查詢、結(jié)構(gòu)化分類等方面進(jìn)行優(yōu)化和完善，促進(jìn)檔案資源的有效利用，以提升整體性的工作效率[7]。

3.4? 標(biāo)準(zhǔn)化歸檔范圍

中心檔案室的管理內(nèi)容有影像、文書、實(shí)物與設(shè)備等檔案，檔案員在整理檔案時(shí)，需要涉及較多開支與重大事項(xiàng)，因此歸檔難點(diǎn)與重點(diǎn)是管理業(yè)務(wù)檔案，需體現(xiàn)綜合性、學(xué)術(shù)性與總體性原則。在歸檔時(shí)需要把監(jiān)督監(jiān)測相關(guān)材料和保管時(shí)間長、學(xué)術(shù)價(jià)值高的資料歸類為中心級(jí)檔案，保證中心業(yè)務(wù)方案能夠有效概括業(yè)務(wù)活動(dòng)。日常工作中所需要的連續(xù)性文件材料具有較高的不確定性，變更頻率高，為方便查找與補(bǔ)充，可直接存放在科室，定期進(jìn)行整理。統(tǒng)一檔案的收集范圍與實(shí)際分類方法，并結(jié)合工作現(xiàn)狀進(jìn)行完善與補(bǔ)充能夠確保檔案管理的延續(xù)性[8-9]。

3.5? 規(guī)范存儲(chǔ)電子檔案

在信息化技術(shù)的發(fā)展下，電子文件歸檔的工作量日益增加，錄像帶、光盤與磁盤等電子檔案分類方法多根據(jù)常規(guī)方法進(jìn)行，如根據(jù)年代、時(shí)間與文件來源進(jìn)行細(xì)致分類，便于查詢?，F(xiàn)階段，電子文件多通過網(wǎng)絡(luò)終端存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫中，其存儲(chǔ)時(shí)間長，且查詢方便，實(shí)用性強(qiáng)。此外，需根據(jù)電子歸檔現(xiàn)狀進(jìn)行檔案信息化管理，應(yīng)建立自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，進(jìn)而提升管理系統(tǒng)功能?，F(xiàn)階段，開發(fā)與使用數(shù)據(jù)庫是檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的主要途徑，且查詢方法多為目錄查詢。其是檔案管理的發(fā)展趨勢，更具快捷性與高效性。在檔案信息化管理期間，需要發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)化功能，提高疾病預(yù)防控制中心的自動(dòng)化效率[10-11]。

4? 結(jié)語

綜上所述，疾病預(yù)防控制中心檔案管理是我國醫(yī)學(xué)發(fā)展的重要資源型任務(wù)，只有將檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合才能有效地促進(jìn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也要注重人為因素的影響，要從多個(gè)角度培養(yǎng)人才、吸納人才，并建議政府以頂層設(shè)計(jì)的角度對(duì)現(xiàn)有基層疾病預(yù)防控制中心進(jìn)行政策和資金上的扶持。文中對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問題和弊端進(jìn)行了分析，并給出了相關(guān)應(yīng)對(duì)策略，行業(yè)從業(yè)者需要根據(jù)自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，有針對(duì)性地采取問題的解決辦法，為我國的醫(yī)療檔案管理事業(yè)提供重要的基礎(chǔ)性保障。

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（收稿日期：2020-06-04）