檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討

劉小燕

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)在發(fā)展壯大過程中產(chǎn)生了大量的檔案信息。同時，大數(shù)據(jù)時代背景下，如何高效地利用檔案信息，成為企業(yè)面臨的共性問題。通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不僅可以提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量與效率，也可以充分挖掘現(xiàn)有檔案信息的潛在價值，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。本文分析了檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題，希望可以給相關(guān)工作者以啟示。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);信息技術(shù)

快速發(fā)展的信息技術(shù)，不僅給檔案管理工作帶來了機(jī)遇，也帶來了相應(yīng)的挑戰(zhàn)。各個單位在加快檔案信息化建設(shè)的過程中，也面臨著相應(yīng)的問題。以下內(nèi)容分析了檔案信息化概述、建設(shè)作用、建設(shè)過程中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

一、檔案信息化概述

所謂的檔案信息化是指逐步將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案收集、整理、歸檔等諸多工作內(nèi)容中，并借助信息技術(shù)，發(fā)揮出檔案信息的潛在價值。從整體形式來看，我國檔案信息化建設(shè)事業(yè)取得了一定的進(jìn)步，但是相關(guān)的理論體系仍待進(jìn)一步完善。例如，檔案信息化的內(nèi)涵有待進(jìn)一步明確。同時，由于各行各業(yè)的發(fā)展具有差異性，檔案信息化建設(shè)過程中仍然面臨著一系列考驗。

從作用來看，通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，減少了檔案工作人員的工作量。過往傳統(tǒng)的檔案管理方式，多以人工方式來進(jìn)行。檔案管理內(nèi)容較為煩瑣，且隨著各個行業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的檔案數(shù)據(jù)信息，此時不追求工作方式上的創(chuàng)新與改變，不僅會加重工作人員的任務(wù)量，而且極易因員工的個人失誤影響到檔案信息的完整性與精準(zhǔn)性。通過將信息技術(shù)引入到檔案管理中，則提升了檔案工作質(zhì)量與效率，并有效規(guī)避掉因人工失誤引起的檔案信息缺失。此外，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，有助于企業(yè)決策人員或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員充分挖掘檔案信息價值，提升企業(yè)各項決策的科學(xué)合理性，進(jìn)而減少決策失誤引起的人力、物力與財力浪費(fèi)，并最終提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與企業(yè)的市場競爭力。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

企業(yè)類型與經(jīng)營內(nèi)容均具有著多樣性。以下內(nèi)容從建設(shè)意識、檔案人員專業(yè)素養(yǎng)、基礎(chǔ)設(shè)施、制度規(guī)范、安全管理意識等角度分析了各行各業(yè)在檔案信息化建設(shè)中存在的普遍性問題。

（一）建設(shè)意識有待進(jìn)一步加強(qiáng)

在我國過往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，多依托人工方式。同時紙質(zhì)文檔也是較為常見的檔案存儲方式。盡管信息技術(shù)在諸多單位的檔案管理中得到了越來越廣泛的應(yīng)用，但是仍有些單位受到思想意識的影響，或者單位領(lǐng)導(dǎo)未給予檔案管理工作足夠的重視，造成檔案信息化建設(shè)力度跟不上，影響到了企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，阻礙了其他企業(yè)事務(wù)的順利進(jìn)行。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)不可或缺的關(guān)鍵人力支持。換而言之，管理人員的綜合素養(yǎng)直接影響到檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。在實際的建設(shè)中，由于管理人員的綜合素養(yǎng)參差不齊，影響到檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。過往多數(shù)單位在招聘檔案管理人員時，并未對員工的學(xué)歷水平、信息技術(shù)水平等有過多的要求。為此，在進(jìn)行信息化建設(shè)時，有些檔案管理人員電腦操作水平較差，也缺乏充足的電子文件管理經(jīng)驗。而檔案信息化建設(shè)則是將信息歸檔、檢索、查找等一系列處理工作通過信息技術(shù)來進(jìn)行，并依托信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息共享，提升檔案信息的整體利用率。這也就向檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出了更高要求。作為管理人員，只有不斷提升信息技術(shù)水平，并全面了解檔案信息化建設(shè)，方可以更好地推動建設(shè)工作。

（三）缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施

軟硬件設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可或缺的關(guān)鍵性物資。從硬件設(shè)施來看，包括電腦、打印機(jī)、掃描儀、工作場地等。從軟件設(shè)施來看，包括了檔案信息化系統(tǒng)、安全防護(hù)軟件等。由于一些單位或者企業(yè)并未給予檔案信息化建設(shè)足夠的重視，使得建設(shè)工作缺乏充足的人力、物力與財力支持，造成軟硬件設(shè)施水平較為落后，甚至很多單位并未設(shè)置專門的檔案室，影響到檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。

（四）缺乏完善的檔案信息化建設(shè)規(guī)范

檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行離不開相應(yīng)的制度規(guī)范，否則就會造成檔案信息化管理工作無章可循、無制度可依的混亂局面，甚至很多管理人員的行為規(guī)范得不到有效的約束。例如，由于單位未結(jié)合實際情況制定出相應(yīng)的建設(shè)規(guī)范，很多檔案管理人員在出現(xiàn)問題后，存在推卸責(zé)任現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到工作進(jìn)度與工作質(zhì)量。抑或者，檔案管理人員在日常管理工作中，缺乏責(zé)任意識，影響到檔案信息的安全性與完整性。為此，建立健全的檔案信息化建設(shè)規(guī)范就顯得尤為重要。

（五）檔案信息安全管理工作有待加強(qiáng)

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，電子檔案成為多數(shù)檔案信息的存儲方式。從存儲設(shè)備來看，從過往的磁盤、光盤等逐步過渡到云儲存等多種形式。然而，無論哪種存儲形式，都對計算機(jī)有些相對的依賴。一旦計算機(jī)系統(tǒng)安全防護(hù)工作跟不上，檔案管理系統(tǒng)就極易受到黑客攻擊，或者存在系統(tǒng)漏洞等，直接威脅到檔案信息的安全性與完整性。抑或者，有些檔案管理人員自身素養(yǎng)欠缺，在操作系統(tǒng)過程中存在行為失誤，引起檔案缺失。為此，加強(qiáng)檔案信息安全管理工作力度尤為重要。

三、檔案信息化建設(shè)問題解決對策

結(jié)合各行各業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中存在的普遍性問題，以下內(nèi)容提出了相應(yīng)的解決對策，主要劃分為五個方面。

（一）樹立先進(jìn)的檔案管理意識

在新時期，各個單位或者企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并將檔案為信息化建設(shè)納入日常工作范圍。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化成為新時代的重要特征。作為檔案管理工作，只有不斷更新與優(yōu)化工作觀念，并積極運(yùn)用信息技術(shù)水平，方可以更好地提升檔案信息收錄、開發(fā)等多個方面的效率與質(zhì)量，進(jìn)而為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，推動企業(yè)獲得健康發(fā)展。

（二）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

首先，企業(yè)需要結(jié)合現(xiàn)實發(fā)展需要，制定出健全的檔案管理人員招聘策略，為檔案信息化建設(shè)注入新鮮血液。在招聘環(huán)節(jié)，全面考察應(yīng)聘者的檔案管理知識、技能以及信息技術(shù)專業(yè)素養(yǎng)等，并堅持擇優(yōu)錄用原則，選擇出高素養(yǎng)的工作人員。其次，單位需要定期不定期組織專項技能培訓(xùn)，來幫助檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)高效地調(diào)取檔案信息，或者全面掌握檔案信息化服務(wù)。再次，作為檔案管理人員，需要不斷發(fā)揮自身主觀能動性，在提升自身工作技能的同時，較快地適應(yīng)新的工作挑戰(zhàn)。檔案管理人員在實際工作中遇到一些問題后，要及時地尋求解決方法，并有針對性地彌補(bǔ)自身知識或者技能上的不足。

（三）加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

首先，單位或者企業(yè)需要加大資金投入，為檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供充足的人力、物力與財力。企業(yè)需要結(jié)合檔案管理現(xiàn)實需要，采購先進(jìn)的軟硬件設(shè)備。其次，建立專門的檔案室。檔案信息化建設(shè)過程中，企業(yè)需要致力于建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息中心，并充分發(fā)揮出此中心的價值，為企業(yè)其他部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、企業(yè)決策等貢獻(xiàn)出更大的力量。最后，企業(yè)需要加大檔案信息共享力度，且各個部門要與檔案信息管理部門建立良好的溝通與交流機(jī)制，以此來加大檔案信息資源利用力度。

（四）制定科學(xué)完善的檔案信息化建設(shè)規(guī)范

首先，要做到權(quán)責(zé)明確，將各項管理責(zé)任落實到個人，使得每個人都能夠明確地認(rèn)識到自身所擔(dān)負(fù)的責(zé)任。其次，制定健全的檔案信息化建設(shè)規(guī)范。作為檔案管理人員，需要嚴(yán)格按照制定規(guī)范指導(dǎo)自身的檔案管理行為，以此來保證檔案管理工作有章可循。最后，加大檔案管理人員監(jiān)管力度。嚴(yán)格監(jiān)管管理人員的日常工作行為，且一旦出現(xiàn)問題，及時制止檔案管理人員的不當(dāng)行為。

（五）加大檔案信息安全管理力度

首先，企業(yè)需要定期不定期更新與優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)，防止信息系統(tǒng)存在安全隱患。其次，加大安全防范力度。安全管理人員需要為計算機(jī)安排先進(jìn)的防火墻，并及時檢查計算機(jī)運(yùn)行過程中存在的漏洞，將檔案信息化管理中的安全隱患降到最低。

四、結(jié)語

總之，快速發(fā)展的信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。檔案管理工作內(nèi)容具有煩雜性，且過往傳統(tǒng)的人工管理方式已無法更好地適應(yīng)企業(yè)或者單位現(xiàn)實發(fā)展。只有積極引進(jìn)信息化建設(shè)，方可以將工作人員從繁重的工作中解脫出來，并減少檔案管理中的人力支出。以上內(nèi)容簡單分析了檔案信息化建設(shè)概念、檔案信息化建設(shè)作用，并闡述了各行各業(yè)在檔案信息化建設(shè)中存在的普遍性問題與相應(yīng)的解決對策。希望可以給相關(guān)工作者帶來一定的借鑒與參考，促進(jìn)各個單位檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。

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